Cyfarfodydd

Bu’r Comisiynwyr yn ystyried opsiynau ar gyfer darparu gwasanaethau arlwyo yn y dyfodol, gan nodi rhesymau’r Bwrdd Gweithredol dros fethu ag argymell dod â’r gwasanaeth arlwyo’n fewnol, yn dilyn eu hadolygiad a dadansoddiad manwl o’r opsiwn hwnnw.

Cafodd y Comisiynwyr drafodaeth ar wasanaethau dan gontract a oedd yn fwy eang na gofynion y contract arlwyo presennol. Roeddent i gyd yn cytuno eu bod mewn egwyddor yn ffafrio darparu gwasanaethau’n uniongyrchol, ac y dylid gwneud darn o waith gyda’r uchelgais o ddod â’r holl wasanaethau dan gontract allanol yn fewnol yn y tymor hwy, gan ystyried y broses Ddiwygio’r Senedd, newidiadau i’r ystâd a defnydd y gellir ei gyfiawnhau o adnoddau cyhoeddus.

Trafododd y Comisiynwyr yr angen i ymgysylltu ag Aelodau ac undebau ynghylch y dull hwn.

Cytunwyd y dylid ymestyn y contract presennol gydag ESS am flwyddyn er mwyn i ofynion gwasanaeth y Seithfed Senedd yn y dyfodol ddod yn gliriach.

Cytunwyd hefyd, yn y tymor byr, y dylid rhoi nodyn i’r Comisiynwyr i roi gwybod iddynt am y pecyn gwell a ddarparwyd i staff y contract arlwyo ar ystâd y Senedd a chadarnhad bod yr ymgynghorydd technegol a ddefnyddiwyd i gynorthwyo gyda’r opsiynau ar gyfer y contract arlwyo wedi adolygu costau staffio mewnol a nodir yn y papur.

Trafododd y Comisiynwyr opsiynau ar gyfer y contract arlwyo, a chytunwyd i ail-dendro am gontract byrrach. Pwysleisiwyd arwyddocâd graddfeydd cyflog cyfartal ar gyfer staff ar gontract â’r rhai sy’n cael eu cyflogi gan y Comisiwn, a nodwyd y byddai’r hyn a benderfynir yn galluogi gwaith i gael ei wneud fel y byddai opsiynau ar gyfer darpariaeth yn y dyfodol hefyd yn ystyried awydd y Comisiwn i gefnogi cyfleoedd yng Nghymru.

Trafododd y Comisiynwyr wybodaeth ynghylch yr isafswm cyflog fesul awr ar gyfer staff contract, a delir ar gyfradd gyfredol y Living Wage Foundation.

Gwnaethant gytuno mewn egwyddor i gysylltu isafswm cyfradd cyflog contractwyr â chyfraddau staff a gyflogir yn uniongyrchol, a gofynnwyd am i'r goblygiadau i'r gyllideb gael eu harchwilio, fel y gellid eu cynnwys yn y trafodaethau parhaus o strategaeth y gyllideb.

Roedd y Comisiynwyr wedi gofyn am wybodaeth am ffyrdd o gynyddu'r gyfran o wariant caffael y Comisiwn gyda chyflenwyr Cymreig a chyflenwyr sydd wedi'u lleoli yng Nghymru. Trafodwyd papur a oedd yn nodi strategaeth ar gyfer cynyddu cyfran y gwariant caffael gyda chyflenwyr Cymreig a chyflenwyr sydd wedi'u lleoli yng Nghymru. Roedd y manylion hefyd yn cwmpasu Dangosydd Perfformiad Allweddol corfforaethol newydd ar wariant cyflenwyr Cymreig i roi ffocws i fonitro cynnydd yn ffurfiol.

Nododd y Comisiynwyr y wybodaeth a ddarparwyd a chefnogodd gyfeiriad y gwaith.

Dychwelodd y Comisiynwyr at y mater o opsiynau, a ystyriwyd gyntaf yn y cyfarfod ym mis Mehefin, ar gyfer adnewyddu'r contract gwasanaethau glanhau presennol, yn enwedig mewn perthynas â materion yn ymwneud â thelerau ac amodau staff y contract.

Cytunodd y Comisiynwyr i ymestyn y contract cyfredol am flwyddyn er mwyn mapio'n llawn y gofynion ar gyfer y contract a thendro'r contract pan gaiff fframwaith nesaf y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol ei gyhoeddi.

Papur 3

Cyflwynodd Jan Koziel, y Pennaeth Caffael, drosolwg o bwrpas, rôl a chyfrifoldebau'r gwasanaeth caffael.

Archwiliodd y Comisiynwyr faterion yn ymwneud â Thelerau ac Amodau yng nghontractau'r Comisiwn, cynaliadwyedd ar gyfer busnesau bach a chanolig, a gweithio gyda chontractwyr ar werthoedd cyffredin.

Yn gynharach yn ystod y flwyddyn, roedd y Comisiynwyr wedi gofyn cwestiynau am unrhyw effaith a gaiff y broses o adael yr UE ar ein trefniadau caffael – rhoddwyd asesiad cychwynnol o'r sefyllfa yn y papur. Nododd y Comisiynwyr y byddent yn hoffi dechrau ystyried sut y gellid cefnogi marchnadoedd lleol yng Nghymru wrth i'r cyfleoedd gynyddu yn sgil newidiadau sy'n gysylltiedig â'r UE a'r penderfyniad i adael.

Croesawyd Jan Koziel i'r cyfarfod a rhoddodd amlinelliad i'r Bwrdd o'r papur i'w gyflwyno i'r Comisiwn ar 5 Rhagfyr a fydd yn rhoi gwybod i'r Comisiynwyr am ddulliau caffael strategol y Cynulliad. Mae hyn yn cynnwys gosod y strwythur caffael cywir; arbedion o ran caffael a chyflawni contractau; ymgysylltiad y Cynulliad â busnesau bach a chanolig; y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol; a'r effaith ar gaffael yn y sector cyhoeddus yn sgil gadael yr Undeb Ewropeaidd. Mynegodd y Comisiwn ddiddordeb hefyd mewn gwybod a oes gan y Cynulliad gontractau â chwmnïau y tu allan i'r DU.

Gan ystyried yr eitem flaenorol mewn perthynas â chydraddoldeb, cafodd y Bwrdd ei sicrhau bod y tîm Caffael yn gweithio'n agos gyda chontractwyr sy'n rhannu gwerthoedd y Comisiwn, gan eu holi'n fanwl ynghylch eu polisïau cydraddoldeb ac amrywiaeth, a chan sicrhau bod yr egwyddorion cydraddoldeb hyn yn greiddiol yn amodau a thelerau'r contractwyr. Anogwyd y tîm Caffael i gydweithio â'r tîm Cydraddoldeb a Chynhwysiant.

Nodwyd nad yw'r Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol bob amser yn diwallu anghenion y Cynulliad, ac er bod y Cynulliad yn defnyddio llawer o'r fframweithiau, nad yw contractwyr sydd wedi gweithio'n dda gyda'r Cynulliad bob amser yn llwyddo i gael lle gyda'r gwasanaeth. Pwysleisiwyd yr egwyddor o roi cyfleoedd i gyflenwyr o Gymru.

Gwnaeth y Bwrdd rai argymhellion i wella'r wybodaeth a ddarperir yn y papur, gan gynnwys gofyn am fwy o enghreifftiau o arbedion o ran caffael.

Trafododd y Comisiwn bapur a oedd yn rhoi trosolwg iddo o'r cynnydd a wnaed o ran caffael, dair blynedd ar ôl canoli'r gwasanaeth.

Mae ymdrechion y tîm caffael yn canolbwyntio ar sicrhau bod y Comisiwn yn caffael nwyddau a gwasanaethau mewn modd effeithlon a chynaliadwy ac mewn modd sy'n amgylcheddol a chymdeithasol gyfrifol.  Mae'r pwyslais hefyd ar gyrchu nwyddau a gwasanaethau o ansawdd da ac sy'n darparu'r gwerth am arian y gall Aelodau'r Cynulliad a'r cyhoedd eu disgwyl. Darperir cefnogaeth ac anogaeth benodol i gyflenwyr posibl sy'n fach ac sydd wedi eu lleoli yng Nghymru.

Roedd gan aelodau'r Comisiwn ddiddordeb mewn cynlluniau i gyflwyno rhaglen datblygu cyflenwyr ar gyfer y cyflenwyr allweddol hynny sydd â staff sy'n gweithio ar y cyd â staff y Comisiwn ar ein hystâd. Y nod yw annog effeithlonrwydd gwell a gwerth am arian o'r contractau hyn, annog arloesedd a hyrwyddo ein gwerthoedd sefydliadol, fel bod cyflenwyr yn cefnogi ein gwerthoedd craidd, yn arbennig ym meysydd cydraddoldeb, amrywiaeth a chynaliadwyedd. Dyma'r contractau a nodwyd:

•        Darlledu;

•        Rheoli Cyfleusterau;

•        Glanhau; ac

•        Arlwyo

Gofynnodd y Comisiynwyr nifer o gwestiynau am y cyfleoedd sydd gan fusnesau bach a chanolig lleol i ennill busnes y Comisiwn, a thrafodwyd y posibilrwydd efallai nad yw contractau fframwaith y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol bob amser yn addas i'r Comisiwn. Nod y tîm caffael yw bod yn fwy rhagweithiol wrth ymgysylltu â'r gronfa o gyflenwyr lleol. Mae cynlluniau ar waith i gynnal dadansoddiad o'r farchnad yng Nghymru gyfan mewn perthynas â'r hyn yr ydym yn ei brynu er mwyn hysbysu cyflenwyr posibl o gyfleoedd pan maent yn codi.

Cryfhawyd y tîm Caffael, ac mae bellach yn gweithredu’n fwy canolog wrth reoli’r broses o gaffael, yn arbennig gyda chytundebau gwerth dros £25,000.

Datblygir y gwaith hwn yn unol â nodau’r Comisiwn, yn benodol, yr angen i gaffael yn effeithlon pan fyddwn yn cefnogi datblygiad cadwyn gyflenwi amrywiol fydd yn cynorthwyo cyflenwyr bach i gystadlu; ac i ganolbwyntio ar werth am arian.

Croesawodd y Comisiynwyr y dull a ddatblygir, a fydd yn sicrhau bod modd mabwysiadu strategaethau priodol ar gyfer marchnadoedd gwahanol.

Gohiriwyd yr eitem hon tan gyfarfod 14 Gorffennaf.