Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Suzy Davies i'w chyfarfod cyntaf a nododd fod tri ymddiheuriad wedi dod i law. 

1.2        Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol o Raglen Gofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet.

1.3        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

ACARAC (04-16) Papur 1 – Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Mehefin

ACARAC (04-16) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Mehefin 2016 a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.

2.2        Yn dilyn trafodaeth ar y materion pwysig a drafodwyd gan y Pwyllgor yn y gorffennol, a deunyddiau cyfeirio pwysig eraill, cytunodd yr Ysgrifenyddiaeth i baratoi pecyn o bapurau ar gyfer Suzy Davies er mwyn sicrhau ei bod yn cael yr holl wybodaeth am waith y Pwyllgor hyd yma. 

2.3        Gofynnodd y Cadeirydd i Dave Tosh roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith y Comisiwn ar Ddiogelwch Seiber.  Er nad yw'r mater hwn wedi'i nodi ar y gofrestr risgiau corfforaethol, mae cyflwyniad wedi'i drefnu ar gyfer cyfarfod y Bwrdd Rheoli ym mis Gorffennaf. 

2.4        Disgrifiodd Dave ei gyfrifoldebau fel Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth a chytunodd i gyflwyno papur i'r Pwyllgor yn nodi ei raglen waith yn ystod y misoedd nesaf.    

2.5        Rhoddodd Claire Clancy wybod i'r Pwyllgor nad oeddent wedi llwyddo i ddod o hyd i ymgeisydd addas yn dilyn ymarfer recriwtio diweddar i benodi Cyfarwyddwr Cyllid newydd.  Cafwyd sicrwydd nad oedd ganddi unrhyw bryderon ynghylch rheoli cyllid y Cynulliad a bod trefniadau eraill yn cael eu rhoi ar waith.

Camau i’w cymryd

-        Yr Ysgrifenyddiaeth i baratoi pecyn o bapurau ar gyfer Suzy Davies AC ar y materion pwysig sydd wedi'u hystyried gan y Pwyllgor a deunyddiau cyfeirio eraill.    

-        Yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i gyflwyno ei raglen barhaus o waith i'r Pwyllgor.  Yr Ysgrifenyddiaeth i ychwanegu'r wybodaeth hon at y flaenraglen waith.      

          ACARAC (04-16) Papur 3 – Papur eglurhaol – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2015-16

          ACARAC (04-16) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon 2015-16

ACARAC (04-16) Papur 5 – Adroddiad ISA 260

4.1        Cyflwynodd Nia Morgan y datganiadau ariannol terfynol ar gyfer 2015-16, a oedd yn rhan o Adroddiad Blynyddol Comisiwn y Cynulliad.  Roedd yn fodlon iawn ar y broses ac estynnodd ddiolch i'w thîm, yn enwedig Donna Davies a Lisa Bowkett, am ei waith.  Estynnodd ddiolch hefyd i Swyddfa Archwilio Cymru am y ddeialog barhaus yn ystod y cyfnod archwilio, yn enwedig wrth geisio datrys unrhyw faterion a oedd yn weddill.

4.2        Cafwyd canmoliaeth gan aelodau'r Pwyllgor am yr ymagwedd broffesiynol a fabwysiadwyd wrth baratoi adroddiad eleni.  Roedd yr adolygiad a gynhaliwyd y llynedd wedi helpu i wella cyfathrebu a phrosesau.

4.3        Cyflwynodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe yr adroddiad ISA 260 i'r Pwyllgor.  Roedd y ddogfen hon yn crynhoi casgliad yr archwiliad ar gyfer 2015-16 ac roedd yn rhaid ei chyflwyno yn unol â safonau archwilio statudol.  Cadarnhaodd Ann-Marie fod ei hadolygiad o'r cyfrifon wedi'i gwblhau ac y byddai'n argymell bod Archwilydd Cyffredinol Cymru yn cyhoeddi adroddiad diamod.  Pwysleisiodd ansawdd uchel y dogfennau a gyflwynwyd i'w thîm, gan ddiolch i'r tîm Cyllid ac i Ian Summers am eu gwaith caled.

4.4        Estynnodd Claire ddiolch i Swyddfa Archwilio Cymru am gyfathrebu mewn modd agored a gonest, yn enwedig ar y materion a godwyd y llynedd.  Gallai'r newid mewn personél yng Nghomisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru fod wedi bod yn niweidiol i'r broses archwilio, ond gweithiodd pawb yn galed iawn i sicrhau bod y broses yn esmwyth ac yn llwyddiannus.

4.5        Roedd Claire hefyd am ddiolch yn ffurfiol i Gareth Watts am ei waith archwilio mewnol gwych ac i Chris Warner am ddrafftio Adroddiad Blynyddol mor gynhwysfawr. 

4.6        Yn olaf, roedd Claire am ddiolch i Nia a'i thîm a'u llongyfarch am lunio adroddiad ISA 260 mor rhagorol.  Yn ei holl flynyddoedd o fod yn Swyddog Cyfrifyddu, dywedodd mai hwn oedd yr adroddiad gorau eto.

4.7        O safbwynt annibynnol, roedd y Cadeirydd yn falch dros ben ac anogodd swyddogion a Swyddfa Archwilio Cymru i adeiladu ar y cynnydd hwn drwy edrych ar ffyrdd o wneud gwelliannau pellach ar gyfer y flwyddyn nesaf.

Cam i’w gymryd

-        Swyddfa Archwilio Cymru a thîm Cyllid y Cynulliad i adolygu'r broses archwilio ar gyfer 2015-16 er mwyn nodi ffyrdd o wella'r broses archwilio yn barhaus.

ACARAC (04-16) Papur 6 – Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes – Gwybodaeth Ychwanegol

ACARAC (04-16) Papur 7 – Adolygiad o Ddull Comisiwn y Cynulliad o fynd i'r afael ag Effeithlonrwydd ac Effeithiolrwydd Sefydliadol (a ddosbarthwyd yn flaenorol ym mis Mai)

5.1        Croesawodd y Cadeirydd y papurau hyn, yn enwedig y dadansoddiad meintiol a gyflwynwyd i'r Pwyllgor. 

5.2        Disgrifiodd Dave y lefelau trawiadol o arbedion a sicrhawyd o ganlyniad i gytuno ar gontractau mewnol ar gyfer gwasanaethau TGCh a'r gwaith ar draws y sefydliad i edrych yn barhaus am gyfleoedd i newid a gwella prosesau.  Er bod y papurau yn bennaf yn nodi arbedion sydd wedi'u gwireddu yn y Gyfarwyddiaeth Adnoddau, byddai unrhyw arfer da yn cael ei rannu ar draws y sefydliad. 

5.3        Aeth Dave ymlaen i ddisgrifio'r gwaith cynllunio capasiti sydd i'w wneud gan y Bwrdd Rheoli.  Bydd y darn hwn o waith, yn ogystal â'r gwaith cynllunio senario a'r arolwg o Aelodau'r Cynulliad, yn helpu i lywio'r gwaith ar effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn y dyfodol.

5.4        Anogodd y Pwyllgor Dave i fwrw golwg gyfannol a heriol ar effeithlonrwydd busnes, ac ystyried mesur arbedion/effeithlonrwydd drwy ddangosyddion perfformiad allweddol corfforaethol.  Roedd y Pwyllgor yn falch y byddai'r dull hwn yn cael ei rannu â Chyfarwyddiaethau eraill. 

5.5        Disgrifiodd Claire ei rôl wrth roi tystiolaeth i'r Pwyllgor Cyllid yn nodi bod adnoddau'n cael eu defnyddio'n ddoeth.  Credai y byddai cyfuno'r papurau Adolygu Effeithlonrwydd Busnes hyn yn dangos, mewn ffordd bendant, sut mae'r Comisiwn yn cyflawni ei nod o sicrhau effeithlonrwydd tra'n darparu gwasanaethau rhagorol i gwsmeriaid. 

5.6        Cytunodd Dave i gyfuno'r ddau bapur fel papur briffio i Claire a'r Comisiynydd cyn cyfarfodydd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid yn yr hydref.  Byddai'r papur briffio hwn hefyd yn cael ei rhannu ag aelodau ACARAC er mwyn iddynt wneud sylwadau arno.       

Cam i’w gymryd

-        Dave i gyfuno'r ddau bapur wrth baratoi ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid yn yr hydref, ac i ganfasio barn aelodau ACARAC. 

ACARAC (04-16) Papur 8 - Y flaenraglen waith

6.1        Cytunodd yr Ysgrifenyddiaeth i ychwanegu'r eitemau a drafodwyd yn ystod y cyfarfod at y flaenraglen waith ac i drafod strategaeth newydd y Comisiwn.  

6.2        Byddai'r Ysgrifenyddiaeth hefyd yn trefnu cyfarfodydd ar gyfer Suzy Davies gyda'r unigolion a ganlyn:

·         Cadeirydd ACARAC

·         Pennaeth Archwilio Mewnol

·         Ann Marie Harkin - Swyddfa Archwilio Cymru

Cam i’w gymryd

-        Y Pwyllgor i drafod strategaeth Comisiwn y Cynulliad (i'w gytuno).   

Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 21 Tachwedd 2016.