Cyfarfodydd

Croesawyd Lowri Williams (y Pennaeth Adnoddau Dynol) i’r cyfarfod i drafod y dull gweithredu o ran y gofynion a’r pwysau cynyddol ar y sefydliad a’i allu i ddiwallu’r gofynion ac i ymdopi â’r pwysau yn awr ac yn y dyfodol. Roedd angen creu ystwythder i fynd i’r afael â chyfnodau pan mae’r gwaith ar ei anterth, secondiadau a phenodiadau dros dro, ac i integreiddio rhaglenni gwaith, fel ymgysylltu â phobl ifanc. Byddai rheoli capasiti, fel dull diagnostig, yn dod â disgyblaeth ddefnyddiol wrth roi atebion ar waith i ddatblygu gallu.

Roedd tri dewis ar gael ar gyfer mynd i’r afael â heriau’r dyfodol gan gynnwys: rhoi’r gorau i wneud rhai pethau; buddsoddi mewn adnoddau ychwanegol; neu wneud rhai pethau’n wahanol. Y tebygrwydd oedd y byddai angen cyfuniad o’r dulliau hyn, ond, er mwyn bod yn sicr bod y dull gweithredu cywir ar waith gennym, mae’n bwysig deall y darlun cyfan yn y sefydliad o ran gweithgarwch a phwysau.

Bu’r Bwrdd yn trafod y model cynllunio gwasanaeth a gynigiwyd, a daeth i’r casgliad ei fod yn hanfodol, a chymeradwyodd y siart llif a’r amseroedd. Pwysleisiodd y Bwrdd ei bod yr un mor bwysig cadw’r gwaith papur yn syml, ond yn ddigon cadarn i sicrhau y caiff ei ddarllen yn gyffredinol drwy’r meysydd gwahanol. Dylai’r cynlluniau gwasanaeth lywio’r gwaith a chael eu datblygu mewn ffordd sy’n ystyrlon i dimau, o ran y modd y maent yn gweithio a gwerthoedd y sefydliad.

Trefnwyd sesiwn fanwl ar gynllunio capasiti ar gyfer 24 Tachwedd, a byddai’r adran Adnoddau Dynol yn darparu data i gynorthwyo gwaith cynllunio ar gyfer staff dwyieithog, effaith y polisi gweithio hyblyg, defnyddio ymgynghorwyr a chontractwyr, swyddi tymor byr / penodol, secondiadau mewnol a gwybodaeth arall o’r fath. Tanlinellodd y Bwrdd bwysigrwydd cydbwyso anghenion a rheoli polisïau â gwerthoedd y sefydliad.

Camau i’w cymryd:

Gofynnodd y Bwrdd i Lowri i adolygu’r mecanwaith arfaethedig eto ac

·      ystyried symleiddio’r templed cynllun gwasanaeth fel nad oedd yn gor-gyfyngu;

·      rhoi arweiniad ar beth sydd angen i gynlluniau gwasanaeth eu cynnwys, gan gynnwys gofynion o ran adnoddau ar gyfer gweithgareddau a gynlluniwyd, gan wirio eu bod yn gydnaws â’r nodau strategol, yn enwedig mewn perthynas â cheisiadau am adnoddau ychwanegol;

·      sicrhau y byddai data ar gael mewn da bryd i baratoi ar gyfer y cyfarfod ar 24 Tachwedd;

·      Lansio’r siart llif recriwtio/ swyddi newydd diwygiedig a’r templed achos busnes yn ffurfiol.

Dylai’r Bwrdd Rheoli roi gwybod i Lowri am unrhyw ofynion data eraill cyn gynted â phosibl.

Cafodd y Bwrdd Rheoli drafodaeth fer am adnoddau staffio o ystyried gofynion yn y dyfodol, a chyfeiriwyd yn benodol at y rhaglen ddeddfu. Cynhelir cyfarfod blynyddol y Bwrdd Adnoddau a Chynllunio ar 24 Tachwedd ond teimlwyd bod angen trafod y mater cyn hynny felly cytunwyd i ystyried cynnal y drafodaeth honno'n gynt. Byddai'r papur ar Reoli Capasiti, a baratowyd gan Lowri Williams ar gyfer y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, yn cael ei ddosbarthu yn y cyfamser.