Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes  Deputy Clerk: Buddug Saer

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau

Cofnodion:

1.1        Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod gan ddatgan ei fod ar hyn o bryd yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar y Rhaglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol.

1.2        Dywedodd David Melding ei fod yn Ymddiriedolwr ar gyfer Cynllun Pensiwn Aelodau Cynulliad Cenedlaethol Cymru.

1.3        Ni chafodd unrhyw fuddiannau eraill eu datgan.

2.

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Ebrill, y camau gweithredu a’r materion sy’n codi

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod ar 20 Ebrill 2015    

ACARAC (28) Papur 2 – Crynodeb o gamau gweithredu

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod ar 20 Ebrill 2015.

2.2        3.8 Diogelwch - Cadarnhaodd Dave Tosh fod Heddlu De Cymru yn hapus i gynnal sesiynau briffio cyfrinachol ar fygythiadau posibl. Awgrymodd y Pwyllgor y dylai Dave sicrhau ei fod ef a Heddlu De Cymru yn deall ei gilydd yn glir o ran dulliau o gyfathrebu a chofnodi sesiynau briffio o'r fath.

 

3.

Archwilio Mewnol - y wybodaeth ddiweddaraf

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 3 - Adroddiad Cynnydd ar Archwilio Mewnol

3.1        Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am weithgarwch ers cyfarfod mis Ebrill. Penderfynwyd ar gwmpas terfynol yr archwiliad caffael a bydd adroddiad yn cael ei lunio dros yr haf.    

3.2        Gofynnodd y Pwyllgor pa weithgarwch sydd wedi'i gynllunio ar gyfer mis Ionawr 2016 - 'Astudiaeth o Werth am Arian o ran Defnyddio Ystâd y Cynulliad', yn sgil cynigion i edrych yn ehangach ar effeithlonrwydd busnes. Esboniodd Gareth fod hyn yn gysylltiedig ag un o flaenoriaethau allweddol Comisiwn y Cynulliad. Byddai Dave Tosh a Mike Snook yn arwain y gwaith hwn, a fyddai'n bwydo i mewn i'r adolygiad ehangach o effeithlonrwydd busnes. Holodd y Pwyllgor hefyd am ganlyniadau'r gwaith o feincnodi’r Datganiad Llywodraethu yn erbyn canllawiau SAC. Esboniodd Gareth fod y gwaith yn dangos bod yr holl ganllawiau wedi cael eu hystyried.

3.3        Dywedodd Nicola Callow wrth y Pwyllgor fod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (BBA) a Keith Baldwin wedi craffu ar achos busnes prosiect y system cyllid newydd. Byddai achos busnes diwygiedig yn cael ei gyflwyno i'r BBA cyn yr ymarfer caffael.

4.

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 4 - Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

4.1        Roedd y Pwyllgor o’r farn bod yr adroddiad yn asesiad da o’r gwaith a wnaed gan Gareth yn ystod y flwyddyn. Roedd Aelodau'r pwyllgor wedi’u calonogi o weld y fforymau a’r digwyddiadau yr oedd wedi’u mynychu yn ddiweddar a’i ymagwedd ragweithiol wrth geisio dod o hyd i gysylltiadau ac enghreifftiau o arfer da. Cytunodd Gareth i rannu'r dulliau arfer gorau hyn â'r Pwyllgor.

Camau gweithredu

-        Gareth Watts i rannu ei brofiadau o arfer gorau ym maes archwilio mewnol yn y sector cyhoeddus

 

5.

Fframwaith Asesu Ansawdd Archwilio Mewnol

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 5 - Fframwaith Asesu Ansawdd - papur eglurhaol

ACARAC (28) Papur 6 - Fframwaith Asesu Ansawdd

5.1        Rhoddodd Gareth grynodeb i’r Pwyllgor o ganlyniadau hunanasesiad yn erbyn Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella yr adran Archwilio Mewnol, a gynhaliwyd yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.   

5.2        Soniodd am ei waith i godi proffil Archwilio Mewnol yn y sefydliad ac roedd yn teimlo bod prosesau ymgysylltu wedi gwella ers iddo gael ei benodi.  Roedd angen cynnal ymarfer cwmpasu cyn ystyried llwybrau caffael a chyflenwyr posibl i gynnal adolygiad allanol. 

5.3        Roedd y Pwyllgor yn ddiolchgar i Gareth am y wybodaeth ac yn croesawu ei awgrym y gallai roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am gynnydd yn erbyn camau gweithredu yn y dyfodol. Hefyd, croesawodd aelodau'r Pwyllgor ei ddull hunanfeirniadol.        

Camau gweithredu

-        Gareth Watts i roi diweddariadau rheolaidd ar gynnydd yn erbyn y camau gweithredu a geir yn Fframwaith Asesu Ansawdd yr adran Archwilio Mewnol.

 

6.

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol ar Dwyll

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 7 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll yr adran Archwilio Mewnol

6.1        Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi crynodeb i’r Pwyllgor o'r un achos o dwyll, a nodwyd ym mis Mai 2014. Byddai digonolrwydd y rheolaethau sydd ar waith, y gwaith a wnaed i godi ymwybyddiaeth staff o risgiau twyll ac i sefydlu meysydd i ganolbwyntio arnynt o ran ymdrin â risgiau twyll yn cael eu hasesu dros y flwyddyn nesaf.

6.2        Rhoddodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe wybod i’r Pwyllgor bod SAC wedi paratoi holiadur cyffredinol am ymdrin â thwyll ar gyfer ei holl gleientiaid. Byddai copi yn cael ei anfon at Claire Clancy.

6.3        Pan holwyd Gareth sut y mae’r Comisiwn yn cael gwybodaeth am dwyll, cadarnhaodd fod TIAA a SAC yn rhoi gwybodaeth i’r Comisiwn yn rheolaidd am ddigwyddiadau o ran twyll.

6.4        Cytunodd y Pwyllgor y dylai Gareth archwilio rôl yr Awdurdod Twyll Cenedlaethol a mynd ati’n rhagweithiol i rannu gwybodaeth yn y dyfodol.                 

Camau gweithredu

-         Gareth Watts i gysylltu â SAC er mwyn sicrhau bod gwybodaeth a chysylltiadau o ran twyll yn cael eu rhannu, yn enwedig gyda'r Awdurdod Twyll Cenedlaethol.

 

7.

Y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith hyd yma a’r cynnydd a wnaed

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 8 - Diweddariad SAC Mehefin 2015

Ystyried canfyddiadau archwiliadau allanol (sy'n dod i'r amlwg) ar gyfer blwyddyn ariannol 2014-15 (diweddariad llafar)

7.1        Rhoddodd Ann-Marie a Matthew wybod i’r Pwyllgor mai dim ond newydd ddechrau roedd y gwaith o archwilio’r cyfrifon, ac nad oedd unrhyw wendidau perthnasol i'w nodi hyd yma.

7.2        Soniodd Ann-Marie am gymhlethdod y cyfrifon a dywedodd y byddai'n gweithio gyda Nicola i’w cyflwyno mewn ffordd symlach. 

Camau gweithredu

-         Adolygu cyfleoedd i symleiddio strwythur y cyfrifon a rhannu casgliadau ag ACARAC (SAC/Nicola Callow).

 

8.

Adroddiad blynyddol a datganiad cyfrifon drafft 2014-15

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 9 - Adroddiad Blynyddol Drafft a Datganiad Cyfrifon 2014-15

8.1        Cafwyd trafodaeth helaeth am yr adroddiad blynyddol a’r datganiad o gyfrifon. Cafodd yr adroddiad ei gymeradwyo gan y Pwyllgor a gwaned yr awgrymiadau canlynol:

·                     Gellid croesgyfeirio’r adroddiad DPA i ddangos tystiolaeth o’r cyflawniadau allweddol o ran perfformiad.

·                     Roedd angen ymhelaethu ar y broses o newid i drefniant TGCh mewnol.

·                     Gellid ehangu ar yr Adolygiad Effeithlonrwydd Busnes.

·                     Dylid amlygu’r llwyddiannau o ran Gwerth am Arian, ond hefyd sôn am y lefelau gwell o wasanaeth.

·                     Mae angen bod yn glir o ran pryd y gellir trosglwyddo arbedion o un flwyddyn i’r nesaf, a phryd y dylid dod â chostau yn ôl i’r llinell sylfaen.

·                     Defnyddio dyfyniadau cadarnhaol o ganlyniadau arolygon staff ac Aelodau'r Cynulliad os oes rhai ar gael.

·                     Sicrhau bod yr adran ar golledion yn cael ei hegluro’n llawn.

8.2        Derbyniodd swyddogion y sylwadau a byddai fersiwn terfynol yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf.   

 

9.

Adroddiad risgiau corfforaethol

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 10 - Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (28) Papur 10 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (28) Papur 10 - Atodiad B – Nodi Risgiau Corfforaethol

9.1        Rhoddodd Dave a Claire adborth ar yr ymarfer parhad busnes diweddar a gynhaliwyd gan y timau ymateb strategol a thactegol. Roedd y gwersi a ddysgwyd wrth ymarfer rhoi’r cynllun ymateb i ddigwyddiad ar waith yn cael eu nodi. Yn y trafodaethau cychwynnol, nodwyd bod angen profi'r cynllun ymhellach gan gynnwys Aelodau'r Cynulliad, y Comisiynwyr a rhanddeiliaid allanol.

9.2        Roedd y Pwyllgor wedi’u calonogi o glywed y canlyniadau ac yn croesawu’r cynlluniau i gynnwys Aelodau'r Cynulliad a Chomisiynwyr mewn ymarferion yn y dyfodol.  Pwysleisiodd aelodau'r Pwyllgor pa mor bwysig oedd yr hyblygrwydd i alluogi swyddogion i addasu i amgylchiadau a chyfyngiadau digwyddiadau penodol.     

9.3        Ystyriodd y Pwyllgor Gofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn, gan nodi’r newidiadau a holi am y nifer fach o risgiau sy'n weddill. Awgrymodd aelodau’r Pwyllgor hefyd y dylid ystyried nodi risgiau a allai gael effaith fawr, fel trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad a newid cyfansoddiadol.

9.4        Rhoddodd Dave Tosh sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai'r Bwrdd Rheoli yn cynnal adolygiad llawn o’r risgiau cyfredol a rhai sy'n dod i'r amlwg cyn bo hir, gan gynnwys risgiau statig.             

Camau gweithredu

-        Ar ôl trafod yng nghyfarfod y Bwrdd Rheoli, cyflwynir cofrestr risg wedi'i diweddaru yng nghyfarfod mis Tachwedd, a bydd y fersiwn honno’n ystyried y meysydd a nodwyd gan y pwyllgor.

 

10.

Archwiliad beirniadol o un o’r meysydd o ddiddordeb a nodwyd (Pontio rhwng y Pedwerydd a’r Pumed Cynulliad)

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 11 - Trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad

ACARAC (28) Papur 11 - Atodiadau 1-4

10.1    Esboniodd Sulafa Thomas y dull sy'n cael ei fabwysiadu, sef trin cymaint o’r gwaith trosglwyddo â phosibl fel busnes fel arfer, ond gan sicrhau gwelededd clir ar draws yr ystod lawn o waith. Roedd ffrydiau gwaith wedi cael eu nodi ac roedd yr unigolion perthnasol yn gweithio ar amcangyfrif y gofynion o ran adnoddau. Roedd y gwersi a ddysgwyd o'r broses o drosglwyddo i'r Pedwerydd Cynulliad wedi cael eu hadolygu ac roedd Sulafa’n croesawu’r cynnig o drafod profiadau yn ystod etholiadau blaenorol gyda Hugh Widdis.

10.2    Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar y manylion a gyflwynwyd yn y papurau, a'r dibyniaethau a’r gwaith rhyngweithio clir a restrwyd, ond yn sgil profiadau rheoli prosiect diweddar, roedd angen diffinio'r prosiect (gan gynnwys rolau a chyfrifoldebau) yn unol â methodoleg safonol y Comisiwn.     

Camau gweithredu

-        Diffinio rôl a chyfrifoldebau’r Prif Swyddog Cyfrifol ar gyfer Trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad.

 

11.

Y wybodaeth ddiweddaraf yn dilyn yr ymarfer parhad busnes 27 Ebrill 2015

Cofnodion:

11.1    Trafodwyd yr eitem hon o dan eitem 9.

 

12.

Papurau i’w nodi ac unrhyw fater arall

Cofnodion:

ACARAC (28) Papur 12 - Crynodeb Ymadawiadau

ACARAC (28) Papur 13 - Y flaenraglen waith 

12.1     Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.

12.2     Byddai blaenraglen waith ddiwygiedig yn cael ei pharatoi gan y tîm clercio a’i chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf.

 

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 6 Gorffennaf 2015.