Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau buddiant Cofnodion: 1.1
Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a
llongyfarchodd Dave Tosh ar ei benodiad yn Gyfarwyddwr Adnoddau yn barhaol a
Nicola Callow ar ei phenodiad yn Gyfarwyddwr Cyllid. Croesawodd hefyd Ann-Marie
Harkin a Matthew Coe, y cynrychiolwyr newydd o Swyddfa Archwilio Cymru. 1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau. |
|
Cofnodion y cyfarfod ar 10 Tachwedd, y camau i'w cymryd a'r materion a oedd yn codi Cofnodion: ACARAC (26) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd
ar 10 Tachwedd 2014 ACARAC (26) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu 2.1 Cytunwyd bod
cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Tachwedd 2014 yn gywir a rhoes
swyddogion yr wybodaeth diweddaraf ganlynol ar y camau gweithredu sy'n weddill. 2.2
4.2c Asedau Sefydlog - Cadarnhaodd Nicola bod y dasg o dagio 1,700
o eitemau wedi cyrraedd 90%, a disgwylir cwblhau'r gwaith ar y 10% arall erbyn
diwedd mis Chwefror. 2.3
4.6 Recriwtio - Tynnodd Dave
sylw'r Pwyllgor at bapur 20 am ragor o wybodaeth a chadarnhaodd fod y Ddogfen
Awdurdodi Recriwtio yn cael ei defnyddio.
Cytunodd y Pwyllgor i ddod yn ôl at y papur Cynllunio Capasiti a
Recriwtio yng nghyfarfod mis Ebrill. 2.4
4.12 Prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol - Dywedodd Eric wrth
y Pwyllgor am ei ymweliad â Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 10 Rhagfyr lle y
trafodwyd y Ddogfen Dechrau Prosiect ar gyfer cam 2 o brosiect Adnoddau
Dynol/Cyflogres. Er bod yr elfen
ddwyieithog o yn aros yn anorffenedig ers cam 1, disgwylir cynllun profi cadarn
ar gyfer cam 2. Cymeradwyodd y Cadeirydd
y llywodraethu a'r diwydrwydd dyladwy ar gyfer y prosiect. 2.5
5.0 Archwiliad Allanol - argymhellion yn y
Llythyr Rheoli. Cadarnhaodd
Nicola fod dau eitem heb eu cwblhau yr adeg y trafododd y Pwyllgor y Llythyr
Rheoli ym mis Tachwedd, sef profi TGCh a chysoni Coda â Folding Space. Yn ogystal, rhoes Nicola'r wybodaeth
ddiweddaraf ganlynol am sefyllfa'r ddwy eitem, a oedd wedi rhoi sicrwydd i'r
Swyddfa Archwilio: i)
cynhaliwyd y
profion hacio ar wefan y Cynulliad, ac fe'u cynhelir drachefn yn rheolaidd; ii)
ers i'r ganolfan
ddata gael ei rheoli gan y Comisiwn, mae wedi cael ei chadw mewn cyflwr da.
Gosodwyd system aerdymheru newydd a system larwm gweithredol, a llwyddodd y
generadur mewn prawf straen ym mis Awst 2014; a iii) chwblhawyd y gwaith cysoni ar systemau Coda a
Folding Space, ac mae'n digwydd yn barhaus bellach. Yn benodol, roedd y tîm yn gweithio ar y
gwaith cysoni diweddaraf ar gyfer y cyfnod a ddaeth i ben ar 31 Rhagfyr 2014
(dyddiad cyhoeddi 31 Mawrth 2015). 2.6
9.1 Gwaith ymgysylltu parhaol y Comisiwn - Croesawodd Eric
ddychweliad Angela Burns i'r Pwyllgor, sy'n bwysig o ran cynnal perthynas y
Pwyllgor â Chomisiwn y Cynulliad. Nodwyd
y gweithgaredd ymgysylltu canlynol: i)
Presenoldeb dau o
Gomisiynwyr y Cynulliad ar gyfer cyflwyniad yng nghyfarfod ACARAC ym mis
Tachwedd. ii)
Mae'n fwriad gan
Eric i gyflwyno unwaith eto Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym
mis Gorffennaf a thrafod risg a chynllunio sefyllfaoedd mewn cyfarfod y
Comisiwn yn y dyfodol. 2.7
9.2 Ystyried canllawiau newydd - Mae Gareth Watts ac Eric wedi adolygu
canllawiau newydd a gynhyrchwyd gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol a
Thrysorlys Ei Mawrhydi, a chafwyd nad oedd angen gwneud newidiadau. Dywedodd y Cadeirydd fod proses hunanasesu y
Pwyllgor yn gadarnach na'r hyn a awgrymir yn y canllawiau. 2.8 9.2 Aelodau ACARAC yn cysylltu â thimau'r Comisiwn - Bydd Claire ac Eric yn parhau i ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 2. |
|
Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC (26) Papur 3 - Adroddiad cynnydd o ran Rhaglen
Archwilio Mewnol 2014-15 ACARAC (26) Papur 4 – Argymhellion Archwilio Mewnol -
Monitro 3.1
Rhoddodd
Gareth Watts yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn rhaglen archwilio
2014-15. Cytunodd y Pwyllgor fod cynnydd
yn gadarnhaol ond awgrymodd y dylai Gareth sicrhau ffocws priodol ar
Gyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad yng nghynllun archwilio 2015-16. |
|
Yr Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddaraf Cofnodion: ACARAC
(26) Papur 5 - Archwilio Fetio Diogelwch ACARAC
(26) Papur 6 - Archwilio'r Gyflogres ACARAC (26) Papur 7 - Meddalwedd Drafftio
Deddfwriaeth 4.1
Cyflwynodd
Gareth y tri adroddiad a rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor ei fod yn fodlon ar ymatebion
y Bwrdd Rheoli. 4.2
Amlygodd
archwiliad y Gyflogres fod rheolaethau ar waith a'u bod yn gweithio'n
effeithiol, ond bod lle i wella polisïau a gweithdrefnau. Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf
i'r Pwyllgor mewn cyfarfodydd yn y dyfodol fel rhan o'i adroddiadau monitro
argymhellion. 4.3
Amlygodd
yr archwiliad o'r Meddalwedd Drafftio Deddfwriaeth rai materion hanesyddol o
ran arferion rheoli prosiect, ond canolbwyntiodd yr archwiliad ar brofiad y
defnyddiwr yn hytrach nag ar weithredu'r system. Defnyddiodd swyddogion yn y Comisiwn y system
yn dda. Mae'r contract ar y cyd â
Llywodraeth Cymru yn dod i ben yn 2017 a'r Llywodraeth a fydd yn penderfynu yn
y pen draw a gedwir y system ynteu ei hamnewid. 4.4
Roedd y
Pwyllgor yn fodlon ar yr adroddiad a chroesawodd yr amserlenni arfaethedig ar
gyfer gweithredu'r argymhellion a'r dylanwad posibl a allai fod gan swyddogion
ar grŵp y defnyddwyr. 4.5
Maent
hefyd yn cyfeirio at y ffaith bod swyddogion yn gwsmeriaid deallus ac at
archwilio pob opsiwn, gan gynnwys rhoi swyddogaethau di-graidd ar gontract
allanol. Esboniodd Dave fod y
Dadansoddwyr Busnes yn cymryd rhan yn gynnar ym mhroses y prosiect ond nid o
ran pennu manylebau atebion penodol.
Ategid y defnydd o wybodaeth ac arbenigedd mewnol gan ymchwil i'r farchnad
lle y bo hynny'n briodol. Byddai'r tîm
Caffael yn cynghori ar y fframwaith priodol cyn i achos busnes gael ei
baratoi. 4.6
Trafodwyd
yr archwiliad o Fetio Diogelwch yn helaeth.
Cadarnhaodd Gareth fod y rheolwyr wedi ymgysylltu'n gadarnhaol â'r archwiliad
a'u bod wedi derbyn yr argymhellion yn yr adroddiad. Camau gweithredu -
Byddai Dave yn cyflymu'r broses o roi'r argymhellion ar
gyfer archwiliad Fetio Diogelwch ar waith. -
Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am
weithredu'r holl argymhellion i'r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Ebrill cyfarfod
fel rhan o'r monitro argymhellion Archwilio Mewnol. -
Byddai Dave yn adolygu ffordd Llywodraeth Cymru o
atgyfnerthu gweithdrefnau fetio. |
|
Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Gwaith Achlysurol Arfaethedig Cofnodion: ACARAC
(26) Papur 8 – Strategaeth Archwilio Mewnol ddiwygiedig ar gyfer 2013-16 5.1
Croesawodd Eric yr wybodaeth ddiweddaraf gan Gareth a'i
longyfarch ar godi proffil Archwilio Mewnol yn y Comisiwn. Hoffai gael sicrwydd bod modd ystwytho'r
strategaeth gan ddibynnu ar flaenoriaethau.
Gofynnodd hefyd am grynodeb o adborth Penaethiaid Gwasanaethau a oedd yn
rhan o'r archwiliadau. 5.2
Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor am eglurhad ynghylch sut y byddai'r archwiliad
ar Well Ymgysylltu gyda Phobl Cymru yn ychwanegu gwerth gan nad oedd y mesur o
lwyddiant mor ddiriaethol ag y mae mewn meysydd eraill. Gwnaethant hefyd ail-bwysleisio pwysigrwydd
canolbwyntio ar y Gyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad a gofynnwyd i Gareth ddisgrifio'r
archwiliad o'r Gwasanaeth Llywodraethu ac Archwilio. 5.3
Diolchodd Gareth i'r Pwyllgor am y sylwadau a chytunodd i
ddarparu rhagor o fanylion ym mis Ebrill, ynghyd â chrynodeb o'r sylwadau a
gafwyd gan Benaethiaid Gwasanaeth.
Byddai ei archwiliad o wasanaethau Llywodraethu ac Archwilio yn cynnwys
meincnodi yn erbyn sefydliadau eraill ac, o bosibl, canfod ffyrdd gwahanol o
ddarparu gwasanaethau. Camau
gweithredu -
Rhoi sylw i sylwadau'r Pwyllgor am Strategaeth Archwilio
Mewnol 2013-16 a chyflwyno fersiwn derfynol i'r Pwyllgor ym mis Ebrill. Gan gynnwys: o
hyblygrwydd a sut y gellir adnewyddu'r cynllun, o
ffocws cytbwys ar feysydd busnes, o
amserlen fanwl ar gyfer 2014-15. -
Cynnwys adborth gan noddwyr
archwilio yn Adroddiad Blynyddol yr Archwiliad Mewnol. |
|
Amlinelliad o'r gwaith archwilio ar gyfer Datganiadau Ariannol 2014-15 Cofnodion: ACARAC (26) Papur 9 – Amlinelliad Archwilio
Blynyddol 6.1
Cyfarfu Eric, Gareth, Nicola a chynrychiolwyr newydd
Swyddfa Archwilio Cymru, Ann-Marie Harkin a Matthew Coe, ym mis Ionawr, a
byddant yn cyfarfod yn rheolaidd.
Cytunwyd y byddai'r Amlinelliad draft o'r Archwiliad yn cael ei drafod
yn gynharach, yng nghyfarfodydd mis Tachwedd.
Byddent hefyd yn trafod yr amserlen ar gyfer adolygu cyfrifon interim
mewn cyfarfod yn y dyfodol. 6.2
Esboniodd Ann-Marie eu cynlluniau ar gyfer ymgymryd â
gwaith archwilio eleni, a fyddai'n cynnwys prawf ychwanegol o dreuliau
Aelodau'r Cynulliad. Digyfnewid oedd y
ffi a arfaethwyd ar gyfer 2015, a byddai'r ffi yn newid yn unol ag unrhyw newidiadau
yn yr amser a gymerasid i gwblhau gwaith. 6.3
Cadarnhaodd Nicola, gan fod cynllun archwilio 2014-15
ddod i law, ei bod yn creu amserlen fanwl i sicrhau bod staff yn ei thîm yn
gweithio i gyflwyno'r cynllun archwilio erbyn y dyddiadau allweddol. |
|
Yr wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru am unrhyw faterion eraill Cofnodion: 7.1
Cadarnhaodd Matthew fod yr archwiliad interim wedi'i
gwblhau i raddau helaeth ac na nodwyd pryderon sylweddol. O ganlyniad, nid oedd dim cynlluniau i
gyhoeddi Llythyr Rheoli interim. |
|
Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth Cofnodion: ACARAC (26) Papur 10 - Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth 8.1
Croesawodd y Pwyllgor y ddogfen gynhwysfawr hon, gan ei
bod yn dwyn polisïau gwahanol a dogfennau canllaw sy'n ymwneud â llywodraethu
gwybodaeth ynghyd yn un fframwaith. 8.2
Diolchodd Dave i Alison Rutherford (Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth) am yr
adroddiad cryno. Mae'r fframwaith yn
nodi rolau a chyfrifoldebau yn glir, ac mae'n cyfeirio staff at ffynonellau
penodol ar gyfer gwybodaeth. Roedd yr
adolygiadau o'r Cofrestri Asedau Gwybodaeth, a gynhelir ddwywaith y flwyddyn,
wedi pwysleisio cyfrifoldeb Penaethiaid Gwasanaethau. Hefyd, roedd llwybrau uwchgyfeirio clir ar
gyfer risgiau gwybodaeth sy'n dod i'r amlwg.
Byddai Dave yn sicrhau bod y ddogfen yn cael ei chyhoeddi a'i hysbysebu
yn fewnol ar ôl i'r Bwrdd Rheoli ei chymeradwyo. |
|
Yr wybodaeth ddiweddaraf am gyllideb 2014-15 Cofnodion: ACARAC (26) Papur 11 - Yr wybodaeth
ddiweddaraf am gyllideb 2014-15 9.1
Llongyfarchodd y Pwyllgor Nicola ar sefyllfa'r gyllideb
ac amlygodd yr arbedion Gwerth am Arian a chanlyniadau perfformiad talu
prydlon. 9.2
Dywedodd Nicola wrth yr aelodau i'r Gyllideb Atodol gael
ei gosod ar 2 Chwefror i wneud yn iawn am y diffyg yng nghronfa bensiwn
Aelodau'r Cynulliad. Roedd Cadeirydd y
Pwyllgor Cyllid wedi gofyn am wybodaeth bellach am yr elfen gyfalaf yn y
gyllideb ac roedd Nicola wrthi'n paratoi ymateb. |
|
Yr wybodaeth ddiweddaraf am brosiect Coda - Sicrwydd ynghylch Cydnerthedd Cofnodion: ACARAC (26)
Papur 12 - system cyllid Coda - Sicrwydd ynghylch Cydnerthedd 10.1
Pwrpas amcanion Nicola oedd rhoi sicrwydd Pwyllgor fod y
system gyllid yn parhau i fod yn addas at y diben ac y byddai'n cael ei
rheoli'n briodol hyd nes y'i hamnewidir yn ôl y disgwyl. 10.2
Yn ei hymateb i'r ymholiadau am yr achos busnes dros system
newydd, esboniodd Nicola na fyddai system newydd yn seiliedig ar gyflawni
arbedion effeithlonrwydd gan y byddai'r amser a ryddheid trwy newid prosesau yn
cael ei ddefnyddio i gynyddu'r gwasanaethau gwerth ychwanegol y mae'r tîm
Cyllid yn eu cynnig i'r sefydliad. Roedd
y Dadansoddwyr Busnes yn gweithio gyda'r tîm a chwsmeriaid yn y sefydliad i
gasglu'r gofynion a'r cyfleoedd ar gyfer newidiadau proses. Amlygodd Nicola bod rhaid wrth atebion
gweithio o gwmpas problem a rhaid trin data mewn taenlenni ar hyn o bryd er
mwyn cynhyrchu adroddiadau ystyrlon i'r Bwrdd Rheoli. 10.3
Cadarnhaodd Nicola fod KPMG wedi datblygu achos busnes,
ei bod wedi dilyn model 5 achos
Trysorlys EM, a'i bod wedi cael sawl trafodaeth â rhanddeiliaid mewnol, gan
gynnwys Caffaeliad, Cymorth Busnes yr Aelodau a TGCh ynghylch cwmpas y
prosiect. Roedd hyn wedi cynnwys
ymchwilio i botensial platfform Sharepoint a System gyllid Microsoft , a oedd
wedi helpu i fynd i'r afael â'r pryder ynghylch ymgyfarwyddo â'r diweddaraf o
ran capasiti systemau cyllid. Yn
ogystal, mae adolygiad Archwiliad Mewnol eisoes yn rhan o'r broses. 10.4
Roedd yr achos busnes i fod i gael ei gyflwyno i'r Bwrdd
Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Mawrth. 10.5
Anogodd yr Aelodau Nicola a thîm y prosiect yn
gyffredinol i ddefnyddio unrhyw wersi a ddysgwyd o brosiectau blaenorol. Roedd y Pwyllgor yn ddiolchgar am y gwaith
hyd yn hyn, ond pwysleisiodd yr angen i Nicola weithio â'i chyd gyfarwyddwyr
mewn sefydliadau eraill ac ymweld â safleoedd eraill er mwyn cyfeirio atynt er
mwyn i hynny fod yn sail i benderfyniad yn y dyfodol. |
|
Polisïau cyfrifyddu: llinell amser a phroses Cofnodion: ACARAC (26) Papur 13 - Polisïau cyfrifyddu - adolygiad
blynyddol 11.1
Cafodd y Pwyllgor yr wybodaeth ddiweddaraf am adolygiad
2014-15 o bolisïau cyfrifyddu. Adolygwyd y newidiadau allanol a mewnol i
sicrhau perthnasedd parhaus wrth gefnogi busnes y Cynulliad. 11.2
Soniodd Nicola fod Swyddfa Archwilio Cymru heb gadarnhau'r datgeliad i TGCh
ar gyfer y driniaeth arfaethedig o asedau, ond bod trafodaethau ar y gweill
eto. Nododd y Pwyllgor yr hyfforddiant
a'r canllawiau a gynigir i reolwyr asedau. Gofynnodd Eric i'r eitem hon gael ei
hychwanegu at Flaenraglen Waith y Pwyllgor yn flynyddol. Camau gweithredu -
Roedd y tîm Clercio i ychwanegu adolygu polisïau
cyfrifyddu fel eitem flynyddol i'r Flaenraglen Waith. |
|
Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol Cofnodion: ACARAC
(26) Papur 14 - Adroddiad ar risgiau corfforaethol ACARAC
(26) Papur 14 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol ACARAC
(26) Papur 14 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol sydd wedi eu nodi 12.1
Gofynnodd Eric i Dave ganolbwyntio ar feysydd penodol yn
ei ddiweddariad, sef y risg o ran fetio diogelwch, yr ymarfer Parhad Busnes, a
Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau. 12.2
Awgrymodd Angela y gallai swyddogion ystyried cynnwys dwy
risg ar lefel gorfforaethol: a.
y posibiliad o niwed i enw da oherwydd penderfyniadau yn San Steffan
ynghylch newid cyfansoddiadol; a b.
Risgiau diogelwch, gan gofio'r archwiliad o Fetio
Diogelwch a risgiau diogelwch ehangach o ystyried lefelau bygythiad uwch y DU. 12.3
Ymatebodd Dave fel a ganlyn: i)
Risg sefydlog yw
diogelwch (h.y. mae sefydliadau'n ei hwynebu bob amser) a byddai'r Bwrdd Rheoli
yn cytuno ar y ffordd orau o ganfod a monitro risgiau sefydlog a materion i'w
dal a'u monitro. Byddai hyn yn cael ei rannu
â'r Pwyllgor. Yn y cyfamser, mae risgiau
diogelwch yn cael eu rheoli ar lefel gwasanaeth. ii)
Trafodwyd risgiau
Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau yn ddiweddar gan y Bwrdd Rheoli a chan Fwrdd y
Cyfarwyddwyr. Teimlwyd nad oedd angen rheoli'r
risg ar lefel gorfforaethol oherwydd y rheolaethau cryfach a'r gweithredu
parhaus o drefniadau llywodraethu. O ran capasiti, roedd trefniadau
llywodraethu hefyd wedi galluogi i Benaethiaid Gwasanaethau fod yn hyderus wrth
drefnu adnoddau i brosiectau. Cytunodd
Dave i roi crynodeb o'r gwelliannau yn y llywodraethau rhaglenni a phrosiectau
yng nghyfarfod mis Ebrill. iii)
Trefnwyd ymarfer
Parhad Busnes corfforaethol ar gyfer 24 Ebrill, ond ni chadarnhawyd y sefyllfaoedd yr adeg honno. 12.4
Ymatebodd Claire i'r pwyntiau ar y cynnydd yn y risgiau parthed
penderfyniadau San Steffan a diogelwch, a nododd y byddai'n adolygu, gyda'r
Bwrdd Rheoli, a ddylid ychwanegu'r rhain at y Gofrestr Risgiau
Corfforaethol. Camau gweithredu -
Crynhoi proffil risg fetio diogelwch, gan gynnwys risgiau
sy'n gysylltiedig â gweithredu argymhellion Archwilio Mewnol. -
Byddai'r tîm Clercio yn rhoi eitem ar yr agenda i ddod er
mwyn trafod risgiau diogelwch yn fanwl. -
Rhoddodd Dave yr wybodaeth ddiweddaraf am welliannau i
lywodraethu Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau yng nghyfarfod mis Ebrill. |
|
Adolygiad o fframwaith sicrwydd Comisiwn y Cynulliad Cofnodion: ACARAC (26) Papur 15 – Fframwaith Sicrwydd Comisiwn y
Cynulliad, papur eglurhaol ACARAC (26) Papur 15 - Fframwaith Sicrwydd Cynulliad
Cenedlaethol Cymru gyda statws RAG - diagram ACARAC (26) Papur 15 - Atodiad A - mapio manwl o
ffynonellau sicrwydd ACARAC (26) Papur 15 - Atodiad B - cysylltiadau'r
Fframwaith Sicrwydd â Risg Capasiti Corfforaethol ACARAC (26) Papur 15 - Atodiad C - cwmpas ACARAC Tachwedd
2013-Tachwedd 2014 13.1
Croesawodd y Pwyllgor y darn hwn o waith rhagorol. Canmolwyd yr ymarferiad mapio o gysylltu â
risgiau corfforaethol a'r dadansoddiad o'r bylchau. Anogodd yr Aelodau i swyddogion gynnwys cydweithio
allanol, adolygiadau cymheiriaid allanol, ac adolygu'r fframwaith yn barhaus er
mwyn dilysu trefniadau sicrwydd a chryfhau yr ychydig ffynonellau sicrwydd
'ambr'. 13.2
Gofynnodd yr Aelodau a gânt wybod pan fyddai'r fframwaith
yn cael ei ddefnyddio yn y dyfodol ac a gâi lefel yr adnoddau a neilltuir i
sicrhau bod y statws RAG yn gyffredinol yn parhau yn Wyrdd ei fonitro. 13.3
Diolchodd Claire i'r Pwyllgor am y sylwadau ac i'r tîm
Llywodraethu ac Archwilio am gynhyrchu darn gwerthfawr o waith. Byddai'n sicrhau y cedwid y cydbwysedd cywir
o ran adnoddau priodol ar gyfer lefel y risg.
|
|
Trafod materion ar gyfer adroddiad blynyddol y Pwyllgor Cofnodion: ACARAC (26)
Papur 16 - Paratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol 2014-15 y Pwyllgor 14.1
Gofynnodd y Cadeirydd am gyfeiriadau at yr eitemau
canlynol yn yr adroddiad blynyddol: rheoli rhaglenni a phrosiectau a rhaglenni
newid allweddol; cynllunio capasiti; y fframwaith sicrwydd; rheoli risg;
datblygiadau archwilio mewnol; rolau estynedig aelodau'r Pwyllgor; arolwg
effeithiolrwydd; camau gweithredu a meysydd ffocws yn adroddiad 2013-14. Hefyd, gofynnodd i Swyddfa Archwilio Cymru
ystyried cynnwys elfennau o flaengynllunio.
Byddai drafft yn cael ei gylchredeg y tu allan i'r Pwyllgor a'i drafod
yn y cyfarfod ym mis Ebrill. Camau gweithredu -
Eric a'r tîm clercio i
ddrafftio a chylchredeg Adroddiad Blynyddol ACARAC y tu allan i'r Pwyllgor a
chyflwyno drafft ar gyfer ei gymeradwyo yng nghyfarfod mis Ebrill. |
|
Adolygu cylch gorchwyl y Pwyllgor Cofnodion: ACARAC (26) Papur 17 - Papur Esboniadol a Chylch
Gorchwyl 2013-14 15.1
Byddai Cylch Gorchwyl diwygiedig yn cael ei ddosbarthu
cyn cyfarfod mis Ebrill i aelodau ei gymeradwyo. Byddai'n cynnwys teitlau swyddi newydd y rhai
sy'n dod i'r cyfarfod, cyflwyniad blynyddol Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn
y Cynulliad, a'r drafodaeth o grynodebau ymadael a rhaglenni newid allweddol. Camau gweithredu -
Y tîm Clercio i ddrafftio a
chylchredeg Cylch Gorchwyl ACARAC i'w gytuno y tu allan i'r Pwyllgor. |
|
Barn archwiliwyr allanol ar effeithiolrwydd y pwyllgor Cofnodion: 16.1 Cytunodd
y Pwyllgor i ohirio'r eitem hon tan fis Ebrill. |
|
Hyrwyddo cydweithredu rhwng archwilwyr a chyrff adolygu eraill Cofnodion: 17.1
Byddai Gareth yn cyflwyno protocol gweithio gyda Swyddfa
Archwilio Cymru yng nghyfarfod mis Ebrill, a hynny'n dynodi rhai
diweddariadau. Gofynnodd y Cadeirydd i
Gareth hefyd ystyried a chrynhoi ffynonellau o sicrwydd allanol, neu
ffynonellau posibl, i ategu'r rhai a nodir yn y Fframwaith Sicrwydd. Camau gweithredu -
Gareth i grynhoi ffynonellau,
neu ffynonellau posibl, o sicrwydd allanol. |
|
Papurau i'w nodi ac unrhyw fater arall Cofnodion: ACARAC (26) Papur 18 - Crynodeb o'r ymadawiadau ACARAC (26) Papur 19 - Y flaenraglen waith ACARAC (26) Papur 20 - Cynllunio Capasiti a
Recriwtio 18.1 Nododd y
ddau achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol. 18.2 Byddai'r
tîm Clercio yn diweddaru'r Flaenraglen Waith er mwyn adlewyrchu strategaeth a
strategaeth cynllunio busnes y Comisiwn, gweithgarwch y rhaglen newid, a'r farn
archwilio allanol ar effeithiolrwydd y Pwyllgor. Byddai'r Cadeirydd a'r tîm Clercio yn
ystyried strwythur cyfarfodydd y dyfodol ac ymgynghori ag aelodau'r Pwyllgor. 18.3 Yn ei
ymateb i ymholiad Hugh, cytunodd Gareth i gynnwys manylion am yr asesiad mewnol
o wasanaethau Archwilio Mewnol yn ei Adroddiad Blynyddol a Barn. 18.4 Cytunodd
y Pwyllgor i ddychwelyd at y papur ar Gynllunio Capasiti a Recriwtio fel eitem
agenda ym mis Ebrill. Nododd y Cadeirydd
y cynnydd da o ran gweithredu argymhellion Archwilio Mewnol. 18.5 Daeth y
Cadeirydd â'r cyfarfod i ben drwy ddiolch i bawb am eu papurau a'u cyfraniadau. Camau gweithredu -
Clercio tîm i ddiweddaru'r Flaenraglen Waith fel yr
amlinellir ym mharagraff 18.2. -
Gareth i rannu manylion hunanasesiad yr Archwilio Mewnol
(mewn perthynas â'r cylch asesu allanol 5 mlynedd) - bydd hyn yn cael ei
gynnwys yn Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol. -
Rhoi cynllunio capasiti a recriwtio ar yr agenda ar gyfer cyfarfod mis
Ebrill. Sesiwn breifat Cynhaliwyd sesiwn breifat gydag aelodau'r Pwyllgor, gyda
Gareth yn bresennol. Nid ysgrifennwyd cofnodion. |