Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod gan ddiolch iddynt am eu hymrwymiad a'u hyblygrwydd. Dywedodd y byddai'n hoffi adolygu’r broses o ran Adroddiad Blynyddol/Datganiad Cyfrifon 2014-15 a bydd yn cytuno ar y dull o wneud hynny gyda Claire Clancy a Nicola Callow.

Camau gweithredu

-        Eric, Claire a Nicola i gytuno ar ddull o adolygu'r broses o ran Adroddiad Blynyddol/Datganiad Cyfrifon 2014-15

1.2        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ACARAC (29) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod ar 8 Mehefin 2015

ACARAC (29) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Mehefin 2015.

2.2        Rhannu gwybodaeth am dwyll (cam gweithredu 6.4)  - cytunodd SAC i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r bwrdd ar yr adeg briodol.

2.3        Symleiddio strwythur y cyfrifon (cam gweithredu 7.2) - gofynnodd y Cadeirydd a ellid ystyried hyn cyn gynted â phosibl.

2.4        Rôl a chyfrifoldebau’r Uwch-Swyddog Cyfrifol ar gyfer y Pumed Cynulliad (cam gweithredu 10.2)  - cadarnhaodd Claire fod hyn wedi’i baratoi.  

2.5        Rhoddodd Dave Tosh y newyddion diweddaraf i'r pwyllgor am yr adolygiad cynhwysfawr diweddar o gofrestr risg gorfforaethol y Comisiwn gan y Bwrdd Rheoli.  Mae nifer o risgiau newydd wedi’u nodi ac maent yn cael eu cofnodi'n llawn.

2.6        Cadarnhaodd Claire fod nifer o risgiau posibl eraill wedi’u trafod hefyd. Fodd bynnag, roedd y Bwrdd wedi cytuno, gan fod ganddo hyder yn y rheolaethau sydd ar waith i reoli'r rhain drwy gynllunio’n effeithiol a darparu amcanion lefel gwasanaeth, nad oedd angen eu cofnodi ar y gofrestr risg gorfforaethol. Byddai hynny’n helpu i sicrhau ffocws ar y risgiau hynny a oedd yn peri’r pryder mwyaf i’r Bwrdd Rheoli.

ACARAC (29) Papur 5 - Y flaenraglen waith 

3.1        Croesawodd y Cadeirydd y sylwadau a oedd wedi dod i law ynghylch y flaenraglen waith a dywedodd y byddai'n gweithio gyda'r tîm clercio i sicrhau bod eitemau ar yr agenda yn parhau i gael eu trefnu’n unol â digwyddiadau allweddol a’u bod yn cael eu gwasgaru mor deg â phosibl. 

3.2        Byddai fersiwn wedi'i diweddaru yn cael ei dosbarthu i bob aelod cyn cael ei chyhoeddi ar dudalennau’r pwyllgor ar y wê.   

Camau gweithredu

-        Kathryn Hughes i ddosbarthu’r flaenraglen waith derfynol i aelodau'r pwyllgor.            

Rhestr wirio cydymffurfiaeth

ACARAC (29) Papur 6 - rhestr wirio cydymffurfiaeth i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu

ACARAC (29) Papur 7 - rhestr wirio cydymffurfiaeth i'r rhai sy'n gyfrifol am reoli

4.1        Cyflwynodd Ann-Marie Harkin yr eitem ar y rhestr wirio cydymffurfiaeth, sef rhestr yr oedd Swyddfa Archwilio Genedlaethol Cymru a Lloegr wedi argymell y dylid ei defnyddio. Roedd SAC yn ddiolchgar am ymateb prydlon y pwyllgor ac am fod y rhestr wirio cydymffurfiaeth wedi’i chymeradwyo’n brydlon. Mae’n bosibl y caiff y rhestr ei chyflwyno mewn fformat gwahanol maes o law, ond mae wedi cael ei hychwanegu at y flaenraglen waith a gaiff ei hystyried ar adeg briodol y flwyddyn nesaf. 

4.2        Holodd y Cadeirydd am y term a ddefnyddir i ddisgrifio’r pwyllgor, sef y 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu', gan atgoffa SAC mai rôl gynghori oedd gan y pwyllgor. 

4.3        Cadarnhaodd SAC y byddai hynny’n cael ei gywiro yn y dyfodol.          

Crynodeb Ymadawiadau

ACARAC (29) Papur 8 - Crynodeb Ymadawiadau

4.4        Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.

ACARAC (29) Papur 3 - Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon - papur eglurhaol

ACARAC (29) Papur 3 - Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 

5.1        Cyflwynodd Claire yr Adroddiad Blynyddol, a oedd yn cyflwyno naratif cywir a chryf o'r gwaith a gyflwynwyd gan Gomisiwn y Cynulliad yn 2014-15 yn ei barn hi.

5.2        Cytunodd y pwyllgor fod hwn yn ddogfen drawiadol a chafodd Claire a'i thîm eu canmol am eu gwaith caled wrth lunio adroddiad mor gynhwysfawr.

5.3        Cyflwynodd Nicola y Datganiad Cyfrifon a chadarnhaodd fod y ffigwr alldro terfynol wedi cynyddu £2000 i £64,000, sy’n gyfwerth â thanwariant o 0.1%.

5.4        Roedd y camau a gymerwyd o ran yr holl newidiadau a sylwadau a awgrymwyd gan ACARAC a SAC mewn perthynas â Defnyddio Adnoddau’n Ddoeth a'r Datganiad Cyfrifon wedi’u rhestru fesul eitem er mwyn darparu trywydd archwilio llawn.           

5.5        Daeth y pwyllgor â'r rhan hon o'r cyfarfod i ben drwy argymell i'r Swyddog Cyfrifyddu y dylai lofnodi’r cyfrifon.  Nododd y Cadeirydd y byddai unrhyw ganfyddiadau archwilio pellach yn cael eu cynnwys yn y Llythyr Rheoli a gaiff ei ddosbarthu dros yr haf.

Camau gweithredu

-        Cadarnhaodd Nicola y byddai'n dosbarthu’r Llythyr Rheoli i aelodau'r pwyllgor yn ystod yr haf.

ACARAC (29) Papur 4 – Adroddiad ISA 260 2013-14

6.1        Cyflwynodd Ann-Marie adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol (ISA) 260. Cadarnhaodd eu bod wedi cael yr holl ddogfennau gan Gomisiwn y Cynulliad ar amser a rhoddodd ddiolch i dîm Nicola am eu cymorth.  Dywedodd wrth y pwyllgor fod y cyfrifon yn ddiduedd, yn deg ac yn glir. Dyma’r prif bwyntiau a nodwyd:

·           Newid yn y polisi cyfrifyddu ar gyfer asedau TGCh. Mae SAC yn dal o'r farn bod y newid o ran trin asedau TGCh yn gyfystyr â newid i’r polisi cyfrifyddu, sy’n golygu bod angen addasiad blwyddyn flaenorol. Mae’r tîm rheoli o’r farn nad oes angen addasiad cyfnod blaenorol, yn unol ag ISA8.

·           Darpariaethau dadfeiliad ar gyfer eiddo ar brydles. 

·           Cyfraniadau pensiwn staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.

·           Cyfrifyddu a chostau Aelodau'r Cynulliad – cronni gwyliau staff cymorth.

6.2        Diolchodd y Cadeirydd i SAC am dynnu sylw at y pwyntiau hyn. O ran y pwynt cyntaf, cytunodd y Pwyllgor nad yw’r newid o ran trin asedau TGCh yn gyfystyr â newid i’r polisi cyfrifyddu ac roedd yn fodlon i’r cyfrifon aros yr un fath. 

6.3        O ran y pwynt ynghylch dadfeiliad, rhoddodd Nicola ragor o wybodaeth i ategu barn y rheolwyr, gan gadarnhau bod y tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau wedi llunio rhaglen cynnal a chadw 10 mlynedd dreigl ar gyfer Tŷ  Hywel a bod y dyraniad ar gyfer gwelliannau mewn cyllidebau cyfredol ac yn y dyfodol yn parhau i fod yn addas. Er mwyn rhoi sicrwydd ychwanegol, byddai Nicola yn ystyried awgrym SAC o gael barn annibynnol ar gyflwr a gofynion cynnal a chadw Tŷ  Hywel.  Roedd y pwyllgor yn cefnogi penderfyniad y rheolwyr.

6.4        O ran cyfraniadau pensiwn, rhoddodd Nicola wybod i’r pwyllgor y byddai trafodaethau pellach yn cael eu cynnal â'r Bwrdd Taliadau i sicrhau bod yr effaith yn sgil aberthu cyflog staff cymorth yn glir.   Câi’r adroddiad ar ISA 260 ei ddiwygio i ddangos mai i Aelodau'r Cynulliad, ac nid Comisiwn y Cynulliad, y talwyd yr ad-daliad gan CThEM. Roedd y pwyllgor yn cefnogi penderfyniad y rheolwyr.

6.5        O ran y pwynt olaf ynghylch cyfrifyddu a chostau Aelodau'r Cynulliad, dywedodd SAC fod eu hymholiadau hyd yma yn golygu nad oeddent yn gallu ffurfio barn glir ynghylch a fyddai’n briodol i staff cymorth allu cronni gwyliau nad oeddent wedi’u defnyddio. Gan nad oedd y symiau o dan sylw yn berthnasol, dywedodd SAC y byddai’n derbyn y drefn gyfredol ac yn ymdrin yn llawn â’r mater yn 2015-16.  Roedd aelodau'r pwyllgor yn cefnogi’r penderfyniad hwn.  Gan ymateb i ymholiad gan un o aelodau'r pwyllgor, dywedodd SAC nad oedd modd cadarnhau a fyddai angen addasiad ôl-weithredol pan fyddai’r driniaeth gyfrifyddu yn gwneud hyn oll yn glir, ond byddai’n sicrhau bod yn cael ei ddiweddaru’n gyson.

6.6        Cadarnhaodd SAC mai dim ond y Swyddog Cyfrifyddu a ddylai lofnodi’r Llythyr o Gynrychiolaeth, ac nid ACARAC hefyd.

6.7        Diolchodd y Cadeirydd i SAC am y cyflwyniad ar ISA 260, ac anogwyd Nicola, ei thîm a SAC i adolygu’r broses archwilio ar gyfer 2014-15 er  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.