Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Introductions, apologies and declarations of interest Cofnodion: 1.1
Cafwyd ymddiheuriadau gan
Gareth
Lucey (Swyddfa Archwilio Cymru) a Buddug Saer,
Dirprwy Glerc y Pwyllgor. 1.2
Croesawodd y Cadeirydd
Clive Fitzgerald o TIAA a Siwan Davies, a gafodd ei phenodi'n ddiweddar yn
Gyfarwyddwr Busnes y Cynulliad, i'r cyfarfod. 1.3
Datganodd y Cadeirydd ei
fod yn aelod o Grŵp Ymgynghorol Adolygiad Pensaernïaeth Ddigidol GIG
Cymru. |
|
Cofnodion a materion yn codi Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Tachwedd 2018 ACARAC
(01-19) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd 2.1
Yn amodol ar un pwynt
bach o eglurhad mewn perthynas â Chronfa Gyfunol Cymru, cytunwyd ar gofnodion y
cyfarfod ar 26 Tachwedd. 2.2
Cam Gweithredu 2.2
(Cronfa Gyfunol Cymru): Roedd Gareth wedi bod mewn cysylltiad â'i gymheiriaid
yn Llywodraeth Cymru a oedd eto i gadarnhau dyddiad i gyfarfod. Byddai Gareth
yn rhoi diweddariad cyn y cyfarfod nesaf. Anogodd y Cadeirydd Gareth i fynd ar
drywydd hyn. 2.3
Cam Gweithredu 5.1
(Adolygiad Digwyddiadau): Nododd Gareth fod cynnydd da yn cael ei wneud yn
erbyn y cynllun gweithredu cyfathrebu a'r buddion yn cael eu gwireddu a
chytunwyd i ddosbarthu manylion ymhellach i aelodau ar gyfer eu trafod yn y
cyfarfod nesaf. Camau i'w cymryd – (2.2)
Gareth Watts i roi diweddariad ar drafodaethau â Llywodraeth Cymru ynghylch
Cronfa Gyfunol Cymru. – (2.3)
Gareth Watts i ddosbarthu manylion pellach am gynnydd yn erbyn y cynllun
gweithredu Adolygiad Digwyddiadau. |
|
Adroddiad ar y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio mewnol Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio mewnol 3.1 Roedd
Gareth a Dave Tosh wedi cwrdd â Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn
sicrhau adlewyrchiad cywir o waith y Cynulliad yn yr adroddiad sydd ar ddod ar
baratoad y sector cyhoeddus yng Nghymru ar gyfer Brexit. Disgrifiodd Dave y
gwaith yn gryno o ran deddfwriaeth a chynllunio senarios. Gofynnodd y Pwyllgor
am ddiweddariad yn dilyn sesiwn gynllunio arall a gynhelir yn ddiweddarach yr
wythnos honno. 3.2 Roedd Gareth wedi cwrdd â'r Pennaeth Caffael i drafod amseru'r archwiliad
i ddull caffael y Comisiwn o ran cyfleoedd i gyflenwyr Cymru ennill contractau.
Cytunwyd i ohirio'r archwiliad tan hydref 2019 pan fyddai mwy o dystiolaeth ar
gael i werthuso effeithiolrwydd y dull. Yn y cyfamser, disgwylir i bapur gael
ei gyflwyno i'r Comisiwn yn amlinellu'r dull o ymgysylltu â chyflenwyr Cymru. O
ystyried y risgiau gwleidyddol ac enw da posibl, a'r gwaith craffu diweddar ar
weithdrefnau caffael Llywodraeth Cymru, cytunodd Gareth i ystyried a thrafod yr
amseriadau ymhellach. 3.3 Nid oedd unrhyw bryderon ynghylch gweithredu argymhellion sydd heb eu
cyflawni a byddai'r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod
nesaf. 3.4 Byddai Gareth yn trafod amseriad yr archwiliad i gymorth pwyllgor
integredig gyda Siwan Davies. Camau i'w
cymryd – (3.1) Siwan
Davies i rannu'r adroddiad diweddaru ar gyfarfodydd Brexit dilynol gyda'r
Pwyllgor. – (3.2) Gareth i
ystyried a thrafod ymhellach amseriad yr archwiliad caffael. – (3.3) Gareth i
gyflwyno adroddiad ar weithredu argymhellion i gyfarfod mis Mawrth. |
|
Partner archwilio mewnol TIAA a'r adroddiadau Archwilio Mewnol diweddaraf Cofnodion: Eitem
lafar - partner archwilio mewnol TIAA 4.1
Croesawodd y
Pwyllgor Clive Fitzgerald o TIAA, partner archwilio mewnol y Comisiwn a
ariennir ar y cyd, i'r cyfarfod. Er budd aelodau newydd y Pwyllgor, rhoddodd
Clive rywfaint o gefndir i'r cwmni, sef y darparwr archwilio, sicrwydd busnes a
gwrth-dwyll mewnol annibynnol mwyaf y wlad, gan ymdrin ag ystod eang o
sefydliadau sector cyhoeddus. Disgrifiodd Gareth sut mae'r trefniant a ariennir
ar y cyd yn gweithio'n ymarferol, gan ddod ag arbenigedd a gwybodaeth benodol
ac amddiffyn annibyniaeth y swyddogaeth archwilio mewnol. ACARAC
(01-19) Papur 4 - Cynllun Dirprwyo 4.2
Dywedodd y Pwyllgor
fod y sicrwydd sylweddol yn adlewyrchiad cadarnhaol ar waith ymgysylltiad y Tîm
Cyllid â deiliaid cyllideb ac aeddfedrwydd y cynllun dirprwyo. Mewn ymateb i
gwestiynau ynghylch lefelau dirprwyo, disgrifiodd Nia Morgan yr ymdeimlad
cynyddol o berchnogaeth a diddordeb mewn rheoli cyllideb, yn rhannol o ganlyniad
i ganiatáu i ddeiliaid cyllideb osod dirprwyaethau priodol yn eu meysydd. ACARAC
(01-19) Papur 5 - Dilyniant Cydymffurfiaeth GDPR 4.3
Croesawodd y
Pwyllgor yr adolygiad dilynol hwn o sicrwydd ynghylch cydymffurfiaeth GDPR.
Dywedodd Dave fod Polisi Diogelu Data diwygiedig wedi'i gymeradwyo gan y Bwrdd
Gweithredol, ac y byddai pecyn hyfforddi staff electronig yn barod i'w gyflwyno
yn yr wythnosau nesaf. Cafodd ei ddatblygu'n fewnol gan nad oedd dim ar gael yn
fasnachol a oedd yn addas. Cytunodd y Comisiwn i ystyried y ffordd orau o gael
tystiolaeth o faint sydd wedi dilyn yr hyfforddiant hwn. 4.4
Roedd y Comisiwn yn
ystyried opsiynau ar gyfer penodi Swyddog Diogelu Data dros dro i gyflenwi yn
ystod cyfnod mamolaeth. Byddai gwytnwch
y tîm yn cael ei gynyddu drwy hyfforddi aelod arall o staff. 4.5
Roedd y materion
ymarferol ynghylch cytundebau diogelu data ar gyfer aelodau etholedig yn cael
eu trafod ymhellach mewn fforwm rhyng-seneddol ar ddiwedd mis Chwefror a gallai
hyn lywio penderfyniadau ynghylch dull y Comisiwn. 4.6
Trafododd y
Pwyllgor y gwaith o brofi diogelwch gwybodaeth bersonol sensitif a gedwir gan y
Comisiwn a rôl a phwysigrwydd Cofrestrau Asedau Gwybodaeth a Chofrestrau Data
Personol. Nodwyd y byddai symud i SharePoint fel system rheoli dogfennau yn
lliniaru risgiau sy'n gysylltiedig â gwybodaeth ymhellach ac y byddai'r
adolygiad sydd ar y gweill o seiber-ddiogelwch yn helpu i brofi'r rheolaethau.
Cytunwyd y dylai Dave a Bob ystyried hyn ymhellach. 4.7
Gofynnodd aelodau'r
pwyllgor i gydymffurfiaeth GDPR gael ei adolygu mewn cyfarfod yn y dyfodol. 4.8
Gofynnodd y
Pwyllgor i ailedrych ar y mater cytundeb diogelu data gydag Adnoddau
Dynol/darparwr system y gyflogres, ac awgrymodd y dylid rhoi gwybod i ICO. ACARAC (01-19) Papur 6 – y Gyflogres 4.9 Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod yr argymhellion o'r archwiliad blaenorol wedi cael eu gweithredu'n effeithiol. Eglurodd Gareth fod yr adolygiad yn canolbwyntio ar y systemau sydd ar waith tra bod yr adolygiad blaenorol wedi canolbwyntio ar ddadansodded data lle darparwyd sicrwydd o adolygiadau rheolaidd a thrylwyr gan Swyddfa Archwilio Cymru wrth archwilio'r cyfrifon. Trafodwyd effeithiolrwydd dadansoddeg data yn rheolaidd mewn cyfarfodydd rhyng-seneddol. Dywedodd hefyd fod aneffeithlonrwydd o ran ymyriadau â llaw ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 7 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru 5.1
Diolchodd Ann-Marie
i Nia a'i thîm am groesawu'r cyfrifydd dan hyfforddiant a oedd yn ddiolchgar am
y cyfle. 5.2
Roedd disgwyl i'r
archwiliad interim ddechrau'r wythnos honno a sicrhaodd Ann-Marie y Pwyllgor y
byddai materion yn ymwneud â chyfathrebu mewnol rhwng timau archwilio yn cael
eu datrys. -
(5.2) Bob ac
Ann-Marie i drafod y dull o archwilio cyfrifon y Comisiwn. |
|
Rheoli Materion Cofnodion: ACARAC (01-19) Papur 8 – Rheoli
Materion 6.1
Mewn ymateb i
gwestiynau gan y Cadeirydd, dywedodd Dave y byddai'r System Rheoli Risg yn
barod i gasglu materion erbyn diwedd mis Ebrill a bod y daenlen materion
corfforaethol, fel y'i cyflwynwyd yn y papur, i'w phoblogi yn y cyfamser.
Eglurodd hefyd, er ei fod yn hyderus o ran codi statws materion ar lefel
gwasanaeth a phrosiect, byddai'r gwaith hwn yn cyflwyno cysondeb ac yn hwyluso
adrodd mwy amser. Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad mewn cyfarfod yn y
dyfodol. Camau i'w cymryd – (6.1) Elfen materion y System Rheoli Risg i'w datblygu erbyn diwedd mis
Ebrill. –
(6.1) Tîm clercio i
ychwanegu adrodd ar faterion i'r flaenraglen waith ar gyfer cyfarfod yn y
dyfodol. |
|
Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 9 – Risg Gorfforaethol ACARAC
(01-19) Papur 9 – Atodiad A – Cofrestr Risgiau Corfforaethol Cryno ACARAC (01-19) Papur 9 – Atodiad B – Risgiau
Corfforaethol Cryno wedi'u plotio 7.1
Nododd y Pwyllgor
newidiadau i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn dilyn adolygiad y Bwrdd
Gweithredol ym mis Ionawr. Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, nododd y
Pwyllgor y manylion canlynol. 7.2
Roedd Llywodraeth
Cymru wedi drafftio achos busnes i fynd i'r afael ag anghenion adeiladau yn y
dyfodol a oedd yn cael ei ystyried gan Weinidogion. Mae pwysau tymor byr ar
ofod yn parhau i fod yn risg gan nad yw'n debygol o gael ei ddatrys cyn 2024.
Dywedodd Dave hefyd fod trafodaethau'n parhau gyda pherchnogion newydd Tŷ
Hywel ynghylch y brydles. 7.3
Roedd y risg o ran
amddiffyn plant ar gyfer Senedd Ieuenctid Cymru yn lleihau wrth i reolaethau
lliniaru, yn seiliedig ar gyngor allanol, bellach fod ar waith. Cytunodd Craig
i ystyried sylw ynghylch anallu i wneud cyswllt uniongyrchol ag aelodau'r
Senedd Ieuenctid. Roedd risgiau eraill mewn perthynas â'r Senedd Ieuenctid sy'n
cael eu hystyried yn cynnwys y rhai sy'n ymwneud â chymryd camau gweithredu yn
sgil trafodion. 7.4
Gellid priodoli
cyfraddau trosiant yn rhannol oherwydd ymgyrchoedd recriwtio yn Llywodraeth
Cymru a oedd yn darparu parhad ynghylch telerau ac amodau a phensiynau i staff.
Er nad oedd y ffigurau trosiant yn destun pryder eto, nodwyd bod hyn wedi
arwain at golli sgiliau. 7.5
O ran Brexit,
nodwyd bod y galw ar adnoddau cyfreithiol yn her i'r Cynulliad a Llywodraeth
Cymru. 7.6
Roedd y
strategaethau ar gyfer ymgysylltu â gwaith diwygio'r Cynulliad yn flaenoriaeth
allweddol ac roedd Pwyllgor Taliadau, Ymgysylltu a Gweithlu'r Comisiwn am
ystyried hyn. 7.7
Nododd y Pwyllgor
fod nifer y risgiau sylweddol yn rhannol oherwydd anallu i ddylanwadu'n
sylweddol neu reoli eu heffaith, a'u bod yn cael eu lliniaru gymaint â phosib
gyda'r adnoddau sydd ar gael. |
|
Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 10 – Risg Urddas a Pharch 8.1
Croesawodd y Cadeirydd
Craig Stephenson i'r cyfarfod. Nododd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed o ganlyniad
i adolygu'r trefniadau urddas a pharch, fel y'i cyflwynwyd yn y papur. 8.2
Dywedodd Craig y
cynhaliwyd ymarferiad siopwr cudd, a oedd yn un o'r argymhellion yn adroddiad
Pwyllgor Safonau Ymddygiad y Cynulliad. Roedd canlyniadau'r ymarfer hwn yn cael
eu defnyddio i lywio gwelliannau pellach, a bydd adroddiad ffurfiol ar
weithredu'r argymhellion a wnaed i Gomisiwn y Cynulliad yn cael ei gyflwyno i'r
Pwyllgor Safonau Ymddygiad ym mis Ebrill. Bydd adroddiadau pellach ynglŷn
â gweithdrefnau cwyno a'r Cod Ymddygiad ar gyfer Aelodau'r Cynulliad, a
gyhoeddir yn yr haf, yn cael eu hystyried hefyd. Byddai'r Arolwg Urddas a
Pharch yn cael ei ailadrodd bob blwyddyn hefyd. 8.3
Eglurodd Craig hefyd
y byddai hyperlincs i weithdrefnau pleidiau gwleidyddol ond yn cael eu cynnwys
ar ôl iddynt gael eu hadolygu gan y Pwyllgor Safonau Ymddygiad. 8.4
Gofynnodd y
Pwyllgor a oedd unrhyw wersi wedi bod ar gael i'r Cynulliad yn sgil cwymp
ymchwiliad Senedd yr Alban a sut y byddem yn mesur a oedd digon yn cael ei
wneud ar y cyd i fynd i'r afael â'r materion. Disgrifiodd Craig sut roedd y
Pwyllgor Safonau Ymddygiad yn gweithio gyda gweinyddiaethau eraill wrth adolygu
gweithdrefnau cwyno. Ychwanegodd Manon fod urddas a pharch hefyd wedi cael eu
trafod yn fanwl mewn cyfarfod pedairochrog diweddar o Siaradwyr a Chlercod
Seneddau'r DU. Byddai adolygiadau ac arolygon rheolaidd yn cael eu cynnal i
sicrhau bod canlyniadau'r adolygiadau wedi'u hymgorffori yng nghyd-destun diwylliant
y sefydliad a byddai negeseuon yn cael eu hatgyfnerthu drwy lwybrau dysgu,
hyfforddiant arweinyddiaeth a dosbarthu negeseuon yn rheolaidd. |
|
Prosiect Ailosod System Rheoli Treuliau Aelodau Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 11 – Y Diweddar ar System Rheoli Treuliau Aelodau 9.1
Croesawodd y
Cadeirydd Sulafa, Eve a Dean i'r cyfarfod a diolchodd iddynt am y papur yn
amlinellu hynt y prosiect a'r manteision y bydd yn eu gwireddu. 9.2
Mynegodd Eve hyder
y disgwylir i'r prosiect fynd yn fyw ar 1 Ebrill a dywedodd na fu unrhyw
amrywiadau sylweddol i'r achos busnes ers iddo gael ei gymeradwyo ym mis Mawrth
2018. Dywedodd hefyd am welliannau yn y lefelau cymorth gan y darparwr
gwasanaeth o ganlyniad i fwy o ffocws ar ansawdd yn y broses aildendro
contractau. 9.3
Rhoddodd Sulafa
sicrwydd o ran tryloywder a rhwyddineb mynediad at wybodaeth am dreuliau a
darparodd Nia sicrwydd o ran diogelwch y systemau drwy gyfrifon defnyddwyr. |
|
Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 12 – Polisïau cyfrifyddu – adolygiad blynyddol 10.1
Cadarnhaodd Nia
nad oedd unrhyw newidiadau i'r polisïau cyfrifyddu wedi'u nodi o'r adolygiad
blynyddol diweddaraf. Diolchodd y Cadeirydd ac aelodau'r Pwyllgor i Nia am y
papur clir a chroesawodd y diwydrwydd dyladwy wrth ragweld newidiadau a
fyddai'n dod i rym yn y dyfodol. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 13 - Y Wybodaeth Ddiweddaraf am Gyllid 11.1
Mewn ymateb i
gwestiynau gan y Cadeirydd, cadarnhaodd Suzy fod cyllideb y Penderfyniad yn
cyd-fynd â disgwyliadau Pwyllgor Cyllid a Phwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus y
Cynulliad. Disgrifiodd hefyd sut y cafodd argymhellion y Pwyllgor Cyllid eu
hystyried. Esboniodd Suzy a Nia eu bod yn cytuno mewn egwyddor â'r argymhelliad
i olrhain Cronfa Gyfunol Cymru wrth bennu cyllideb y Cynulliad. Fodd bynnag,
nododd y Pwyllgor yr her gan na fyddai'r ffigurau ar gael mewn pryd i bennu'r
cyllidebau a bod risg posibl o ran enw da. 11.2
Llongyfarchodd y
Cadeirydd Nia a'i thîm am werth am arian a pherfformiad taliadau prydlon. Pan
ofynnwyd, cadarnhaodd Nia na fu unrhyw amrywiadau sylweddol yn erbyn cyllidebau
wedi'u pennu ar gyfer rhaglenni a phrosiectau. 11.3
Nododd Nia hefyd y
gallai'r cynnydd mewn cyfraniadau pensiwn arwain at gyllideb atodol ar gyfer
2019-20. Roedd y Pwyllgor Cyllid wedi
cael gwybod am hyn. |
|
Crynodeb o'r ymadawiadau Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 14 – Crynodeb o’r ymadawiadau 12.1
Nodwyd bod tri wedi
ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol. |
|
Achosion o Dorri Rheolau Gwybodaeth Cofnodion: Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar 13.1
Nid oedd unrhyw achosion o dorri rheolau
gwybodaeth i'w nodi. |
|
Y flaenraglen waith Cofnodion: ACARAC
(01-19) Papur 15 - Y flaenraglen waith 14.1
Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau'r Pwyllgor
gadarnhau eu bod ar gael ar gyfer cyfarfod yr hydref ar 21 Hydref 2019 ac i
gysylltu â'r tîm clercio ynghylch eitemau ar yr agenda ar gyfer cyfarfodydd yn
y dyfodol. Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer 25 Mawrth
2019. |