Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: 1.0
Eitem 1 –
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant 1.1 Croesawodd y Cadeirydd Victoria Paris i'r
cyfarfod fel sylwedydd o’r tîm Llywodraethu ac Archwilio. 1.2 Datganodd
ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Cofrestru Etholiadol Modern
Swyddfa'r Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad
Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol. 1.3 Ni
ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill. |
|
Cofnodion a materion yn codi Cofnodion: 2.0
Eitem 2 – Cofnodion a materion yn codi ACARAC
(05-16) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Gorffennaf 2016 ACARAC
(05-16) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd 2.1
Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Gorffennaf 2016 a chafodd
y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi. 2.2 Diolchodd Suzy Davies i'r Gadair, staff
Comisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru am gymryd yr amser i gwrdd â hi
ers y cyfarfod diwethaf. 2.3 Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r
Pwyllgor am y newidiadau i'r tîm Llywodraethu ac Archwilio (cyf cam gweithredu
ym mharagraff 3.4). Dywedodd, yn dilyn diwrnod cwrdd i ffwrdd cynhyrchiol y tîm
ym mis Mai, fod rhai newidiadau wedi cael eu gweithredu i ddarparu gwasanaeth cynghori
a chymorth mwy cysylltiedig ar gyfer llywodraethu ar draws y Comisiwn. 2.4 Ychwanegodd fod y ffaith bod y Rheolwr Parhad
Busnes a'r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth wedi ymuno â'r tîm yn barhaol wedi
cynyddu gwytnwch o fewn y tîm ehangach. Enghraifft o hyn oedd y gwaith ar y cyd
sy'n cael ei wneud ar adolygu ein risgiau a'n gwytnwch o ran seiber-ddiogelwch
a chodi ymwybyddiaeth o hyn ar draws y Comisiwn a chydag Aelodau'r Cynulliad
a'u staff cymorth. 2.5 Yna disgrifiodd Gareth nifer o fentrau a oedd
wedi parhau neu a gyflwynwyd yn ddiweddar gan y tîm. sef: ·
Cyfarfodydd
'Materion Llywodraethu' a oedd wedi'u cynnal gyda phob Pennaeth Gwasanaeth am
yr ail flwyddyn yn olynol. ·
Lansio
calendr dyddiadau llywodraethu allweddol, a oedd wedi cael ei groesawu.
Defnyddiwyd hwn i roi gwybod i Benaethiaid Gwasanaeth o ddigwyddiadau
llywodraethu allweddol y bydd yn rhaid iddynt baratoi ar eu gyfer, neu gyfrannu
atynt. ·
Dull
partneriaeth wrth i aelod o'r tîm Llywodraethu ac Archwilio gael ei neilltuo i
feysydd gwasanaeth penodol i weithredu fel pwynt cyswllt cyntaf ac i ddatblygu
cysylltiadau a meithrin perthynas agosach.
2.6 Disgrifiodd Victoria Paris y gwaith a wnaeth
ar yr adroddiad dangosyddion perfformiad allweddol ac ar yr adolygiad polisi.
Bydd yr adolygiad hwn yn creu cofrestr polisi ffurfiol ar gyfer y Comisiwn, yn
darparu ar gyfer brandio clir o ran polisïau, yn egluro perchnogaeth, ac yn
adolygu cyfrifoldebau ac amserlenni. 2.7 Rhoddodd Gareth wybod i'r Pwyllgor y byddai
sesiwn dilynol yn cael ei threfnu ym mis Ionawr i olrhain y camau gweithredu y
cytunwyd arnynt ym mis Mai a byddai'n cyflwyno'r wybodaeth ddiweddaraf am hyn
i'r Pwyllgor ym mis Chwefror. Cam
gweithredu i’w gymryd -
Gareth i roi adborth i'r Pwyllgor ynghylch canlyniad diwrnod cwrdd i
ffwrdd y tîm Llywodraethu ac Archwilio. |
|
Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol Cofnodion: Archwilio
Mewnol 3.0
Eitem 3 –
Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol ACARAC (05-16) Papur 3 –
Adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol ACARAC (05-16) Papur 4 - Argymhellion
Monitro Archwilio Mewnol 3.1
Cyflwynodd Gareth
ei ddogfennau diweddaru arferol a oedd yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn
ystod 2016-17. Gwnaeth hefyd roi manylion am ei Ddatblygiad Proffesiynol
Parhaus gan gynnwys mynd i gyfarfod rhyngseneddol ar gyfer penaethiaid
archwilio mewnol, a chyfleoedd rhwydweithio eraill megis cyfarfodydd gyda
phenaethiaid archwilio mewnol o sefydliadau sector cyhoeddus eraill ledled
Cymru. 3.2
Gofynnodd
y Pwyllgor sut y byddai Gareth yn delio â'r broses ail-dendro ar gyfer y
contract archwilio mewnol, gan fod y contract gyda TIAA yn dod i ben ym mis
Gorffennaf 2017. Cynigiodd Gareth barhau gyda'r trefniadau ar y cyd, gyda'r
disgwyl y byddai sawl tendr yn dod i law, ond dywedodd y byddai hefyd yn
cynyddu gwytnwch o fewn y tîm, gyda'r bwriad o gynnal rhagor o adolygiadau
mewnol. 3.3
Diolchodd
y Cadeirydd i Gareth am roi diweddariadau cynhwysfawr ac atgoffodd y Pwyllgor
fod Gareth yn dibynnu ar bartner wedi'i ariannu ar y cyd i'w helpu i gyflawni'r
gwaith archwilio mewnol. Hefyd dywedodd ei fod yn gobeithio y byddai gystadleuaeth
gref ar gyfer yr ymarfer caffael . 3.4
Yna
eglurodd Gareth sut yr oedd wedi ystyried y broses archwilio treuliau Aelodau'r
Cynulliad a fyddai bellach yn cael ei gwneud yn fewnol. Roedd wedi trafod yr
archwiliad gyda Swyddfa Archwilio Cymru a chyda Chymorth Busnes i Aelodau, yn
bennaf er mwyn cael deall eu gwaith a'r systemau sydd ar waith. Byddai ei brif
ffocws ar y grant ymaddasu a chost sefydlu'r swyddfa yn dilyn yr etholiad.
Roedd yr archwiliad ar y trywydd iawn i'w adrodd i'r Pwyllgor ym mis Ebrill. 3.5
Yn unol â
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, bob pum mlynedd mae'n ofynnol i'r
Pennaeth Archwilio Mewnol gyflawni Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol. Mewn
cyfarfod diweddar o'r Fforwm Rhyngseneddol (17 Tachwedd), roedd Gareth wedi crybwyll y posibilrwydd o gynnal
yr adolygiad hwn drwy drefniadau cyfatebol gyda'r deddfwrfeydd eraill. Roedd
hefyd wedi derbyn cyngor ar hyn gan ei swyddog cyfatebol yn Llywodraeth Cymru a
oedd yn ymwneud â gosod y canllawiau a safonau ar gyfer adolygiadau o'r fath. 3.6
Cwestiynodd
y Pwyllgor ddidueddrwydd ac annibyniaeth trefniant o'r fath ac esboniodd Gareth
y byddai'n cael ei seilio ar hunanasesiad cychwynnol gyda dilysiad allanol gan
un o'r swyddogion cyfatebol. Gwanaethant awgrymu y dylai'r fframwaith adolygu
safonol gael ei haddasu i ganfod sut mae pob un o'r deddfwrfeydd yn gweithio
mewn ffordd wahanol. Dylai'r adolygydd hefyd fod yn gymwys i gyflawni'r
adolygiad. 3.7
Rhoddodd
Claire Clancy sicrhad i'r Pwyllgor y ceisid sicrwydd ar y dilysiad allanol fel
y bo'n briodol. 3.8 Holodd y Pwyllgor pam roedd y nifer o argymhellion blaenoriaeth uchel wedi gostwng yn sylweddol yn ystod y tair blynedd diwethaf. Awgrymodd Gareth ei fod yn ddibynnol ar y pwnc, a bod sawl archwiliad wedi bod yn ystod y blynyddoedd blaenorol yn cynnig nifer o argymhellion archwilio fel y rhai ar gyfer Recriwtio, Diogelwch a'r prosiect Adnoddau ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3. |
|
Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf Cofnodion: 4.0
Eitem 4 -
Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf
ACARAC (05-16) Papur 5 - Gweinyddu Pensiynau 4.1
Canlyniad
yr archwiliad Gweinyddu Pensiynau oedd cael sgôr 'cryf'. Adroddwyd bod yna drefniadau cadarn ar waith
ar gyfer gweinyddu Prif Gynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil a chynlluniau
pensiwn Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad. Nodwyd cyfleoedd i wella effeithlonrwydd
a lleihau'r angen am ragor o ymyrraeth â llaw. 4.2
Cadarnhaodd Gareth fod
argymhellion wedi cael eu derbyn a bod y broses weithredu yn mynd rhagddo.
Byddai'r angen i ymyrryd â llaw yn cael ei ddisodli erbyn mis Ionawr pan fyddai
ymarfer dilysu yn cael ei wneud. |
|
Adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd ym mis Hydref Cofnodion: 5.0
Eitem 5 -
Adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd ym mis Hydref ACARAC
(05-16) Papur 6 - Adolygiad Sicrwydd o'r Cynllun Ymadael Gwirfoddol ACARAC
(05-16) Papur 7 - Nodyn briffio ar Seiber-ddiogelwch - (i'w drafod o dan eitem
8) ACARAC
(05-16) Papur 8 - Archwiliad Caffael - adroddiad diweddaru ACARAC
(05-16) Papur 9 - Papur eglurhaol adroddiad Archwiliad Mewnol Rheoli Risg ACARAC
(05-16) Papur 9 - Atodiad A - Adroddiad Archwilio Rheoli Risg 5.1
Diolchodd
y Pwyllgor i Gareth am ddosbarthu nifer o bapurau y tu allan i'r pwyllgor ac am
rannu ei ymatebion i'r sylwadau a ddaeth i law. Cytunodd Gareth y byddai'n
ailgyflwyno derbyn neu wrthod argymhellion Archwilio Mewnol yn ei adroddiadau. 5.2
Cadarnhaodd
y tîm clercio bod y papurau yn y pecyn yr un fath â'r rhai a ddosbarthwyd ym
mis Hydref ac y byddent yn ystyried cyfeirnodi'r papurau hyn yn wahanol yn y
dyfodol. Camau
gweithredu i’w cymryd -
Cytunodd
Gareth y byddai'n ailgyflwyno derbyn neu wrthod argymhellion Archwilio Mewnol
yn ei adroddiadau. -
y tîm clercio i egluro cyfeirnodi papurau sydd wedi cael eu dosbarthu y
tu allan i'r pwyllgor. |
|
Adolygu canllawiau Trysorlys Ei mawrhydi a chanllawiau eraill ar gyfer Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg a rhannu enghreifftiau o arfer gorau a ddefnyddir yn fforymau archwilio mewnol a chadeiryddion pwyllgorau Cofnodion: 6.0
Eitem 6 -
Adolygu canllawiau Trysorlys Ei mawrhydi a chanllawiau eraill ar gyfer
Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg a rhannu enghreifftiau o arfer gorau a ddefnyddir
yn fforymau archwilio mewnol a chadeiryddion pwyllgorau. Eitem lafar 6.1
Rhoddodd
Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am ei gyfarfod diweddar gyda'r
Fforwm Rhyngseneddol. Awgrymwyd y gallai Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio a
Sicrwydd Risg gyfarfod yn y dyfodol i drafod themâu cyffredin a rhannu arfer
gorau. Cymeradwyodd y Pwyllgor y syniad hwn ac roedd y Cadeirydd yn fodlon i
aelodau'r Pwyllgor gymryd rhan. 6.2
Trefnwyd i Safonau
Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus wedi'u hadolygu a'u diweddaru gael eu
rhyddhau yn 2017, ac er na ragwelwyd y byddai'r rhain yn gwyro'n sylweddol oddi
wrth y safonau presennol, cadarnhaodd Gareth y byddai'n rhoi'r wybodaeth
ddiweddaraf i'r Pwyllgor am unrhyw newidiadau. Yn dilyn grwpiau trafod ar
fframweithiau rheoli risg a sicrwydd, roedd Gareth wedi dod i'r casgliad bod
Comisiwn y Cynulliad yn aeddfed yn y meysydd hyn o gymharu â rhai eraill. 6.3
Roedd
seiber-ddiogelwch yn un o'r prif bynciau trafod ac roedd y grŵp yn
ymwybodol o bwysigrwydd ymgysylltu gydag arbenigwyr TGCh a chytunodd i rannu
unrhyw ddatblygiadau yn y dyfodol yn y maes hwn. 6.4
Yn ddiweddar roedd y
Cadeirydd wedi mynd i weithdy Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru Gyfan, a
drefnwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru, ac un o'r prif bynciau a drafodwyd oedd
adolygiadau ar effeithiolrwydd gan y pwyllgorau. Roedd wedi rhannu enghraifft
o'r arolwg ACARAC diweddaraf gyda'r grŵp. Bydd y Cadeirydd yn dosbarthu
papurau o'r gweithdy ar ôl eu cael gan Swyddfa Archwilio Cymru. 6.5
Hysbysodd
Ann-Marie Harkin fod sesiwn y prynhawn wedi canolbwyntio ar feirniadu
Datganiadau Llywodraethu o bob rhan o'r sector cyhoeddus. Dywedodd y Cadeirydd
yr hoffai gael adborth ar Ddatganiad Llywodraethu Comisiwn y Cynulliad. Camau
gweithredu i’w cymryd -
Cadeirydd
i ddosbarthu papurau gan Gadeiryddion Swyddfa Archwilio Cymru y Fforwm
Archwilio. -
Ann-Marie
Harkin i ddosbarthu manylion ar gyfer cymharu a sgorio Datganiadau Llywodraethu
Blynyddol yn erbyn sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru Cofnodion: Archwilio allanol 7.0
Eitem 7 -
Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru ACARAC
(05-16) Papur 10 - Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Archwiliad Allanol ACARAC
(05-16) Papur 11 - Cynllun Archwilio 2017 7.1
Cyflwynodd
Ann-Marie Harkin a Matthew Coe eu papur diweddaru a'u cynllun archwilio ar
gyfer 2017. Gwnaethant gyflwyno crynodeb o'r
adolygiad o gyfrifon 2015-16 a nodi rhai mân newidiadau yn y broses, ond
dim byd o bwys. Gwnaethant hysbysu hefyd nad oedd unrhyw gamau gweithredu sy'n
weddill o'r ISA260 2015-16. 7.2
Gan y byddai'r dull
archwilio yn aros yn ddigyfnewid, roedd yn debygol y byddai'r ffi yn parhau i
fod yn sefydlog, er na chytunwyd ar hyn hyd yma. Roedd y Pwyllgor yn falch o
glywed bod Swyddfa Archwilio Cymru yn disgwyl proses archwilio didrafferth gan
fod yr archwilwyr yn brofiadol a bod ganddynt berthynas waith dda â thîm Cyllid
y Comisiwn. 7.3
Holodd y
Pwyllgor y Swyddfa Archwilio Cymru am hepgor yn eu papurau y system cyllid
newydd sydd ar fin digwydd. Rhoddodd y Swyddfa Archwilio Cymru sicrwydd i'r
Pwyllgor fod trafodaethau wedi eu cynnal gyda Nia Morgan. Roeddent wedi nodi
rhai materion capasiti pe bai ymdrechion y tîm Cyllid yn cael eu dargyfeirio i
weithio ar weithredu'r system, er enghraifft yn ystod y broses o drosglwyddo
data. Byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod am unrhyw oedi yn y broses archwilio. Cam
gweithredu i’w gymryd -
Swyddfa
Archwilio Cymru i ddosbarthu cadarnhad o'r ffi yn gynnar yn y Flwyddyn Newydd. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth am y Flaenraglen Waith a Seiber-ddiogelwch Cofnodion: Llywodraethu'r
Comisiwn 8.0
Eitem 8 -
Y wybodaeth ddiweddaraf gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth am y Flaenraglen
Waith a Seiber-ddiogelwch ACARAC
(05-16) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth
2015-16 8.1
Cyflwynodd
Dave Tosh adroddiad blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth, a fyddai yn y
dyfodol yn cael ei amseru i gyd-fynd ag Adroddiad Blynyddol Comisiwn y
Cynulliad. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod yr adroddiad yn rhoi darlun da
parhaus o waith ar lywodraethu gwybodaeth, yn enwedig o ran cydymffurfio a
chodi ymwybyddiaeth. 8.2
Rhoddodd Dave sylw i'r
ffaith nad oedd unrhyw achosion o drafferthion yn ymwneud â data personol na
cholli data personol roedd yn ofynnol rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd
Gwybodaeth amdanynt. Canmolodd Alison Bond (Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth) a
chydweithwyr cyfreithiol am eu gwaith gydag Aelodau'r Cynulliad (ACau) a'u
staff cymorth cyn yr etholiad ac ar ei ôl. Gwnaethant hefyd ganmol y paratoad
trylwyr o gynllun gweithredu cyn i'r Rheoliadau Cyffredinol Diogelu Data newydd
gael eu cyflwyno, ac a gymeradwywyd fel enghreifftiau o arfer gorau gan
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. 8.3
Yna
disgrifiodd y profion o ran treiddio i systemau rheoli cyfleusterau mewnol a'r
seilwaith TG yn gyffredinol. Cafodd sicrwydd gan y mesurau diogelwch a oedd ar waith,
ond roedd angen rhagor o wyliadwriaeth gan staff y Comisiwn, Aelodau'r
Cynulliad a staff cymorth. 8.4
Ynghyd â'r
sesiynau i godi ymwybyddiaeth o seiber-ddiogelwch a oedd wedi eu cyflwyno,
mae'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi cytuno yn ddiweddar i benodi arbenigwr
ar seiber-ddiogelwch. Mae pob blwch post Outlook wedi cael ei fudo'n
llwyddiannus i'r cwmwl, gyda chynlluniau i fudo'r data y flwyddyn nesaf, a
fyddai'n cryfhau rheolaethau. 8.5
Roedd Dave
wedi trafod seiber-ddiogelwch gyda pherson cyswllt yn y Weinyddiaeth Gyfiawnder
a ddisgrifiodd sesiynau ymwybyddiaeth a chanllawiau tebyg a ddatblygwyd ganddo. 8.6
Soniodd
Dave hefyd am gyflwyno'r Office 365 a oedd yn cynnwys manteision diogelwch ar
gyfer rhannu dogfennau sensitif mewn modd diogel. Byddai Dave yn edrych ar
opsiynau posibl ar gyfer rhannu mynediad i Office 365 gydag aelodau'r Pwyllgor.
8.7
Cadarnhaodd
Dave fod pob un ond tri o weithwyr yn awr wedi cael cliriad diogelwch i lefel
Gwiriad Gwrth Derfysgaeth neu'n uwch. Cam gweithredu
i’w gymryd -
Dave i ystyried
atgyfnerthu'r cyngor i ACau a Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad o ran eu cyfrifoldebau ynghylch seiber-ddiogelwch. |
|
Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol Cofnodion: 9.0
Eitem 9 –
Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol ACARAC
(05-16) Papur 13 - Risgiau Corfforaethol ACARAC
(05-16) Papur 13 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol ACARAC
(05-16) Papur 13 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd 9.1
Roedd y
Pwyllgor yn credu bod y gwaith o reoli risgiau yn y sefydliad yn gryf. Mewn
ymateb i sylwadau am y diffyg ymateb o ran y lefel o risg, esboniodd Dave fod y
risgiau yn cael eu monitro'n barhaus ac y byddai'r Bwrdd Rheoli yn adolygu'r
gofrestr risg gorfforaethol yn llawn ym mis Rhagfyr. 9.2
Ymatebodd
y swyddogion fel a ganlyn i nifer o gwestiynau penodol gan aelodau'r Pwyllgor: ·
Rhoddodd
Dave sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai rheolau caeth ar waith o ran mynediad y
contractwyr sy'n gweithio ar y gwaith o adnewyddu'r llawr gwaelod. ·
Cadarnhaodd
Dave a Adrian Crompton fod y risg o ran capasiti corfforaethol yn cael ei
hadolygu'n rheolaidd gan y Bwrdd Rheoli. ·
Rhoddodd
Adrian sicrwydd ynghylch y paratoadau sy'n cael eu gwneud i liniaru'r risgiau
cysylltiedig â gadael yr UE, cyn belled ag y bo modd ar hyn o bryd. Camau
ymarferol gan gynnwys ailstrwythuro cefnogaeth i bwyllgorau'r Cynulliad i
ddarparu ar gyfer y Pwyllgor Materion Allanol a Deddfwriaeth Ychwanegol newydd
a sefydlu Grŵp Newid Cyfansoddiadol, sy'n cynnwys uwch-swyddogion a oedd
yn cwrdd bob mis. Byddai'r risg yn cael ei monitro'n barhaus er mwyn rhoi sylw
i ddatblygiadau. 9.3
Cymeradwyodd
y Pwyllgor y dull o ddogfennu risgiau o'r fath er mwyn rhoi eglurder a
thryloywder o ran eu rheolaeth. |
|
Strategaeth Comisiwn y Cynulliad 2016-21 Cofnodion: 10.0
Eitem 10 -
Strategaeth Comisiwn y Cynulliad 2016-21 ACARAC (05-16)
Papur 14 - Dogfen Strategaeth 2016-21 Eitem 11 - Archwiliad beirniadol o un risg a
nodwyd - risgiau sy'n dod i'r amlwg ac sy'n gysylltiedig â strategaeth newydd y
Comisiwn. Eitem lafar 10.1
Rhoddodd
Claire y wybodaeth ddiweddaraf am strategaeth y Comisiwn, fel y cyhoeddwyd mewn
datganiad i'r wasg gan y Llywydd, a oedd wedi'i dosbarthu cyn y cyfarfod hwn i
aelodau'r Pwyllgor. 10.2
Canolbwyntiodd y
drafodaeth ar y materion a ganlyn: gofynion yn y dyfodol ar gyfer ystâd y
Cynulliad; gallu'r Cynulliad a'i botensial ar gyfer newid os bydd y Bil yn cael
ei basio; a'r gwaith i ddatblygu senedd ieuenctid a gwell defnydd o wybodaeth
ddigidol. 10.3
Mewn ymateb i gwestiynau
gan aelodau'r Pwyllgor, cadarnhaodd Claire y byddai opsiynau ar gyfer ariannu'r
gwaith ychwanegol er mwyn ailgyflunio gofod yn Nhŷ Hywel yn cael eu
hariannu yn bennaf o'r tanwariant disgwyliedig yng nghyllideb y Bwrdd Taliadau
a thrwy ohirio prosiectau eraill os oes angen. 10.4
Nid yw'r
costau wedi'u hegluro hyd yma ar ar gyfer agweddau deddfwriaethol y strategaeth,
a byddai angen tîm arbenigol i wneud hyn. Esboniodd Adrian y byddai grŵp o
arbenigwyr yn crynhoi'r dystiolaeth sydd eisoes yn bodoli (Comisiwn Richard,
Comisiwn Silk, adroddiadau Canolfan Llywodraethiant Cymru ac ati) o ran nifer
yr Aelodau Cynulliad newydd sydd eu hangen, yn ogystal â threfniadau etholiadol
posibl i gyflawni'r newidiadau. Roedd opsiynau, gan gynnwys secondio staff
arbenigol o Lywodraeth Cymru, yn cael eu hystyried i gadw costau mor isel â
phosibl. 10.5
Esboniodd
Claire fod Pwyllgor Cyllid y Cynulliad wedi cymeradwyo'r strategaeth gyllideb
2017-18, ond nododd nad oedd hyn wedi cynnwys costau unrhyw waith diwygio ar
gyfer y dyfodol. Dywedodd hefyd nad oedd y Pwyllgor wedi dod i gasgliad eto o
ran y cyllidebau ar ôl 2017-18. Pwysleisiodd fod gwir angen ymateb yn gyflym
iawn i strategaeth y Comisiwn a'i chyflwyno. 10.6
Rhoddodd
Adrian y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am gynigion i ymgynghori
ynglŷn ag enwi'r Cynulliad. Byddai'r dogfennau ymgynghori yn cael eu
lansio yn ystod yr wythnosau nesaf. Anogodd aelodau'r Pwyllgor i'r swyddogion
sicrhau bod yr ymgynghoriad yn cyrraedd cynulleidfa mor eang â phosibl, tu hwnt
i'r rhai sydd eisoes yn ymgysylltu â'r Cynulliad. Cadarnhaodd Adrian fod timau
Allgymorth a Chyfathrebu y Comisiwn yn gweithredu hyn. Cam
gweithredu i’w gymryd -
Adrian i
roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ACARAC am ymgynghori ac ymgysylltu ynglŷn â
strategaeth y Comisiwn |
|
Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - risgiau sy'n dod i'r amlwg ac sy'n gysylltiedig â strategaeth newydd y Comisiwn |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am y Pwyllgor Cyllid (CC) a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC) Cofnodion: 11.0
Y
wybodaeth ddiweddaraf am y Pwyllgor Cyllid (CC) a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus
(PAC) ACARAC
(05-16) Papur 15 - y wybodaeth
ddiweddaraf am FC a PAC ACARAC
(05-16) Papur 15 - Atodiad 1 Llythyr at PAC ACARAC
(05-16) Papur 15 - Atodiad 1 Llythyr at PAC ACARAC
(05-16) Papur 15 - Atodiad i Gyllideb FC 2017-18 ACARAC
(05-16) Papur 15 - Atodiad 3 Adroddiad FC ACARAC (05-16) Papur 15 - Atodiad 4 Y
wybodaeth ddiweddaraf am FC a PAC 11.1
Diolchodd Nia Morgan i
Suzy a'r Pwyllgor am eu cymorth i baratoi ar gyfer y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus. Dywedodd fod
dau ymateb arall i fod i gael eu hanfon at y Pwyllgor Cyllid. 11.2
Croesawodd
y Pwyllgor yr adborth ac roeddent yn falch bod y paratoadau wedi bod yn
fuddiol. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllideb 2016-17 Cofnodion: 12.0
Y
wybodaeth ddiweddaraf am Gyllideb 2016-17 ACARAC
(05-16) Papur 16 - Y wybodaeth ddiweddar am
Gyllid 12.1
Dywedodd
Nia wrth y Pwyllgor fod y tanwariant targed o 1% ar y trywydd iawn ac y
byddai'n gweithio'n agos gyda Swyddfa Archwilio Cymru i benderfynu yn llawn a
oedd unrhyw oblygiadau cyfalaf ar gyfer y gwaith a gynlluniwyd ar gyfer
ailgyflunio Tŷ Hywel. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect system cyllid newydd Cofnodion: 13.0
Y wybodaeth ddiweddaraf
am y prosiect system cyllid newydd ACARAC
(05-16) Papur 17 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Cyllid ACARAC
(05-16) Papur 17 - Atodiad A - Dangosfwrdd 13.1
Cyflwynodd
Adrian y papur â'r wybodaeth ddiweddaraf, a'r dangosfwrdd. Roedd y gwaith
cynhwysfawr o ran cynllunio a pharatoi’r
prosiect wedi arwain at nodi cyflenwr galluog a gafodd ei gymeradwyo gan
y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Ebrill.
Mae'r tîm Cyllid a'r bwrdd prosiect yn fodlon ar y gwaith a gyflawnwyd
hyd yn hyn, gyda'r prosiect ar y trywydd iawn i gwblhau pob un o'r tri cham
erbyn diwedd y flwyddyn ariannol. 13.2
Cytunodd
Dave â dadansoddiad Adrian o allu'r cyflenwr o safbwynt TGCh, yn enwedig ei
hanes o weithio gyda sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus. 13.3
Roedd y Pwyllgor yn falch
o nodi y byddai Keith yn parhau i weithredu fel cyfaill beirniadol a chytunodd
swyddogion i sicrhau bod dogfennau angenrheidiol yn cael eu hanfon ato i wneud
sylwadau arnynt. Nodwyd hefyd bod Gareth yn aelod o'r bwrdd prosiect, a oedd yn
rhoi sicrwydd annibynnol ychwanegol. Nododd y Pwyllgor hefyd fod hyn yn dangos
gwelliant yng ngallu'r sefydliad i reoli prosiectau. 13.4
Mewn
ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ar yr amserlenni ar gyfer y prosiect, yn
enwedig o ystyried y Profion Derbyniad Defnyddwyr trylwyr sydd eu hangen,
cytunodd Adrian a Nia i ailedrych ar y meini prawf o ran 'mynd yn fyw', y
cynlluniau wrth gefn a chamu'n ôl gyda'r rheolwr prosiect a'r bwrdd. Camau
gweithredu i’w cymryd -
Swyddogion i gynnal trafodaethau
gyda Keith Baldwin ynghylch gweithredu'r prosiect system cyllid newydd ac
adrodd yn ôl i'r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Chwefror. -
Adrian a
Nia i drafod y Profion Derbyniad Defnyddwyr, y meini prawf o ran 'mynd yn fyw',
y cynlluniau wrth gefn a chamu'n ôl gyda'r rheolwr prosiect a'r bwrdd. |
|
Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol - Adroddiad ffug ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol (DPA) Cofnodion: 14.0
Adroddiad
ar Berfformiad Corfforaethol - Adroddiad ffug ar Ddangosyddion Perfformiad
Allweddol (DPA) ACARAC
(05-16) Papur 18 - Adroddiad ffug ar DPA - papur eglurhaol fel y'i cyflwynwyd
i'r Comisiwn ACARAC
(05-16) Papur 18 - Atodiad A - Adroddiad Ffug ar DPA 14.1
Roedd
aelodau'r Pwyllgor yn fodlon iawn ar yr adroddiad newydd ar DPA y cyflwynwyd y
fformat ar ei gyfer gan y Comisiwn ym mis Medi.
Byddai fformat a chynnwys yr adroddiad yn cael eu hadolygu'n barhaus i
sicrhau bod yr adroddiad yn parhau i fod yn addas at y diben ac i roi sylw i
adborth gan y Comisiwn. 14.2
Mewn ymateb i gwestiynau
gan aelodau'r Pwyllgor ynghylch gosod targedau perfformiad, cadarnhaodd Dave
fod targedau'n cael eu gosod gan Benaethiaid Gwasanaeth, yn seiliedig ar
adroddiadau blaenorol neu ar gydymffurfio statudol. 14.3
Anogodd y
Pwyllgor i swyddogion fod yn realistig ynglŷn ag ymdrechu i gyrraedd
targedau o 100%. Gwnaethant awgrymu y gallai'r adroddiad gynnwys rhai
dangosyddion perfformiad allweddol sy'n seiliedig ar ganlyniadau yn hytrach na
dim ond targedau, ystadegau perfformiad cyfartalog o systemau allweddol a sut
roedd prosiectau a rhaglenni allweddol yn mynd rhagddo. 14.4
Cytunodd
Dave i ystyried awgrymiadau'r Pwyllgor a diolchodd i Victoria am ei gwaith
caled wrth adolygu a llunio'r adroddiad newydd ar DPA. Cam
gweithredu i’w gymryd -
Adroddiad
ar DPA i'w ddosbarthu pan gaiff ei gyhoeddi. |
|
Adolygiad Adnoddau Dynol/y Gyflogres Cofnodion: 15.0
Adolygiad
Adnoddau Dynol/y Gyflogres ACARAC
(05-16) Papur 19 - Adolygiad o'r prosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres 15.1
Croesawodd
y Pwyllgor yr adolygiad gonest a defnyddiol o'r prosiect Adnoddau
Dynol/Cyflogres diweddar ac anogodd swyddogion i sicrhau adolygiadau yn y
dyfodol o ran gwireddu buddiannau sydd wedi'u dal, a dadansoddiadau
ôl-weithredu. |
|
Polisi Rheoli Risg Diwygiedig Cofnodion: 16.0
Polisi
Rheoli Risg Diwygiedig ACARAC
(05-16) Papur 20 - Dogfennau Rheoli Risg - Papur Eglurhaol ACARAC
(05-16) Papur 20 - Rhan 1 Polisi Rheoli Risg ACARAC
(05-16) Papur 20 - Rhan 2 Proses Rheoli Risg 16.1
Roedd y
Pwyllgor yn fodlon ar y dogfennau cynhwysfawr ar gyfer y Polisi Rheoli Risg a
Phroses a bod y trefniadau ar gyfer risgiau a materion yn cael eu cynnwys mewn
un ddogfen. Awgrymodd y Pwyllgor fod y templedi a oedd wedi'u cynnwys fel
atodiadau yn cael eu llenwi gydag enghreifftiau. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am gyflwyno Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf Cofnodion: Unrhyw fater arall 17.0
Y
wybodaeth ddiweddaraf am gyflwyno Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y
Cynulliad ym mis Gorffennaf Eitem lafar 17.1
Roedd y Cadeirydd wedi mynd i gyfarfod y Comisiwn ym mis
Gorffennaf i gyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor. Esboniodd Suzy eu bod yn
croesawu'r broses, er bod y Comisiynwyr wedi eu penodi yn ddiweddar iawn. 17.2
Byddai'r
tîm clercio yn paratoi crynodeb o'r ACARAC a gynhaliwyd ym mis Tachwedd er mwyn
i Suzy friffio'r Comisiwn. |
|
Blaenraglen Waith Cofnodion: 18.0
Y
Flaenraglen Waith ACARAC (05-16) Papur 21 - Y flaenraglen waith 18.1
Byddai'r
tîm clercio yn diweddaru ac yn dosbarthu'r Flaenrhaglen Waith. 19.0
Sesiwn
breifat 19.1
Roedd Dave
a Nia wedi mynd i sesiwn preifat gydag aelodau'r Pwyllgor cyn y cyfarfod. Ni
chymerwyd cofnodion o’r cyfarfod. |