Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes  Deputy Clerk: Buddug Saer

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.0   Eitem 1 – Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

1.1     Croesawodd y Cadeirydd Victoria Paris i'r cyfarfod fel sylwedydd o’r tîm Llywodraethu ac Archwilio.

1.2     Datganodd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Cofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol. 

1.3     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 

2.

Cofnodion a materion yn codi

Cofnodion:

2.0   Eitem 2Cofnodion a materion yn codi

        ACARAC (05-16) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11    Gorffennaf 2016

        ACARAC (05-16) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1     Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Gorffennaf 2016 a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.

2.2     Diolchodd Suzy Davies i'r Gadair, staff Comisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru am gymryd yr amser i gwrdd â hi ers y cyfarfod diwethaf.

2.3     Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y newidiadau i'r tîm Llywodraethu ac Archwilio (cyf cam gweithredu ym mharagraff 3.4). Dywedodd, yn dilyn diwrnod cwrdd i ffwrdd cynhyrchiol y tîm ym mis Mai, fod rhai newidiadau wedi cael eu gweithredu i ddarparu gwasanaeth cynghori a chymorth mwy cysylltiedig ar gyfer llywodraethu ar draws y Comisiwn. 

2.4     Ychwanegodd fod y ffaith bod y Rheolwr Parhad Busnes a'r Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth wedi ymuno â'r tîm yn barhaol wedi cynyddu gwytnwch o fewn y tîm ehangach. Enghraifft o hyn oedd y gwaith ar y cyd sy'n cael ei wneud ar adolygu ein risgiau a'n gwytnwch o ran seiber-ddiogelwch a chodi ymwybyddiaeth o hyn ar draws y Comisiwn a chydag Aelodau'r Cynulliad a'u staff cymorth.

2.5     Yna disgrifiodd Gareth nifer o fentrau a oedd wedi parhau neu a gyflwynwyd yn ddiweddar gan y tîm. sef:

·                Cyfarfodydd 'Materion Llywodraethu' a oedd wedi'u cynnal gyda phob Pennaeth Gwasanaeth am yr ail flwyddyn yn olynol.

·                Lansio calendr dyddiadau llywodraethu allweddol, a oedd wedi cael ei groesawu. Defnyddiwyd hwn i roi gwybod i Benaethiaid Gwasanaeth o ddigwyddiadau llywodraethu allweddol y bydd yn rhaid iddynt baratoi ar eu gyfer, neu gyfrannu atynt.

·                Dull partneriaeth wrth i aelod o'r tîm Llywodraethu ac Archwilio gael ei neilltuo i feysydd gwasanaeth penodol i weithredu fel pwynt cyswllt cyntaf ac i ddatblygu cysylltiadau a meithrin perthynas agosach. 

2.6     Disgrifiodd Victoria Paris y gwaith a wnaeth ar yr adroddiad dangosyddion perfformiad allweddol ac ar yr adolygiad polisi. Bydd yr adolygiad hwn yn creu cofrestr polisi ffurfiol ar gyfer y Comisiwn, yn darparu ar gyfer brandio clir o ran polisïau, yn egluro perchnogaeth, ac yn adolygu cyfrifoldebau ac amserlenni.

2.7     Rhoddodd Gareth wybod i'r Pwyllgor y byddai sesiwn dilynol yn cael ei threfnu ym mis Ionawr i olrhain y camau gweithredu y cytunwyd arnynt ym mis Mai a byddai'n cyflwyno'r wybodaeth ddiweddaraf am hyn i'r Pwyllgor ym mis Chwefror.

Cam gweithredu i’w gymryd

-               Gareth i roi adborth i'r Pwyllgor ynghylch canlyniad diwrnod cwrdd i ffwrdd y tîm Llywodraethu ac Archwilio.

 

3.

Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol

Cofnodion:

Archwilio Mewnol

3.0     Eitem 3 – Adroddiad ar Weithgarwch Archwilio Mewnol

        ACARAC (05-16) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol 

          ACARAC (05-16) Papur 4 - Argymhellion Monitro Archwilio Mewnol 

3.1        Cyflwynodd Gareth ei ddogfennau diweddaru arferol a oedd yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn ystod 2016-17. Gwnaeth hefyd roi manylion am ei Ddatblygiad Proffesiynol Parhaus gan gynnwys mynd i gyfarfod rhyngseneddol ar gyfer penaethiaid archwilio mewnol, a chyfleoedd rhwydweithio eraill megis cyfarfodydd gyda phenaethiaid archwilio mewnol o sefydliadau sector cyhoeddus eraill ledled Cymru.

3.2        Gofynnodd y Pwyllgor sut y byddai Gareth yn delio â'r broses ail-dendro ar gyfer y contract archwilio mewnol, gan fod y contract gyda TIAA yn dod i ben ym mis Gorffennaf 2017. Cynigiodd Gareth barhau gyda'r trefniadau ar y cyd, gyda'r disgwyl y byddai sawl tendr yn dod i law, ond dywedodd y byddai hefyd yn cynyddu gwytnwch o fewn y tîm, gyda'r bwriad o gynnal rhagor o adolygiadau mewnol.

3.3        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am roi diweddariadau cynhwysfawr ac atgoffodd y Pwyllgor fod Gareth yn dibynnu ar bartner wedi'i ariannu ar y cyd i'w helpu i gyflawni'r gwaith archwilio mewnol. Hefyd dywedodd ei fod yn gobeithio y byddai gystadleuaeth gref ar gyfer yr ymarfer caffael .

3.4        Yna eglurodd Gareth sut yr oedd wedi ystyried y broses archwilio treuliau Aelodau'r Cynulliad a fyddai bellach yn cael ei gwneud yn fewnol. Roedd wedi trafod yr archwiliad gyda Swyddfa Archwilio Cymru a chyda Chymorth Busnes i Aelodau, yn bennaf er mwyn cael deall eu gwaith a'r systemau sydd ar waith. Byddai ei brif ffocws ar y grant ymaddasu a chost sefydlu'r swyddfa yn dilyn yr etholiad. Roedd yr archwiliad ar y trywydd iawn i'w adrodd i'r Pwyllgor ym mis Ebrill.

3.5        Yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, bob pum mlynedd mae'n ofynnol i'r Pennaeth Archwilio Mewnol gyflawni Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol. Mewn cyfarfod diweddar o'r Fforwm Rhyngseneddol (17 Tachwedd), roedd  Gareth wedi crybwyll y posibilrwydd o gynnal yr adolygiad hwn drwy drefniadau cyfatebol gyda'r deddfwrfeydd eraill. Roedd hefyd wedi derbyn cyngor ar hyn gan ei swyddog cyfatebol yn Llywodraeth Cymru a oedd yn ymwneud â gosod y canllawiau a safonau ar gyfer adolygiadau o'r fath.

3.6        Cwestiynodd y Pwyllgor ddidueddrwydd ac annibyniaeth trefniant o'r fath ac esboniodd Gareth y byddai'n cael ei seilio ar hunanasesiad cychwynnol gyda dilysiad allanol gan un o'r swyddogion cyfatebol. Gwanaethant awgrymu y dylai'r fframwaith adolygu safonol gael ei haddasu i ganfod sut mae pob un o'r deddfwrfeydd yn gweithio mewn ffordd wahanol. Dylai'r adolygydd hefyd fod yn gymwys i gyflawni'r adolygiad.

3.7        Rhoddodd Claire Clancy sicrhad i'r Pwyllgor y ceisid sicrwydd ar y dilysiad allanol fel y bo'n briodol.

3.8        Holodd y Pwyllgor pam roedd y nifer o argymhellion blaenoriaeth uchel wedi gostwng yn sylweddol yn ystod y tair blynedd diwethaf.  Awgrymodd Gareth ei fod yn ddibynnol ar y pwnc, a bod sawl archwiliad wedi bod yn ystod y blynyddoedd blaenorol yn cynnig nifer o argymhellion archwilio fel y rhai ar gyfer Recriwtio, Diogelwch a'r prosiect Adnoddau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

4.

Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

Cofnodion:

4.0     Eitem 4 - Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf 

ACARAC (05-16) Papur 5 - Gweinyddu Pensiynau

4.1        Canlyniad yr archwiliad Gweinyddu Pensiynau oedd cael sgôr 'cryf'.  Adroddwyd bod yna drefniadau cadarn ar waith ar gyfer gweinyddu Prif Gynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil a chynlluniau pensiwn Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad. Nodwyd cyfleoedd i wella effeithlonrwydd a lleihau'r angen am ragor o ymyrraeth â llaw.

4.2        Cadarnhaodd Gareth fod argymhellion wedi cael eu derbyn a bod y broses weithredu yn mynd rhagddo. Byddai'r angen i ymyrryd â llaw yn cael ei ddisodli erbyn mis Ionawr pan fyddai ymarfer dilysu yn cael ei wneud.

 

5.

Adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd ym mis Hydref

Cofnodion:

5.0     Eitem 5 - Adroddiadau Archwilio Mewnol a ddosbarthwyd ym mis Hydref

ACARAC (05-16) Papur 6 - Adolygiad Sicrwydd o'r Cynllun Ymadael Gwirfoddol

ACARAC (05-16) Papur 7 - Nodyn briffio ar Seiber-ddiogelwch - (i'w drafod o dan eitem 8)

ACARAC (05-16) Papur 8 - Archwiliad Caffael - adroddiad diweddaru

ACARAC (05-16) Papur 9 - Papur eglurhaol adroddiad Archwiliad Mewnol Rheoli Risg

ACARAC (05-16) Papur 9 - Atodiad A - Adroddiad Archwilio Rheoli Risg

5.1        Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am ddosbarthu nifer o bapurau y tu allan i'r pwyllgor ac am rannu ei ymatebion i'r sylwadau a ddaeth i law. Cytunodd Gareth y byddai'n ailgyflwyno derbyn neu wrthod argymhellion Archwilio Mewnol yn ei adroddiadau.

5.2        Cadarnhaodd y tîm clercio bod y papurau yn y pecyn yr un fath â'r rhai a ddosbarthwyd ym mis Hydref ac y byddent yn ystyried cyfeirnodi'r papurau hyn yn wahanol yn y dyfodol.  

Camau gweithredu i’w cymryd

-        Cytunodd Gareth y byddai'n ailgyflwyno derbyn neu wrthod argymhellion Archwilio Mewnol yn ei adroddiadau.

-        y tîm clercio i egluro cyfeirnodi papurau sydd wedi cael eu dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor.

 

6.

Adolygu canllawiau Trysorlys Ei mawrhydi a chanllawiau eraill ar gyfer Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg a rhannu enghreifftiau o arfer gorau a ddefnyddir yn fforymau archwilio mewnol a chadeiryddion pwyllgorau

Cofnodion:

6.0     Eitem 6 - Adolygu canllawiau Trysorlys Ei mawrhydi a chanllawiau eraill ar gyfer Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg a rhannu enghreifftiau o arfer gorau a ddefnyddir yn fforymau archwilio mewnol a chadeiryddion pwyllgorau. 

Eitem lafar

6.1        Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am ei gyfarfod diweddar gyda'r Fforwm Rhyngseneddol. Awgrymwyd y gallai Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg gyfarfod yn y dyfodol i drafod themâu cyffredin a rhannu arfer gorau. Cymeradwyodd y Pwyllgor y syniad hwn ac roedd y Cadeirydd yn fodlon i aelodau'r Pwyllgor gymryd rhan.

6.2        Trefnwyd i Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus wedi'u hadolygu a'u diweddaru gael eu rhyddhau yn 2017, ac er na ragwelwyd y byddai'r rhain yn gwyro'n sylweddol oddi wrth y safonau presennol, cadarnhaodd Gareth y byddai'n rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am unrhyw newidiadau. Yn dilyn grwpiau trafod ar fframweithiau rheoli risg a sicrwydd, roedd Gareth wedi dod i'r casgliad bod Comisiwn y Cynulliad yn aeddfed yn y meysydd hyn o gymharu â rhai eraill.

6.3        Roedd seiber-ddiogelwch yn un o'r prif bynciau trafod ac roedd y grŵp yn ymwybodol o bwysigrwydd ymgysylltu gydag arbenigwyr TGCh a chytunodd i rannu unrhyw ddatblygiadau yn y dyfodol yn y maes hwn.

6.4        Yn ddiweddar roedd y Cadeirydd wedi mynd i weithdy Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru Gyfan, a drefnwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru, ac un o'r prif bynciau a drafodwyd oedd adolygiadau ar effeithiolrwydd gan y pwyllgorau. Roedd wedi rhannu enghraifft o'r arolwg ACARAC diweddaraf gyda'r grŵp. Bydd y Cadeirydd yn dosbarthu papurau o'r gweithdy ar ôl eu cael gan Swyddfa Archwilio Cymru.

6.5        Hysbysodd Ann-Marie Harkin fod sesiwn y prynhawn wedi canolbwyntio ar feirniadu Datganiadau Llywodraethu o bob rhan o'r sector cyhoeddus. Dywedodd y Cadeirydd yr hoffai gael adborth ar Ddatganiad Llywodraethu Comisiwn y Cynulliad.

Camau gweithredu i’w cymryd

-        Cadeirydd i ddosbarthu papurau gan Gadeiryddion Swyddfa Archwilio Cymru y Fforwm Archwilio.

-        Ann-Marie Harkin i ddosbarthu manylion ar gyfer cymharu a sgorio Datganiadau Llywodraethu Blynyddol yn erbyn sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus.

 

7.

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Cofnodion:

Archwilio allanol

7.0     Eitem 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

ACARAC (05-16) Papur 10 - Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Archwiliad Allanol

ACARAC (05-16) Papur 11 - Cynllun Archwilio 2017

7.1        Cyflwynodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe eu papur diweddaru a'u cynllun archwilio ar gyfer 2017. Gwnaethant gyflwyno crynodeb o'r  adolygiad o gyfrifon 2015-16 a nodi rhai mân newidiadau yn y broses, ond dim byd o bwys. Gwnaethant hysbysu hefyd nad oedd unrhyw gamau gweithredu sy'n weddill o'r ISA260 2015-16.

7.2        Gan y byddai'r dull archwilio yn aros yn ddigyfnewid, roedd yn debygol y byddai'r ffi yn parhau i fod yn sefydlog, er na chytunwyd ar hyn hyd yma. Roedd y Pwyllgor yn falch o glywed bod Swyddfa Archwilio Cymru yn disgwyl proses archwilio didrafferth gan fod yr archwilwyr yn brofiadol a bod ganddynt berthynas waith dda â thîm Cyllid y Comisiwn.

7.3        Holodd y Pwyllgor y Swyddfa Archwilio Cymru am hepgor yn eu papurau y system cyllid newydd sydd ar fin digwydd. Rhoddodd y Swyddfa Archwilio Cymru sicrwydd i'r Pwyllgor fod trafodaethau wedi eu cynnal gyda Nia Morgan. Roeddent wedi nodi rhai materion capasiti pe bai ymdrechion y tîm Cyllid yn cael eu dargyfeirio i weithio ar weithredu'r system, er enghraifft yn ystod y broses o drosglwyddo data. Byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod am unrhyw oedi yn y broses archwilio.

Cam gweithredu i’w gymryd

-        Swyddfa Archwilio Cymru i ddosbarthu cadarnhad o'r ffi yn gynnar yn y Flwyddyn Newydd.

8.

Y wybodaeth ddiweddaraf gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth am y Flaenraglen Waith a Seiber-ddiogelwch

Cofnodion:

Llywodraethu'r Comisiwn

8.0     Eitem 8 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth am y Flaenraglen Waith a Seiber-ddiogelwch

ACARAC (05-16) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 2015-16

8.1        Cyflwynodd Dave Tosh adroddiad blynyddol yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth, a fyddai yn y dyfodol yn cael ei amseru i gyd-fynd ag Adroddiad Blynyddol Comisiwn y Cynulliad. Rhoddodd sicrwydd i'r Pwyllgor fod yr adroddiad yn rhoi darlun da parhaus o waith ar lywodraethu gwybodaeth, yn enwedig o ran cydymffurfio a chodi ymwybyddiaeth.

8.2        Rhoddodd Dave sylw i'r ffaith nad oedd unrhyw achosion o drafferthion yn ymwneud â data personol na cholli data personol roedd yn ofynnol rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth amdanynt. Canmolodd Alison Bond (Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth) a chydweithwyr cyfreithiol am eu gwaith gydag Aelodau'r Cynulliad (ACau) a'u staff cymorth cyn yr etholiad ac ar ei ôl. Gwnaethant hefyd ganmol y paratoad trylwyr o gynllun gweithredu cyn i'r Rheoliadau Cyffredinol Diogelu Data newydd gael eu cyflwyno, ac a gymeradwywyd fel enghreifftiau o arfer gorau gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

8.3        Yna disgrifiodd y profion o ran treiddio i systemau rheoli cyfleusterau mewnol a'r seilwaith TG yn gyffredinol. Cafodd sicrwydd gan y mesurau diogelwch a oedd ar waith, ond roedd angen rhagor o wyliadwriaeth gan staff y Comisiwn, Aelodau'r Cynulliad a staff cymorth.

8.4        Ynghyd â'r sesiynau i godi ymwybyddiaeth o seiber-ddiogelwch a oedd wedi eu cyflwyno, mae'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi cytuno yn ddiweddar i benodi arbenigwr ar seiber-ddiogelwch. Mae pob blwch post Outlook wedi cael ei fudo'n llwyddiannus i'r cwmwl, gyda chynlluniau i fudo'r data y flwyddyn nesaf, a fyddai'n cryfhau rheolaethau.

8.5        Roedd Dave wedi trafod seiber-ddiogelwch gyda pherson cyswllt yn y Weinyddiaeth Gyfiawnder a ddisgrifiodd sesiynau ymwybyddiaeth a chanllawiau tebyg a ddatblygwyd ganddo.

8.6        Soniodd Dave hefyd am gyflwyno'r Office 365 a oedd yn cynnwys manteision diogelwch ar gyfer rhannu dogfennau sensitif mewn modd diogel. Byddai Dave yn edrych ar opsiynau posibl ar gyfer rhannu mynediad i Office 365 gydag aelodau'r Pwyllgor.

8.7        Cadarnhaodd Dave fod pob un ond tri o weithwyr yn awr wedi cael cliriad diogelwch i lefel Gwiriad Gwrth Derfysgaeth neu'n uwch.                            

Cam gweithredu i’w gymryd

-        Dave i ystyried atgyfnerthu'r cyngor i ACau a Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad o ran  eu cyfrifoldebau ynghylch seiber-ddiogelwch. 

 

9.

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

9.0     Eitem 9 – Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-16) Papur 13 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-16) Papur 13 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-16) Papur 13 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

9.1        Roedd y Pwyllgor yn credu bod y gwaith o reoli risgiau yn y sefydliad yn gryf. Mewn ymateb i sylwadau am y diffyg ymateb o ran y lefel o risg, esboniodd Dave fod y risgiau yn cael eu monitro'n barhaus ac y byddai'r Bwrdd Rheoli yn adolygu'r gofrestr risg gorfforaethol yn llawn ym mis Rhagfyr.

9.2        Ymatebodd y swyddogion fel a ganlyn i nifer o gwestiynau penodol gan aelodau'r Pwyllgor:

·                     Rhoddodd Dave sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai rheolau caeth ar waith o ran mynediad y contractwyr sy'n gweithio ar y gwaith o adnewyddu'r llawr gwaelod.

·                     Cadarnhaodd Dave a Adrian Crompton fod y risg o ran capasiti corfforaethol yn cael ei hadolygu'n rheolaidd gan y Bwrdd Rheoli.

·                     Rhoddodd Adrian sicrwydd ynghylch y paratoadau sy'n cael eu gwneud i liniaru'r risgiau cysylltiedig â gadael yr UE, cyn belled ag y bo modd ar hyn o bryd. Camau ymarferol gan gynnwys ailstrwythuro cefnogaeth i bwyllgorau'r Cynulliad i ddarparu ar gyfer y Pwyllgor Materion Allanol a Deddfwriaeth Ychwanegol newydd a sefydlu Grŵp Newid Cyfansoddiadol, sy'n cynnwys uwch-swyddogion a oedd yn cwrdd bob mis. Byddai'r risg yn cael ei monitro'n barhaus er mwyn rhoi sylw i ddatblygiadau.

9.3        Cymeradwyodd y Pwyllgor y dull o ddogfennu risgiau o'r fath er mwyn rhoi eglurder a thryloywder o ran eu rheolaeth.

 

10.

Strategaeth Comisiwn y Cynulliad 2016-21

Cofnodion:

10.0   Eitem 10 - Strategaeth Comisiwn y Cynulliad 2016-21

ACARAC (05-16) Papur 14 - Dogfen Strategaeth 2016-21

Eitem 11 - Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - risgiau sy'n dod i'r amlwg ac sy'n gysylltiedig â strategaeth newydd y Comisiwn.

Eitem lafar

10.1    Rhoddodd Claire y wybodaeth ddiweddaraf am strategaeth y Comisiwn, fel y cyhoeddwyd mewn datganiad i'r wasg gan y Llywydd, a oedd wedi'i dosbarthu cyn y cyfarfod hwn i aelodau'r Pwyllgor.

10.2    Canolbwyntiodd y drafodaeth ar y materion a ganlyn: gofynion yn y dyfodol ar gyfer ystâd y Cynulliad; gallu'r Cynulliad a'i botensial ar gyfer newid os bydd y Bil yn cael ei basio; a'r gwaith i ddatblygu senedd ieuenctid a gwell defnydd o wybodaeth ddigidol.

10.3    Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, cadarnhaodd Claire y byddai opsiynau ar gyfer ariannu'r gwaith ychwanegol er mwyn ailgyflunio gofod yn Nhŷ Hywel yn cael eu hariannu yn bennaf o'r tanwariant disgwyliedig yng nghyllideb y Bwrdd Taliadau a thrwy ohirio prosiectau eraill os oes angen.

10.4    Nid yw'r costau wedi'u hegluro hyd yma ar ar gyfer agweddau deddfwriaethol y strategaeth, a byddai angen tîm arbenigol i wneud hyn. Esboniodd Adrian y byddai grŵp o arbenigwyr yn crynhoi'r dystiolaeth sydd eisoes yn bodoli (Comisiwn Richard, Comisiwn Silk, adroddiadau Canolfan Llywodraethiant Cymru ac ati) o ran nifer yr Aelodau Cynulliad newydd sydd eu hangen, yn ogystal â threfniadau etholiadol posibl i gyflawni'r newidiadau. Roedd opsiynau, gan gynnwys secondio staff arbenigol o Lywodraeth Cymru, yn cael eu hystyried i gadw costau mor isel â phosibl.

10.5    Esboniodd Claire fod Pwyllgor Cyllid y Cynulliad wedi cymeradwyo'r strategaeth gyllideb 2017-18, ond nododd nad oedd hyn wedi cynnwys costau unrhyw waith diwygio ar gyfer y dyfodol. Dywedodd hefyd nad oedd y Pwyllgor wedi dod i gasgliad eto o ran y cyllidebau ar ôl 2017-18. Pwysleisiodd fod gwir angen ymateb yn gyflym iawn i strategaeth y Comisiwn a'i chyflwyno.

10.6    Rhoddodd Adrian y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am gynigion i ymgynghori ynglŷn ag enwi'r Cynulliad. Byddai'r dogfennau ymgynghori yn cael eu lansio yn ystod yr wythnosau nesaf. Anogodd aelodau'r Pwyllgor i'r swyddogion sicrhau bod yr ymgynghoriad yn cyrraedd cynulleidfa mor eang â phosibl, tu hwnt i'r rhai sydd eisoes yn ymgysylltu â'r Cynulliad. Cadarnhaodd Adrian fod timau Allgymorth a Chyfathrebu y Comisiwn yn gweithredu hyn.

Cam gweithredu i’w gymryd

-        Adrian i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i ACARAC am ymgynghori ac ymgysylltu ynglŷn â strategaeth y Comisiwn

 

11.

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - risgiau sy'n dod i'r amlwg ac sy'n gysylltiedig â strategaeth newydd y Comisiwn

12.

Y wybodaeth ddiweddaraf am y Pwyllgor Cyllid (CC) a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC)

Cofnodion:

11.0   Y wybodaeth ddiweddaraf am y Pwyllgor Cyllid (CC) a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC)

ACARAC (05-16) Papur 15 -  y wybodaeth ddiweddaraf am FC a PAC

ACARAC (05-16) Papur 15 - Atodiad 1 Llythyr at PAC

ACARAC (05-16) Papur 15 - Atodiad 1 Llythyr at PAC

ACARAC (05-16) Papur 15 - Atodiad i Gyllideb FC 2017-18

ACARAC (05-16) Papur 15 - Atodiad 3 Adroddiad FC

ACARAC (05-16) Papur 15 - Atodiad 4 Y wybodaeth ddiweddaraf am  FC a PAC

11.1    Diolchodd Nia Morgan i Suzy a'r Pwyllgor am eu cymorth i baratoi ar gyfer y Pwyllgor Cyllid  a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus. Dywedodd fod dau ymateb arall i fod i gael eu hanfon at y Pwyllgor Cyllid.

11.2    Croesawodd y Pwyllgor yr adborth ac roeddent yn falch bod y paratoadau wedi bod yn fuddiol.

 

13.

Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllideb 2016-17

Cofnodion:

12.0   Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllideb 2016-17

ACARAC (05-16) Papur 16 - Y wybodaeth ddiweddar am  Gyllid

12.1    Dywedodd Nia wrth y Pwyllgor fod y tanwariant targed o 1% ar y trywydd iawn ac y byddai'n gweithio'n agos gyda Swyddfa Archwilio Cymru i benderfynu yn llawn a oedd unrhyw oblygiadau cyfalaf ar gyfer y gwaith a gynlluniwyd ar gyfer ailgyflunio Tŷ Hywel. 

 

14.

Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect system cyllid newydd

Cofnodion:

13.0   Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect system cyllid newydd

ACARAC (05-16) Papur 17 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Cyllid

ACARAC (05-16) Papur 17 - Atodiad A - Dangosfwrdd

13.1    Cyflwynodd Adrian y papur â'r wybodaeth ddiweddaraf, a'r dangosfwrdd. Roedd y gwaith cynhwysfawr o ran cynllunio a pharatoi’r  prosiect wedi arwain at nodi cyflenwr galluog a gafodd ei gymeradwyo gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Ebrill.  Mae'r tîm Cyllid a'r bwrdd prosiect yn fodlon ar y gwaith a gyflawnwyd hyd yn hyn, gyda'r prosiect ar y trywydd iawn i gwblhau pob un o'r tri cham erbyn diwedd y flwyddyn ariannol.

13.2    Cytunodd Dave â dadansoddiad Adrian o allu'r cyflenwr o safbwynt TGCh, yn enwedig ei hanes o weithio gyda sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus.

13.3    Roedd y Pwyllgor yn falch o nodi y byddai Keith yn parhau i weithredu fel cyfaill beirniadol a chytunodd swyddogion i sicrhau bod dogfennau angenrheidiol yn cael eu hanfon ato i wneud sylwadau arnynt. Nodwyd hefyd bod Gareth yn aelod o'r bwrdd prosiect, a oedd yn rhoi sicrwydd annibynnol ychwanegol. Nododd y Pwyllgor hefyd fod hyn yn dangos gwelliant yng ngallu'r sefydliad i reoli prosiectau.

13.4    Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ar yr amserlenni ar gyfer y prosiect, yn enwedig o ystyried y Profion Derbyniad Defnyddwyr trylwyr sydd eu hangen, cytunodd Adrian a Nia i ailedrych ar y meini prawf o ran 'mynd yn fyw', y cynlluniau wrth gefn a chamu'n ôl gyda'r rheolwr prosiect a'r bwrdd.

Camau gweithredu i’w cymryd

-        Swyddogion i gynnal trafodaethau gyda Keith Baldwin ynghylch gweithredu'r prosiect system cyllid newydd ac adrodd yn ôl i'r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Chwefror.

-        Adrian a Nia i drafod y Profion Derbyniad Defnyddwyr, y meini prawf o ran 'mynd yn fyw', y cynlluniau wrth gefn a chamu'n ôl gyda'r rheolwr prosiect a'r bwrdd.

15.

Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol - Adroddiad ffug ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol (DPA)

Cofnodion:

14.0   Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol - Adroddiad ffug ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol (DPA)

ACARAC (05-16) Papur 18 - Adroddiad ffug ar DPA - papur eglurhaol fel y'i cyflwynwyd i'r Comisiwn

ACARAC (05-16) Papur 18 - Atodiad A - Adroddiad Ffug ar DPA

14.1    Roedd aelodau'r Pwyllgor yn fodlon iawn ar yr adroddiad newydd ar DPA y cyflwynwyd y fformat ar ei gyfer gan y Comisiwn ym mis Medi.  Byddai fformat a chynnwys yr adroddiad yn cael eu hadolygu'n barhaus i sicrhau bod yr adroddiad yn parhau i fod yn addas at y diben ac i roi sylw i adborth gan y Comisiwn.

14.2    Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor ynghylch gosod targedau perfformiad, cadarnhaodd Dave fod targedau'n cael eu gosod gan Benaethiaid Gwasanaeth, yn seiliedig ar adroddiadau blaenorol neu ar gydymffurfio statudol.

14.3    Anogodd y Pwyllgor i swyddogion fod yn realistig ynglŷn ag ymdrechu i gyrraedd targedau o 100%. Gwnaethant awgrymu y gallai'r adroddiad gynnwys rhai dangosyddion perfformiad allweddol sy'n seiliedig ar ganlyniadau yn hytrach na dim ond targedau, ystadegau perfformiad cyfartalog o systemau allweddol a sut roedd prosiectau a rhaglenni allweddol yn mynd rhagddo.

14.4    Cytunodd Dave i ystyried awgrymiadau'r Pwyllgor a diolchodd i Victoria am ei gwaith caled wrth adolygu a llunio'r adroddiad newydd ar DPA.

Cam gweithredu i’w gymryd

-        Adroddiad ar DPA i'w ddosbarthu pan gaiff ei gyhoeddi.

 

16.

Adolygiad Adnoddau Dynol/y Gyflogres

Cofnodion:

15.0   Adolygiad Adnoddau Dynol/y Gyflogres

ACARAC (05-16) Papur 19 - Adolygiad o'r prosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres

15.1    Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad gonest a defnyddiol o'r prosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres diweddar ac anogodd swyddogion i sicrhau adolygiadau yn y dyfodol o ran gwireddu buddiannau sydd wedi'u dal, a dadansoddiadau ôl-weithredu.

 

17.

Polisi Rheoli Risg Diwygiedig

Cofnodion:

16.0   Polisi Rheoli Risg Diwygiedig

ACARAC (05-16) Papur 20 - Dogfennau Rheoli Risg - Papur Eglurhaol

ACARAC (05-16) Papur 20 - Rhan 1 Polisi Rheoli Risg

ACARAC (05-16) Papur 20 - Rhan 2 Proses Rheoli Risg

16.1    Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar y dogfennau cynhwysfawr ar gyfer y Polisi Rheoli Risg a Phroses a bod y trefniadau ar gyfer risgiau a materion yn cael eu cynnwys mewn un ddogfen. Awgrymodd y Pwyllgor fod y templedi a oedd wedi'u cynnwys fel atodiadau yn cael eu llenwi gydag enghreifftiau.

 

18.

Y wybodaeth ddiweddaraf am gyflwyno Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf

Cofnodion:

Unrhyw fater arall

17.0   Y wybodaeth ddiweddaraf am gyflwyno Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf

Eitem lafar

17.1    Roedd y Cadeirydd wedi mynd i gyfarfod y Comisiwn ym mis Gorffennaf i gyflwyno Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor. Esboniodd Suzy eu bod yn croesawu'r broses, er bod y Comisiynwyr wedi eu penodi yn ddiweddar iawn.

17.2    Byddai'r tîm clercio yn paratoi crynodeb o'r ACARAC a gynhaliwyd ym mis Tachwedd er mwyn i Suzy friffio'r Comisiwn.

 

19.

Blaenraglen Waith

Cofnodion:

18.0   Y Flaenraglen Waith

ACARAC (05-16) Papur 21 - Y flaenraglen waith

18.1    Byddai'r tîm clercio yn diweddaru ac yn dosbarthu'r Flaenrhaglen Waith.

19.0   Sesiwn breifat

19.1    Roedd Dave a Nia wedi mynd i sesiwn preifat gydag aelodau'r Pwyllgor cyn y cyfarfod. Ni chymerwyd cofnodion o’r cyfarfod.