Agenda a Chofnodion

1.1     Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod. Wedi derbyn ymddiheuriadau oddi wrth Suzy Davies.  Roedd Andy Munro yn bresennol fel rhan o'i Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol o ran Archwilio Mewnol, ac roedd Clive Fitzgerald o TIAA yn bresennol i gyflwyno'r adroddiad archwilio ar seiber-ddiogelwch.  

1.2     Datganodd Eric Gregory ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Cofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.

1.3     Er nad oedd yn achos o wrthdaro o reidrwydd, roedd Hugh Widdis am gofnodi'r ffaith iddo gael ei gyflogi gan CGU oddeutu 1998-2000.  Unwyd CGU â Norwich Union yn ddiweddarach a sefydlwyd Aviva maes o law.

1.4     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

ACARAC (01-17) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd 2016    

ACARAC (01-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

1      

2      

2.1     Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd a nodwyd y wybodaeth ddiweddaraf am y camau a nodwyd ym mhapur 2.

2.2     Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf am un o’r camau i’r cymryd (paragraff 2.3) rhoi adborth i'r Pwyllgor am ganlyniad diwrnod cwrdd i ffwrdd y tîm Llywodraethu ac Archwilio. Cynhaliwyd sesiwn brynhawn yn ddiweddar i adolygu'r camau a nodwyd yn sesiwn mis Mai 2016. Daeth nifer o themâu cadarnhaol i'r amlwg o'r sesiynau hyn o ran gweithio’n rhagweithiol ar draws timau ac ar draws y Comisiwn. Hefyd, roedd modiwl dysgu Llywodraethu yn cael ei ddatblygu at ddibenion hyfforddiant fel rhan o Raglen Rheolwyr y Comisiwn. Cytunodd Gareth i roi’r manylion diweddaraf i’r Pwyllgor. 

2.3     Cadarnhaodd Eric fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi dosbarthu gwybodaeth yn ddiweddar yn ymwneud ag un o’r camau i’w cymryd (paragraff 6.4) cylchredeg manylion arolygon effeithiolrwydd gan Fforwm Cadeiryddion Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru.  Byddai rhagor o wybodaeth yn cael ei rhannu ym mis Hydref, ar yr amod bod pwyllgorau eraill yn ei rhannu â Swyddfa Archwilio Cymru, fel y gwnaethom eisoes.

2.4     Cyflwynodd Claire Clancy wybodaeth i'r Pwyllgor am yr ymgynghoriad ar newid enw (pwynt gweithredu 10.4).  Byddai'r ymgynghoriad ar agor tan ddechrau mis Mawrth ac, o'r 1,721 o ymatebion a gafwyd hyd yma, mae 65-70% ohonynt yn cytuno neu'n cytuno'n gryf y dylai Cynulliad Cenedlaethol Cymru newid ei enw.

2.5     Hefyd, cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Claire am Banel Arbenigol y Cynulliad ar Ddiwygio Etholiadol, a lansiwyd ar 1 Chwefror ac a oedd i gwrdd am y tro cyntaf ar 14 Chwefror. 

2.6     Croesawodd y Cadeirydd y ffaith i'r adroddiad ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol Corfforaethol gael ei gylchredeg yn ddiweddar.  Cytunodd y swyddogion i adolygu'r defnydd o fesurau targedau 100% a’r penderfyniad i hepgor unrhyw gyfeiriad at brosiectau a rhaglenni allweddol.    

2.7     Dywedodd Claire fod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (IRB) yn cael gwybodaeth yn rheolaidd gan y Cyfarwyddwyr am hynt prosiectau a rhaglenni.  Rhoddir gwybodaeth am brosiectau mawr yn rheolaidd i Gomisiwn y Cynulliad.

Cam i’w gymryd

-         Gareth i gylchredeg y wybodaeth ddiweddaraf am newidiadau cadarnhaol i'r tîm.

ACARAC (01-17) Papur 3 – Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol  

ACARAC (01-17) Papur 4 - Argymhellion Monitro Archwilio Mewnol

3.1     Croesawodd y Pwyllgor adroddiad cynnydd a dogfennau monitro Gareth.  Roedd archwiliad o'r Gyflogres wedi dechrau a byddai’r adroddiad terfynol yn cael ei ddosbarthu y tu allan i'r pwyllgor, ynghyd â’r adolygiad yr IRB.

3.2     Byddai Gareth yn archwilio'r taliadau a wnaed i Aelodau'r Cynulliad o ran grantiau adsefydlu, taliadau diswyddo i staff cymorth, a'r gwaith o sefydlu swyddfeydd rhanbarth ac etholaeth Aelodau newydd ar ôl etholiad y Pumed Cynulliad.

3.3     Dywedodd Gareth y byddai'r contract ar gyfer trefniadau Archwilio Mewnol ar y cyd yn cael ei ddyfarnu ym mis Mehefin 2017.     

3.4     Ar ôl trafod yr archwiliadau penodol yr oedd Gareth ar fin eu cynnal, o ran eu cwmpas a maint eu samplau, awgrymodd y Pwyllgor y dylai Gareth ystyried y ffordd orau o roi gwybod i’r Comisiwn am ganlyniadau a  buddion ei adroddiadau archwilio, yn ogystal ag argymhellion a oedd wedi eu gwrthod gan y Rheolwyr.    

Camau i’w cymryd:

-         Roedd Gareth i gylchredeg yr argymhellion a'r camau i’w cymryd yn dilyn adolygiad yr IRB , wedi i’r IRB eu hystyried.

-         Bydd Gareth yn cynnwys canlyniadau argymhellion adolygiadau archwilio mewn adroddiadau yn y dyfodol.

-         Bydd Gareth yn cynnwys yr argymhellion hynny yn adroddiadau Archwiliadau Mewnol nas derbynnir gan y tîm Rheoli, a'r rhesymau dros hynny.

ACARAC (01-17) Papur 5 - Seiber-ddiogelwch

4.1     Canlyniad yr archwiliad o Seiber-ddiogelwch oedd bod 'angen ei wella'.  Roedd hyn oherwydd maint y gwaith a oedd yn dal ar y gweill i wella trefniadau Comisiwn y Cynulliad o ran seiber-ddiogelwch. Cafodd 12 argymhelliad eu gwneud i i wella'r trefniadau presennol ond nid oedd gan yr un o'r rhain flaenoriaeth Uchel/Critigol. 

4.2     Teimlai'r Cadeirydd fod yr adroddiad yn un trylwyr a bod y Comisiwn yn awyddus i roi’r argymhellion ar waith yn fuan. Cytunodd â phenderfyniad y Comisiwn i wrthod un o'r argymhellion.

4.3     Disgrifiodd Dave y gwaith a oedd yn digwydd ar lefel y DU a chadarnhaodd y byddai pob un o'r 12 o argymhellion wedi'i gwblhau erbyn diwedd y flwyddyn ariannol 2016-17.  Byddai penodi arbenigwr rhwydweithiau diogelwch seiber i dîm TGCh yn cryfhau'r maes hwn ymhellach, ond roedd yn cydnabod yr heriau sy'n wynebu'r sefydliad a phwysigrwydd codi ymwybyddiaeth ymysg staff y Comisiwn, yr Aelodau a’u staff cymorth. Byddai Gareth yn ymgymryd â gwaith dilynol ynghylch adolygiad ISO27001:2013 ac yn parhau i gyfarfod yn rheolaidd â Phennaeth TGCh cyn cynnal archwiliad dilynol a rhoi gwybodaeth i'r Pwyllgor pan fo hynny'n briodol.

4.4     Cadarnhaodd Dave fod seiber-ddiogelwch ar fin cael ei ychwanegu at Gofrestr Risgiau Corfforaethol y Comisiwn a gofynnodd y Pwyllgor a oedd gwneud TGCh yn swyddogaeth fewnol wedi amlygu methiannau hanesyddol o ran diogelwch y rhwydwaith. Cadarnhaodd Dave fod y penderfyniad i ddarparu gwasanaethau TGCh yn fewnol wedi amlygu rhai gwendidau yn y contract allanol, ond mae'r sefyllfa wedi gwella ar ôl ennill rheolaeth dros y gwasanaethau yn dilyn y penderfyniad hwnnw.

ACARAC (01-17) Papur 6 - papur diweddaru

5.1     Cadarnhaodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe fod yr argymhelliad a nodwyd yn Llythyr Rheoli 2015-16 wedi'i roi ar waith erbyn hyn.  Nid yw'r archwiliad interim wedi nodi unrhyw broblemau hyd yn hyn. 

5.2     Trafodwyd ffioedd archwilio 2016-17 a chytunodd Swyddfa Archwilio Cymru i roi gwybod i'r Pwyllgor ar ôl eu proses safoni mewnol.  Mae'r tîm archwilio wedi argymell gostyngiad yn y ffi oherwydd ansawdd y cyfrifon a'r cymorth a ddarperir gan y Comisiwn.

5.3     Holodd y Cadeirydd am y sgôr a roddodd Swyddfa Archwilio Cymru i’r adroddiad blynyddol yn y broses gymharu adroddiadau a gynhaliwyd â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus. Yn ei farn ef, roedd sawl un o'r meini prawf yn amherthnasol a dylai fod sgôr cyffredinol y Comisiwn yn uwch.  

5.4     Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru y dylai fod wedi archwilio’r matrics sgorio’n drylwyr i sicrhau cywirdeb cyn cael ei anfon at Nia ac y gellid gwella’r wybodaeth a gafwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru am ddiben a methodoleg y broses.  Bydd Nia a Swyddfa Archwilio Cymru yn trafod y system sgorio ac yn rhannu arfer da y tu allan i'r cyfarfod. 

5.5     Croesawodd y Pwyllgor yr egwyddorion a oedd wrth wraidd y broses gymharu, ond anogodd Swyddfa Archwilio Cymru i sicrhau bod prosesau o’r fath yn cael eu datblygu a’u hesbonio’n ofalus.

Camau i’w cymryd:

-         Swyddfa Archwilio Cymru i hysbysu ACARAC o’r ffi flynyddol a gymeradwyir.

-         Nia Morgan ac Ann-Marie Harkin i ailasesu system sgorio'r Adroddiad Blynyddol a thynnu sylw at feysydd i'w gwella ac arfer gorau.

Llywodraethu'r Comisiwn

ACARAC (01-17) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid a'r gyllideb

ACARAC (01-17) Papur 8 - Polisïau cyfrifyddu - adolygiad blynyddol

6.1     Cyflwynodd Nia Morgan y ddwy eitem hyn.  Cafodd y targedau ariannol corfforaethol ar gyfer 2016-17 eu hadolygu a'u diweddaru mewn cyfarfod o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a gynhaliwyd yn ddiweddar.  Diwygiwyd y targed tanwario diwedd blwyddyn o 1.0% i 0.5%, a phennwyd targedau llymach ar gyfer targedau talu'n brydlon.  Hefyd, soniodd Nia am y newidiadau yn staff y tîm Cyllid.

6.2     Byddai'r targed tanwario diwygiedig o lai na 0.5% yn her, ond mewn cyfarfod o'r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd yn ddiweddar roedd Nia wedi dweud wrth Benaethiaid y Gwasanaethau fod yr wythnosau sy'n weddill o'r flwyddyn ariannol gyfredol yn gyfnod hollbwysig o ran rheoli cyllidebau eu gwasanaethau. Tynnodd y Pwyllgor sylw at y posibilrwydd y gallai targed o'r fath yn cynyddu'r risg o orwario.

6.3     Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad blynyddol o bolisïau cyfrifyddu gan ddiolch i Nia am y papur cynhwysfawr.

ACARAC (01-17) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Cyllid

7.1     Diolchodd y Cadeirydd i Keith Baldwin am ei rôl fel 'cyfaill beirniadol' ym mhrosiect y system cyllid newydd ac anogodd swyddogion i ddefnyddio arbenigedd aelodau'r pwyllgor wrth ymgymryd â phrosiectau a thasgau eraill yn y dyfodol.  Hefyd, anogodd dîm y prosiect i sicrhau bod y system yn cael ei hymgorffori'n llawn yn y sefydliad cyn cynnal adolygiad ar ôl gweithredu.  

7.2     Ym mhapur Keith, disgrifiwyd cyfarfodydd calonogol a chadarnhaol â thîm y prosiect a bwrdd y prosiect.  Roedd pawb a oedd ynghlwm wrtho yn frwdfrydig ynglŷn â’r system, a byddai Keith yn anfon sylwadau at dîm y prosiect am y meini prawf ar gyfer ‘mynd yn fyw’. 

7.3     Roedd y Pwyllgor yn cydnabod bod pob un o argymhellion Keith yn adlewyrchu arfer da a nodwyd y dylai tîm y prosiect eu derbyn.    

7.4     Holodd y Pwyllgor am y penderfyniad i newid y drefn o gyflwyno’r prosiect a newid yr amserlen.  Croesawodd Eve Jennings yr argymhellion yn y papur a dywedodd mai'r cyflenwr oedd yn gyfrifol am y penderfyniad. Roedd y broses o drosglwyddo data wedi mynd rhagddo’n rhwydd iawn ac roedd tîm y prosiect yn hyderus bod modd rhoi’r system ar waith erbyn y dyddiad a bennwyd, sef 3 Ebrill. 

Camau i’w cymryd

-         Nia i roi gwybodaeth ar lafar am hynt y prosiect yn y cyfarfod ym mis Mawrth.

-         Keith i anfon ei sylwadau at dîm y prosiect am y meini prawf ar gyfer ‘mynd yn fyw’.

ACARAC (01-17) Papur 10 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-17) Papur 10 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-17) Papur 10 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

8.1     Nododd y Pwyllgor y newidiadau a oedd i'w gwneud i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn sgil adolygiad llawn diweddaraf y Bwrdd Rheoli ar 2 Chwefror.  Byddai cofrestr ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2, a byddai newidiadau eraill yn cael eu hystyried hefyd. 

ACARAC (01-17) Papur 11 - Adeilad Ychwanegol

8.1     Nododd y Pwyllgor y newidiadau a oedd i'w gwneud i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn sgil adolygiad llawn diweddaraf y Bwrdd Rheoli ar 2 Chwefror.  Byddai cofrestr ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2, a byddai newidiadau eraill yn cael eu hystyried hefyd. 

8.2     Arweiniodd Dave drafodaeth ar y gwaith sy’n mynd rhagddo i asesu a oedd angen rhagor o le ar y Cynulliad yn awr ac yn y dyfodol, gan ystyried yr amserlenni, a'r ymgynghorwyr arbenigol sydd wedi bod yn ymwneud â'r gwahanol opsiynau sy'n cael eu trafod.

8.3     Anogodd y Pwyllgor y swyddogion i gofnodi’r camau a gymerwyd i benderfynu ar y lle ychwanegol roedd ei angen, gan gynnwys tystiolaeth berthnasol, a’r opsiynau posibl ar gyfer y dyfodol, er mwyn tawelu ofnau rhanddeiliaid.   

Cyflwyniad

9.1     Croesawodd y Pwyllgor yr Athro Roger Scully o Ganolfan Llywodraethiant Cymru i draddodi ei gyflwyniad, sef Y dirwedd gyfansoddiadol.  Cymhwysedd cyfreithiol yn y dyfodol, capasiti'r Cynulliad a Brexit oedd prif themâu ei gyflwyniad. 

9.2     Diolchodd y Pwyllgor i Roger Scully am roi o'i amser ac am egluro'r pynciau cymhleth hyn a'u cyd-ddibyniaeth.   

ACARAC (01-17) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol 2015-16

10.1    Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i ystyried y meysydd yr hoffent i adroddiad blynyddol y Pwyllgor roi sylw iddynt.  Byddai'r tîm clercio yn gweithio gydag ef i drafod gwahanol opsiynau ar gyfer cyflwyno. 

10.2    Byddai'r tîm clercio yn gwneud y newidiadau a awgrymwyd i'r Cylch Gorchwyl.

Camau i’w cymryd

-         Aelodau'r Pwyllgor i roi syniadau i'r tîm clercio am feysydd i'w cynnwys yn Adroddiad Blynyddol ACARAC ar gyfer 2016-17 a sut y gallai diwyg y ddogfen fod yn fwy atyniadol yn gyffredinol.

-         Y tîm clercio i ychwanegu Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i'r Cylch Gorchwyl o dan ofynion gwybodaeth.

ACARAC (01-17) Papur 13 – Cylch Gorchwyl

10      

11      

11.1     Byddai'r tîm clercio yn gwneud y newidiadau a awgrymwyd i'r Cylch Gorchwyl.

Cam i’w gymryd

-         Y tîm clercio i ychwanegu Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i'r Cylch Gorchwyl o dan ofynion gwybodaeth.

ACARAC (01-17) Papur 14 - Crynodeb o'r ymadawiadau

10      

11      

12      

12.1     Nododd y Pwyllgor dau o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol. 

10      

11      

12      

13      

13.1     Gofynnwyd i aelodau'r Pwyllgor anfon sylwadau ar y flaenraglen waith at y tîm clercio. Byddai'r dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol yn cael eu diweddaru ar ôl i'r aelodau gadarnhau eu bod ar gael.

13.2     Cytunodd y Cadeirydd i rannu sylwadau Rheon Tomas, a oedd wedi bod yn bresennol mewn cyfres o Bwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg.    

Camau i’w cymryd

-         Aelodau'r Pwyllgor i roi syniadau i'r tîm clercio am feysydd i'w cynnwys yn Adroddiad Blynyddol ACARAC ar gyfer 2016-17 a sut y gallai diwyg y ddogfen fod yn fwy atyniadol yn gyffredinol.

-         Y tîm clercio i ychwanegu Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i'r Cylch Gorchwyl o dan ofynion gwybodaeth.

-         Rhoi sylwadau i'r tîm clercio ar y Flaenraglen Waith a chadarnhau bod aelodau ar gael ar y dyddiadau a nodwyd.

-         Rhannu sylwadau Rheon Tomas ar y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg

Caiff y cyfarfod nesaf ei gynnal ar 20 Mawrth 2017.