Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Nia Morgan i'w chyfarfod cyntaf.  Nododd hefyd yr ymddiheuriad hwyr gan Ann-Marie Harkin ac anogodd bawb i roi blaenoriaeth i gyfarfodydd y Pwyllgor hwn, sy'n ymrwymiad hirsefydlog.  

1.2        Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol Swyddfa'r Cabinet.

1.3        Ni ddatganwyd dim buddiannau eraill.

ACARAC (32) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Chwefror     2016

ACARAC (32) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1        Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Tachwedd 2016 yn gywir a rhoes swyddogion y wybodaeth ddiweddaraf ganlynol ynghylch y camau gweithredu sy'n weddill.

2.2        Cadarnhaodd Dave Tosh fod papur am waith yr Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes wedi'i gynnwys ym mlaenraglen waith y Pwyllgor ar gyfer y cyfarfod ym mis Mehefin.  

2.3        O ran y cam gweithredu ynghylch Canolfan Llywodraethiant Cymru (2.4), cadarnhaodd Claire Clancy fod y dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol wedi cael eu pasio ymlaen ac y byddai'r eitem yn cael ei hychwanegu at y flaenraglen waith maes o law.  

2.4        Byddai Kathryn Hughes yn casglu adborth gan y sylwedydd a oedd yn bresennol yng nghyfarfod mis Chwefror a'i gyflwyno mewn cyfarfod yn y dyfodol.

2.5        Câi pob cam gweithredu arall ei gynnwys fel eitem agenda yn y cyfarfod hwn, neu mewn cyfarfodydd yn y dyfodol. 

ACARAC (32) Papur 3 – Adroddiad Archwilio Mewnol 2015-16

3.1        Rhoes Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith archwilio diweddar.   Ym mis Chwefror, aeth i Fforwm Archwilio Mewnol Rhyngseneddol lle y trafodwyd dulliau o ran cynllunio, diogelwch seiber a threuliau Aelodau.

3.2        Roedd Gareth wedi rhoi manylion y trafodaethau diogelwch seiber yn y fforwm i Bennaeth TGCh a Darlledu'r Comisiwn a fyddai'n rhoi sylw i'r wybodaeth hon.

3.3        Cytunwyd hefyd mai Gareth a fyddai'n cynnal archwiliadau o dreuliau Aelodau yn lle Swyddfa Archwilio Cymru yn y dyfodol, gan y byddai hyn yn fwy cost-effeithiol. 

3.4        Mewn cyfarfod diweddar o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, cymeradwywyd yr achos busnes ar gyfer disodli'r system cyllid, a chadarnhaodd Gareth y byddai'n mynd i gyfarfodydd y bwrdd prosiect.

3.5        Yn ogystal â'r adolygiad arfaethedig o effeithiolrwydd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, dywedodd Gareth ei fod wedi bod yn ystyried opsiynau fel y gallai'r tîm llywodraethu roi cefnogaeth ychwanegol ar gyfer rhaglenni a phrosiectau. Anogodd y Cadeirydd iddo ystyried technegau ystwyth fel rhan o'r adolygiad hwn.

3.6        Ac yntau wedi cael ei benodi yn aelod o Bwyllgor Archwilio Coleg Gwent yn ddiweddar, disgrifiodd Gareth ei gyfraniadau a'r cyfleoedd rhwydweithio a gafwyd yn sgil hyn.  Gan i Goleg Gwent weithredu system ariannol newydd yn ddiweddar, byddai'n rhannu gwybodaeth gyswllt â Nia Morgan.

ACARAC (32) Papur 4 - Gwneud y gorau o Ystâd y Cynulliad

4.1        Cyflwynodd Gareth yr adolygiad hwn a oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaed o ran un o flaenoriaethau corfforaethol y Comisiwn.  Dywedodd wrth y Pwyllgor i Reolwr Profiad Ymwelwyr a Lleoliad newydd gael ei benodi'n ddiweddar ac y byddai hwnnw'n bwrw ymlaen â'r argymhellion. 

4.2        Mewn ymateb i gwestiynau aelodau'r Pwyllgor ar adnewyddu swyddfeydd yr Aelodau, esboniodd Gareth a Dave i'r gwaith gael ei wneud fel rhan o'r rhaglen cynnal a chadw a gynlluniwyd.

4.3        Canolbwyntiodd trafodaeth bellach ar werth am arian yn y tymor hir o ran defnyddio ystâd y Cynulliad, gan gynnwys y potensial i brynu Tŷ Hywel.  Cytunodd Dave i ailedrych ar y mater.  Cytunwyd bod ystyriaethau ehangach ynghylch materion hygyrchedd yn ardal Bae Caerdydd yn bwysig, ond eu bod i raddau helaeth y tu allan i reolaeth y Comisiwn.

4.4        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad cynhwysfawr hwn, yn enwedig o ran mynd i'r afael ag amcanion y Comisiwn. Anogwyd parhau i ddefnyddio adborth am brofiad ymwelwyr. 

Camau gweithredu

-        Dave i ymchwilio i opsiynau ar gyfer prynu Tŷ Hywel.    

Yr adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd yn flaenorol

ACARAC (32) Papur 5 - Gwasanaethau Dwyieithog

ACAC (32) Papur 6 – Dadansoddi Data

ACARAC (32) Papur 7 - Rheolaeth Gyllidebol

4.5        Cafodd tri adroddiad archwilio mewnol eu cylchredeg y tu allan i'r pwyllgor ar 30 Mawrth a rhoes Gareth grynodeb o'r sylwadau/ymholiadau a ddaeth i law.  Amlygwyd y ffaith y dylid canmol y gefnogaeth ar gyfer unigolion a'r defnydd o dechnoleg a nodwyd yn yr archwiliad o'r Gwasanaethau Dwyieithog Ehangach.  

4.6        Yn yr archwiliad Dadansoddi Data, a gynhaliwyd gan TIAA, cadarnhawyd nad oedd arwydd o ymddygiad twyllodrus yn ystod y flwyddyn ariannol dan sylw. Awgrymodd aelodau Pwyllgor y dylai archwiliadau yn y dyfodol ddatgan yn glir mai nodi unrhyw dystiolaeth o ymddygiad twyllodrus yw eu hamcan.

4.7        Nododd yr archwiliad o Reolaeth Gyllidebol feysydd y gallai system ariannol newydd eu gwella. Cadarnhaodd Nia fod y datrysiadau a wneir â llaw yn effeithiol ond eu bod yn defnyddio llawer o adnoddau. 

ACARAC (31) Papur 8 – Cynllun Amlinellol Archwilio Mewnol ar gyfer 2016-17

5.1        Cymeradwyodd y Pwyllgor strategaeth Gareth yn ei gyfarfod ym mis Chwefror gan groesawu ei gynllun amlinellol ar gyfer 2016-17. 

5.2        Pan ofynnwyd iddo a ddylai ei gynllun gynnwys system gyllid newydd, cytunodd Gareth i drafod y mater â Nia i bennu lefel y sicrwydd yr oedd y bwrdd prosiect yn gofyn amdano.

5.3        Hefyd, cafodd y Pwyllgor rywfaint o wybodaeth bellach gan Gareth am yr adolygiad arfaethedig o ddiogelwch.  Yn dilyn cyfnod o ailstrwythuro yn y tîm, roedd Gareth am sicrhau bod y newidiadau yn rhan annatod o'r maes gwasanaeth cyn iddo gynnal ei adolygiad. 

5.4        Canolbwyntiodd trafodaeth ehangach ar y gwasanaeth diogelwch a ddarperir gan Heddlu De Cymru.  Rhoes Claire sicrwydd i'r Pwyllgor fod y goblygiadau ariannol o gynyddu presenoldeb yr heddlu wedi cael eu hystyried yn ofalus i sicrhau eu bod yn angenrheidiol ac yn gost effeithiol.   

5.5        Hefyd, cafwyd y wybodaeth ddiweddaraf gan Dave am y gwaith i asesu pa mor agored yw'r Comisiwn i risgiau diogelwch seiber, gan gynnwys cyflogi arolygydd o ogledd Cymru i helpu i nodi a rheoli risgiau o ran ymosodiadau i'n System Rheoli Adeilad.

ACARAC (32) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

6.1        Cyflwynodd Matthew Coe bapur diweddaru ac amlygodd eitemau allweddol i'r Pwyllgor eu hystyried.  Mae pob mater a godwyd yn archwiliad 2015-16 bellach wedi cael ei ddatrys. 

6.2        Cadarnhaodd bod y dyddiadau ar gyfer y prif archwiliad o'r cyfrifon wedi cael eu cytuno gyda Nia, ond bod pryderon am yr effaith y byddai cynnal yr archwiliad pensiwn ar yr un pryd a chyda'r un person yn arwain yn ei chael ar adnoddau.  Byddai Nia a Matthew yn trafod y mater y tu allan i'r cyfarfod er mwyn sicrhau y cedwir at yr amserlen.

6.3        Cadarnhaodd Matthew y byddai papurau, gan gynnwys yr ISA260, yn cael eu cyflwyno mewn pryd ar gyfer y cyfarfodydd ym mis Mehefin a mis Gorffennaf. 

6.4        Mewn perthynas â'r system gyllid newydd, awgrymodd Matthew y dylai swyddogion ystyried a fyddai mewnbwn y Swyddfa Archwilio Cymru, megis arsylwi mewn cyfarfodydd bwrdd prosiect, yn ddefnyddiol o ran rhoi sicrwydd pellach.

Camau Gweithredu

-        Nia Morgan i gysylltu â Swyddfa Archwilio Cymru ynghylch adnoddau ar gyfer archwiliadau o gyfrifon a phensiynau sydd i ddod.

-        Nia Morgan i ystyried mewnbwn gan Swyddfa Archwilio Cymru ar brosiect y system gyllid newydd.

Eitem lafar

7.1        Dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor i'r protocol gweithio wedi'i ddiweddaru a gymeradwywyd ym mis Ebrill 2015 gael ei adolygu a chafwyd ei fod yn ddilys o hyd.  Mae'n cwrdd yn rheolaidd ag Arweinydd Tîm yn Swyddfa Archwilio Cymru i drafod y berthynas weithio barhaus.  Croesawodd y Pwyllgor y dystiolaeth hon o barhad yn y berthynas weithio gref ag archwilwyr allanol.  

7.2        Nododd y Pwyllgor hefyd y byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn cynnal yr adolygiad allanol o gydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

ACARAC (32) Papur 10 - cynllun gweithredu canlyniadau arolwg 2016

8.1        Diolchodd y Cadeirydd i'r tîm am yr wybodaeth ddiweddaraf ynghylch y cynnydd a wnaed o ran y cynllun gweithredu a nododd y gwaith sy'n mynd rhagddo i adolygu'r dangosyddion perfformiad allweddol.    

ACARAC (32) Papur 11 - Adroddiad Blynyddol drafft 2016

9.1        Gwerthfawrogodd y Cadeirydd y sylwadau a oedd wedi dod i law am yr adroddiad blynyddol drafft.  Cymeradwyodd y Pwyllgor y ddogfen a gyflwynwyd a chytunodd y tîm clercio i drefnu i'r adroddiad gael ei gyfieithu cyn ei gyflwyno'n ffurfiol i ysgrifenyddiaeth Comisiwn y Cynulliad. 

ACARAC (32) Papur 12 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb

10.1     Cyflwynodd Nia bapur yn nodi'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf ar gyfer 2015-16.  Roedd y papur hefyd yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith i gyflawni cyllidebau yn y dyfodol. 

10.2     Cafwyd rhagor o fanylion gan Claire am oblygiadau'r cynllun ymadael gwirfoddol a'r cynlluniau ehangach i ailstrwythuro rhai timau yn ystod y Pumed Cynulliad er mwyn sicrhau effaith gadarnhaol o ganlyniad i'r cynllun.  Dywedodd y Cadeirydd fod y broses a ddilynwyd i bob golwg yn un gadarn, gyda sicrwydd annibynnol yn rhan o'r broses.

10.3     Eglurodd Nia na phennwyd targed arbed gwerth am arian ar gyfer 2016-17 gan nad oed angen adnewyddu contractau mawr, ond byddai cyfarfodydd rheolaidd â thimoedd Ystadau a Rheoli Cyfleusterau a TGCh yn debygol o nodi rhai arbedion ar wahân neu arbedion effeithlonrwydd.  Eglurodd Claire rôl y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wrth benderfynu sut i ddefnyddio'r arbedion a gafwyd orau.

10.4     Hefyd, hysbysodd Nia'r Pwyllgor fod ei thîm yn wynebu ychydig fisoedd heriol gan ei bod yn debygol y byddai strategaeth gyllideb newydd yn cael ei chyflwyno i Gomisiwn newydd y Cynulliad ym mis Mehefin.  

ACARAC (32) Papur 13 - Polisïau cyfrifyddu

11.1     Nododd y Pwyllgor y papur hwn er gwybodaeth ac amlinellodd Nia'r mân newidiadau a wnaed ganddi. 

11.2     Mewn perthynas â phrynu offer TG yn ôl y gofyn, rhoes Dave sicrwydd i'r Pwyllgor fod prisiau'n cael eu gwirio i sicrhau eu bod yn gystadleuol.

ACARAC (32) Papur 14 - Y Wybodaeth Ddiweddaraf am Bolisi Chwythu'r Chwiban a Pholisi Twyll

12.1     Yn dilyn adolygiad o'r ddau bolisi, hysbysodd Gareth y Pwyllgor y byddai'n gweithio gyda Phennaeth Adnoddau Dynol i roi cyhoeddusrwydd i'r polisi chwythu'r chwiban. 

12.2     Croesawodd y Pwyllgor y dull hwn, yn enwedig gan na chofnodwyd dim achosion o chwythu'r chwiban, ac er bod hyn o bosibl yn golygu nad oedd lle i bryderu, gallai hefyd fod yn arwydd nad oedd cyflogeion yn gwybod am y polisi. 

12.3     Byddai'r Adroddiad Blynyddol ar Dwyll yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Mehefin.

ACARAC (32) Papur 15 - papur eglurhaol

ACARAC (32) Papur 15  - Atodiad A

ACARAC (32) Papur 15  - Atodiad B

13.1     Croesawodd y Cadeirydd y ddogfen fframwaith enghreifftiol a'r drafodaeth a gafwyd am y manteision o'i defnyddio yn y sefydliad.

13.2     Dywedodd Dave a Kathryn y byddent yn rhoi sylw i adborth gan aelodau'r Bwrdd Rheoli wrth ystyried y ffordd fwyaf effeithlon ac effeithiol o gael sicrwydd yn y dyfodol.     

Camau gweithredu

-        Gareth i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y defnydd pellach o'r Fframwaith Sicrwydd.

ACARAC (32) Papur 16 - papur eglurhaol a datganiad llywodraethu drafft 2015-16

14.1     Cyflwynodd Claire y datganiad llywodraethu drafft i'r Pwyllgor a diolchodd i Keith Baldwin am ei gyfraniad yn sesiwn her y Bwrdd Rheoli ym mis Chwefror.  Ychwanegodd Keith fod y broses wedi gweithio'n dda, yn arbennig y pwyslais ar ddatganiadau gan Gyfarwyddwr.

14.2     Roedd gwaith drafftio Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn yn mynd rhagddo'n dda ac roedd Claire yn hyderus y byddai'n cael ei gwblhau yn brydlon. 

14.3     Gwnaeth y Pwyllgor rai mân awgrymiadau a fyddai'n cael eu hystyried ar gyfer y drafft nesaf, ond croesawyd y cyfle i weld y datganiad yn gynnar ac roedd y cynnydd a wnaed o ran yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn dda ganddynt.   

Camau gweithredu

-        Claire i ystyried cynnwys siart strwythur trefniadaethol o dan y pennawd priodol yn y Datganiad Llywodraethu. 

Eitem lafar

15.1     Roedd Claire yn falch o adrodd bod y cynlluniau trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad i gyd ar y trywydd iawn a chanmolodd y tîm am eu gwaith caled.

15.2     O safbwynt Aelodau'r Cynulliad, roedd Angela Burns am ganmol y rhai a gymerodd rhan gan fod y trefniadau wedi cael eu trin a'u hesbonio yn dda iawn.

15.3     Llongyfarchodd y Cadeirydd Claire a'i thîm ar eu gwaith paratoi trylwyr.  

ACARAC (32) Papur 17 - Risgiau Corfforaethol 

ACARAC (32) Papur 17 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (32) Papur 17 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol sydd wedi eu nodi

16.1     Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad a nododd ddwy risg newydd a ychwanegwyd ers y cyfarfod ym mis Chwefror.  Hefyd, gwnaeth y Cadeirydd sylw am aeddfedrwydd y broses adolygu ar gyfer y Gofrestr Risg Gorfforaethol, gyda difrifoldeb risgiau yn cael eu hadolygu'n rheolaidd a risgiau yn cael eu hychwanegu neu eu dileu fel y bo'n briodol. 

16.2     Cytunodd y swyddogion ag awgrym y Pwyllgor fod effaith gyfunol y newidiadau sydd ar fin digwydd ar lefel uwch yn sylweddol o bosibl. Y flwyddyn nesaf, bydd y Prif Weithredwr a Chlerc y Comisiwn yn gadael, bydd Ysgrifennydd Parhaol newydd, Llywydd newydd a Chomisiynwyr newydd yn cael eu penodi, ac mae posibiliad y gwelir newidiadau lefel uchel eraill.  Cytunwyd y byddai'r Rheolwr Risg yn adolygu a ddylid ychwanegu risg briodol at Gofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn. 

16.3     Cytunwyd hefyd i asesu'r risg o weithredu system gyllid newydd tra bo Cyfarwyddwr Cyllid newydd yn cael ei recriwtio.

16.4     Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau'r Pwyllgor fod difrifoldeb risg yn ddigyfnewid i raddau helaeth, esboniodd Kathryn y gallai effaith neu debygolrwydd y risgiau fod wedi newid ond nid sgôr difrifoldeb y risg yn gyffredinol.  Mae'n fwriad ganddi ychwanegu'r rhain at adroddiadau yn y dyfodol. 

Camau gweithredu

-        Kathryn Hughes i hwyluso'r broses o drafod a oedd angen risg gorfforaethol newydd i adlewyrchu effaith bosibl newidiadau sylweddol ar lefel uwch.

-        Kathryn Hughes a Nia Morgan i ailedrych ar y risgiau cyfunol ynghlwm wrth weithredu system gyllid newydd tra bo Cyfarwyddwr Cyllid newydd yn cael ei recriwtio.

ACARAC (32) Papur 18 - Risg Rheoli Ariannol

ACARAC (32) Papur 18 - Atodiad A - ROAP ar gyfer Risg Rheoli Ariannol

17.1     Cyflwynodd Dave yr archwiliad o'r risg rheoli ariannol.  Roedd hwn yn gyfnod tyngedfennol i'r sefydliad, wrth i'r cyfrifon blynyddol gael eu cwblhau, wrth i strategaeth y gyllideb gael ei chyflwyno i'r Comisiwn newydd, a'r prosiect i newid y system gyllid, ond cafodd y Pwyllgor sicrwydd ganddo fod tîm medrus a chymorth cadarn ar waith.

ACARAC (32) Papur 19 – Cylch Gorchwyl

ACARAC (32) Papur 20 - Crynodeb o'r ymadawiadau

ACARAC (32) Papur 21 - Y flaenraglen waith

18.1     Cytunwyd ar y Cylch Gorchwyl diwygiedig.

18.2     Nododd y Pwyllgor y tri achos lle y gwyrwyd oddi ar weithdrefnau caffael arferol.

18.3     Daeth y Cadeirydd â'r cyfarfod i ben drwy ddiolch i bawb am eu papurau a'u cyfraniadau. 

Sesiwn breifat

Cafwyd sesiwn breifat i aelodau'r Pwyllgor gyda Matthew Coe, chynrychiolydd archwilio allanol y Comisiwn, yn bresennol. Nid ysgrifennwyd cofnodion.

Bwriedir cynnal y cyfarfod nesaf ar 13 Mehefin 2016.