Cyfarfodydd

Cytuno:

·         Gweithredu i orffen y Datganiadau Llywodraethiant;

·         Eitemau o arwyddocâd corfforaethol i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethiant;

·         Gwelliannau i’w gwneud erbyn diwedd y flwyddyn ariannol a thu hwnt. 

Diolchodd Claire i bawb am y gwaith a oedd wedi’i wneud i baratoi’r Datganiad Llywodraethu nesaf.

Byddai nodyn o’r cyfarfod yn cael ei ddosbarthu i aelodau’r Bwrdd Rheoli, a byddai’r canlyniadau yn cyfrannu at y Datganiad Llywodraethu. Byddai’r nodyn hefyd yn amlinellu’r camau sydd i’w cymryd yn awr, a ble y mae angen rhagor o fewnbwn.

·         Agweddau i’w Cyfarwyddiaethau sydd wedi cryfhau;

·         Unrhyw faterion ar gyfer y flwyddyn ariannol hon; a  

·         Agweddau i’w datblygu ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf.

Atodiad A

Nodyn ar y drafodaeth ar Ddatganiad Llywodraethu 2016-17

Cyflwyniad

Nodir presenoldeb yn y cyfarfod yn y cofnodion ffurfiol.

Trafod Datganiadau Sicrwydd drafft y Cyfarwyddiaethau

Craffodd y Bwrdd ar y Datganiadau Sicrwydd a baratowyd gan y Cyfarwyddwyr, ar ôl ystyried y datganiadau gan eu Penaethiaid Gwasanaethau perthnasol. 

Amlinellodd y Cyfarwyddwyr y pwyntiau allweddol yn eu datganiadau.

Y Gyfarwyddiaeth Adnoddau

Amlygodd Dave Tosh y cynnydd da a wnaed yn erbyn y nodau strategol, materion a oedd wedi eu nodi yn y flwyddyn flaenorol, ynghyd â’r heriau sydd o’n blaenau. Cafwyd cynnydd cyffredinol yn y Gyfarwyddiaeth, ond roedd y llwyddiannau nodedig yn cynnwys:

·           y cyfrifon, a oedd wedi cael cydnabyddiaeth allanol;

·           yr adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol a’r Adroddiad Blynyddol a oedd yn dangos perfformiad da, cyson yn gyffredinol;

·           gwobrau allanol a gafwyd, fel llwyddiant y Cynulliad yng ngwobrau Stonewall;

·           gwobrau sy’n gysylltiedig â chyflogi, fel gwobr ystyriol o deuluoedd a gwobr Aur Buddsoddwr mewn Pobl, ynghyd â’r arolwg staff a oedd yn rhoi tystiolaeth bod y sefydliad yn gwrando ar yr hyn y mae staff yn ei ddweud, ac yn gweithredu.

Roedd gwaith cydymffurfio a sicrwydd yr Adran Archwilio, yr Adran Adnoddau Dynol a’r Adran Cyllid wedi lledaenu ar draws y sefydliad, yn sgîl bod y timau wedi mynd allan i feysydd Gwasanaeth, drwy waith partneru Adnoddau Dynol, a chefnogaeth i waith llywodraethu gwybodaeth, er enghraifft, gyda gwell cyfraddau cwblhau PMDR a gwell rheolaeth ariannol ac ati yn ganlyniad yn hyn o beth. Arweiniodd adolygiad pwysig o’r polisi risg at well cefnogaeth i reoli risg.

Amlinellodd Dave y materion dan sylw o’r flwyddyn flaenorol, a’r cynnydd a wnaed mewn cysylltiad â hwy:

·           yr adroddiad ar effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd - a groesawyd gan y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a’r Pwyllgor Cyllid, ac a oedd yn gosod y cyfeiriad i’r sefydliad ganolbwyntio rhagor ar effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd;

·           Dangosyddion Perfformiad Allweddol newydd – mae dangosyddion sy’n seiliedig ar wasanaethau wedi cael eu hadolygu a’u gwella, ac mae’r adroddiad yn fwy defnyddiol ac yn haws i’w ddarllen;

·           rheoli’r Cynllun Ymadael Gwirfoddol – proses a oedd wedi’i rheoli’n dda ac wedi’i harchwilio, a oedd yn sicrhau’r nod o alluogi ailstrwythuro ac ailffocysu adnoddau, a gyflawnwyd gyda rhywfaint o arbedion ariannol;

·           datblygu’r Gyfarwyddiaeth Adnoddau newydd - wrth fynd ymlaen roedd angen sicrhau bod adnoddau ar gael i wneud y gwaith o fewn y Gyfarwyddiaeth, ond hefyd i gefnogi gweddill y sefydliad o ran ei nodau a’i blaenoriaethau.

Meysydd ffocws penodol ar gyfer y Gyfarwyddiaeth oedd:

·           sicrhau bod dealltwriaeth o flaenoriaethau sy’n newid ar draws y sefydliad, gyda digon o hyblygrwydd i ymateb i’r newid ac i allu ei gefnogi;

·           y prosiect i ddisodli’r system cyllid, a oedd yn mynd yn dda;

·           cam nesaf y strategaeth TGCh wrth symud i’r ‘cwmwl’ a nodi a lliniaru risgiau, fel diogelwch seiber;

·           yr adolygiad o ddigwyddiadau, a fyddai’n arwain at newidiadau sylweddol, i wneud y drefn yn fwy effeithiol, effeithlon ac ymatebol i’r ffordd y mae angen iddi weithio yn y dyfodol; a

·           sicrhau bod y Prif Weithredwr newydd yn cael sicrwydd ynghylch dulliau llywodraethu’r sefydliad, ac y gallai ei ddangos o ran y modd y mae’n gweithredu a’r hyn y mae’n ei wneud.

Y maes a oedd yn fwyaf heriol oedd blaenoriaethu, pan oedd cynifer o flaenoriaethau o bwys yn cyd-daro, a sicrhau bod y gallu ar gael i ymateb i ofynion sy’n newid yn gyflym, ac ychydig o gyfnodau o seibiant. Byddai’n bwysig cael y sicrwydd bod canlyniadau penderfyniadau a wnaed ar flaenoriaethau wedi cael eu hystyried yn drylwyr, nid yn unig o fewn y Gyfarwyddiaeth ond hefyd ar draws yr holl feysydd sy’n gyd-ddibynnol arni.

Roedd Hugh Widdis yn cydnabod bod hwn yn sefydliad perfformiad uchel iawn, ond heriodd y Gyfarwyddiaeth i roi tystiolaeth o ran a oedd staff yn ymgysylltu â meysydd llywodraethu. Mae’r arolwg staff yn ddull mesur da o arferion ymgysylltu a ddefnyddir yn rheolaidd, ynghyd â chyfarfodydd staff ffurfiol ac anffurfiol rheolaidd, a chyfathrebu hefyd drwy nodiadau staff, a chyhoeddi Dogfennau Awdurdodi Recriwtio, cynlluniau gwasanaeth a chyfarfodydd tîm. Er enghraifft, roedd yr adolygiad o’r Adran Diogelwch wedi ceisio datblygu diwylliant ac ymgysylltiad ar gyfer gwella’r Gwasanaeth, drwy wrando ar staff a’u cynnwys yn y gwaith o ail-ddylunio canlyniadau, gan alluogi aelodau o staff iau i ddatblygu, a chynnwys person o’r adran Adnoddau Dynol yn y tîm i weithio gyda nhw ar ddiwylliant a dulliau rheoli llinell. Mae sefydlu diwylliant da wedi hwyluso’r gwaith o ledaenu gwybodaeth, a gweithgarwch llywodraethu da. Roedd ‘hyrwyddwyr’ yn cefnogi gwaith llywodraethu ar draws y sefydliad, fel ar FiYw, a gweithredwyd ffyrdd arloesol o godi ymwybyddiaeth, fel y cwisiau llywodraethu mewn cyfarfodydd tîm. Roedd proses archwilio Swyddfa Archwilio Cymru wedi arwain at ffi gostyngol oherwydd gwell prosesau mewnol.

Gwasanaethau’r Comisiwn

Amlinellodd Craig Stephenson y meysydd a oedd wedi’u cryfhau dros y cyfnod. Y meysydd y mae’r Gyfarwyddiaeth naill ai wedi bod yn arwain arnynt neu wedi gweithio gydag eraill arnynt oedd:

·           gwell cydweithredu rhwng meysydd gwasanaeth, ac yn dystiolaeth o hyn yw, mae staff yr Adran Cyfieithu a Chofnodi yn gweithio gyda thimau integredig i gefnogi Pwyllgorau, sydd wedi arwain at fwy o ffocws ar beth yw eu hanghenion, a helpu i ddatblygu gwasanaethau pwrpasol yn y dyfodol i Aelodau unigol; hefyd, gwell gwaith cynllunio a rheoli adnoddau o ran cyfieithu papurau;

·           parodrwydd staff i gefnogi meysydd eraill yn y sefydliad lle bu prinder, i sicrhau bod blaenoriaethau yn cael eu bodloni, gan ddefnyddio eu gwybodaeth a’u harbenigedd;

·           yr adolygiad o’r drefn yn ymwneud â Digwyddiadau, lle’r oedd tîm craidd wedi’i ddatblygu o bob maes yr effeithiwyd arno, ac mae hynny wedi gwella perchenogaeth ym mhob maes prosiect;

·           mae gweithio’n ddwyieithog ar draws y sefydliad wedi gwella unwaith eto; a

·           defnyddio staff swyddfa’r Gogledd wrth hwyluso Datblygiad Proffesiynol Parhaus effeithiol ar gyfer staff oddi ar y safle, gan gyfrannu at well ymgysylltu o ran yr Aelodau a staff, yn ogystal â chynorthwyo i gyfweld ar gyfer swyddi staff yr Aelodau.

Meysydd i’w datblygu ymhellach ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf.

·           datblygu dangosfwrdd gwybodaeth yn y Tîm Cyfieithu a Chofnodi, a’i ddefnyddio i lywio penderfyniadau ac ail-edrych ar  ddangosyddion perfformiad allweddol, gan fod rhagor o waith a mwy o alw ar y gwasanaeth ers dechrau’r Pumed Cynulliad;

·           cyflwyno’r prosiect Cofnod y Trafodion gyda meddalwedd newydd, a hyfforddiant ar gyfer staff, a nodi sut y gellir ei ddefnyddio i ymgysylltu ag eraill;

·           newidiadau staff y Swyddfa Breifat i gefnogi gweithio effeithiol wrth symud ymlaen, ynghyd â newidiadau posibl yn sgîl penodi Prif Weithredwr newydd;

·           cyflwyno canlyniad yr Adolygiad o’r drefn o ran Digwyddiadau, i wella profiad y cwsmer; ac

·           y Cynllun Ieithoedd Swyddogol newydd, a fydd, ar ôl ei gymeradwyo, yn effeithiol ac yn sensitif wrth i themâu a nodwyd hyd at 2021 gyflwyno heriau, yn enwedig o ran recriwtio, a gweithio gyda phob maes gwasanaeth i ymgorffori’r Cynllun.

Roedd angen cadw golwg ar faterion capasiti ac effaith newidiadau ar gymhelliant a lles staff, a gweithredu dulliau cyfathrebu effeithiol mewn timau er mwyn rhannu gwybodaeth am newidiadau, a’u cefnogi. Roedd dealltwriaeth dda ac roedd effeithiau timau eraill ar y meysydd gwasanaeth yn cael eu hystyried, ac mae trafodaethau rheolaidd yn cael eu cynnal rhwng rheolwyr a Phenaethiaid i dynnu sylw at yr effeithiau a’r pryderon posibl a allai effeithio ar gapasiti.

Gofynnodd Hugh a oedd timau yn deall yr hyn a oedd yn ofynnol ganddynt o ran gwybodaeth am newidiadau a’r rôl sydd ganddynt o ran llywodraethu. Cadarnhawyd bod arbenigedd a gwybodaeth ar gael, a bod y sefydliad yn ddigon bach i gyfleu yr hyn a oedd ei angen. Mae’r sefydliad yn effeithiol wrth weithio o fewn prosesau, a chaiff templedi a siartiau llif eu defnyddio lle y maent o gymorth i helpu pobl i wybod sut i weithio. Mae staff yn gwybod pwy i fynd atynt am gyngor neu gymorth, ac maent yn teimlo y gallant gael help, ac mae’r sefydliad yn gydweithredol iawn yn y modd y mae’n cynhyrchu canlyniadau, ac yn cynnwys pobl eraill, yn ôl yr angen, yn ystod y broses.

Holodd Hugh hefyd am y ddealltwriaeth rhwng y Bwrdd Taliadau ac uchelgeisiau a chyfeiriad strategol y Comisiwn, a chafodd ei fodloni ynghylch y berthynas â’r Cadeirydd newydd ac ynghylch cryfder y Bwrdd.

Cyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad

Yn siarad ar ran Adrian Crompton, amlygodd Chris Warner y cyfraniad sylweddol at nodau strategol y Comisiwn, yn arbennig o ran y trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad, llif y gwaith, a heriau, a gosod yr ochr weithdrefnol yn ei lle gyda’r Llywydd, ac ail-gyflunio gwasanaethau Busnes y Cynulliad i gefnogi pwyllgorau ychwanegol. Bu awydd cynyddol ymhlith cadeiryddion pwyllgor am ragor o ymgysylltu â’r cyhoedd gan y pwyllgorau, ac yn ogystal, cafwyd heriau allanol, fel Bil Cymru, a galluogi pwyllgorau i ddilyn eu hagendâu eu hunain. Roedd y Gwasanaethau Cyfreithiol wedi ymuno â’r Gyfarwyddiaeth, gan felly alluogi ymateb cyflymach i faterion, ac integreiddio gwasanaethau’n well ar gyfer yr Aelodau.

Roedd cyllidebau yn cael eu rheoli’n foddhaol gan staff unigol o fewn y Gyfarwyddiaeth; roedd y trefniadau rheoli risg yn wahanol ym mhob maes, ond roedd yn briodol i anghenion y meysydd hynny, ac mae pob un yn darparu her i’r llall yn rheolaidd er mwyn sicrhau ein bod yn gweithio’n effeithiol. Nodwyd risgiau’n ymwneud â phontio rhwng y Bwrdd Taliadau a’r Comisiynydd Safonau, a oedd wedi ei reoli’n effeithiol, ac mae’r naill a’r llall bellach mewn sefyllfa gref.

Cyflwynwyd elfennau llywodraethu newydd: Bwrdd FySenedd, a oedd yn datblygu prosiectau ar draws y sefydliad; fforwm y Cadeiryddion sy’n cysylltu strategaeth y Comisiwn â’r gwaith mewn pwyllgorau; a’r Tasglu Newyddion a Gwybodaeth Ddigidol, sy’n darparu her allanol.

Mae gwaith wedi symud ymlaen o ran y blaenoriaethau a nodwyd yn y datganiadau sicrwydd blaenorol:

·           mae llawer iawn o waith wedi’i wneud ar gynllunio capasiti gan y meysydd gwasanaeth, gan ddefnyddio’r broses gynllunio capasiti yn effeithiol i gyfleu anghenion y Gyfarwyddiaeth;

·           mae gwasanaethau dwyieithog wedi gwella a chefnogwyd y cynnydd gan ddefnyddio’r cynlluniau iaith a chydweithio agos gyda Chyfarwyddiaeth Gwasanaethau’r Comisiwn i sicrhau bod gwasanaethau’n cael eu darparu i’r Aelodau.

Roedd nodau’r Comisiwn a Brexit yn faterion pwysig i ymgodymu â hwy, ond er mwyn parhau i ddarparu rhagoriaeth, cydnabuwyd bod angen i’r blaenoriaethau angenrheidiol a nodwyd fod yn glir iawn, ac roedd angen bod yn gadarn am y ffordd y dyrennir adnoddau. Roedd trefniadau llywodraethu yn hanfodol er mwyn ein galluogi ni i ymateb yn gadarn a chyflym i’r cyd-destun gwleidyddol sy’n newid, a swm y gwaith sydd o dan sylw. Er enghraifft, cynhaliwyd tri chyfarfod llywodraethu wythnosol gan yr Adran Gyfathrebu, o ganlyniad i natur y gwaith a thrafodaethau rheolaidd rhwng Penaethiaid Gwasanaethau am y risgiau, a sut i nodi gwybodaeth yn eu cylch a’u rheoli.

Roedd y Strategaeth Ymgysylltu â’r Cyhoedd yn darparu fframwaith ar gyfer sicrwydd, ac yn  galluogi’r ymgysylltu a fu i gael ei fapio, ac i’w effaith gael ei fesur, a sefydlwyd grŵp mewnol i ddatblygu’r gwaith hwnnw ymhellach.

Yr heriau a fyddai’n effeithio ar y gallu i ymateb yn gyflym i’r blaenoriaethau sy’n newid a’r hyn sydd angen ei fonitro oedd y straen ar staff, y disgwylir iddynt ddarparu gwaith rhagorol yr holl amser, a bod y staff cywir, gyda’r sgiliau cywir, gennym. Roedd yn her i gyflawni gwaith arloesol a lliniaru’r holl risgiau ar yr un pryd, felly mae’n bosibl y bydd angen i’r dull gweithredu o ran risg gael ei addasu.

Meysydd ar gyfer datblygiad pellach

Gwahoddodd Claire Clancy y Bwrdd Rheoli i ystyried meysydd y gellid eu gwella o ran y ffordd y caiff y sefydliad ei redeg a’i lywodraethu.

Roedd y broses o ran y Dogfennau Awdurdodi Recriwtio yn drylwyr iawn ac yn darparu sicrwydd, ond roedd yn cymryd llawer o amser, yn enwedig lle’r oedd angen cymorth ar aelodau o staff i lenwi’r ffurflen. Lluniwyd y ffurflenni mor syml ag yr oedd modd, ond gellid rhoi rhagor o ystyriaeth i leihau’r baich hwn.

Gallai dulliau cyfathrebu mewnol fod yn well, er enghraifft ynghylch newidiadau o fewn yr adeiladau a FySenedd; a chydnabuwyd bod negeseuon byr, cryno yn ddefnyddiol i ddiweddaru gwybodaeth pobl, ac mae cyfarfodydd anffurfiol o grwpiau bach o staff â’r Prif Weithredwr hefyd wedi bod yn arbennig o lwyddiannus.

Roedd gallu ymateb yn gyflym pan oedd angen cael cymorth allanol yn anodd. Byddai’r galw yn y dyfodol yn debygol o fod yn fwy heriol, a byddai angen cynllunio’n gynnar er mwyn cael yr adnoddau cywir.

Rhoddodd Hugh Widdis gyngor ei bod yn bwysig ymladd yn frwd am gyllideb ac adnoddau pan ddeuai’n fwy pwysig blaenoriaethu, a chyda’r galw am adnoddau yn fwy dwys.

Y camau nesaf

Roedd Claire yn fodlon nad oedd unrhyw beth wedi’i godi a oedd yn dangos bylchau o ran llywodraethu da.

Y camau i gwblhau’r Datganiadau Sicrwydd

Byddai pob Cyfarwyddwr yn cwblhau ei ddatganiadau, gan ychwanegu atynt neu’u hailddrafftio yn ôl yr angen, gan gynnwys rhoi enghreifftiau digonol a sicrhau eu bod yn seiliedig ar dystiolaeth.

Yna byddai Claire Clancy, ynghyd â’r tîm Llywodraethu yn adolygu’r datganiadau i benderfynu beth a ddylai gael ei gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu, gan roi sylw penodol i feysydd a bwysleisiwyd yng nghyflwyniadau’r Cyfarwyddwyr.

Y themâu a oedd wedi’u hamlygu fel rhai arwyddocaol yn gorfforaethol ac sydd i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu yw:

·           bod yn falch o gynnydd a wnaed o ran integreiddio o fewn Cyfarwyddiaethau ac ar draws Gwasanaethau;

·           cynnal lefel ac ansawdd y gwaith yn wyneb yr heriau mawr o’n blaenau;

·           blaenoriaethu effeithiol ac ystyrlon;

·           datblygu dulliau cynllunio corfforaethol i fod yn gynaliadwy a soffistigedig, gan ddefnyddio gallu ac arbenigedd staff mewn gwahanol ffyrdd yn effeithiol;

·           bod yn hyblyg mewn cyfnod o ansicrwydd a newid;

·           sicrhau bod cydbwysedd rhwng ymdrechu am ragoriaeth a chydnabod ffactorau straen, a gwneud penderfyniadau doeth ynghylch sut y caiff hyn ei reoli;

·           cyflawni pob newid, gan gynnwys gadael yr Undeb Ewropeaidd.

Byddai’r Datganiad Llywodraethu drafft yn cael ei gwblhau gan Claire cyn ei dyddiad ymadael. Byddai Kathryn Hughes yn anfon cadarnhad at aelodau’r Bwrdd am yr hyn yr oedd angen ei wneud o ran terfynau amser.

Edrych yn fanwl ar effeithiolrwydd elfennau o’r Fframwaith Sicrwydd

Roedd y Fframwaith Sicrwydd yn fodd strwythuredig o fapio’r prosesau sicrwydd yn y sefydliad, a defnyddiwyd hwy gan y Penaethiaid Gwasanaeth fel cymorth cof wrth baratoi eu datganiadau unigol, er mwyn helpu i nodi unrhyw fylchau, gwendidau neu ddyblygu o ran y sicrwydd. Roedd ei gofnodi yn y ffordd hon hefyd yn darparu dull o fesur perfformiad yn ôl y Fframwaith.

Adolygodd y Bwrdd y Fframwaith a statws lliwiau (Coch Ambr Gwyrdd) elfennau’r map sicrwydd, ac awgrymodd newidiadau.

·           dylai Asesiadau o’r Effaith ar Gydraddoldeb gael eu hychwanegu at y fframwaith;

·           dylid disgrifio’r ymarfer her allanol o dan y drydedd linell amddiffyn mewn termau ehangach nag "ymarfer";

·           bu gwelliant mawr yn y broses PMDR, gyda staff yn cael sgyrsiau o ansawdd, ond dylai barhau i gael ei gadw fel lliw ambr, oherwydd amseroedd cwblhau yn ystod y cyfnodau prysur. Dylid gweld symudiad tuag at wyrdd yn y cylch PMDR nesaf;

·           mae rhagor o waith i’w wneud o hyd o ran llywodraethu rhaglen a llywodraethu prosiectau oherwydd bod diffyg gwelededd ar lefel gorfforaethol, ond roedd llawer o gynnydd wedi’i wneud yn y 12 mis diwethaf. Dylai’r statws gael ei newid i wyrdd; ac

·           Dylai ‘adolygiadau o gynlluniau Gwasanaeth’ gael ei newid i ‘cylch cynllunio’.

Roedd y Bwrdd yn fodlon bod statws y rhai a farciwyd yn wyrdd eisoes yn briodol.

Crynhoi

Diolchwyd i Kathryn Hughes a Gareth Watts am eu gwaith wrth baratoi ar gyfer y cyfarfod, i Hugh Widdis am ei gyfraniad at y broses o herio, ac i aelodau’r Bwrdd am eu cyfraniad at y broses o gasglu tystiolaeth.

Croesawodd Claire Clancy Hugh Widdis i’r cyfarfod, a diolchodd iddo am ddod i herio a chraffu’n annibynnol ar y datganiadau sicrwydd. Fel rhan o’i swyddogaeth fel aelod o’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, mae cyfranogiad Hugh wedi ychwanegu sicrwydd pellach i’r Comisiwn ar y broses o ran datganiadau llywodraethu ac, yn benodol, ar ansawdd datganiadau sicrwydd y Cyfarwyddwyr.

Bydd y cyfarfod hwn yn elfen ffurfiol allweddol o’r broses ar gyfer casglu’r sicrwydd yr oedd ei angen ar Claire, fel y Swyddog Cyfrifyddu, i lunio’r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2016-17.

Y diben oedd, sicrhau bod Datganiadau Sicrwydd drafft y Cyfarwyddiaethau yn nodi: agweddau a oedd wedi cryfhau ar gyfer pob Cyfarwyddiaeth; unrhyw bryderon am y flwyddyn ariannol hon; a meysydd datblygu ar gyfer y flwyddyn ariannol nesaf.

Roedd copïau o’r datganiadau gan y Cyfarwyddwyr, a oedd yn defnyddio datganiadau sicrwydd unigol o bob maes Gwasanaeth, wedi’u dosbarthu cyn y cyfarfod.

Y canlyniadau allweddol a oedd i’w cyflawni yn y cyfarfod oedd cytuno ar:

·                 y camau i gwblhau’r Datganiadau Sicrwydd;

·                 eitemau o arwyddocâd corfforaethol i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu; a

·                 gwelliannau sydd i’w gwneud erbyn diwedd y flwyddyn ariannol a thu hwnt

Mae nodyn manwl o’r drafodaeth yn Atodiad A.

Cofnodion Sesiwn Flynyddol Herio Datganiadau Llywodraethiant,

22 Chwefror 2016

Croesawodd Claire Clancy Keith Baldwin i'r cyfarfod, a oedd yn bresennol i roi her annibynnol ar y datganiadau sicrwydd. Fel rhan o'i swyddogaeth fel aelod o'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, rhoddodd cyfranogiad Keith sicrwydd pellach i'r Comisiwn o ran proses y datganiad llywodraethu ac, yn benodol o ran ansawdd datganiadau sicrwydd Cyfarwyddwyr.

Byddai'r cyfarfod yn elfen bwysig o'r broses ar gyfer casglu’r sicrwydd yr oedd ei angen ar Claire, fel Swyddog Cyfrifo, i lunio’r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2015-16.

Y diben oedd sicrhau bod Datganiadau Sicrwydd drafft y Cyfarwyddiaethau yn nodi cyflawniadau allweddol yn erbyn nodau strategol y Comisiwn, gan ganolbwyntio ar unrhyw gyflawniadau corfforaethol allweddol; rhoi tystiolaeth o ymwybyddiaeth o egwyddorion, rheolau a gweithdrefnau llywodraethu, a chydymffurfiad â hwy, ynghyd ag effeithiolrwydd y trefniadau llywodraethu; dangos rheolaeth effeithiol o risgiau; a dangos cynnydd yn erbyn meysydd i'w gwella a amlygwyd yn Natganiad Llywodraethu y llynedd a sut y cafodd amcanion y cynllun cyflenwi gwasanaethau eu monitro.

Cafodd copïau o'r datganiadau gan y Cyfarwyddwyr, a oedd yn tynnu ar y datganiadau sicrwydd unigol o bob maes Gwasanaeth, eu dosbarthu cyn y cyfarfod.

Canlyniadau allweddol y cyfarfod oedd:

·                pennu’r hyn a oedd o arwyddocâd corfforaethol o Ddatganiadau Sicrwydd Cyfarwyddiaethau, ac y dylid tynnu sylw atynt yn y Datganiad Llywodraethu;

·                asesu hyder y Bwrdd o ran i ba raddau y mae’n llwyddo i gyflawni’r blaenoriaethau corfforaethol; ac

·                ystyried a oedd yr offer llywodraethu sydd ar waith, fel cynlluniau gwasanaeth a rheoli risg, yn galluogi meysydd gwasanaeth i gyflawni'r blaenoriaethau ac ysgogi gwelliant.

Mae nodyn manwl o'r drafodaeth i’w weld yn Atodiad A.

·         Y camau i gwblhau'r Datganiadau Sicrwydd

·         Eitemau o arwyddocâd corfforaethol i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu

·         Gwelliannau i’w gwneud erbyn diwedd y flwyddyn ariannol a thu hwnt

Bu’r cyfarfod yn fodd i gyfrannu’n gadarnhaol iawn i’r broses a diolchodd Claire i bawb am y gwaith a wnaed i baratoi ar gyfer y Datganiad Llywodraethu nesaf.

Bydd nodyn o'r cyfarfod yn cael ei ddosbarthu i'r Bwrdd Rheoli ac, ar ôl ei gwblhau, yn cael ei gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu. Bydd y nodyn hefyd yn amlinellu’r camau i'w cymryd a lle mae angen mewnbwn pellach.

-----------------------------------------------------------

Atodiad A

Nodyn o’r drafodaeth ar Ddatganiad Llywodraethu 2015-16

1.0     Cyflwyniad

Mae presenoldeb yn y cyfarfod wedi’i nodi yn y cofnodion ffurfiol.

2.0     Ymchwilio i effeithiolrwydd elfennau o’r Fframwaith Sicrwydd

Roedd y Fframwaith Sicrwydd yn fodd strwythuredig o fapio prosesau sicrwydd y sefydliad ac fe’i defnyddiwyd gan Benaethiaid Gwasanaeth fel aide memoire wrth baratoi eu datganiadau unigol, a hynny er mwyn helpu i nodi unrhyw fylchau, gwendidau neu ddyblygu yn y sicrwydd. Roedd ei nodi fel hyn hefyd yn fodd o fesur perfformiad yn erbyn y Fframwaith.

Adolygodd y Bwrdd y Fframwaith a statws RAG elfennau o’r map  sicrwydd. Argymhellodd Keith Baldwin ei bod yn arbennig o bwysig i fod â hyder yn y llinellau amddiffyn cyntaf. Trafododd y Bwrdd dair elfen a nodwyd yn flaenorol ar gyfer eu cryfhau a chytunwyd:

·           fod cynlluniau gwasanaeth yn cael eu defnyddio a'u hadolygu’n effeithiol fel dogfennau sy’n esblygu, ac y mae staff yn eu deall (newid i statws Gwyrdd);

·           bu gwelliant mawr yn y broses PMDR ar ôl dechrau rhoi pwyslais ar ymddygiadau, ond byddai cylch arall o adolygiadau yn sicrhau bod hyn yn cael ei sefydlu (cadw'r statws cyfredol); ac

·           roedd rhagor o waith i’w wneud o hyd ar lywodraethu rhaglenni a phrosiectau (cadw’r statws cyfredol).

Mewn ymateb i her gan Keith ynglŷn â’r dystiolaeth ar gyfer gwneud unrhyw newidiadau i'r statws RAG, eglurodd Claire fod y drafodaeth wedi ystyried tystiolaeth a oedd yn seiliedig ar ddadansoddiad o'r datganiadau sicrwydd manylach ar lefel gwasanaeth a dadansoddiad o'r ymarfer mapio sicrwydd.

Cytunodd y Bwrdd hefyd fod agweddau ar sicrwydd sydd ar waith ond heb eu nodi yn y fframwaith. Roedd hyn yn cynnwys gwaith craffu mewnol parhaus, neu archwiliadau anffurfiol (er enghraifft, sicrhau ansawdd mewn ymarferion PMDR) gan Benaethiaid Gwasanaeth, gan gynnwys defnyddio’r dadansoddwyr busnes. Rhoddwyd sicrwydd pellach hefyd gan waith y Bwrdd Taliadau, yr Ymddiriedolwyr Pensiwn, y Comisiynydd Safonau ac ati. Hefyd, roedd cysylltiadau rhyng-seneddol a oedd yn cyfrannu at her a sicrwydd o ran cadernid ac effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu.

Yn ychwanegol at hynny, roedd y broses o gyflwyno adroddiad blynyddol ar gydymffurfio â’r Cynllun Ieithoedd Swyddogol a chynaliadwyedd yn feysydd sylweddol o waith a oedd yn rhoi sicrwydd pellach o ran atebolrwydd. Roedd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, y Pwyllgor Cyllid, cwestiynau a thrafodaethau misol y Comisiwn yn sicrhau bod y sefydliad yn gwneud gwaith craffu da.

Camau i’w cymryd:

Gareth Watts/Kathryn Hughes i ymchwilio i ychwanegu adroddiadau blynyddol a gwaith craffu Pwyllgorau/Aelodau a diweddaru’r fframwaith fel sy’n briodol. Newid y diagram i gynnwys archwiliadau gwasanaeth yn y llinell amddiffyniad gyntaf a'r Bwrdd Taliadau ac ati yn y drydedd linell o amddiffyniad fel y trafodwyd.

Y Bwrdd Rheoli i ystyried pa gamau y gellir eu cymryd i symud yr elfennau i statws gwyrdd.

3.0     Trafod Datganiadau Sicrwydd drafft y Cyfarwyddiaethau

Eleni, roedd y Bwrdd yn craffu ar y Datganiadau Sicrwydd a baratowyd gan y Cyfarwyddwyr, ar ôl ystyried y datganiadau gan eu Penaethiaid Gwasanaeth perthnasol. 

Amlinellodd y Cyfarwyddwyr y pwyntiau allweddol o'u datganiadau.

Datganiad Sicrwydd Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau’r Comisiwn

Tynnodd Craig Stephenson sylw at gryfderau yn y meysydd canlynol:

·           gweithio gyda gwasanaethau eraill i baratoi ar gyfer y Cynulliad nesaf;

·           canlyniadau’r adolygiad o Gofnod y Trafodion yn cael ei yrru gan safbwyntiau cwsmeriaid;

·           arloesi'r rhwydwaith rhyng-seneddol i lywio'r adolygiad o'r rhaglen Datblygiad Proffesiynol Parhaus;

·           adolygiad o’r ddarpariaeth dysgu Cymraeg;

·           cydnabyddiaeth allanol barhaus, gan ddangos modelu arfer da;

·           hyrwyddo gwaith y Gyfarwyddiaeth yn fwy, yn arbennig y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi (technoleg iaith);

·           yn fewnol, mwy o ymgysylltu â thimau ar gynllunio capasiti; a

·           chodi ymwybyddiaeth o lywodraethu gwybodaeth.

Roedd meysydd i'w gwella ymhellach yn cynnwys sefydlu ac adfywio’r ddealltwriaeth o reolau llywodraethu gwybodaeth gyda thimau a sefydlu cynlluniau iaith. Roedd amlder a dyfnder adolygiadau risg yn TRS wedi cynyddu oherwydd faint o newid a welwyd yn y maes hwnnw. Ar y cyfan, nid oedd gan Craig unrhyw bryderon mawr o fewn ei Gyfarwyddiaeth.

Rhoddodd Keith Baldwin ei sylwadau ar y datganiad sicrwydd, gan gydnabod y cyflawniadau allweddol o ran y nodau strategol. Argymhellwyd egluro sut yr oedd strwythurau yn ychwanegu at sicrwydd ac ychwanegu enghreifftiau penodol pellach o gydymffurfio a llywodraethu da yn y flwyddyn ariannol.

Cyfarwyddiaeth Adnoddau'r Cynulliad

Roedd y Gyfarwyddiaeth Adnoddau yn gymharol newydd, ond teimlai Dave Tosh fod lefel dda o gydymffurfiaeth i’w gweld. Tynnodd sylw at welliannau a meysydd ar gyfer gwaith pellach fel a ganlyn:

·           roedd yr adran Adnoddau Dynol wedi symud i wasanaeth mwy rhagweithiol ac roedd penodiad Rheolwyr Cyfrif Adnoddau Dynol yn gweithio'n dda;

·           roedd rheoli risg yn dod yn fwy ffurfiol, yn enwedig risg corfforaethol gydag, er enghraifft, trafodaethau adeiladol 'dwfn' ym mhwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad ar risgiau penodol, gan gynnwys cynllunio capasiti;

·           gwell dealltwriaeth o anghenion adnoddau a mwy o hyblygrwydd drwy gynllunio capasiti yn effeithiol;

·           roedd angen ysgogiad pellach o ran Parhad Busnes, gyda hyfforddiant ar gyfer cydlynwyr ac ailadrodd ymarfer rheoli digwyddiadau, gan cynnwys Aelodau’r Cynulliad, o bosibl, yn gynnar yn y Pumed Cynulliad;

·           ystyried heriau llywodraethu a sicrwydd sy’n codi yn sgil newid Llywydd, Comisiynwyr a Phrif Weithredwr;

·           mwy o bwyslais ar effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn cael ei lywio gan yr Adolygiad Effeithlonrwydd Busnes; a

·           gwaith ar ddatblygu cyfres newydd o fesurau perfformiad corfforaethol.

Dywedodd Keith Baldwin fod y datganiad yn glir a’i fod yn mynd i'r afael â phynciau’n dda. Roedd hefyd yn amlinellu’n glir yr hyn yr oedd angen ei wneud yn 2016-17, gan gynnwys pwyslais ar Barhad Busnes ac, mewn perthynas â’r statws RAG ambr ar y Fframwaith Sicrwydd, pwyslais ar reoli prosiectau. Mewn ymateb, disgrifiodd Dave sut yr oedd dysgu o'r dull rheoli prosiectau a rhaglenni yn cael ei gymhwyso i lansio’r rhaglen Fy Senedd.

Hefyd, argymhellodd y Bwrdd y dylai’r datganiad gynnwys y gwaith cadw’n ddiogel a wnaed gan yr uned Ddiogelwch.

Gwasanaethau Ariannol

Amlinellodd Nicola Callow y cynnydd o ran cyflawniadau, y pryderon a’r meysydd ar gyfer gwelliant parhaus, fel a ganlyn:

·           roedd y rheolaethau sylfaenol a oedd ar waith yn gweithio'n dda, gyda'r gwasanaeth bellach wedi’i staffio'n llawn;

·           roedd adroddiadau ariannol yn cael eu cynhyrchu’n gyflymach, gyda gwell gwybodaeth ariannol i hwyluso penderfyniadau’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a gwell sesiynau briffio ar gyfer y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, y Pwyllgor Cyllid ac ar bensiynau;

·           roedd cyfrifon interim ar gyfer y flwyddyn wedi eu cynhyrchu’n llwyddiannus ac roedd y pryderon ynglŷn â phroses y cyfrifon terfynol a'r newid Archwilydd yn cael sylw;

·           roedd parhad busnes, asedau gwybodaeth a chynlluniau iaith wedi’u sefydlu ond roedd angen eu sefydlu ymhellach;

·           gwelliannau amlwg o ran cynllunio capasiti, wrth gydnabod yr angen i alinio hyn gydag amseriadau o ran cynllunio’r gyllideb; a

·           gwybodaeth am bensiynau a sicrwydd i'w datblygu ymhellach, fel gyda’r gwaith a wnaed ar reolaethau ariannol allweddol a systemau cyllid er mwyn sicrhau eu bod mor llyfn, effeithiol ac effeithlon â phosibl.

Cydnabu Keith Baldwin y dystiolaeth dda o sicrwydd a roddwyd. Fodd bynnag, argymhellodd: ailedrych ar strwythur y datganiad; egluro’r cynnydd yn erbyn y meysydd a nodwyd ar gyfer cryfhau yn Natganiad Llywodraethu'r llynedd; miniogi enghreifftiau ar y nodau strategol; ac amlinellu dulliau rheoli'r risgiau gwasanaeth allweddol.

Cyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad

Tynnodd Adrian Crompton sylw at y cryfderau a’r gwelliannau yn y Gyfarwyddiaeth, ynghyd â meysydd i’w datblygu, fel a ganlyn:

·           roedd tîm Trawsnewid Strategol cryfach, gan gynnwys recriwtio staff llwyddiannus sydd â sgiliau a phrofiad rheoli prosiectau;

·           trin materion yn ymwneud â newid cyfansoddiadol yn ardderchog ynghyd â'r gwaith sylweddol gyda’r Bwrdd Taliadau;

·           integreiddio arweinyddiaeth yn well yn y Gyfarwyddiaeth, gan ddilyn model timau integredig, a chydnabod bod rhagor o waith i'w wneud ar integreiddio ar draws y sefydliad;

·           roedd gwaith datblygu’n cynnwys sicrhau bod digon o amser yn cael ei neilltuo i ystyried materion a gyflwynwyd i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau; gwneud y mwyaf o werth archwilio mewnol; gwella mesurau perfformiad; a'r heriau’n ymwneud â lefel y newid yn ystod y flwyddyn sydd i ddod.

Cyfeiriodd Adrian hefyd at reolaeth effeithiol risgiau corfforaethol yn ymwneud â newid gwleidyddol a chyfansoddiadol, a phenderfyniadau'r Bwrdd Taliadau, fel y dangoswyd yn ei ddatganiad ac yn y pwyntiau uchod. Cyfeiriodd hefyd at y gwerth ychwanegol gan archwilio mewnol o ran rhoi sicrwydd ar brosesau a systemau allweddol.

Nododd Keith Baldwin y stori dda o ran cyflawniadau allweddol ac ymwybyddiaeth o lywodraethu, sydd i’w chynnwys yn y Datganiad Llywodraethu terfynol. Cytunwyd y gellid cyfeirio’n fwy penodol at gyflawni yn erbyn y nodau strategol, rheoli risgiau ac effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu.

Cyfarwyddiaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol

Esboniodd Elisabeth Jones fod y Gwasanaethau Cyfreithiol yn llai o ran maint ac yn llai cymhleth na Chyfarwyddiaethau eraill a bod ei chyflawniadau, sy’n canolbwyntio ar ddarparu cymorth seneddol o'r radd flaenaf, yn cael eu rhannu gyda meysydd gwasanaeth eraill. Disgrifiodd sut y mae hi'n rhoi sicrwydd uniongyrchol i Claire ar sail barhaus drwy drafodaethau rheolaidd.

Amlinellodd Elisabeth hefyd y gwelliannau fel sefydlu’r broses PMDR, sy’n fwy ailadroddus yn hytrach na bod yn newid sylweddol. Roedd y meysydd i'w datblygu ymhellach yn cynnwys datblygu’r rhaglen hyfforddi, codi proffil y gwasanaeth gydag Aelodau ac adolygu'r strwythur i sicrhau bod gwasanaethau integredig yn cael eu darparu.

Argymhellodd Keith Baldwin y dylid mynd i’r afael yn benodol ag effeithiolrwydd egwyddorion llywodraethu yn y datganiad. Awgrymodd hefyd y gellid gwella strwythur y datganiad trwy ddilyn y pedwar maes a nodwyd yn y canllawiau.

Sylwadau cyffredinol

Gwahoddwyd Keith Baldwin i fyfyrio ar y datganiadau a’r broses sicrwydd. Teimlai fod datganiadau’r Cyfarwyddiaethau wedi gweithio'n llawer gwell na’r lefel gwasanaeth o ran dod â'r wybodaeth ynghyd ar gyfer y Datganiad Llywodraethu. Roedd tystiolaeth gref o gyflawniadau a llywodraethu da, gyda phwyslais ar reolaethau mewnol, a oedd yn berthnasol i’w cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu terfynol. Bu’r dadansoddiad a ddarparwyd hefyd yn ddefnyddiol iawn. Awgrymodd mai dyma’r meysydd i'w hystyried:

·           dylai datganiadau ddilyn strwythur cyson i'w gwneud yn haws i sicrhau bod pob maes yn cael ei gynnwys;

·           ystyried y cyflawniadau yng ngoleuni'r rhai sy'n briodol ar gyfer y Datganiad Llywodraethu;

·           darlunio yn well, gydag enghreifftiau, i ddangos y rhesymau dros fod yn fodlon â sicrwydd;

·           dangos yn uniongyrchol y cynnydd yn erbyn y meysydd a nodwyd i'w gwella yn Natganiad Llywodraethu 2015-16;

·           mynd i'r afael ag eglurder effeithiolrwydd yn erbyn egwyddorion llywodraethu yn ogystal ag ymwybyddiaeth; a

·           chyfeirio mwy at y Fframwaith Sicrwydd.

4.0     Y camau nesaf

Camau i gwblhau’r Datganiadau Sicrwydd

Byddai pob Cyfarwyddwr yn cwblhau ei ddatganiadau, gan ychwanegu neu ailddrafftio yn ôl yr angen, gan gynnwys digon o enghreifftiau a sicrhau eu bod yn seiliedig ar dystiolaeth iawn.

Byddai Claire Clancy, ynghyd â'r tîm Llywodraethu, wedyn yn adolygu'r datganiadau i benderfynu beth ddylai gael ei gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu, gan dynnu sylw at feysydd a bwysleisiwyd yng nghyflwyniadau'r Cyfarwyddwyr.

Dylai'r Datganiad Llywodraethu gyflwyno darlun cytbwys llawn o gynnydd yn y meysydd i’w cryfhau a nodwyd yn natganiad 2015-16, gan gynnwys parhad busnes a rheoli prosiectau a rhaglenni. Dylid defnyddio'r rhestr yn y dadansoddiad (paragraff 4) fel man cychwyn ar gyfer cyflawniadau o arwyddocâd corfforaethol. Dylai hefyd gynnwys mwy o bwyslais mewnol ar gyflawniadau, fel cynllunio capasiti, effeithiolrwydd archwilio mewnol, y Fframwaith Sicrwydd a llywodraethu gwybodaeth; ac ati

Bydd angen cwblhau’r Datganiad Llywodraethu erbyn mis Gorffennaf. Bydd Kathryn Hughes yn anfon cadarnhad at y Bwrdd o’r hyn yr oedd angen ei wneud ynghyd â therfynau amser.

5.0     Crynhoi

Byddai Dave Tosh edrych ar y strwythur a’r canllawiau ar gyfer datganiadau sicrwydd lefel Cyfarwyddiaeth y flwyddyn ddilynol, gan gadw rhywfaint o hyblygrwydd i hwyluso effeithlonrwydd wrth baratoi.

Yn olaf, rhoddwyd diolch i Kathryn Hughes a Gareth Watts am eu gwaith wrth baratoi ar gyfer y cyfarfod, i Keith Baldwin am ei gyfraniad i'r broses o herio ac i aelodau'r Bwrdd am eu cyfraniad i’r broses o gasglu tystiolaeth.