Cyfarfodydd

·         Papur trosolwg – Papur 3

1.1     Trafododd y Bwrdd ei opsiynau mewn perthynas â chefnogi’r Aelodau wrth ymateb i argyfwng Covid-19.

1.2     Cytunodd y Bwrdd i beidio â darparu costau swyddfa ychwanegol ar hyn o bryd, ond i adolygu'r sefyllfa'n gyson.

1.3     Cytunodd y Bwrdd i barhau â’r status quo ar gyfer y ddarpariaeth staffio am y tro.

1.4     Cytunodd y Bwrdd i drafod sefydlu lwfans canolog i ariannu lwfans gweithio gartref ar gyfer staff cymorth, yn seiliedig ar gyfraddau Cyllid a Thollau EM. Nododd y Bwrdd mai’r Aelod dan sylw fyddai’n penderfynu ei ddarparu i’w staff ai peidio.

1.5     Trafododd y Bwrdd pa ddarpariaethau pellach y gallai eu rhoi ar waith i gefnogi trefniadau gweithio hyblyg. Cytunodd y Bwrdd i sicrhau cymaint o hyblygrwydd â phosibl lle y bo modd, ac y byddai'n rhoi ystod o opsiynau ar waith i helpu’r Aelodau i gefnogi eu staff i weithio'n hyblyg lle y bo angen.

Cam gweithredu:

-     Yr ysgrifenyddiaeth i baratoi llythyr at yr Aelodau a’r staff cymorth yn amlinellu penderfyniadau’r Bwrdd.

·         Papur cwmpasu’r adolygiad – Papur 6

4.1        Croesawodd y Bwrdd Gareth Watts, y Pennaeth Llywodraethu, i'r cyfarfod.

4.2        Ystyriodd y Bwrdd gynigion i gynnal adolygiad diwedd tymor o'i effeithiolrwydd, gan gynnwys cwmpas yr adolygiad, y cylch gorchwyl drafft a'r themâu i edrych arnynt ymhellach.

4.3        Cytunodd y Bwrdd i gynnal adolygiad diwedd tymor a fydd yn ystyried effeithiolrwydd perfformiad y Bwrdd dros ei gyfnod; sut mae wedi cyflawni ei swyddogaethau yn unol â Mesur 2010, a sut mae wedi cyflawni ei waith yn ôl ei strategaeth.

4.4        Disgwylir y bydd yr adolygiad wedi’i gwblhau erbyn mis Mai 2020 ac y bydd yn llywio adroddiad etifeddiaeth y Bwrdd, a fydd yn cael ei gyhoeddi ar ddiwedd ei gyfnod.

Cam gweithredu:

-     Yr ysgrifenyddiaeth i gynnal adolygiad o effeithiolrwydd gwaith y Bwrdd ac adrodd yn ôl i'r Bwrdd yn ddiweddarach yn nhymor y gwanwyn.

1.1   

2.1   

3.1   

4.1   

5.1  Trafododd y Bwrdd y prosesau ar gyfer treuliau a lwfans Aelodau'r Cynulliad, a chytunodd arnynt.

3.1 Trafododd y Bwrdd ei strategaeth ymgysylltu a chytunodd i:

·         ystyried yr opsiynau i ddatblygu ei microwefan annibynnol ei hun a phresenoldeb yn y cyfryngau cymdeithas; a

·         datblygu strategaeth ymgysylltu pwrpasol ar gyfer pob darn o waith.

Camau gweithredu:

Yr Ysgrifenyddiaeth i:

·         baratoi enghraifft o sut gallai microwefan y Bwrdd edrych; a

·         nodi ffyrdd o fynd ati i ymgysylltu a chyfathrebu ar gyfer gwaith sydd ar y gweill.

Dydd Gwener 16 Medi 2016:

4.1     Ymwelodd y Bwrdd â detholiad o Aelodau'r Cynulliad yng ngogledd Cymru i gael dealltwriaeth well o'r heriau a wynebir gan yr Aelodau yn eu swyddfeydd etholaethol, y gwaith a wneir gan y staff cymorth, ac i gael trafodaeth gyffredinol er mwyn darparu'r bwrdd gyda mwy o wybodaeth gyd-destunol.

4.2     Byddai'r Bwrdd yn defnyddio'r dystiolaeth hon i lywio ei strategaeth yn ystod y Pumed Cynulliad.

3.1     Cynhaliodd y Bwrdd ddiwrnod strategaeth i flaenoriaethu meysydd gwaith ar gyfer gweddill mandad y Bwrdd ac i baratoi ar gyfer y Chweched Cynulliad.

3.2     Hwyluswyd y diwrnod strategaeth gan Roger Dobson, arbenigwr mewn Adnoddau Dynol, a Ben Shimshon o Britain Thinks.

3.3     Mewn trafodaeth, ystyriodd y Bwrdd ei nodau strategol a datblygodd gyfres uchelgeisiol o flaenoriaethau sy'n canolbwyntio ar ymgynghori, ymgysylltu a chasglu tystiolaeth.

3.4 Cytunodd y Bwrdd i ddatblygu dogfen strategaeth sy'n nodi ei egwyddorion, ei flaenoriaethau a'i amcanion ar gyfer y Pumed Cynulliad, gan ganolbwyntio ar greu Penderfyniad sy'n addas ar gyfer y Chweched Cynulliad.

9.1 Trafododd y Bwrdd bapur gyda chynigion ar gyfer diwrnod strategaeth y Bwrdd ym mis Medi a fyddai'n digwydd ym Mae Colwyn.

9.2 Cytunodd y Bwrdd y dylid ystyried dulliau ac egwyddorion ymgysylltu ac ymgynghori effeithiol. Byddai'r Bwrdd hefyd yn trafod y posibilrwydd o wahodd hwyluswr i'r cyfarfod i lywio trafodaethau strategol y Bwrdd.

9.3 Cytunodd y Bwrdd i ymweld â swyddfeydd etholaethol yng Ngogledd Cymru i ymgysylltu ag Aelodau'r Cynulliad a staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.

Camau gweithredu:

•        Bydd y Gwasanaeth Ymchwil yn rhoi papur briffio ar enghreifftiau o arfer rhyngwladol o bennu tâl Aelodau etholedig, i'w gyflwyno wythnosau cyn y diwrnod strategaeth.

•        Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cynllunio rhaglen ar gyfer y diwrnod strategaeth.

•        Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cysylltu â hwyluswyr posibl.

•        Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn trefnu ymweliadau â swyddfeydd Aelodau Cynulliad yng Ngogledd Cymru.

8.1        Cytunodd y Bwrdd i gynnal sesiwn galw heibio yn y Senedd ddydd Mawrth 5 Gorffennaf.

8.2        Bu'r Bwrdd yn trafod negeseuon allweddol i atgyfnerthu ei ymagwedd at ei rôl a'i gylch gwaith.  Y nod oedd sicrhau cysondeb y negeseuon a gaiff eu cyfleu.        

8.3        Cytunodd y Bwrdd fod y dull hwn yn galluogi'r Bwrdd i ymateb i'r materion allweddol a nodwyd yn Adroddiad Etifeddiaeth y Bwrdd blaenorol ac sy'n cael eu hystyried hefyd yng nghyd-destun y ddogfen Egwyddorion Llywodraethu a Chanllawiau Ategol arfaethedig.

8.4         Cytunodd y Bwrdd y byddai'n siarad ag Aelodau Cynulliad yn gynnar yn y Pumed Cynulliad er mwyn clywed am eu barn a'u profiadau o ran effeithiolrwydd y lwfans dirwyn i ben.

8.5        Gofynnodd y Bwrdd am i'r adroddiad archwilio ar lwfansau Aelodau gael ei gyflwyno mewn cyfarfod yn y dyfodol. 

8.6        Cyfarwyddodd y Bwrdd yr ysgrifenyddiaeth i gydweithio â grwpiau'r pleidiau er mwyn trefnu slotiau yng nghyfarfodydd y pleidiau cyn gynted ag y bo hynny'n ymarferol bosibl.  Awgrymodd y Cadeirydd y byddai'n ddymunol ac yn angenrheidiol i aelodau'r Bwrdd fod ar gael i gefnogi'r Cadeirydd neu gynrychioli'r Bwrdd eu hunain yn y cyfarfodydd hynny. 

8.7        Gofynnodd y Bwrdd am nodyn briffio gan yr ysgrifenyddiaeth i lywio'r trafodaethau yng nghyfarfodydd y pleidiau. 

6.1        Trafododd y Bwrdd ddiwygiadau i'r ddogfen Egwyddorion Llywodraethu a Chanllawiau ar Gynnal Busnes drafft

6.2        Cytunodd y Bwrdd y byddai'n trafod cynnwys y ddogfen hon ar y diwrnod cwrdd i ffwrdd.

6.3        Cytunodd y Bwrdd y dylid newid y disgrifiadau o rôl ac egwyddorion y Bwrdd yn y ddogfen ddrafft i'w gwneud yn gliriach. 

6.4        Cytunodd y Bwrdd y dylai fabwysiadu cynllun ieithoedd swyddogol Comisiwn y Cynulliad gan ei fod yn enghraifft o arfer da.  Dylai'r ddogfen ddrafft adlewyrchu hyn.

PAC(4)-32-14 papur 2

5.1 Ystyriodd y Pwyllgor bapur yn dilyn eu hymweliad â Dail.

•        Nodyn o'r archwiliad mewnol – Papur 9

Cinio

4.1     Gwahoddodd y Bwrdd Gareth Watts, Archwilydd Mewnol, i'r cyfarfod.

4.2     Cytunodd y Bwrdd â'r cynigion ar gyfer archwiliad mewnol a thrafododd cwmpas a methodoleg adolygiad o'r fath.

1.       Trafododd y Bwrdd ddulliau o weithio.

1.       Trafododd y Bwrdd ddulliau o weithio.