Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: 1.1
Croesawodd y Cadeirydd Nia Morgan i'w chyfarfod
cyntaf. Nododd hefyd yr ymddiheuriad
hwyr gan Ann-Marie Harkin ac anogodd bawb i roi blaenoriaeth i gyfarfodydd y
Pwyllgor hwn, sy'n ymrwymiad hirsefydlog.
1.2
Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr
Anweithredol yn nhîm Diwygio Cyfansoddiadol Swyddfa'r Cabinet. 1.2
Ni ddatganwyd dim buddiannau eraill. |
|
Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Gorffennaf, y camau gweithredu a’r materion sy’n codi Cofnodion: ACARAC (30) Papur 1 -
Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Gorffennaf 2015 ACARAC (30) Papur 2 –
Crynodeb o’r camau gweithredu 2.1
Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar
9 Gorffennaf 2015 a nodwyd y cynnydd gyda’r camau gweithredu. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC (30) Papur 3 –
Adroddiad diweddaru ar Archwilio Mewnol 2015-16 ACARAC (30) Papur 4 –
Argymhellion Archwilio Mewnol - Monitro 3.1
Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd yn
erbyn ei gynllun archwilio ar gyfer 2015-16.
Sicrhaodd y Pwyllgor fod yr amserlen waith a gynlluniwyd ganddo ar y
trywydd iawn ac y byddai'n parhau i fonitro'r argymhellion sy'n weddill. Roedd cynnydd da yn cael ei wneud o ran
gweithredu’r argymhellion o archwiliadau blaenorol, gan gynnwys Gwerth am Arian
a Chynghorwyr Arbenigol. Cytunodd Gareth
i gyflwyno adroddiad yn rhestru’r camau gweithredu sy’n weddill ym mis Chwefror
2016. 3.2
Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Gareth am gyfres o
gyfarfodydd y bu’n bresennol ynddynt gyda Kathryn Hughes (Rheolwr Risg) a
Phenaethiaid Gwasanaeth. Roedd y
cyfarfodydd 'Materion Llywodraethu' yn rhan o'r Fframwaith Sicrwydd, gan
adeiladu ar y datganiad Sicrwydd a Llywodraethu a chodi proffil y tîm
Llywodraethu ac Archwilio. Ar ôl ei
gymeradwyo, cytunodd Gareth i rannu copi wedi’i ddiweddaru o strwythur y tîm
Llywodraethu ac Archwilio i'r Pwyllgor.
3.3
Yn ystod y misoedd nesaf, byddai'n canolbwyntio ar sicrhau gwasanaethau
dwyieithog gwell yn y Comisiwn a rheolaethau ariannol allweddol. Yn ogystal â’r cynllun a gymeradwywyd, mae
wedi cytuno ar ddarn ychwanegol o waith gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid ar reolaethau
dros ddatgeliadau pensiwn. Camau gweithredu -
Gareth i ddarparu adroddiad manwl o’r argymhellion sy’n weddill o'r pedair
blynedd diwethaf. -
Gareth i gyflwyno Fframwaith Llywodraethu wedi'i ddiweddaru. -
Gareth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg
am strwythur diwygiedig y tîm Llywodraethu ac Archwilio. |
|
Yr adroddiadau archwilio mewnol diweddaraf Cofnodion: ACARAC (30) Papur 5 - Adroddiad Archwilio - Ymgysylltu â'r Cyhoedd ACARAC (30) Papur 6 -
Sicrhau Ansawdd a’r wybodaeth ddiweddaraf am Ddatblygiad Proffesiynol
Parhaus 4.1
Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad archwilio ar Ymgysylltu â'r Cyhoedd, gan
nodi bod y Cynulliad yn canolbwyntio'n llwyr ar ymgysylltu â'r cyhoedd. Wedi
dweud hynny, teimlai'r Pwyllgor fod angen adolygu dulliau cyfranogi. Roedd
angen i’r sefydliad fod yn fwy gwydn i sylw negyddol yn y wasg a dylai ymdrechu
i gael sylw mwy cadarnhaol i’w weithgareddau.
4.2
Yn dilyn adborth negyddol o nifer o ffynonellau, hysbysodd Claire Clancy y
Pwyllgor fod angen gwella’r wefan yn sylweddol.
Roedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi dyrannu cronfeydd i wneud y
wefan yn fwy hygyrch ac yn haws ei defnyddio.
Croesawodd y Pwyllgor yr ymrwymiad hwn a phwysleisiwyd y dylai
gwelliannau fod yn barhaus. 4.3
Cadarnhaodd y swyddogion y byddai'r Strategaeth Ymgysylltu’n flaenoriaeth
uchel a fyddai’n cael ei datblygu gan y Pumed Cynulliad. Dylai'r strategaeth ystyried pa ddangosyddion
fyddai'n cael eu defnyddio i fesur perfformiad.
Awgrymodd y Pwyllgor y dylid ystyried
ymgysylltu yn gyffredinol wrth drafod y risgiau’n ymwneud â newid
cyfansoddiadol yn y dyfodol. 4.4
Fel y cytunwyd gan y Cadeirydd, cyhoeddodd Gareth yr adroddiadau archwilio
Caffael ac Adolygiad o Ddyfodol TGCh ym mis Hydref. 4.5
Ers yr archwiliad Caffael, roedd sesiynau hyfforddi wedi’u trefnu gyda
niferoedd cadarnhaol yn manteisio arnynt.
Roedd echdynnu gwybodaeth reoli o CODA (y system ariannol) yn broblem,
ond roedd y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol wedi darparu dadansoddiad o
wybodaeth am wariant ar brynu nwyddau a fyddai'n gwella ansawdd y wybodaeth
reoli sydd ar gael i'r Tîm Caffael at ddibenion monitro. Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod diffyg cydymffurfio
â rheolau caffael yn cael ei gymryd o ddifrif gan y rheolwyr ac roedd yn
gyfforddus â’r cynnydd a oedd yn cael ei wneud ynghyd â’r camau gweithredu y
mae’r rheolwyr yn eu cymryd i fynd i'r afael â'r problemau. 4.6
Holodd y Pwyllgor ynglŷn â’r diffyg adroddiad gwireddu buddion ar
gyfer yr Adolygiad o Ddyfodol TGCh.
Cadarnhaodd y swyddogion nad oedd adolygiad llawn o'r buddion yn cael ei
gynnal ar ddiwedd y prosiect a chafodd hyn ei gytuno ar wahanol adegau gwirio, drwy
gydol oes y prosiect. Roedd canllawiau
rheoli prosiect ehangach ynghyd â fframwaith buddion bellach ar waith i sicrhau
bod ffocws priodol ar wireddu buddion yn y dyfodol. 4.7
Llongyfarchodd y Cadeirydd Gareth ar ei benodiad diweddar i Bwyllgor
Archwilio Coleg Gwent. Camau gweithredu -
Gareth i fynd ar drywydd yr argymhellion ynglŷn ag Ymgysylltu â'r
Cyhoedd. |
|
Adolygiad o Drysorlys Ei Mawrhydi / canllawiau eraill ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Cofnodion: 5.1
Nid oedd unrhyw newidiadau yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi ar wahân i
ganllawiau ar gyfer symleiddio ac unioni cyfrifon, a oedd ar y gweill. 5.2
Nododd y Cadeirydd fod Asiantaeth Cymorth Cyfreithiol y Weinyddiaeth
Gyfiawnder, lle mae'n Gyfarwyddwr Anweithredol, wedi bod yn destun Adolygiad
Ariannol CIPFA, sy'n cynnwys pob agwedd ar reolaeth ariannol, a bod hyn wedi
bod yn ymarfer defnyddiol a llawn gwybodaeth.
Bydd Nicola yn ymchwilio i hyn.
Bydd y Cadeirydd yn mynd i gyfarfod ar gyfer cadeiryddion Pwyllgorau
Archwilio Cymru ym mis Chwefror a bydd yn adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio a
Sicrwydd Risg. 5.3
Bydd Gareth a Buddug yn mynd i weithdy Pwyllgor Archwilio Effeithiol CIPFA
ym mis Rhagfyr a byddant yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Archwilio
a Sicrwydd Risg. Camau gweithredu -
Nicola i ymchwilio i Adolygiad Ariannol CIPFA. -
Eric i rannu pwyntiau dysgu / profiadau ar ôl y cyfarfod i gadeiryddion
Pwyllgorau Archwilio Cymru. -
Gareth a Buddug i rannu pwyntiau dysgu / profiadau ar ôl hyfforddiant
Pwyllgor Archwilio Effeithiol CIPFA . |
|
Ystyried yr adroddiadau archwilio allanol diweddaraf a'r camau a gymerwyd i roi'r argymhellion ar waith Cofnodion: ACARAC (30) Papur 7 -
Amlinelliad Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru 15-16 terfynol 6.1
Roedd y Pwyllgor yn falch o weld cynllun archwilio drafft 2015-16 yn ystod
y cyfnod cynharach hwn. Roedd Swyddfa
Archwilio Cymru wedi cydweithio'n agos â Nicola a Claire i greu'r cynllun. 6.2
Bu’r Pwyllgor yn trafod archwilio treuliau Aelodau'r Cynulliad a chostau
swyddfa. Cytunodd y swyddogion i
ddarparu rhagor o wybodaeth am hyn ynghyd â'r pwyntiau gwirio sydd eisoes ar
waith gan dîm Cymorth Busnes yr Aelodau.
Dywedodd Nicola fod archwiliadau o dreuliau Aelodau yn ychwanegol at y
gwaith arall y cytunwyd arno yn y cynllun, ac roedd yr archwiliadau hyn yn rhoi
sicrwydd ychwanegol a thryloywder.
Byddai'r archwiliadau penodol hyn yn parhau tan ddiwedd y Pedwerydd
Cynulliad. 6.3
Cadarnhaodd Ann-Marie y dylai'r ffi archwilio cyffredinol aros yn
ddigyfnewid, er nad oedd hyn wedi ei gytuno’n ffurfiol eto. Er mwyn osgoi’r oedi a brofodd Comisiwn y
Cynulliad y llynedd, mae Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu dechrau ar eu
gwaith archwilio wythnos yn gynharach. 6.4
Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf hon gan Swyddfa Archwilio
Cymru a chafodd ei galonogi gan y cydweithio rhwng y tîm Cyllid a'r Pennaeth
Archwilio Mewnol. Camau gweithredu -
Nicola i ddisgrifio'r pwyntiau gwirio sydd eisoes ar waith o ran Archwilio
treuliau Aelodau’r Cynulliad. |
|
Archwilio Allanol - Llythyr Rheoli 2014-15 Cofnodion: ACARAC (30) Papur 8 –
Llythyr Rheoli 2014-15 7.1
Bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn cysylltu â'r Comisiwn i gadarnhau'r
driniaeth briodol ar gyfer dadfeiliadau ac asedau treftadaeth. Cadarnhaodd Ann-Marie ei bod yn hyderus y
byddai'r Llythyr Rheoli yn cael ei ddosbarthu gyda'r ISA 260 y flwyddyn
nesaf. Camau gweithredu -
Swyddfa Archwilio Cymru i gysylltu â'r Comisiwn i gadarnhau'r driniaeth
briodol ar gyfer dadfeiliadau ac asedau treftadaeth. |
|
Paratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn 2015-16, a’u symleiddio Cofnodion: ACARAC (30) Papur 9 -
Paratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn 2015-16, a’u
symleiddio 8.1
Rhannodd Nicola fersiwn ddrafft o’r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon, a
baratowyd gan y Pennaeth Cyllid a benodwyd yn ddiweddar, i adlewyrchu
canllawiau 'Simplifying and Streamlining Accounts' Trysorlys Ei Mawrhydi. Bydd y gyfres interim o gyfrifon yn profi’r
cynllun newydd hwn a chroesawodd y Pwyllgor y newidiadau a ddrafftiwyd hyd yn
hyn. Gofynnwyd i'r swyddogion beidio â
thanbrisio'r gwaith sydd ynghlwm â pharatoi'r gyfres interim o gyfrifon, o
ystyried y newidiadau yng nghynllun y ddogfen.
Camau gweithredu -
Nicola i gyflwyno gwaith archwilio interim ym mis Chwefror. |
|
Arolwg Effeithiolrwydd Cofnodion: 9.1
Arweiniodd y Cadeirydd drafodaeth ar yr arolwg o effeithiolrwydd yn y
dyfodol, a oedd yn un o ofynion llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi. Cwblhawyd yr arolwg diwethaf ym mis Mai 2014,
a chyflwynwyd y canlyniadau i'r Pwyllgor ym mis Mehefin 2014. Roedd cynllun gweithredu’n nodi’r meysydd
pryder i’r Cadeirydd, ac roedd yr holl gamau gweithredu bellach wedi’u cwblhau. 9.2
Cytunodd y Pwyllgor i ddilyn yr un broses a chwblhau'r arolwg erbyn canol
mis Rhagfyr a chyflwyno’r canlyniadau i'r Pwyllgor ym mis Chwefror. Camau gweithredu -
Y tîm clercio i gysylltu ag EAG / Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau
bod yr arolwg yn cael ei gwblhau a bod y canlyniadau’n cael eu dadansoddi erbyn
y cyfarfod nesaf. |
|
Ystyried cyflwyniad / mewnbwn allanol Cofnodion: 10.1 Roedd y Cadeirydd wedi
gwahodd cyflwynydd allanol i Bwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg hydref 2014.
Gofynnodd y Cadeirydd i’r Pwyllgor ystyried ym mha ffyrdd y gallai arbenigedd
allanol ychwanegu'r gwerth mwyaf i drafodaethau Pwyllgor. Camau gweithredu -
Y Pwyllgor a’r swyddogion i roi gwybod i’r Cadeirydd am feysydd o
ddiddordeb sylweddol lle gallai cyflwynydd allanol ddarparu rhywfaint o werth
ychwanegol. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am y gyllideb Cofnodion: ACARAC (30) Papur 10 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb 11.1 Rhoddodd Nicola grynodeb
o’r sefyllfa ariannol ar gyfer 2015-16 a chadarnhaodd fod cyllideb 2016-17 wedi
ei chymeradwyo gan y Cynulliad. Roedd y
Pwyllgor Cyllid wedi craffu ar y gyllideb yn drylwyr, gyda lefel uwch o her i
rai llinellau yn y gyllideb nag o'r blaen, a chafodd eu holl argymhellion eu
derbyn. Byddai arbedion caffael 2015-16
yn is nag yn y blynyddoedd blaenorol oherwydd y contractau gwerth is sy’n dod i
ben yn ystod y flwyddyn ariannol hon. 11.2 Dywedodd Claire fod y
flwyddyn ariannol hon yn cael ei hystyried yn flwyddyn drosiannol ar gyfer y
dull Gwerth am Arian. Roedd adolygiad o
gapasiti arall wedi'i drefnu ar gyfer diwedd mis Tachwedd. 11.3 Gofynnodd y Cadeirydd am
y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o Effeithiolrwydd Busnes pan fydd
hynny'n briodol. Camau gweithredu -
Dave i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o Effeithiolrwydd Busnes
pan fydd hynny'n briodol. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect i gymryd lle’r system Ariannol Cofnodion: ACARAC (30) Papur 11 –
Amnewid y System Ariannol CODA 12.1 Dywedodd Nicola ei bod
yn ymddangos bod Microsoft Dynamics yn diwallu anghenion y Comisiwn o ran
ymarferoldeb a gallu dwyieithog. Roedd
angen gwneud rhagor o waith i gwblhau'r achos busnes a’r strategaeth
gaffael. Esboniodd fod y gwaith datblygu
mewnol arfaethedig a'r dyddiad gweithredu a drefnwyd ar gyfer mis Ebrill 2017
yn seiliedig ar dendr OJEU llawn. 12.2 Croesawodd y Pwyllgor y
wybodaeth ddiweddaraf ac roedd gan yr aelodau ddiddordeb yn y broses o
weithredu system TG a ddatblygwyd yn fewnol.
Roedd Keith Baldwin (fel her allanol) wedi gwneud sylwadau ar yr achos
busnes a theimlai fod y prosiect yn mynd i'r cyfeiriad iawn, er y codwyd
pryderon am faint o amser yr oedd y cyfnod cynllunio yn ei gymryd. 12.3 Hysbysodd Dave Tosh y
Pwyllgor fod Microsoft Dynamics yn system ariannol ganolig ac y gellid rheoli elfen
cyfluniad y system yn fewnol. Roedd hyn
yn cydymffurfio â Strategaeth Gymhwyso’r sefydliad ac roedd dau brosiect
llwyddiannus, Sharepoint a Lync, yn cael eu cyflwyno gan ddefnyddio methodoleg
debyg. Byddai'r Comisiwn yn ymweld â
safleoedd cyfeirio gan ddefnyddio Microsoft Dynamics. Camau gweithredu -
Y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran amnewid system ariannol CODA -
Y Cadeirydd i rannu gwybodaeth am y person cyswllt o ran prosiect amnewid
system ariannol y Weinyddiaeth Gyfiawnder â Nicola. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am gam dau y Prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres Cofnodion: ACARAC (30) Papur 12 –
Papur diweddaru 13.1 Croesawodd y Cadeirydd y
wybodaeth ddiweddaraf hon a gofynnodd am i’r adroddiad terfynu a’r adolygiad o
fuddion gael eu dosbarthu i'r Pwyllgor. Camau gweithredu -
Y Prosiect Adnoddau Dynol a’r
Gyflogres i ddosbarthu adroddiad terfynu ac adolygiad o fuddion. |
|
Adroddiad Risgiau Corfforaethol Cofnodion: ACARAC (30) Papur 13 -
Adroddiad Risgiau Corfforaethol ACARAC (30) Papur 13 -
Atodiad A – Crynodeb o Risgiau Corfforaethol ACARAC (30) Papur 13 -
Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd 14.1 Dywedodd y Cadeirydd ei
fod yn falch bod adolygiad trylwyr o risgiau wedi ei gynnal a chroesawodd yr
ychwanegiadau at y gofrestr gorfforaethol.
14.2 Holodd y Pwyllgor ble’r
oedd y risg Seiberddiogelwch yn fframwaith risg y Comisiwn. Tynnodd Dave sylw at reolaethau a oedd ar
waith i brofi ein lefelau bygythiad, a oedd yn cael eu hadolygu ddwywaith y
flwyddyn. Roedd hefyd yn cael
diweddariadau rheolaidd a rhybuddion bygythiad o gynlluniau adrodd y
Llywodraeth Genedlaethol. 14.3 Daeth y Pwyllgor i’r
casgliad fod y bygythiad posibl i wybodaeth gorfforaethol a phersonol ac i enw
da'r sefydliad yn cyfiawnhau i’r Bwrdd Rheoli ystyried y risg yn ymwneud â
Seiberddiogelwch eto. 14.4 Yn y dyfodol, byddai
tueddiadau risg yn cael eu hadlewyrchu ar y diagram risg corfforaethol. Camau gweithredu -
Y Bwrdd Rheoli i ailasesu risg Seiberddiogelwch. -
Risgiau corfforaethol a nodwyd - sicrhau bod crynodeb o dueddiadau’n cael
ei gadw. |
|
Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd Cofnodion: ACARAC (30) Papur 14 –
Risgiau’n ymwneud â Newid Cyfansoddiadol 15.1 Cyflwynodd Anna Daniel
bapur i'r Pwyllgor ar y risgiau sy'n gysylltiedig â newid cyfansoddiadol. Roedd maint y Cynulliad yn y dyfodol yn
dibynnu ar y Bil Cymru drafft, ac roedd ei thîm yn cefnogi'r Llywydd wrth
ddatblygu cynigion amgen i'r drafft. 15.2 Ystyriodd Hugh Widdis
oblygiadau’r Cynulliad yn parhau â 60 o Aelodau Cynulliad am ddau dymor pellach
a gwnaeth y Pwyllgor argymhelliad y dylid paratoi cynlluniau i ddeall
goblygiadau hyn. 15.3 Canmolodd y Pwyllgor y
Tîm Trawsnewid Strategol am eu dadansoddiad trylwyr o’r risg hwn a daeth i'r
casgliad fod ymgysylltu â'r cyhoedd yn hollbwysig ac y dylai'r Cynulliad amlygu
ei werth i bobl Cymru. Yn ddelfrydol,
dylai camau lliniaru gynnwys cwmpas ehangach na newid cyfansoddiadol yn unig. |
|
Papurau i'w nodi ac unrhyw fater arall Cofnodion: ACARAC (30) Papur 15 - Crynodeb o'r ymadawiadau ACARAC (30) Papur 16 -
Blaenraglen waith 16.1 Nododd y Pwyllgor y tri
achos o ymadael â'r weithdrefn gaffael arferol. 16.2 Byddai'r tîm clercio’n
sicrhau bod y Flaenraglen Waith yn cadw’r wybodaeth a gyhoeddir yn llawlyfr
Trysorlys Ei Mawrhydi. Camau gweithredu -
Sicrhau bod y Flaenraglen Waith yn cadw’r wybodaeth yn llawlyfr Trysorlys
Ei Mawrhydi. Mae’r cyfarfod nesaf
wedi'i drefnu ar gyfer 8 Chwefror 2016, yr amser i'w gadarnhau. |