Agenda a Chofnodion

1.1        Rhoddodd y Cadeirydd wybod i’r Pwyllgor, er bod y Comisiynwyr wedi cael eu penodi, nid oedd cynrychiolydd yn y cyfarfod hwn gan na chytunwyd ar eu portffolios eto. Roedd hefyd yn awyddus i ddiolch yn ffurfiol i Angela Burns, ar ran y Pwyllgor, am ei phum mlynedd o wasanaeth fel aelod o’r Pwyllgor a nododd ei ddymuniadau gorau iddi ar gyfer y dyfodol. 

1.2        Croesawodd y Cadeirydd Ian Summers i’r cyfarfod. Mae Ian yn darparu cymorth, her a sicrwydd o ran y Datganiad o Gyfrifon.

1.3        Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol yn nhîm y Rhaglen Gofrestru Etholiadol Fodern Swyddfa’r Cabinet.

1.4        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

ACARAC (03-16) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod ar 25 Ebrill   

ACARAC (03-16) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Ebrill 2016 a rhoddodd swyddogion y diweddariadau canlynol ar y camau a oedd heb eu cymryd.

2.2        Cadarnhaodd Claire Clancy y byddai Dave Tosh yn cyflwyno dogfen Adolygiad Effeithlonrwydd Busnes ddiweddar yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf. Byddai hwn yn ystyried sylwadau gan aelodau’r Pwyllgor. 

2.3        Cytunodd Claire i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am bryniant posibl Tŷ Hywel ond pwysleisiodd fod hyn yn dibynnu ar flaenoriaethau Comisiwn newydd y Cynulliad. 

2.4        Cadarnhaodd Claire hefyd y byddai’r Bwrdd Rheoli yn ystyried y risgiau sy’n gysylltiedig â newidiadau o ran uwch reolwyr yn ei gyfarfod ym mis Mehefin, a bod cyfarfod ym mis Gorffennaf wedi cael ei neilltuo i gynnal adolygiad llawn o risgiau’r Comisiwn.   

2.5        Byddai’r tîm clercio yn sicrhau y byddai unrhyw sylwadau sy’n ymwneud ag adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosberthir y tu allan i’r pwyllgor yn cael eu cofnodi a’u storio’n briodol. Cadarnhawyd hefyd bod y Fframwaith Sicrwydd wedi’i nodi ar y Flaenraglen Waith ar gyfer mis Tachwedd.   

ACARAC (03-16) Papur 3 – Adroddiad sy’n rhoi’r wybodaethddiweddaraf am Archwilio Mewnol 2015-16

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am waith archwilio a wnaed yn ddiweddar. Roedd wedi cwblhau pob un o archwiliadau 2015-16 ac wedi cwblhau ei Adroddiad Blynyddol a’r Adroddiad Blynyddol ar Dwyll. Roedd hefyd wedi cynnal hunanasesiad yn ôl Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS).

3.2        Roedd Gareth wedi trafod ei gynllun archwilio ar gyfer 2016-17 gyda’r TIAA, darparwr gwasanaeth archwilio mewnol ar gontract allanol y Comisiwn, ac roedd archwiliad rheoli risg wedi dechrau ddydd Llun 13 o Fehefin. 

3.3        Er y byddai’r ffocws ar archwiliadau yn y dyfodol, a allai gael eu newid yn dibynnu ar beth fyddai blaenoriaethau Comisiwn newydd y Cynulliad, sicrhaodd Gareth y Pwyllgor y byddai ef yn parhau i ddilyn yr argymhellion a wnaed fel rhan o’r archwiliadau yn y blynyddoedd blaenorol. Croesawodd y Pwyllgor hyn, yn enwedig mewn perthynas â’r archwiliad dilynol o ran caffael. Byddai Gareth hefyd yn parhau i ddarparu sicrwydd ar: y Cynllun Ymadael Gwirfoddol; byddai’n aelod gweithredol o’r bwrdd prosiect ar gyfer y system gyllid newydd; a byddai’n cynnal adolygiad o’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (IRB).

3.4        Mewn perthynas â Llawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg diwygiedig Trysorlys EM, awgrymodd y Pwyllgor y dylid rhoi ystyriaeth bellach i ba mor berthnasol yw’r canllawiau yn yr atodiadau newydd ar seiberddiogelwch a chwythu’r chwiban.

3.5        Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar amseriad yr ymarferiad Sicrhau Ansawdd Allanol (EQA) gwasanaethau archwilio mewnol a chanlyniad adolygiad o’r tîm Llywodraethu ac Archwilio. Eglurodd Gareth, er bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn ei gwneud yn ofynnol i’r ymarferiad Sicrhau Ansawdd Allanol gael ei gwblhau erbyn 2018, ei nod ef oedd ei gwblhau yn gynt. Disgrifiodd hefyd sut yr oedd diwrnod cwrdd i ffwrdd wedi darparu cynigion clir ar sut i fynd â’r tîm ymlaen. Cytunodd i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am unrhyw newidiadau. 

Camau i’w cymryd

-        Gareth i adolygu atodiadau Llawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg diwygiedig Trysorlys EM ynghylch seiberddiogelwch a chwythu’r chwiban ac adrodd ynghylch ei ganfyddiadau i’r Pwyllgor.

-         Gareth i ddiweddaru’r Pwyllgor ym mis Tachwedd ynghylch newidiadau i’r tîm Llywodraethu ac Archwilio. 

ACARAC (03-16) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol

4.1        Cyflwynodd Gareth Farn ac Adroddiad Blynyddol yr Archwiliwr Mewnol ar gyfer 2015-16. Mae’r adroddiad yn rhoi trosolwg o’r gwaith a wnaed gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn ac yn rhoi barn ar sail y gwaith hwnnw ac arsylwadau ehangach eraill. 

4.2        Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor am yr argymhellion sy’n weddill, esboniodd Gareth fod y rhain yn ymwneud â dogfennu prosesau ar gyfer dangosyddion perfformiad allweddol yr oedd adolygiad ohonynt yn parhau gan aelodau ei dîm. Byddai’r adolygiad, a oedd yn ystyried y broses o gasglu dangosyddion perfformiad allweddol ac adrodd yn eu cylch, yn ogystal â pha mor ystyrlon yr oeddent, yn mynd i’r afael â’r argymhellion hyn. Cadarnhaodd fod yr ymgysylltu â’r Penaethiaid Gwasanaeth wedi bod yn gadarnhaol hyd yma.  

4.3        Roedd barn Gareth yn nodi, “roedd gan Gomisiwn y Cynulliad drefniadau rheoli a llywodraethu risg digonol ac effeithiol i reoli’r gwaith o gyflawni ei amcanion”.

4.4        Roedd Gareth wedi dangos ei adroddiad i Ann-Marie Harkin a Matthew Coe cyn y cyfarfod hwn. Roedd y ddau yn canmol yr adroddiad am ei fanylder a rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor eu bod wedi defnyddio’r archwiliad rheolaethau ariannol allweddol i’w cynorthwyo wrth archwilio’r cyfrifon.   

4.5        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad cynhwysfawr hwn a barn archwilio Gareth. Anogwyd Gareth i rannu adroddiadau a diweddariadau gyda nhw drwy gydol y flwyddyn, ac roedd yn fodlon iawn i wneud hynny. 

4.6        Mewn perthynas â’r adolygiad o bolisi Twyll, Llwgrwobrwyo a Llygredd y Comisiwn, awgrymodd y Pwyllgor y dylid gwirio pa mor berthnasol yw canllawiau diweddar y Weinyddiaeth Gyfiawnder ar dwyll a llwgrwobrwyo.

Cam i’w gymryd

-        Gareth i wirio canllawiau diweddar y Weinyddiaeth Gyfiawnder ar asesiadau risg o ran twyll a llwgrwobrwyo ac adrodd ar  unrhyw ganfyddiadau i’r Pwyllgor.

ACARAC (03-16) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

5.1        Roedd Gareth yn falch o adrodd, yn ystod 2015-16 na fu unrhyw achosion a ddygwyd i’w sylw o weithgaredd twyllodrus neu amheuaeth o weithgarwch twyllodrus ynghylch arian parod, lwfansau a threuliau neu ddwyn asedau. 

5.2        Cyfeiriodd y Pwyllgor a Swyddfa Archwilio Cymru at waith a wnaed gan y Comisiwn i gryfhau rheolaethau mewnol i atal neu ganfod twyll ac i godi ymwybyddiaeth staff, a oedd wedi bod yn flaenoriaeth yn dilyn y digwyddiad blaenorol. Mae Swyddfa Archwilio Cymru yn aml yn rhannu enghreifftiau o dwyll ar draws y sector cyhoeddus gyda Nia Morgan a Gareth a byddai’n parhau i wneud hynny. Roeddent o’r farn bod atal ac ymwybyddiaeth, gan gynnwys rhannu manylion ynghylch unrhyw ymgais i dwyllo, yn ogystal â chael rheolaethau cadarn yn eu lle, yn sylfaenol i fynd i’r afael â thwyll.  

5.3        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn a oedd wedi’i ysgrifennu’n dda, yn amodol ar ail-eirio paragraffau 3.1 a 3.2.

Cam i’w gymryd

-        Gareth i egluro’r cyfeiriad at y sylw a roddir i ddata byw yn yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll.

ACARAC (03-16) Papur 6 - Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon Drafft 2015-16

6.1        Llongyfarchodd aelodau’r Pwyllgor staff y Comisiwn, yn arbennig Nia a Chris Warner, ar ansawdd ac amseroldeb yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon drafft a gofynnwyd am i’r neges hon gael ei throsglwyddo i’r timau. Cytunodd yr Aelodau fod yr adroddiad yn adlewyrchu sefydliad cadarnhaol, aeddfed, proffesiynol a blaengar. Roedd y ddogfen gyfun wedi’i dosbarthu bythefnos cyn y cyfarfod a chroesawodd y Pwyllgor y cyfle a gafwyd i ystyried a chraffu’n llawn ar y wybodaeth a gyflwynwyd. 

6.2        Roedd yr adroddiad yn adlewyrchu’r newidiadau strwythurol diwygiedig a gafodd eu hargymell mewn cyfarwyddyd diweddar gan Drysorlys EM a phwysleisiodd Chris ei nod o osgoi dyblygu diangen.    

6.3        Ynghyd â’r gwallau teipio yr oedd Nia eisoes wedi rhoi gwybod i’r Pwyllgor amdanynt, a’r pwyntiau i’w hegluro a awgrymwyd yn y cyfarfod a fyddai’n cael eu hystyried, dywedodd Nia y byddai’n croesawu unrhyw sylwadau pellach a ellid eu hanfon ati drwy e-bost. 

6.4        Dywedodd Claire hefyd ei bod yn falch ac yn llawn edmygedd o’r broses o gasglu gwybodaeth ar gyfer yr adroddiad a diolchodd i’w thîm am ei ymdrechion. 

6.5        Roedd y Cadeirydd yn croesawu’r cyfarfod adolygu a gynhaliwyd ar ôl cyhoeddi Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y llynedd i drafod unrhyw wersi a ddysgwyd, ac roedd yn cymryd yn ganiataol y byddai’r un peth yn digwydd eleni. Ar y cyfan roedd yn fodlon ar y broses ac ar ansawdd yr adroddiad, a diolchodd i Ian Summers am roi ei sicrwydd ychwanegol. 

ACARAC (03-16) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru, Comisiwn y Cynulliad Cenedlaethol a chan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg

7.1        Rhoddodd Ann-Marie a Matthew wybod i’r Pwyllgor fod yr archwiliad 2015-16, a oedd wedi dechrau ar 23 Mai, yn amodol ar ddiwygiadau terfynol, yn gyflawn ar y cyfan, heb unrhyw faterion arwyddocaol wedi’u nodi hyd yma. Mae adroddiad ISA 260, a fyddai’n cael ei gyflwyno yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf, yn adlewyrchu hyn oni bai bod unrhyw faterion arwyddocaol yn cael eu nodi.

7.2        Diolchodd Swyddfa Archwilio Cymru i Nia a’i thîm am eu cydweithrediad defnyddiol a nododd y gwelliannau pellach a wnaed o ran y broses, amseroldeb a safon y dogfennau a gyflwynwyd eleni.    

Eitem lafar

8.1        Darparodd Claire adroddiad cadarnhaol iawn i’r Pwyllgor ar drosglwyddo i’r Pumed Cynulliad. Bu’r gwaith o gynllunio ar gyfer y diddymu a’r cyfnod ar ôl yr etholiad yn drylwyr ac yn effeithiol iawn ac mae hi a’i staff wedi cael canmoliaeth uchel gan Aelodau Cynulliad sydd wedi dychwelyd a chan yr Aelodau newydd. Cafwyd llythyr o ddiolch a moliant hefyd gan Ei Mawrhydi y Frenhines. Mae nifer yr Aelodau sy’n manteisio ar gyfleoedd Datblygiad Proffesiynol Parhaus ym mhob plaid hefyd wedi bod yn gadarnhaol. 

8.2        Disgrifiodd Claire sut yr oedd ochr weithdrefnol y dyddiau cynnar ar ôl yr etholiad hefyd wedi gweithio’n dda, yn enwedig gan fod swyddogion y Comisiwn wedi ymateb i amgylchiadau anghyfarwydd o ran penodi Prif Weinidog Cymru a’r her o ddefnyddio ffyrdd gwahanol o weithio, fel pleidleisiau cudd ar gyfer ethol y Llywydd a’r Dirprwy Lywydd. Eglurodd Claire hefyd fod y risgiau o ran cydymffurfio â Deddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda (PPERA) 2000 yn cael eu rheoli.

8.3        Yn ystod y cyfnod diddymu, roedd y Siambr yn y Senedd wedi cael ei hadnewyddu’n llawn, ynghyd â rhai o swyddfeydd yr Aelodau.  Canmolodd y Cadeirydd y Comisiwn am ddangos parhad busnes effeithiol ar gyfer y defnydd o Siambr Hywel yn ystod y cyfnod hwn, ar gyfer ail-alw’r Cynulliad oherwydd yr argyfwng yn y diwydiant dur.  Bu’r Agoriad Brenhinol yn ddiweddar hefyd yn llwyddiannus iawn oherwydd gwaith cynllunio effeithiol, a mynegodd Claire ei balchder gydag ymdrechion pawb. 

8.4        Hefyd rhoddodd Claire y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y trafodaethau a gynhaliwyd gan y Pwyllgor Busnes o ran y cynlluniau ar gyfer busnes cynnar, gan gynnwys strwythur pwyllgorau’r Cynulliad ac adolygiad pellach o’r Rheolau Sefydlog.

8.5        Diolchodd y Cadeirydd i Claire am y diweddariad hwn a llongyfarchodd hi a’i thîm am ddarparu gwasanaeth mor rhagorol.    

ACARAC (03-16) Papur 8 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (03-16) Papur 8 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (03-16) Papur 8 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

9.1        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad a’r adolygiad arfaethedig o risgiau a oedd wedi’i gynllunio ar gyfer y Bwrdd Rheoli ym mis Gorffennaf, a fyddai’n ystyried blaenoriaethau ac amcanion Comisiwn newydd y Cynulliad.

9.2        Amlinellodd Claire gwmpas a graddfa amlygiad presennol y Comisiwn i risgiau. Pwysleisiodd yr ymdrech a wnaed i reoli’r risgiau, er mwyn cynnal safonau ac ansawdd mor uchel ar gyfer darparu gwasanaeth.  Cytunodd y Pwyllgor fod hwn yn arbennig o bwysig ar ddechrau Cynulliad newydd, o ran adeiladu a chynnal hygrededd ac ymddiriedaeth y Llywydd, y Comisiynwyr ac Aelodau’r Cynulliad. 

Camau i’w cymryd

-        Kathryn Hughes i sicrhau bod risgiau mewn cysylltiad â sefydlu system Cyllid newydd ochr yn ochr â recriwtio Cyfarwyddwr Cyllid newydd yn cael eu monitro’n ddigonol.

-        Dave Tosh i ddarparu manylion i’r Pwyllgor ar yr opsiwn a gymeradwywyd a’r amserlen ar gyfer y prosiect CCTV.  

ACARAC (03-16) Papur 9 – Gallu Corfforaethol o ran Dwyieithrwydd

10.1     Cyflwynodd Craig Stephenson ei bapur a oedd yn gwahodd y Pwyllgor i roi ei farn ar reoli risg o ran gallu corfforaethol o ran dwyieithrwydd.

10.2     Disgrifiodd Craig y datblygiadau yn sgîl cyfieithu peirianyddol a’r ymrwymiad parhaus gan Microsoft i gynyddu’r eirfa cyfieithu yn barhaus. Roedd cysylltiadau da a sefydlwyd gyda chyrff eraill yn y sector cyhoeddus yn golygu eu bod hwythau hefyd yn bwydo testun i mewn i’r system, a fyddai’n cynyddu cywirdeb y cyfieithiadau, ac felly’n cynyddu hyder pobl ymhellach wrth ddefnyddio’r cyfleuster.

10.3     Disgrifiodd hefyd y gwelliannau a roddwyd ar waith ers lansio’r Cynllun Ieithoedd Swyddogol yn 2013, fel darparu papurau briffio dwyieithog i Bwyllgorau’r Cynulliad a’r dull hyblyg a fabwysiadwyd gan y  Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi aml-sgiliau. Cafwyd adborth cadarnhaol hefyd ar y defnydd o dimau clercio integredig. 

10.4     Byddai adborth gan yr Aelodau a chanlyniadau’r ymarfer dewis iaith sydd ar y gweill yn llywio’r gwaith o gynllunio ymhellach, ac yn rhoi gwybod am y gallu sydd ei angen i ddarparu gwasanaethau pwrpasol i bawb yn eu hiaith o ddewis.  

10.5     Diolchodd y Pwyllgor i Craig am y drafodaeth addysgiadol a dymunodd yn dda iddo ar gyfer bwrw ymlaen â’r gwaith.  

ACARAC (03-16) Papur 10 - Crynodeb o’r ymadawiadau

ACARAC (03-16) Papur 11 - Y flaenraglen waith

11.1     Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.

11.2     Byddai’r flaenraglen waith ddiwygiedig yn cael ei dosbarthu ym mis Gorffennaf er mwyn adlewyrchu’r newidiadau a gytunwyd gan y Pwyllgor.

11.3     Rhoddodd Claire wybod i’r Pwyllgor am fater o ran talu Archwilydd Cyffredinol Cymru.  

11.4     Clowyd y cyfarfod gan y Cadeirydd a diolchwyd i bawb am eu papurau, a’u cyfraniadau. 

Camau i’w cymryd

Y tîm clercio i:

-        ddiweddaru’r flaenraglen waith ar gyfer mis Tachwedd 2016 i gynnwys yr adroddiad ar gau’r prosiect Adnoddau Dynol / Cyflogres a’r adborth gan y Cadeirydd ar gyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg i’r Comisiwn.

-        cadarnhau dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol pan fydd enw’r Comisiynydd sydd â chyfrifoldeb dros lywodraethu wedi cael ei gadarnhau.

Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer 11 Gorffennaf 2016.