Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes  Deputy Clerk: Buddug Saer

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau buddiant

Cofnodion:

1.1        Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a llongyfarchodd Dave Tosh ar ei benodiad yn Gyfarwyddwr Adnoddau yn barhaol a Nicola Callow ar ei phenodiad yn Gyfarwyddwr Cyllid.  Croesawodd hefyd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe, y cynrychiolwyr newydd o Swyddfa Archwilio Cymru.

1.2     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

 

 

2.

Cofnodion y cyfarfod ar 10 Tachwedd, y camau i'w cymryd a'r materion a oedd yn codi

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Tachwedd 2014              

ACARAC (26) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1     Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Tachwedd 2014 yn gywir a rhoes swyddogion yr wybodaeth diweddaraf ganlynol ar y camau gweithredu sy'n weddill.

2.2     4.2c Asedau Sefydlog  - Cadarnhaodd Nicola bod y dasg o dagio 1,700 o eitemau wedi cyrraedd 90%, a disgwylir cwblhau'r gwaith ar y 10% arall erbyn diwedd mis Chwefror.

2.3     4.6 Recriwtio - Tynnodd Dave sylw'r Pwyllgor at bapur 20 am ragor o wybodaeth a chadarnhaodd fod y Ddogfen Awdurdodi Recriwtio yn cael ei defnyddio.  Cytunodd y Pwyllgor i ddod yn ôl at y papur Cynllunio Capasiti a Recriwtio yng nghyfarfod mis Ebrill. 

2.4     4.12 Prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol - Dywedodd Eric wrth y Pwyllgor am ei ymweliad â Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 10 Rhagfyr lle y trafodwyd y Ddogfen Dechrau Prosiect ar gyfer cam 2 o brosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres.  Er bod yr elfen ddwyieithog o yn aros yn anorffenedig ers cam 1, disgwylir cynllun profi cadarn ar gyfer cam 2.  Cymeradwyodd y Cadeirydd y llywodraethu a'r diwydrwydd dyladwy ar gyfer y prosiect.

2.5     5.0 Archwiliad Allanol - argymhellion yn y Llythyr Rheoli.  Cadarnhaodd Nicola fod dau eitem heb eu cwblhau yr adeg y trafododd y Pwyllgor y Llythyr Rheoli ym mis Tachwedd, sef profi TGCh a chysoni Coda â Folding Space.  Yn ogystal, rhoes Nicola'r wybodaeth ddiweddaraf ganlynol am sefyllfa'r ddwy eitem, a oedd wedi rhoi sicrwydd i'r Swyddfa Archwilio:

i)          cynhaliwyd y profion hacio ar wefan y Cynulliad, ac fe'u cynhelir drachefn yn rheolaidd;

ii)        ers i'r ganolfan ddata gael ei rheoli gan y Comisiwn, mae wedi cael ei chadw mewn cyflwr da. Gosodwyd system aerdymheru newydd a system larwm gweithredol, a llwyddodd y generadur mewn prawf straen ym mis Awst 2014; a

iii)      chwblhawyd y gwaith cysoni ar systemau Coda a Folding Space, ac mae'n digwydd yn barhaus bellach.  Yn benodol, roedd y tîm yn gweithio ar y gwaith cysoni diweddaraf ar gyfer y cyfnod a ddaeth i ben ar 31 Rhagfyr 2014 (dyddiad cyhoeddi 31 Mawrth 2015).  

2.6     9.1 Gwaith ymgysylltu parhaol y Comisiwn - Croesawodd Eric ddychweliad Angela Burns i'r Pwyllgor, sy'n bwysig o ran cynnal perthynas y Pwyllgor â Chomisiwn y Cynulliad.  Nodwyd y gweithgaredd ymgysylltu canlynol:

i)             Presenoldeb dau o Gomisiynwyr y Cynulliad ar gyfer cyflwyniad yng nghyfarfod ACARAC ym mis Tachwedd.

ii)           Mae'n fwriad gan Eric i gyflwyno unwaith eto Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf a thrafod risg a chynllunio sefyllfaoedd mewn cyfarfod y Comisiwn yn y dyfodol.

2.7     9.2 Ystyried canllawiau newydd  - Mae Gareth Watts ac Eric wedi adolygu canllawiau newydd a gynhyrchwyd gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol a Thrysorlys Ei Mawrhydi, a chafwyd nad oedd angen gwneud newidiadau.  Dywedodd y Cadeirydd fod proses hunanasesu y Pwyllgor yn gadarnach na'r hyn a awgrymir yn y canllawiau. 

2.8     9.2 Aelodau ACARAC yn cysylltu â thimau'r Comisiwn - Bydd Claire ac Eric yn parhau i  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 2.

3.

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 3 - Adroddiad cynnydd o ran Rhaglen Archwilio Mewnol 2014-15

ACARAC (26) Papur 4 – Argymhellion Archwilio Mewnol - Monitro

3.1     Rhoddodd Gareth Watts yr wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn rhaglen archwilio 2014-15.  Cytunodd y Pwyllgor fod cynnydd yn gadarnhaol ond awgrymodd y dylai Gareth sicrhau ffocws priodol ar Gyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad yng nghynllun archwilio 2015-16. 

 

4.

Yr Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddaraf

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 5 - Archwilio Fetio Diogelwch

ACARAC (26) Papur 6 - Archwilio'r Gyflogres

ACARAC (26) Papur 7 - Meddalwedd Drafftio Deddfwriaeth

4.1        Cyflwynodd Gareth y tri adroddiad a rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor ei fod yn fodlon ar ymatebion y Bwrdd Rheoli.

4.2        Amlygodd archwiliad y Gyflogres fod rheolaethau ar waith a'u bod yn gweithio'n effeithiol, ond bod lle i wella polisïau a gweithdrefnau.  Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor mewn cyfarfodydd yn y dyfodol fel rhan o'i adroddiadau monitro argymhellion. 

4.3        Amlygodd yr archwiliad o'r Meddalwedd Drafftio Deddfwriaeth rai materion hanesyddol o ran arferion rheoli prosiect, ond canolbwyntiodd yr archwiliad ar brofiad y defnyddiwr yn hytrach nag ar weithredu'r system.  Defnyddiodd swyddogion yn y Comisiwn y system yn dda.  Mae'r contract ar y cyd â Llywodraeth Cymru yn dod i ben yn 2017 a'r Llywodraeth a fydd yn penderfynu yn y pen draw a gedwir y system ynteu ei hamnewid.   

4.4        Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar yr adroddiad a chroesawodd yr amserlenni arfaethedig ar gyfer gweithredu'r argymhellion a'r dylanwad posibl a allai fod gan swyddogion ar grŵp y defnyddwyr.

4.5        Maent hefyd yn cyfeirio at y ffaith bod swyddogion yn gwsmeriaid deallus ac at archwilio pob opsiwn, gan gynnwys rhoi swyddogaethau di-graidd ar gontract allanol.  Esboniodd Dave fod y Dadansoddwyr Busnes yn cymryd rhan yn gynnar ym mhroses y prosiect ond nid o ran pennu manylebau atebion penodol.  Ategid y defnydd o wybodaeth ac arbenigedd mewnol gan ymchwil i'r farchnad lle y bo hynny'n briodol.  Byddai'r tîm Caffael yn cynghori ar y fframwaith priodol cyn i achos busnes gael ei baratoi.   

4.6        Trafodwyd yr archwiliad o Fetio Diogelwch yn helaeth.  Cadarnhaodd Gareth fod y rheolwyr wedi ymgysylltu'n gadarnhaol â'r archwiliad a'u bod wedi derbyn yr argymhellion yn yr adroddiad. 

Camau gweithredu

-       Byddai Dave yn cyflymu'r broses o roi'r argymhellion ar gyfer archwiliad Fetio Diogelwch ar waith.

-       Byddai Gareth yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am weithredu'r holl argymhellion i'r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Ebrill cyfarfod fel rhan o'r monitro argymhellion Archwilio Mewnol.

-       Byddai Dave yn adolygu ffordd Llywodraeth Cymru o atgyfnerthu gweithdrefnau fetio.

 

5.

Strategaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Gwaith Achlysurol Arfaethedig

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 8 – Strategaeth Archwilio Mewnol ddiwygiedig ar gyfer 2013-16

5.1     Croesawodd Eric yr wybodaeth ddiweddaraf gan Gareth a'i longyfarch ar godi proffil Archwilio Mewnol yn y Comisiwn.  Hoffai gael sicrwydd bod modd ystwytho'r strategaeth gan ddibynnu ar flaenoriaethau.  Gofynnodd hefyd am grynodeb o adborth Penaethiaid Gwasanaethau a oedd yn rhan o'r archwiliadau. 

5.2     Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor am eglurhad ynghylch sut y byddai'r archwiliad ar Well Ymgysylltu gyda Phobl Cymru yn ychwanegu gwerth gan nad oedd y mesur o lwyddiant mor ddiriaethol ag y mae mewn meysydd eraill.  Gwnaethant hefyd ail-bwysleisio pwysigrwydd canolbwyntio ar y Gyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad a gofynnwyd i Gareth ddisgrifio'r archwiliad o'r Gwasanaeth Llywodraethu ac Archwilio.    

5.3     Diolchodd Gareth i'r Pwyllgor am y sylwadau a chytunodd i ddarparu rhagor o fanylion ym mis Ebrill, ynghyd â chrynodeb o'r sylwadau a gafwyd gan Benaethiaid Gwasanaeth.  Byddai ei archwiliad o wasanaethau Llywodraethu ac Archwilio yn cynnwys meincnodi yn erbyn sefydliadau eraill ac, o bosibl, canfod ffyrdd gwahanol o ddarparu gwasanaethau.

Camau gweithredu

-       Rhoi sylw i sylwadau'r Pwyllgor am Strategaeth Archwilio Mewnol 2013-16 a chyflwyno fersiwn derfynol i'r Pwyllgor ym mis Ebrill.  Gan gynnwys:

o   hyblygrwydd a sut y gellir adnewyddu'r cynllun,

o   ffocws cytbwys ar feysydd busnes,

o   amserlen fanwl ar gyfer 2014-15.

-       Cynnwys adborth gan noddwyr archwilio yn Adroddiad Blynyddol yr Archwiliad Mewnol.

 

6.

Amlinelliad o'r gwaith archwilio ar gyfer Datganiadau Ariannol 2014-15

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 9 – Amlinelliad Archwilio Blynyddol

6.1        Cyfarfu Eric, Gareth, Nicola a chynrychiolwyr newydd Swyddfa Archwilio Cymru, Ann-Marie Harkin a Matthew Coe, ym mis Ionawr, a byddant yn cyfarfod yn rheolaidd.  Cytunwyd y byddai'r Amlinelliad draft o'r Archwiliad yn cael ei drafod yn gynharach, yng nghyfarfodydd mis Tachwedd.  Byddent hefyd yn trafod yr amserlen ar gyfer adolygu cyfrifon interim mewn cyfarfod yn y dyfodol.          

6.2        Esboniodd Ann-Marie eu cynlluniau ar gyfer ymgymryd â gwaith archwilio eleni, a fyddai'n cynnwys prawf ychwanegol o dreuliau Aelodau'r Cynulliad.  Digyfnewid oedd y ffi a arfaethwyd ar gyfer 2015, a byddai'r ffi yn newid yn unol ag unrhyw newidiadau yn yr amser a gymerasid i gwblhau gwaith.

6.3        Cadarnhaodd Nicola, gan fod cynllun archwilio 2014-15 ddod i law, ei bod yn creu amserlen fanwl i sicrhau bod staff yn ei thîm yn gweithio i gyflwyno'r cynllun archwilio erbyn y dyddiadau allweddol. 

 

7.

Yr wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru am unrhyw faterion eraill

Cofnodion:

7.1     Cadarnhaodd Matthew fod yr archwiliad interim wedi'i gwblhau i raddau helaeth ac na nodwyd pryderon sylweddol.  O ganlyniad, nid oedd dim cynlluniau i gyhoeddi Llythyr Rheoli interim.

 

8.

Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 10 - Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth

8.1        Croesawodd y Pwyllgor y ddogfen gynhwysfawr hon, gan ei bod yn dwyn polisïau gwahanol a dogfennau canllaw sy'n ymwneud â llywodraethu gwybodaeth ynghyd yn un fframwaith.

8.2        Diolchodd Dave i Alison Rutherford (Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth) am yr adroddiad cryno.  Mae'r fframwaith yn nodi rolau a chyfrifoldebau yn glir, ac mae'n cyfeirio staff at ffynonellau penodol ar gyfer gwybodaeth.  Roedd yr adolygiadau o'r Cofrestri Asedau Gwybodaeth, a gynhelir ddwywaith y flwyddyn, wedi pwysleisio cyfrifoldeb Penaethiaid Gwasanaethau.  Hefyd, roedd llwybrau uwchgyfeirio clir ar gyfer risgiau gwybodaeth sy'n dod i'r amlwg.  Byddai Dave yn sicrhau bod y ddogfen yn cael ei chyhoeddi a'i hysbysebu yn fewnol ar ôl i'r Bwrdd Rheoli ei chymeradwyo.     

 

9.

Yr wybodaeth ddiweddaraf am gyllideb 2014-15

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 11 - Yr wybodaeth ddiweddaraf am gyllideb 2014-15

9.1     Llongyfarchodd y Pwyllgor Nicola ar sefyllfa'r gyllideb ac amlygodd yr arbedion Gwerth am Arian a chanlyniadau perfformiad talu prydlon. 

9.2     Dywedodd Nicola wrth yr aelodau i'r Gyllideb Atodol gael ei gosod ar 2 Chwefror i wneud yn iawn am y diffyg yng nghronfa bensiwn Aelodau'r Cynulliad.  Roedd Cadeirydd y Pwyllgor Cyllid wedi gofyn am wybodaeth bellach am yr elfen gyfalaf yn y gyllideb ac roedd Nicola wrthi'n paratoi ymateb.   

 

10.

Yr wybodaeth ddiweddaraf am brosiect Coda - Sicrwydd ynghylch Cydnerthedd

Cofnodion:

       ACARAC (26) Papur 12 - system cyllid Coda - Sicrwydd ynghylch Cydnerthedd

10.1     Pwrpas amcanion Nicola oedd rhoi sicrwydd Pwyllgor fod y system gyllid yn parhau i fod yn addas at y diben ac y byddai'n cael ei rheoli'n briodol hyd nes y'i hamnewidir yn ôl y disgwyl. 

10.2    Yn ei hymateb i'r ymholiadau am yr achos busnes dros system newydd, esboniodd Nicola na fyddai system newydd yn seiliedig ar gyflawni arbedion effeithlonrwydd gan y byddai'r amser a ryddheid trwy newid prosesau yn cael ei ddefnyddio i gynyddu'r gwasanaethau gwerth ychwanegol y mae'r tîm Cyllid yn eu cynnig i'r sefydliad.  Roedd y Dadansoddwyr Busnes yn gweithio gyda'r tîm a chwsmeriaid yn y sefydliad i gasglu'r gofynion a'r cyfleoedd ar gyfer newidiadau proses.  Amlygodd Nicola bod rhaid wrth atebion gweithio o gwmpas problem a rhaid trin data mewn taenlenni ar hyn o bryd er mwyn cynhyrchu adroddiadau ystyrlon i'r Bwrdd Rheoli.

10.3    Cadarnhaodd Nicola fod KPMG wedi datblygu achos busnes, ei bod wedi dilyn  model 5 achos Trysorlys EM, a'i bod wedi cael sawl trafodaeth â rhanddeiliaid mewnol, gan gynnwys Caffaeliad, Cymorth Busnes yr Aelodau a TGCh ynghylch cwmpas y prosiect.  Roedd hyn wedi cynnwys ymchwilio i botensial platfform Sharepoint a System gyllid Microsoft , a oedd wedi helpu i fynd i'r afael â'r pryder ynghylch ymgyfarwyddo â'r diweddaraf o ran capasiti systemau cyllid.  Yn ogystal, mae adolygiad Archwiliad Mewnol eisoes yn rhan o'r broses.

10.4    Roedd yr achos busnes i fod i gael ei gyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Mawrth.

10.5    Anogodd yr Aelodau Nicola a thîm y prosiect yn gyffredinol i ddefnyddio unrhyw wersi a ddysgwyd o brosiectau blaenorol.  Roedd y Pwyllgor yn ddiolchgar am y gwaith hyd yn hyn, ond pwysleisiodd yr angen i Nicola weithio â'i chyd gyfarwyddwyr mewn sefydliadau eraill ac ymweld â safleoedd eraill er mwyn cyfeirio atynt er mwyn i hynny fod yn sail i benderfyniad yn y dyfodol.

 

11.

Polisïau cyfrifyddu: llinell amser a phroses

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 13 - Polisïau cyfrifyddu - adolygiad blynyddol

11.1    Cafodd y Pwyllgor yr wybodaeth ddiweddaraf am adolygiad 2014-15 o bolisïau cyfrifyddu. Adolygwyd y newidiadau allanol a mewnol i sicrhau perthnasedd parhaus wrth gefnogi busnes y Cynulliad.

11.2     Soniodd Nicola fod Swyddfa Archwilio Cymru heb gadarnhau'r datgeliad i TGCh ar gyfer y driniaeth arfaethedig o asedau, ond bod trafodaethau ar y gweill eto.  Nododd y Pwyllgor yr hyfforddiant a'r canllawiau a gynigir i reolwyr asedau. Gofynnodd Eric i'r eitem hon gael ei hychwanegu at Flaenraglen Waith y Pwyllgor yn flynyddol. 

Camau gweithredu

-        Roedd y tîm Clercio i ychwanegu adolygu polisïau cyfrifyddu fel eitem flynyddol i'r Flaenraglen Waith.

12.

Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 14 - Adroddiad ar risgiau corfforaethol 

ACARAC (26) Papur 14 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (26) Papur 14 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol sydd wedi eu nodi

12.1     Gofynnodd Eric i Dave ganolbwyntio ar feysydd penodol yn ei ddiweddariad, sef y risg o ran fetio diogelwch, yr ymarfer Parhad Busnes, a Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau. 

12.2    Awgrymodd Angela y gallai swyddogion ystyried cynnwys dwy risg ar lefel gorfforaethol:

a.    y posibiliad o niwed i enw da oherwydd penderfyniadau yn San Steffan ynghylch newid cyfansoddiadol; a

b.   Risgiau diogelwch, gan gofio'r archwiliad o Fetio Diogelwch a risgiau diogelwch ehangach o ystyried lefelau bygythiad uwch y DU.

12.3    Ymatebodd Dave fel a ganlyn:

i)             Risg sefydlog yw diogelwch (h.y. mae sefydliadau'n ei hwynebu bob amser) a byddai'r Bwrdd Rheoli yn cytuno ar y ffordd orau o ganfod a monitro risgiau sefydlog a materion i'w dal a'u monitro.  Byddai hyn yn cael ei rannu â'r Pwyllgor.  Yn y cyfamser, mae risgiau diogelwch yn cael eu rheoli ar lefel gwasanaeth.

ii)           Trafodwyd risgiau Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau yn ddiweddar gan y Bwrdd Rheoli a chan Fwrdd y Cyfarwyddwyr.  Teimlwyd nad oedd angen rheoli'r risg ar lefel gorfforaethol oherwydd y rheolaethau cryfach a'r gweithredu parhaus o drefniadau llywodraethu. O ran capasiti, roedd trefniadau llywodraethu hefyd wedi galluogi i Benaethiaid Gwasanaethau fod yn hyderus wrth drefnu adnoddau i brosiectau.  Cytunodd Dave i roi crynodeb o'r gwelliannau yn y llywodraethau rhaglenni a phrosiectau yng nghyfarfod mis Ebrill.

iii)          Trefnwyd ymarfer Parhad Busnes corfforaethol ar gyfer 24 Ebrill, ond ni chadarnhawyd y sefyllfaoedd yr adeg honno.   

12.4    Ymatebodd Claire i'r pwyntiau ar y cynnydd yn y risgiau parthed penderfyniadau San Steffan a diogelwch, a nododd y byddai'n adolygu, gyda'r Bwrdd Rheoli, a ddylid ychwanegu'r rhain at y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. 

Camau gweithredu

-        Crynhoi proffil risg fetio diogelwch, gan gynnwys risgiau sy'n gysylltiedig â gweithredu argymhellion Archwilio Mewnol.

-        Byddai'r tîm Clercio yn rhoi eitem ar yr agenda i ddod er mwyn trafod risgiau diogelwch yn fanwl.

-        Rhoddodd Dave yr wybodaeth ddiweddaraf am welliannau i lywodraethu Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau yng nghyfarfod mis Ebrill.

13.

Adolygiad o fframwaith sicrwydd Comisiwn y Cynulliad

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 15 – Fframwaith Sicrwydd Comisiwn y Cynulliad, papur eglurhaol

ACARAC (26) Papur 15 - Fframwaith Sicrwydd Cynulliad Cenedlaethol Cymru gyda statws RAG - diagram

ACARAC (26) Papur 15 - Atodiad A - mapio manwl o ffynonellau sicrwydd

ACARAC (26) Papur 15 - Atodiad B - cysylltiadau'r Fframwaith Sicrwydd â Risg Capasiti Corfforaethol

ACARAC (26) Papur 15 - Atodiad C - cwmpas ACARAC Tachwedd 2013-Tachwedd 2014

13.1    Croesawodd y Pwyllgor y darn hwn o waith rhagorol.  Canmolwyd yr ymarferiad mapio o gysylltu â risgiau corfforaethol a'r dadansoddiad o'r bylchau.  Anogodd yr Aelodau i swyddogion gynnwys cydweithio allanol, adolygiadau cymheiriaid allanol, ac adolygu'r fframwaith yn barhaus er mwyn dilysu trefniadau sicrwydd a chryfhau yr ychydig ffynonellau sicrwydd 'ambr'.

13.2    Gofynnodd yr Aelodau a gânt wybod pan fyddai'r fframwaith yn cael ei ddefnyddio yn y dyfodol ac a gâi lefel yr adnoddau a neilltuir i sicrhau bod y statws RAG yn gyffredinol yn parhau yn Wyrdd ei fonitro.

13.3    Diolchodd Claire i'r Pwyllgor am y sylwadau ac i'r tîm Llywodraethu ac Archwilio am gynhyrchu darn gwerthfawr o waith.  Byddai'n sicrhau y cedwid y cydbwysedd cywir o ran adnoddau priodol ar gyfer lefel y risg. 

 

14.

Trafod materion ar gyfer adroddiad blynyddol y Pwyllgor

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 16 - Paratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol 2014-15 y Pwyllgor

14.1        Gofynnodd y Cadeirydd am gyfeiriadau at yr eitemau canlynol yn yr adroddiad blynyddol: rheoli rhaglenni a phrosiectau a rhaglenni newid allweddol; cynllunio capasiti; y fframwaith sicrwydd; rheoli risg; datblygiadau archwilio mewnol; rolau estynedig aelodau'r Pwyllgor; arolwg effeithiolrwydd; camau gweithredu a meysydd ffocws yn adroddiad 2013-14.  Hefyd, gofynnodd i Swyddfa Archwilio Cymru ystyried cynnwys elfennau o flaengynllunio.  Byddai drafft yn cael ei gylchredeg y tu allan i'r Pwyllgor a'i drafod yn y cyfarfod ym mis Ebrill. 

Camau gweithredu

-       Eric a'r tîm clercio i ddrafftio a chylchredeg Adroddiad Blynyddol ACARAC y tu allan i'r Pwyllgor a chyflwyno drafft ar gyfer ei gymeradwyo yng nghyfarfod mis Ebrill.

 

15.

Adolygu cylch gorchwyl y Pwyllgor

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 17 - Papur Esboniadol a Chylch Gorchwyl 2013-14

15.1    Byddai Cylch Gorchwyl diwygiedig yn cael ei ddosbarthu cyn cyfarfod mis Ebrill i aelodau ei gymeradwyo.  Byddai'n cynnwys teitlau swyddi newydd y rhai sy'n dod i'r cyfarfod, cyflwyniad blynyddol Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad, a'r drafodaeth o grynodebau ymadael a rhaglenni newid allweddol.

Camau gweithredu

-       Y tîm Clercio i ddrafftio a chylchredeg Cylch Gorchwyl ACARAC i'w gytuno y tu allan i'r Pwyllgor.

 

16.

Barn archwiliwyr allanol ar effeithiolrwydd y pwyllgor

Cofnodion:

16.1     Cytunodd y Pwyllgor i ohirio'r eitem hon tan fis Ebrill.

 

17.

Hyrwyddo cydweithredu rhwng archwilwyr a chyrff adolygu eraill

Cofnodion:

17.1     Byddai Gareth yn cyflwyno protocol gweithio gyda Swyddfa Archwilio Cymru yng nghyfarfod mis Ebrill, a hynny'n dynodi rhai diweddariadau.  Gofynnodd y Cadeirydd i Gareth hefyd ystyried a chrynhoi ffynonellau o sicrwydd allanol, neu ffynonellau posibl, i ategu'r rhai a nodir yn y Fframwaith Sicrwydd.

Camau gweithredu

-       Gareth i grynhoi ffynonellau, neu ffynonellau posibl, o sicrwydd allanol.

 

18.

Papurau i'w nodi ac unrhyw fater arall

Cofnodion:

ACARAC (26) Papur 18 - Crynodeb o'r ymadawiadau

ACARAC (26) Papur 19 - Y flaenraglen waith

ACARAC (26) Papur 20 - Cynllunio Capasiti a Recriwtio

 

18.1 Nododd y ddau achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.

18.2 Byddai'r tîm Clercio yn diweddaru'r Flaenraglen Waith er mwyn adlewyrchu strategaeth a strategaeth cynllunio busnes y Comisiwn, gweithgarwch y rhaglen newid, a'r farn archwilio allanol ar effeithiolrwydd y Pwyllgor.  Byddai'r Cadeirydd a'r tîm Clercio yn ystyried strwythur cyfarfodydd y dyfodol ac ymgynghori ag aelodau'r Pwyllgor.

18.3 Yn ei ymateb i ymholiad Hugh, cytunodd Gareth i gynnwys manylion am yr asesiad mewnol o wasanaethau Archwilio Mewnol yn ei Adroddiad Blynyddol a Barn. 

18.4 Cytunodd y Pwyllgor i ddychwelyd at y papur ar Gynllunio Capasiti a Recriwtio fel eitem agenda ym mis Ebrill.  Nododd y Cadeirydd y cynnydd da o ran gweithredu argymhellion Archwilio Mewnol.

18.5 Daeth y Cadeirydd â'r cyfarfod i ben drwy ddiolch i bawb am eu papurau a'u cyfraniadau.

Camau gweithredu

-        Clercio tîm i ddiweddaru'r Flaenraglen Waith fel yr amlinellir ym mharagraff 18.2.

-       Gareth i rannu manylion hunanasesiad yr Archwilio Mewnol (mewn perthynas â'r cylch asesu allanol 5 mlynedd) - bydd hyn yn cael ei gynnwys yn Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol.

-       Rhoi cynllunio capasiti a recriwtio ar yr agenda ar gyfer cyfarfod mis Ebrill.

Sesiwn breifat

Cynhaliwyd sesiwn breifat gydag aelodau'r Pwyllgor, gyda Gareth yn bresennol. Nid ysgrifennwyd cofnodion.