Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau buddiant Cofnodion: 1.1
Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Byddai’r Pwyllgor yn trafod newidiadau
cyfansoddiadol felly dywedodd ei fod yn datgan buddiant yn y cyswllt hwnnw gan ei
fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol o’r Rhaglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol. 1.2
Ni chafwyd datganiadau
eraill o fuddiant. |
|
Cofnodion y cyfarfod ar 9 Chwefror, y camau i'w cymryd a'r materion a oedd yn codi Cofnodion: ACARAC (27) Papur 1 - Cofnodion 9 Chwefror 2015 ACARAC (27) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd 2.1
Cytunwyd ar gofnodion y
cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Chwefror 2015 a rhoddodd swyddogion y wybodaeth a
ganlyn am y camau nad ydynt wedi’u cymryd eto.
2.2
Rhoddodd Claire Clancy
wybodaeth am y rhaglen newid strategol i
baratoi at y Pumed Cynulliad. Roedd dull canoledig o weithio, gan barhau i
weithredu fel arfer, yn cael ei fabwysiadu a nodwyd nifer o ffrydiau gwaith.
Roedd y dull hwn o weithredu wedi’i drafod o ran egwyddor gyda Chomisiwn y
Cynulliad. 2.3
Wrth werthuso cyfnod
pontio’r Pedwerydd Cynulliad, gwelwyd y dylid mabwysiadau dulliau mwy hwylus o
weithredu. Cytunodd Claire i ddosbarthu manylion ffrydiau gwaith y Pumed
Cynulliad i aelodau ACARAC (cwblhawyd).
2.4
Byddai’r holl gamau eraill
i’w cymryd yn cael eu trafod fel eitemau ar yr agenda yn y cyfarfod hwn, neu
mewn cyfarfodydd yn y dyfodol. |
|
Adroddiad Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC (27)
Papur 3 - Adroddiad Cynnydd y Rhaglen Archwilio Mewnol 2014-15 ACARAC (27)
Papur 4 – Monitro Argymhellion Archwilio Mewnol ACARAC (27)
Papur 5 – Strategaeth Archwilio Mewnol 2013-16 3.1
Roedd Gareth Watts wedi cwblhau ei raglen waith ar gyfer 2014-15 a
chanolbwyntiodd ar y cynnydd da a wnaed o ran argymhellion 2014-15. 3.2
Holodd y Pwyllgor ynghylch archwiliad cyfrifon
taladwy Data Analytics na roddwyd sgôr cwblhau iddo. Cadarnhaodd
Gareth nad oedd ganddo unrhyw bryderon ynghylch cywirdeb y data na’r perygl o
ran twyll. 3.3
Gofynnwyd hefyd am fanylion cynllun Gareth i archwilio System Gyfrifyddu’r Adran Gyllid. Cadarnhaodd Nicola Callow
a Gareth y byddai pob prosiect a sefydlwyd yn cael ei ychwanegu at ei raglen
waith. Roedd Nicola wedi cael sylwadau gwerthfawr ar yr achos busnes gan TIAA.
Byddai hefyd yn adolygu’r fenter gyda
Keith Baldwin. 3.4
Cadarnhaodd Gareth y byddai’n cynnwys ei weledigaeth ar gyfer rôl Archwilio
Mewnol yn y Cynulliad fel rhan o’i flaenraglen waith. Byddai hefyd yn trafod yr
archwiliad, Ymgysylltu’n Well, gyda’r Pennaeth Cyfathrebu gan holi a ellid
cyflwyno’r adroddiad ynghynt. 3.5
Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei strategaeth ddiwygiedig gan groesawu
ei hyblygrwydd, yn enwedig y sylw cynyddol roedd yn ei roi i feysydd yn ymwneud
â Busnes y Cynulliad. 3.6
Yna cafodd y Pwyllgor wybodaeth gan Mike Snook am archwiliad Fetio’r Tîm
Diogelwch. Roedd ei dîm wedi nodi’r gweithwyr hynny roedd angen eu fetio at
ddibenion diogelwch (SC) ac roedd wedi bod yn gweithio i sicrhau y byddent i
gyd wedi’u fetio erbyn dechrau toriad yr haf ym mis Gorffennaf 2015. 3.7
O ran clirio gweithwyr ar lefel is (CTC), roedd y trafodaethau â’r undebau
llafur yn parhau a dylid cwblhau’r broses fetio erbyn mis Mai 2016. Roedd Mike
a Dave Tosh hefyd wedi siarad â Llywodraeth Cymru am eu dull o weithredu. 3.8
Sicrhawyd aelodau’r Pwyllgor bod cysylltiadau agos â Heddlu De Cymru ond
holwyd a oedd yr holl wybodaeth yn cael ei rhannu â swyddogion y Cynulliad ar
yr adegau priodol. 3.9
Cadarnhaodd Dave fod Heddlu De Cymru wedi cyfrannu’n sylweddol at y
trafodaethau diweddaraf ac roeddent yn darparu gwybodaeth i Gomisiwn y
Cynulliad. Byddai Comisiwn y Cynulliad yn trafod diogelwch yn gyffredinol yn eu
cyfarfod ar 23 Ebrill. 3.10 At ei gilydd,
roedd aelodau’r Pwyllgor ac Archwiliad Mewnol yn fodlon â’r cynnydd a
wnaed. Camau i’w cymryd -
Holi Heddlu Gogledd Cymru a oedd ganddynt wybodaeth ychwanegol ar gael am fygythiadau
lleol i’w rhannu a sut y gellid dosbarthu’r wybodaeth hon yn ehangach. -
Strategaeth Archwilio Mewnol 2013-16 – sicrhau bod y ddogfen yn cyflwyno’r
weledigaeth ar gyfer rôl Archwilio Mewnol yn y Cynulliad yn y dyfodol. -
Sicrhau bod y wybodaeth yn
nhablau Strategaeth Archwilio Mewnol yn cyd-fynd â’r wybodaeth yn y Siarter
Archwilio Mewnol. -
Ymgysylltu’n Well – asesu a ellid
cyflwyno’r adroddiad terfynol yn nhymor yr hydref 2015 yn hytrach na mis Ionawr
2016. |
|
Adroddiadau diweddaraf Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC (27)
Paper 6 – Adolygu’r drefn ar gyfer penodi Cynghorwyr Arbenigol ar bwyllgorau. 4.1
Croesawodd y Pwyllgor yr
adroddiad hwn a’r argymhellion pendant i gryfhau’r broses. Roedd yr aelodau’n
gobeithio y byddai’r argymhellion yn cael eu rhoi ar waith er mwyn i bwyllgorau
fedru defnyddio cynghorwyr arbenigol yn fwy eang ac yn fwy effeithiol yn y
dyfodol. Fel rhan o hyn, awgrymwyd y dylai swyddogion archwilio’r angen i
hyfforddi cadeiryddion a chlercod pwyllgorau i ddefnyddio cynghorwyr
arbenigol. Ystyriwyd achosion posibl o
wrthdaro buddiannau gan gydnabod mai prin yw nifer yr arbenigwyr sydd ar gael i
rai pwyllgorau. Teimlwyd hefyd fod angen pwyso a mesur pa mor effeithiol oedd
cynghorwyr. Nododd yr aelodau y dylai’r Comisiwn ystyried Adroddiad y Swyddfa
Archwilio Genedlaethol a gyhoeddwyd fis Tachwedd 2014 ac unrhyw ganllawiau
ychwanegol gan Swyddfa Archwilio Cymru ar reoli achosion o wrthdaro yn y
dyfodol. Camau i’w
cymryd -
Penodi cynghorwyr arbenigol ar bwyllgorau – sicrhau bod yr argymhellion y
cytunwyd arnynt yn cael eu rhoi ar waith ac nad oes unrhyw rwystrau sy’n atal
pwyllgorau rhag defnyddio cynghorwyr arbenigol yn y dyfodol. -
Archwilio’r angen i
hyfforddi cadeiryddion neu glercod a dirprwy glercod i ddefnyddio cynghorwyr
arbenigol a sicrhau bod yr hyfforddiant hwnnw ar gael os yw hynny’n briodol. ACARAC (27)
Paper 7 – Adroddiad Gwerth am Arian 4.2
Roedd Gareth yn falch o ddweud bod diwylliant cryf o ran sicrhau Gwerth am
Arian drwy’r sefydliad, er y gellid cynyddu effeithlonrwydd. 4.3
Holodd y Pwyllgor a ddylai oedi cyn recriwtio gael ei ystyried yn arbedion
Gwerth am Arian. Cadarnhaodd Claire fod oedi cyn penodi staff yn anorfod
weithiau, a bod y broses yn cael ei gohirio weithiau er mwyn arbed arian. 4.4
Roedd tîm Nicola wedi trafod dulliau o arbed arian gyda Phenaethiaid
Gwasanaeth drwy’r sefydliad a byddai arbedion Gwerth am Arian yn cael eu dangos
yn y Cyfrifon Blynyddol. 4.5
Croesawodd y Cadeirydd y ffaith y byddai’r wybodaeth yn cael ei chynnwys yn
y cyfrifon ac anogodd swyddogion i ganolbwyntio ar ddulliau o weithio’n fwy
effeithlon/symleiddio prosesau ac arbed arian drwy’r broses gaffael. ACARAC (27)
Paper 8 – Adolygu trefniadau rheoli prosiectau Comisiwn y Cynulliad (eitem 12
hefyd) 4.6
Cadarnhaodd archwiliad Gareth nad oedd unrhyw beth annisgwyl wedi codi yn y
maes hwn. Byddai’r Comisiwn yn parhau i
ymdrin â nifer o’r problemau hanesyddol a nodwyd. Gellid gwella achosion busnes
ynghyd ag adolygiadau ar ôl gweithredu a’r gwaith o ddadansoddi’r buddion a
sicrhawyd. 4.7
Dywedodd Dave fod
dadansoddwyr busnes yn cael eu defnyddio’n gynyddol fel rhan o brosiectau a’r
gwaith sy’n mynd rhagddo’n ymwneud â rheoli buddion. Tanlinellodd y diwylliant
sydd eisoes wedi ymwreiddio mewn rhai meysydd yng ngwaith y Cynulliad lle mae
prosesau rheoli prosiectau ffurfiol ar waith eisoes. 4.8
Anogodd aelodau’r Pwyllgor y swyddogion i sicrhau bod digon o sylw’n cael
ei roi ar gyflenwi, bod amcanion clir yn cael eu gosod, bod adolygiadau’n cael
eu cynnal ar ôl cwblhau prosiect a bod gwersi’n cael eu dysgu. 4.9 Croesawodd y Cadeirydd y ddau bapur, roedd yn fodlon â’r ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4. |
|
Adolygu’r Siarter Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC (27)
Papur 9 – Y Siarter Archwilio Mewnol 5.1
Tynnodd Gareth sylw at yr unig newid yn y siarter, sef ei bod yn awr yn
atebol i Claire Clancy yn uniongyrchol. 5.2
Roedd y Pwyllgor yn
fodlon â’r siarter. |
|
Protocol gweithio ar y cyd Cofnodion: ACARAC (27) Paper 10 – Y protocol cydweithio 6.1
Roedd y Protocol rhwng
Archwilio Mewnol a Swyddfa Archwilio Cymru yn annog y ddau sefydliad i
gydweithio. 6.2
Cadarnhaodd Ann-Marie Harkin fod y ddogfen hon yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa
bresennol ac, fel sydd wedi digwydd yn y gorffennol, y byddent yn dibynnu ar
waith Archwilio Mewnol ar y Gyflogres. 6.3
Byddai Gareth yn archwilio Llythyr Rheoli’r Swyddfa Archwilio Mewnol i weld
pa feysydd y dylid canolbwyntio arnynt.
|
|
Barn Swyddfa Archwilio Cymru am effeithlonrwydd y Pwyllgor Cofnodion: 7.1
Gan mai dim ond ail
gyfarfod Ann-Marie a Matthew Coe oedd hwn, roeddent wedi trafod effeithiolwyd y
Pwyllgor gyda’u cydweithwyr (Richard Harries a Mark Jones) ac roedd eu barn
nhw’n gadarnhaol iawn. 7.2
Teimlai Swyddfa Archwilio Cymru fod y Pwyllgor yn rhoi’r sylw priodol i
faterion ac roedd digon o her a dadleuon adeiladol. Roedd aelodau’r Pwyllgor yn
paratoi’n dda at y cyfarfodydd; yn dangos dealltwriaeth dda o waith Comisiwn y
Cynulliad a’r modd roedd y sefydliad yn gweithio; ac roedd y cyfarfodydd yn
cael eu cynnal yn effeithiol. 7.3
Cadarnhaodd Matthew fod archwiliad dros dro Swyddfa Archwilio Cymru a’r
archwiliad o gynllun pensiwn yr Aelodau yn mynd rhagddynt yn dda. Cytunodd i
baratoi papur diweddaru byr ar gyfer y cyfarfod nesaf. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am y gyllideb Cofnodion: ACARAC (27)
Papur 11 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb 8.1
Rhoddodd Nicola y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am yr achos o dwyll a
byddai’n parhau i wneud hynny wrth i’r achos fynd rhagddo. 8.2
Roedd y gyllideb yn debygol o gyrraedd y targedau ariannol a bennwyd. Ar
gais y Pwyllgor, cytunodd Nicola i archwilio’r dadansoddiad Gwerth am Arian a’r
targedau. Camau i’w
cymryd -
Archwilio’r dadansoddiad Gwerth am Arian a’r targedau. |
|
Adroddiad cryno ar risgiau corfforaethol a Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd Cofnodion: ACARAC (27)
Papur 12 - Adroddiad ar risgiau corfforaethol ACARAC (27)
Papur 12 Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol ACARAC (27)
Papur 12 Atodiad B - Risgiau Corfforaethol sydd wedi eu nodi ACARAC (27)
Paper 13 – Newid cyfansoddiadol 9.1
Nid oedd unrhyw gynnydd mewn difrifoldeb risg. Croesawodd y Cadeirydd yr
adolygiad o risg strategol roedd y Bwrdd yn bwriadu ei gynnal. 9.2
Cyflwynodd Anna Daniel yr archwiliad manwl o newidiadau cyfansoddiadol.
Nododd fod cysylltiadau cynhyrchiol cryf ar waith gyda rhanddeiliaid. 9.3
Dywedodd David Melding fod gwaith o safon eithriadol o uchel yn cael ei
gyflawni ac roedd y papur a gyflwynwyd yn rhoi darlun clir o’r sefyllfa. 9.4
Holodd Hugh Widdis a oedd y risgiau a oedd ynghlwm wrth y model arfaethedig
ar gyfer y pwerau’n cael eu rheoli. Cadarnhaodd Anna fod ei thîm yn codi
ymwybyddiaeth o’r mater hwn ac yn gweithio’n agos gyda Chanolfan
Llywodraethiant Cymru. Mae cynlluniau ar y gweill i gynnal digwyddiad ym mis
Mai. 9.5
Cynigiodd aelodau’r Pwyllgor eu cefnogaeth gan awgrymu cyrff eraill a allai
gynnig her annibynnol ychwanegol ee Institute for Government, Swyddfa’r Cabinet
neu ddeddfwrfeydd eraill. Camau i’w cymryd -
Ymchwilio i’r modd y gellid cael her a chyngor annibynnol o ffynonellau
eraill gan gynnwys Institute for Government a deddfwrfeydd eraill. |
|
Cynlluniau capasiti a recriwtio Cofnodion: ACARAC (27)
Papur 14 – Cynllunio ar gyfer gallu a recriwtio 10.1 Cyflwynodd
Mike a Dave y papur hwn a chadarnhawyd bod y canllawiau a’r gweithdrefnau a
nodir yn y papur yn awr ar waith a bod IRB yn ystyried pob Dogfen Awdurdodi
Recriwtio yng nghyd-destun yr ymarfer cynllunio ar gyfer gallu. Roeddent yn
teimlo bod hyn yn hynod fuddiol ac, wrth asesu cais i recriwtio, byddent bob
amser yn ystyried a ellid darparu’r gwasanaeth mewn ffordd arall. 10.2 Roedd y
Pwyllgor yn hapus â’r cynnydd a wnaed a’r adolygiad o gynllunio ar gyfer gallu
a gynhaliwyd ddwywaith y flwyddyn. Roeddent yn teimlo’i bod yn broses
gynhwysfawr. 10.3 Cadarnhaodd
swyddogion y byddai strategaeth newydd yn cael ei chytuno pan sefydlwyd
Comisiwn newydd yn 2016, ac y byddai’n naturiol adolygu’r sefyllfa bryd
hynny. |
|
Datganiad llywodraethu drafft 2014-15 Cofnodion: ACARAC (27)
Papur 15 – Datganiad Llywodraethu Drafft 2014-15 – papur esboniadol ACARAC (27)
Papur 15 – Datganiad Llywodraethu Drafft 2014-15 11.1 Diolchodd
Claire i Hugh am gyfrannu at y cyfarfod adolygu llywodraethu. Roedd cryn dipyn
o’r gwaith ar y datganiad llywodraethu drafft wedi’i gwblhau, ac roedd Hugh ac
Eric eisoes wedi cynnig sylwadau. Byddai’r Pwyllgor yn cael y drafft terfynol
ym mis Mehefin 2015. |
|
Diwallu anghenion y Comisiwn o ran rheoli prosiectau a newidiadau Cofnodion: ACARAC (27)
Paper 16 – Y wybodaeth ddiweddaraf am ddulliau Rheoli Prosiectau 12.1
Trafodwyd o dan eitem 4. |
|
Adroddiad blynyddol ACARAC 2014-15 Cofnodion: ACARAC (27)
Papur 4 – Adroddiad Blynyddol ACARAC 2014-2015 13.1 Cymeradwyodd y
Pwyllgor yr adroddiad hwn, ond roedd yn aros am un newid a awgrymwyd gan
Swyddfa Archwilio Cymru. 13.2 Byddai’r tîm
Clercio’n trefnu i’r adroddiad gael ei frandio a’i gyfieithu erbyn cyfarfod Comisiwn
y Cynulliad ym mis Gorffennaf. |
|
Ymweliad swyddogion y Cynulliad â Chynulliad Gogledd Iwerddon Cofnodion: 14.1 Diolchodd Dave
i Hugh a’i gydweithwyr am y cyfle i ymweld â Chynulliad Gogledd Iwerddon. Bu’r
trafodaethau ynghylch cyllidebau presennol a chyllidebau yn y dyfodol, materion
gwerth am arian, gwireddu buddion a gwella prosesau’n hynod fuddiol. Ystyriwyd
materion cyfansoddiadol hefyd, a chaiff trafodaethau ychwanegol eu cynnal
ynghylch y system rheoli busnes.
|
|
Papurau i’w nodi ac unrhyw fater arall Cofnodion: ACARAC (27)
Paper 18 – Y cylch gorchwyl diwygiedig ACARAC (27)
Papur 19 - Crynodeb o'r ymadawiadau ACARAC (27)
Papur 20 - Y flaenraglen waith 15.1
Nodwyd y tri phapur a gofynnwyd i aelodau’r Pwyllgor roi gwybod i’r tîm
Clercio pryd y byddent ar gael er mwyn trefnu dyddiadau ar gyfer y cyfarfodydd
nesaf. Bwriedir
cynnal y cyfarfod nesaf am 11.00 ar 8 Mehefin 2015. |