Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Rheon Tomos fel sylwedydd i’r cyfarfod.  Ef yw Cadeirydd y pwyllgor archwilio yn Estyn, sef Arolygiaeth Ei Mawrhydi dros Addysg a Hyfforddiant yng Nghymru, ac mae’n aelod o bwyllgorau archwilio Amgueddfa Genedlaethol Cymru, Comisiynydd y Gymraeg a Cymwysterau Cymru.

1.2        Datganodd Rheon ei fod yn hyfforddwr ar gyfer Tystysgrif CIFPA mewn Llywodraethu Corfforaethol a chwrs y sefydliad ar Gynnal Pwyllgor Archwilio Effeithiol yr oedd ychydig o swyddogion y Cynulliad wedi bod yn bresennol arno.  

1.3        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

ACARAC (31) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Tachwedd 2015

ACARAC (31) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod ar 11 Tachwedd 2015 a rhoddodd swyddogion y diweddariadau canlynol ar y camau a oedd heb eu cymryd.

2.2        O ran y camau gweithredu yn sgîl Adolygiad Ymchwil Cyllid CIPFA (5.2), cadarnhaodd Nicola Callow fod y contractwr archwilio mewnol, TIAA, yn ymdrin â hwn.  Roedd hi hefyd wedi bod mewn cysylltiad â pherson cyswllt o’r Weinyddiaeth Gyfiawnder a ddarparwyd gan y Cadeirydd, i drafod gwersi a ddysgwyd o ran y prosiect system cyllid newydd. 

2.3        Ni chafwyd dim awgrymiadau mewn perthynas â’r camau gweithredu ar gyfer Pwyllgor a swyddogion i roi gwybod i’r Cadeirydd am feysydd o ddiddordeb sylweddol lle y gallai cyflwynydd allanol ddarparu rhywfaint o werth ychwanegol (10.1).  Byddai’r cam gweithredu hwn yn parhau ar agor i ddarparu ar gyfer unrhyw syniadau yn y dyfodol ac, yn y cyfamser, byddai’r Cadeirydd yn rhannu adolygiad ‘gwersi a ddysgwyd’ o’r Rhaglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol (ERTP) gyda’r pwyllgor. 

2.4        Awgrymodd Hugh Widdis y dylid trefnu cyflwyniad er mwyn cael safbwynt allanol o ran newid cyfansoddiadol.  Roedd y Cadeirydd a Claire yn croesawu hyn a gofynnwyd i’r tîm clercio wneud y trefniadau angenrheidiol.      

2.5        Cytunodd y Cadeirydd i gael y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes (11.3) yn y cyfarfod ym mis Mehefin. 

2.6        O ran y camau gweithredu ar gynnydd y system newydd i gymryd lle system ariannol CODA (12.3), dywedodd Nicola fod fersiwn ddiwygiedig o’r achos busnes wedi cael ei gyflwyno i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, a byddai dadansoddiad diwygiedig o’r costau yn cael ei gyflwyno cyn bo hir.  Roedd Keith Baldwin yn darparu cefnogaeth annibynnol. 

2.7        Rhoddodd Dave Tosh wybod i’r Bwrdd fod drafft terfynol o’r Adroddiad Adnoddau Dynol a chau prosiect y Gyflogres (13.1) yn cael ei baratoi a byddai’n cael ei ddosbarthu maes o law.

2.8        O ran y cam gweithredu ar gyfer y Bwrdd Rheoli i ailasesu risg Diogelwch Seiber​ (14.3), dywedodd Dave fod cynnydd da wedi cael ei wneud. Roedd adolygiad mewnol o ISO 27001 (Ardystiad mewn Rheoli Diogelwch Gwybodaeth) wedi darparu sicrwydd cryf mewn cysylltiad ag isadeiledd, ond wedi tynnu sylw at fylchau o ran polisi a’r angen cyffredinol i godi ymwybyddiaeth ar draws y sefydliad.  Croesawodd aelodau’r Pwyllgor y defnydd arfaethedig o arbenigwr o Heddlu Gogledd Cymru i gynorthwyo gydag asesiad pellach o’r risgiau a wynebir gan y Comisiwn.     

2.9        Byddai'r holl gamau gweithredu eraill yn cael eu cynnwys fel eitemau agenda yn y cyfarfod hwn, neu gyfarfodydd yn y dyfodol.

Camau i’w cymryd

-        Y Cadeirydd i ddosbarthu’r adroddiad ‘gwersi a ddysgwyd’ yn sgîl y Rhaglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol.

-        Cysylltu â’r Pennaeth Trawsnewid Strategol i drafod mynd at Ganolfan Llywodraethiant Cymru o ran presenoldeb ganddynt yng nghyfarfod ACARAC ym mis Mehefin neu fis Tachwedd i drafod materion cyfansoddiadol o safbwynt allanol, annibynnol. 

-        Dave i roi gwybodaeth am gynnydd o ran yr Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes yng  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 2.

          ACARAC (31) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru IA 2015-16

ACARAC (31) Papurau 4 a 5 - Monitro’r Argymhellion Archwilio Mewnol

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i’r pwyllgor am waith archwilio a wnaed yn ddiweddar.  Roedd yr archwiliadau ar Wasanaethau Dwyieithog Gwell ac ar Reolaeth Ariannol a Rheoli Cyllidebol yn gyflawn a byddent yn cael eu dosbarthu y tu allan i’r cyfarfod, unwaith y byddai ymatebion rheolwyr wedi dod i law.  Mae gwaith ar Ddadansoddeg Data wedi’i drefnu ar gyfer diwedd mis Chwefror ac unwaith eto, roedd Gareth am ddosbarthu adroddiad hwn y tu allan i’r pwyllgor. 

3.2        Roedd Claire Clancy a Dave Tosh wedi cymeradwyo papur yn amlinellu strwythur tîm Llywodraethu ac Archwilio diwygiedig yn ddiweddar.  Er nad oedd wedi’i ddosbarthu i aelodau’r pwyllgor, byddai Gareth yn trafod ei gynnig yn ystod y sesiwn breifat rhwng aelodau’r pwyllgor a’r Pennaeth Archwilio Mewnol.   

3.3        Yna rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i’r pwyllgor am waith yr oedd ef a Kathryn Hughes wedi’i wneud ar y Fframweithiau Llywodraethu a Sicrwydd.  Roeddent wedi cwrdd â Chyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth ac roeddent yn y broses o ddadansoddi’r tablau Mapio Sicrwydd a oedd wedi’u cwblhau, a byddai’r cynnydd arnynt yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor ym mis Ebrill. 

3.4        Gan gyfeirio’n benodol at yr archwiliad ymgysylltu â’r cyhoedd yn ddiweddar, anogodd y pwyllgor swyddogion i rannu arfer da a gwersi a ddysgwyd â phwyllgorau a Chomisiynwyr y Cynulliad yn y dyfodol.

3.5        Pan holwyd ef ynghylch nifer yr argymhellion a wnaed yn ystod ei gyfnod yn y Comisiwn, credai Gareth fod yr amrywiad o ran niferoedd o un flwyddyn i’r llall yn adlewyrchu’r gwahanol bynciau a archwiliwyd a swm y materion a nodwyd gyda'r pynciau gwahanol.  Er enghraifft, gallai nifer fawr yr argymhellion yn 2014-15 i raddau helaeth gael ei briodoli i’r archwiliadau Recriwtio a Diogelwch.  Bu 2012-13, o ganlyniad i newidiadau o ran trefniadau Archwilio Mewnol, yn flwyddyn o drawsnewid, a bu mwy o ffocws ar ddilyn argymhellion blynyddoedd blaenorol’. 

3.6        Nododd y Cadeirydd fod prosesau Archwilio Mewnol ar gyfer monitro ac adrodd ar argymhellion bellach yn fwy syml a rhagweithiol, a dywedodd Claire ei bod hi’n hapus â’r dull cyfredol o waith Archwilio Mewnol sy’n canolbwyntio ar feysydd sydd â’r risg a’r pryder mwyaf, a fyddai weithiau’n arwain at nifer fawr o argymhellion.     

3.7        Roedd yn fater calonogol iawn i’r aelodau nad oedd dim pryderon am unrhyw un o ymatebion y rheolwyr i argymhellion archwilio, na’r cynnydd ar yr argymhellion hynny.

Cam i’w gymryd

-        Gareth i ddosbarthu adroddiadau archwilio ar Wasanaethau Dwyieithog, Rheolaeth Ariannol a Rheoli Cyllidebol ac ar Ddadansoddeg Data y tu allan i’r pwyllgor.

ACARAC (31) Papur 6 - Rheolaethau Ariannol Allweddol

4.1        Gwnaed archwiliad o’r Rheolaethau Ariannol Allweddol gan TIAA a rhoddwyd sgôr cryf.  Dywedodd Gareth fod cyflenwad llawn o staff yn y tîm Cyllid wedi cynyddu cadernid a chryfder y rheolaethau a oedd ar waith yn sylweddol.  Cymeradwyodd aelodau’r Pwyllgor y tîm Cyllid ar gadernid y rheolaethau.

4.2        Roedd Swyddfa Archwilio Cymru yn fodlon ar yr asesiad, a gobeithio y gallai osod rhywfaint o ddibyniaeth ar hyn yn ystod yr archwiliad o’r cyfrifon.     

4.3        Sicrhawyd aelodau’r Pwyllgor, er gwaethaf y cyfyngiadau a nodwyd eisoes yn y system gyllid bresennol, fod y rheolaethau angenrheidiol ar waith.         

4.4        Yna bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu dosbarthu gwybodaeth i bobl y tu allan i’r tîm cyllid.  Rhoddodd swyddogion wybod i’r pwyllgor fod Cydlynwyr Cyllid ar gael ym mhob gwasanaeth a defnyddiwyd cyfarfodydd misol i rannu gwybodaeth, yn ogystal â chyfarfodydd rheolaidd gyda deiliaid cyllidebau i drafod materion o ran rhagweld a staffio.

4.5        Yn olaf, awgrymodd y Pwyllgor y dylai swyddogion edrych ar y broses sydd ar waith ar gyfer adennill gordaliadau. 

ACARAC (31) Papur 7 – Strategaeth Archwilio Mewnol 2016-17

5.1        Cyflwynodd Gareth ei dogfen strategaeth ar gyfer 2016-17 a fyddai’n newid, o bosibl, ar ôl i Gomisiwn newydd y Cynulliad gael ei benodi.  Fel bob amser, byddai’n parhau i rannu enghreifftiau o arferion da a diwygio ei ffordd o weithio os oedd yn teimlo y byddai o fudd i waith archwilio mewnol.   

5.2        Wrth ddisgwyl newid i gynnwys linc i’r protocol gweithio rhwng Archwilio Mewnol ac Archwilio Allanol, cymeradwyodd y Pwyllgor y strategaeth. 

Cam i’w gymryd

-        Gareth i gyfeirio at y protocol gweithio rhwng Archwilio Mewnol ac Archwilio Allanol yn adran Siarter Archwilio Mewnol y strategaeth.

ACARAC (31) Papur 8 - Cyfrifon blynyddol 2015-16 

6.1        Cyflwynodd Nicola y papur hwn a dywedodd wrth y pwyllgor fod cyfres interim o gyfrifon wedi cael eu cyflwyno i Swyddfa Archwilio Cymru.  Yn dilyn gweithdy a gynhaliwyd gan y Swyddfa ar gyfer Penaethiaid Adnoddau, byddai’n cael gweld cyfrifon interim gan gyrff eraill yn y sector cyhoeddus.  

6.2        Holodd aelodau’r Pwyllgor sut y caiff tâl gwyliau Staff Cymorth Aelodau’r Cynulliad ei drin yn y cyfrifon, a chadarnhaodd Nicola y byddai’n diweddaru’r Pwyllgor ar ôl i gynnydd pellach gael ei wneud gyda Swyddfa Archwilio Cymru.

6.3        Trafodwyd y defnydd o'r Pierhead hefyd.  Roedd yr adeilad yn cael ei ddefnyddio'n aml ac mae’r gofod digwyddiadau yn llawn tan fis Mawrth 2018.  Pan holwyd ynghylch y gwaith sy’n angenrheidiol i gynnal yr adeilad, cadarnhaodd swyddogion bod y blaengynllun gwaith cynnal a chadw ar gyfer y 10 mlynedd nesaf yn seiliedig ar gyngor arbenigol.

6.4        At ei gilydd, mae’r pwyllgor yn fodlon ar y diweddariad i’r Llythyr Rheoli 2014-15 a’r amserlen a nodir yn y papur.           

Cam i’w gymryd

-        Nicola i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am sut y caiff tâl gwyliau Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad i drin yn y cyfrifon.

ACARAC (31) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Archwiliad Allanol

7.1        Cyflwynodd Matthew Coe bapur yn amlinellu cynnydd presennol archwiliad 2015-16, (gan gynnwys newidiadau i’r tîm archwilio a’r ffi archwilio arfaethedig), gwaith dilynol ar Lythyr 2014-15 a defnyddio’r Rhestr Wirio Cydymffurfio Twyll. 

7.2        Y llynedd, cwblhawyd y Rhestr Wirio Cydymffurfio Twyll gan y Prif Weithredwr a'r Rheolwyr.  Yn dilyn adolygiad o brosesau mewnol, cadarnhaodd Swyddfa Archwilio Cymru y byddai’r rhestr wirio yn cael ei defnyddio fel offeryn archwilio i gefnogi ei gwaith ac ni fyddai felly yn cael ei dosbarthu i Reolwyr na’r pwyllgor bob blwyddyn.

7.3        Mae nifer o faterion heb eu datrys yn ymwneud â Llythyr Rheoli 2014-15 o hyd, a chytunodd Swyddfa Archwilio Cymru i ddiweddaru’r pwyllgor am gynnydd y penderfyniadau.

Cam i’w gymryd

-        Swyddfa Archwilio Cymru i sicrhau bod y Pwyllgor yn cael gwybod am benderfyniadau ar bob mater heb ei ddatrys a nodwyd yn Llythyr Rheoli 2014-15 erbyn diwedd mis Chwefror, fel y gellir cyflwyno sefyllfa lawn ym mis Ebrill. 

ACARAC (31) Papur 10 - Arolwg o Effeithlonrwydd ACARAC - papur eglurhaol

ACARAC (31) Papur 11 - Arolwg o Effeithlonrwydd 2015 – Adroddiad

8.1        Estynnodd y Cadeirydd longyfarchiadau i'r tîm clercio ar weinyddu a dadansoddi’r arolwg effeithiolrwydd yn fewnol, a arweiniodd at arbed oddeutu £3,000. 

8.2        Roedd y drafodaeth ar y canlyniadau yn canolbwyntio ar y meysydd canlynol a nodwyd ar gyfer eu cryfhau ymhellach:

·                rhyngweithio rhwng y Pwyllgor a Chomisiwn y Cynulliad a’r Comisiynwyr;

·                ystyried sut y mae gwaith ACARAC yn integreiddio â gwaith rheoli perfformiad ehangach y Comisiwn;

·                monitro’r proffil risg a chynnydd o ran rhaglenni a phrosiectau newid; ac

·                eglurder ar rôl ACARAC mewn perthynas â chymeradwyo cyfrifon a dysgu gwersi yn dilyn archwiliad 2014-15.

8.3        Cytunwyd y byddai’r diweddariadau rheolaidd ar waith y Comisiwn yn parhau i gael eu dosbarthu i aelodau’r pwyllgor.  Yn dibynnu ar ffurf y Comisiwn newydd (ar ôl yr etholiad ym mis Mai), gellid trefnu cyfarfod rhagarweiniol gyda’r aelod newydd o’r pwyllgor.  Awgrymodd yr Aelodau hefyd y dylai rhaglen gynefino strwythuredig gael ei sefydlu ar gyfer yr aelod newydd ac er mwyn cyfeirio at rôl ACARAC yn y rhaglen gynefino ar gyfer pob Comisiynydd newydd.  Byddai’r tîm clercio yn cysylltu â thîm Datblygiad Proffesiynol yr Aelodau. 

8.4        Croesawodd y Pwyllgor hefyd yr awgrym y dylai adolygu’r Adroddiad ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol.  Byddai’r adroddiad ar ei newydd wedd yn cynnwys crynodeb o statws rhaglenni a phrosiectau newid.   

8.5        Ar y cyfan, roedd y Cadeirydd yn falch iawn gyda’r broses a’r canlyniadau cadarnhaol iawn, ac estynnodd longyfarchiadau i'w gyd-aelodau ar y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.  Byddai cynllun gweithredu yn cael ei ddosbarthu cyn bo hir. 

Cam i’w gymryd

-        Y tîm clercio i ddrafftio a dosbarthu cynllun gweithredu.

ACARAC (31) Papur 12 – Adroddiad Blynyddol 2014-15

9.1        Cafodd yr adroddiad hwn ei dderbyn gan y Comisiwn yn 2015.  Byddai’r Cadeirydd yn paratoi drafft, i gynnwys canlyniadau’r arolwg effeithiolrwydd diweddar, a byddai'n ei ddosbarthu er mwyn cael cyfraniadau, ac i'w gymeradwyo cyn y cyfarfod ym mis Ebrill.  Oherwydd y newid yn aelodaeth y Comisiwn, roedd Claire yn ansicr ynghylch pryd y byddai’n briodol i’r Cadeirydd gyflwyno’r adroddiad blynyddol i Gomisiwn y Cynulliad.   

Cam i’w gymryd

-        Drafftio a dosbarthu’r Adroddiad Blynyddol mewn pryd i gyflwyno adroddiad drafft yng nghyfarfod ACARAC ym mis Ebrill.

ACARAC (31) Papur 13 – Cylch Gorchwyl Mehefin 2015

10.1     Yn dilyn cwrs hyfforddi diweddar, awgrymwyd y dylai fformat y Cylch Gorchwyl gael ei ddiwygio a’i ddosbarthu y tu allan i’r Pwyllgor i’w gymeradwyo. 

Cam i’w gymryd

-        Adnewyddu cynnwys a fformat y Cylch Gorchwyl, ei ddosbarthu i aelodau’r Pwyllgor a’i gyhoeddi.

11.1     Roedd y Cadeirydd wedi bod mewn sesiwn a drefnwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru yn ddiweddar ar gyfer Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio yng Nghymru.  Canolbwyntiodd y sesiwn ar fapio sicrwydd, twyll ac adroddiadau blynyddol.  Byddai’n dosbarthu adroddiad gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar arfer gorau o ran cyfrifon blynyddol, ac yn rhoi cyflwyniad ar Adolygiad o Effeithlonrwydd yng nghyfarfod nesaf y Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio.

11.2     Roedd swyddogion y Cynulliad wedi bod ar gwrs a gynhaliwyd gan CIFPA ar Bwyllgorau Archwilio Effeithiol.  Roedd y cwrs, a fynychwyd gan amrywiaeth o bobl o Gadeiryddion i aelodau anweithredol yn darparu sicrwydd pellach ynghylch yr arferion da sydd eisoes ar waith yn y Cynulliad.  Nodwyd y pwyntiau canlynol yn dilyn y cwrs:

·                Dylai camau adolygu / diweddaru’r cylch gorchwyl presennol fod yn haws i’w defnyddio a chyda llai o jargon. 

·                Dylid diweddaru aelodau’r Pwyllgor drwy barhau i ddosbarthu unrhyw ddogfennau er gwybodaeth, e.e. Adroddiad ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol, diweddariadau’r Prif Weithredwr ac ati.

·                Dulliau gwahanol o hunanasesu e.e. graddfa 5-pwynt.

·                Gan ganolbwyntio ar y Datganiad Llywodraethu, ym mhob cyfarfod, dylid gwirio pob eitem ar yr agenda i asesu unrhyw effaith ar y Datganiad Llywodraethu. 

·                Ar ddiwedd pob cyfarfod, aelodau i gael cyfle i ychwanegu unrhyw fater o ran eitemau penodol a drafodwyd.

11.3     Dywedodd Gareth wrth y pwyllgor am gyfarfod diweddar gyda’r Pennaeth Archwilio yn Llywodraeth Cymru, ble y bu’n rhannu gwybodaeth am Fframwaith Sicrwydd y Cynulliad a'n dull gweithredu o ran y Datganiad Llywodraethu.  Yn ystod 2016-17, rhaid i Gareth gwblhau Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol.  Mae Llywodraeth Cymru wedi gorffen ei Hadolygiad yn ddiweddar felly roedd yn gallu cael copi er gwybodaeth.     

11.4     Byddai Gareth hefyd yn mynd i Fforwm Rhyngseneddol yn yr Alban ym mis Chwefror, i rannu enghreifftiau o arfer gorau a dulliau o gynllunio gwaith archwilio.  Roedd yn bwriadu trafod dulliau gweithredu o ran gwaith archwilio diogelwch seiber gyda’i gydweithiwr cyfatebol yng Ngogledd Iwerddon a chwrdd â’i gydweithiwr yn yr Alban i ddeall arferion o ran archwilio treuliau Aelodau.

Cam i’w gymryd

-        Y Cadeirydd i ddosbarthu adroddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar arfer gorau o ran cyfrifon blynyddol.

ACARAC (31) Papur 14 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllid

12.1     Cyflwynodd Nicola y papur hwn a oedd yn nodi’r sefyllfa ariannol ar gyfer 2015-16. 

12.2     Roedd y Pwyllgor yn croesawu cynnwys llythyr a anfonwyd gan y Dirprwy Lywydd at Gadeirydd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ac yn canmol y Cynulliad am ei berfformiad o ran talu’n brydlon.

ACARAC (31) Papur 15 - Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (30) Papur 16 - Atodiad A – Crynodeb o Risgiau Corfforaethol

ACARAC (30) Papur 17 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

13.1     Cyflwynodd Dave y papur risg nad oedd ynddo newidiadau mawr i adrodd yn eu cylch.  Mewn cyfarfod ar 25 Ionawr cyflwynwyd y trefniadau ar gyfer trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad i’r Bwrdd Rheoli, lle mae risgiau a materion yn cael eu rheoli drwy ffrydiau gwaith penodol. 

13.2     Cytunodd Dave i ddiwygio geiriad y risg o ran enw da mewn perthynas â chanfyddiadau staff y Comisiwn yn ystod y cyfnod trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad (cyf CAMS20).        

13.3     Croesawodd y Pwyllgor ffordd aeddfed y Comisiwn o adolygu’r gofrestr risgiau ac o gynnwys tabl sy’n dangos cyfeiriad y daith, ond cwestiynodd broffil statig y risgiau.

13.4     Roedd Claire yn gwerthfawrogi’r sylwadau ynghylch aeddfedrwydd y sefydliad wrth adolygu risgiau gwasanaeth a chorfforaethol, ac ychwanegodd fod cynnal proffil statig yn cymryd llawer iawn o ymdrech ar draws y sefydliad i sicrhau bod y rheolaethau mor effeithiol ag y gallent fod.  Caiff camau gweithredu a rheolaethau lliniaru a oedd yn rhoi’r lefel angenrheidiol o sicrwydd i Claire, y rheolwyr ac ACARAC, eu monitro’n rheolaidd.  

Cam i’w gymryd

-        Ystyried geiriad risgiau o ran enw da mewn perthynas â chanfyddiadau staff y Comisiwn yn ystod y cyfnod trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad (cyf CAMS20).

ACARAC (31) Papur 18 - Capasiti Corfforaethol

14.1     Cyflwynodd Dave yr archwiliad o’r risg ar gapasiti corfforaethol.  Mae’r Bwrdd Rheoli yn adolygu’r broses gynllunio capasiti corfforaethol bob chwe mis a byddai’r Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes yn cyfrannu at y gwaith hwn. 

14.2     Roedd y Pwyllgor yn cwestiynu amcanion y Cynllun Ymadael Gwirfoddol, a’r cynlluniau ar gyfer yr arian y gellid ei arbed.      

14.3     Cadarnhaodd Dave y byddai’r Pumed Cynulliad yn cyflwyno heriau anhysbys ar gyfer y dyfodol.  Gallai pwerau newydd a chyfyngiadau cyllidebol posibl hefyd fynnu llawer gan reolwyr, a dyna’r rheswm pam mae adolygiad o sgiliau, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd cyfredol mor bwysig.   

14.4     Roedd Claire wedi mynd i gyfarfod â’r Awdurdod Safonau Seneddol Annibynnol (IPSA) yn San Steffan yn ddiweddar.  Roedd yn amlwg o’r trafodaethau fod Comisiwn y Cynulliad yn ddigon ffodus i gael perthynas waith gref a chadarnhaol â’r Bwrdd Taliadau.  Byddai angen i waith pwyllgor o’r radd flaenaf tymor cyfredol y Cynulliad ystyried y ffordd y byddai Aelodau’r Pumed Cynulliad yn dymuno gweithio.

ACARAC (31) Papur 19 - Crynodeb o'r ymadawiadau

ACARAC (31) Papur 20 - Blaenraglen waith

15.1     Nododd y Pwyllgor dri achos o ymadael o’r gweithdrefnau caffael arferol.

15.2     Ymhellach i bwyntiau a godwyd yn yr arolwg effeithiolrwydd, byddai pob cyfarfod yn y dyfodol yn cael ei ymestyn 30 munud a byddai dyddiad ar gyfer cyfarfod mis Gorffennaf yn cael ei gadarnhau. 

15.3     Daeth y Cadeirydd â'r cyfarfod i ben drwy ddiolch i bawb am eu papurau, a’u cyfraniadau.  Rhoddodd ddiolch arbennig i David Melding am ei ymroddiad a’i gyfraniad at waith y Pwyllgor dros y flwyddyn ddiwethaf.

15.4     Croesawodd hefyd sylwadau Rheon Tomos, ac roedd yn annog pobl eraill i fod yn sylwedyddion mewn pwyllgorau archwilio.

Camau i’w cymryd

-        Y tîm clercio i ychwanegu adroddiad y Dangosyddion Perfformiad Allweddol at y Flaenraglen Waith - yn y cyfarfod cyntaf ar ôl cyhoeddi’r adroddiad.

-        Ymestyn pob cyfarfod yn y dyfodol 30 munud.

-        Cytuno ar ddyddiad y cyfarfod ym mis Gorffennaf ac anfon gwahoddiadau i’r cyfarfod.

-        Casglu adborth gan Rheon Tomos ar ddysgu cyfunol yn sgîl ei bresenoldeb mewn cyfarfodydd Pwyllgorau Archwilio mewn sefydliadau eraill.

Sesiwn breifat

Cynhaliodd aelodau’r Pwyllgor sesiwn breifat, ac roedd Gareth Watts yn bresennol ynddi. Ni chymerwyd cofnodion o’r cyfarfod.

Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 25 Ebrill 2016.