Trwy barhau i ddefnyddio'r wefan, rydych yn cytuno i osod nifer fechan o gwcis. Polisi cwcis

Cofnodion

Lleoliad arfaethedig: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes  Deputy Clerk: Buddug Saer

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau

Cofnodion:

1.0     Eitem 1 – Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau

1.1        Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod. Wedi derbyn ymddiheuriadau oddi wrth Suzy Davies.  Roedd Andy Munro yn bresennol fel rhan o'i Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol o ran Archwilio Mewnol, ac roedd Clive Fitzgerald o TIAA yn bresennol i gyflwyno'r adroddiad archwilio ar seiber-ddiogelwch.  

1.2        Datganodd Eric Gregory ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Cofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.

1.3        Er nad oedd yn achos o wrthdaro o reidrwydd, roedd Hugh Widdis am gofnodi'r ffaith iddo gael ei gyflogi gan CGU oddeutu 1998-2000.  Unwyd CGU â Norwich Union yn ddiweddarach a sefydlwyd Aviva maes o law.

1.4        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 

2.

Cofnodion a materion yn codi

Cofnodion:

2.0     Item 2 - Minutes and matters arising 

ACARAC (01-17) Paper 1 - Minutes of 21 November 2016 

ACARAC (01-17) Paper 2 – Summary of actions  

2.1        The minutes of the meeting on 21 November were agreed and the updates on actions captured in paper 2, were noted. 

2.2        Gareth provided an update to action (paragraph 2.3) feedback to the Committee on the outcome of the Governance and Audit team away day.  An afternoon session had recently been convened to review the actions set during the session in May 2016.  A number of positive themes had emerged from these sessions in terms of proactive cross-team and cross-Commission working. A Governance learning module was also being developed for training purposes as part of a Commission Manager Programme.  Gareth agreed to share a detailed update with the Committee. 

2.3        Eric confirmed that the WAO had recently circulated information relating to action point (paragraph 6.4) circulate details of effectiveness surveys from the WAO Chairs of Audit Forum.  Further information would be shared in October provided other committees shared this with the WAO, as we had already done.

2.4        Claire Clancy briefed the Committee on the name change consultation (action point 10.4).  The Consultation would run until the beginning of March and of the 1,721 responses received to date, 65-70% agree or strongly agree that the National Assembly for Wales should change its name.

2.5        Claire also updated the Committee on the Assembly’s Expert Panel on Electoral Reform which was launched on 1 February and would be meeting for the first time on 14 February. 

2.6        The Chair welcomed the recent circulation of the Corporate Key Performance Indicator report.  Officials agreed to review the use of 100% target ratings and the omission of any reference to key projects and programmes.     

2.7        Claire informed the Committee that the Investment and Resourcing Board (IRB) were now receiving regular project and programme activity updates from Directors.  Updates on major projects are provided regularly to the Assembly Commission.

Action

-         Gareth to circulate update on positive changes to the team.

 

3.

Adroddiad ar Waith Archwilio Mewnol

Cofnodion:

Archwilio Mewnol

3.0     Eitem 3 – Adroddiad ar Waith Archwilio Mewnol

ACARAC (01-17) Papur 3 – Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol  

ACARAC (01-17) Papur 4 - Argymhellion Monitro Archwilio Mewnol

3.1        Croesawodd y Pwyllgor adroddiad cynnydd a dogfennau monitro Gareth.  Roedd archwiliad o'r Gyflogres wedi dechrau a byddai’r adroddiad terfynol yn cael ei ddosbarthu y tu allan i'r pwyllgor, ynghyd â’r adolygiad yr IRB.

3.2        Byddai Gareth yn archwilio'r taliadau a wnaed i Aelodau'r Cynulliad o ran grantiau adsefydlu, taliadau diswyddo i staff cymorth, a'r gwaith o sefydlu swyddfeydd rhanbarth ac etholaeth Aelodau newydd ar ôl etholiad y Pumed Cynulliad.

3.3        Dywedodd Gareth y byddai'r contract ar gyfer trefniadau Archwilio Mewnol ar y cyd yn cael ei ddyfarnu ym mis Mehefin 2017.     

3.4        Ar ôl trafod yr archwiliadau penodol yr oedd Gareth ar fin eu cynnal, o ran eu cwmpas a maint eu samplau, awgrymodd y Pwyllgor y dylai Gareth ystyried y ffordd orau o roi gwybod i’r Comisiwn am ganlyniadau a  buddion ei adroddiadau archwilio, yn ogystal ag argymhellion a oedd wedi eu gwrthod gan y Rheolwyr.    

Camau i’w cymryd:

-         Roedd Gareth i gylchredeg yr argymhellion a'r camau i’w cymryd yn dilyn adolygiad yr IRB , wedi i’r IRB eu hystyried.

-         Bydd Gareth yn cynnwys canlyniadau argymhellion adolygiadau archwilio mewn adroddiadau yn y dyfodol.

-         Bydd Gareth yn cynnwys yr argymhellion hynny yn adroddiadau Archwiliadau Mewnol nas derbynnir gan y tîm Rheoli, a'r rhesymau dros hynny.

4.

Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

Cofnodion:

4.0     Eitem 4 - Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

ACARAC (01-17) Papur 5 - Seiber-ddiogelwch

4.1        Canlyniad yr archwiliad o Seiber-ddiogelwch oedd bod 'angen ei wella'.  Roedd hyn oherwydd maint y gwaith a oedd yn dal ar y gweill i wella trefniadau Comisiwn y Cynulliad o ran seiber-ddiogelwch. Cafodd 12 argymhelliad eu gwneud i i wella'r trefniadau presennol ond nid oedd gan yr un o'r rhain flaenoriaeth Uchel/Critigol. 

4.2        Teimlai'r Cadeirydd fod yr adroddiad yn un trylwyr a bod y Comisiwn yn awyddus i roi’r argymhellion ar waith yn fuan. Cytunodd â phenderfyniad y Comisiwn i wrthod un o'r argymhellion.

4.3        Disgrifiodd Dave y gwaith a oedd yn digwydd ar lefel y DU a chadarnhaodd y byddai pob un o'r 12 o argymhellion wedi'i gwblhau erbyn diwedd y flwyddyn ariannol 2016-17.  Byddai penodi arbenigwr rhwydweithiau diogelwch seiber i dîm TGCh yn cryfhau'r maes hwn ymhellach, ond roedd yn cydnabod yr heriau sy'n wynebu'r sefydliad a phwysigrwydd codi ymwybyddiaeth ymysg staff y Comisiwn, yr Aelodau a’u staff cymorth. Byddai Gareth yn ymgymryd â gwaith dilynol ynghylch adolygiad ISO27001:2013 ac yn parhau i gyfarfod yn rheolaidd â Phennaeth TGCh cyn cynnal archwiliad dilynol a rhoi gwybodaeth i'r Pwyllgor pan fo hynny'n briodol.

4.4        Cadarnhaodd Dave fod seiber-ddiogelwch ar fin cael ei ychwanegu at Gofrestr Risgiau Corfforaethol y Comisiwn a gofynnodd y Pwyllgor a oedd gwneud TGCh yn swyddogaeth fewnol wedi amlygu methiannau hanesyddol o ran diogelwch y rhwydwaith. Cadarnhaodd Dave fod y penderfyniad i ddarparu gwasanaethau TGCh yn fewnol wedi amlygu rhai gwendidau yn y contract allanol, ond mae'r sefyllfa wedi gwella ar ôl ennill rheolaeth dros y gwasanaethau yn dilyn y penderfyniad hwnnw.

5.

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Cofnodion:

Archwilio allanol

5.0   Eitem 5 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

ACARAC (01-17) Papur 6 - papur diweddaru

5.1        Cadarnhaodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe fod yr argymhelliad a nodwyd yn Llythyr Rheoli 2015-16 wedi'i roi ar waith erbyn hyn.  Nid yw'r archwiliad interim wedi nodi unrhyw broblemau hyd yn hyn. 

5.2        Trafodwyd ffioedd archwilio 2016-17 a chytunodd Swyddfa Archwilio Cymru i roi gwybod i'r Pwyllgor ar ôl eu proses safoni mewnol.  Mae'r tîm archwilio wedi argymell gostyngiad yn y ffi oherwydd ansawdd y cyfrifon a'r cymorth a ddarperir gan y Comisiwn.

5.3        Holodd y Cadeirydd am y sgôr a roddodd Swyddfa Archwilio Cymru i’r adroddiad blynyddol yn y broses gymharu adroddiadau a gynhaliwyd â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus. Yn ei farn ef, roedd sawl un o'r meini prawf yn amherthnasol a dylai fod sgôr cyffredinol y Comisiwn yn uwch.  

5.4        Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru y dylai fod wedi archwilio’r matrics sgorio’n drylwyr i sicrhau cywirdeb cyn cael ei anfon at Nia ac y gellid gwella’r wybodaeth a gafwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru am ddiben a methodoleg y broses.  Bydd Nia a Swyddfa Archwilio Cymru yn trafod y system sgorio ac yn rhannu arfer da y tu allan i'r cyfarfod. 

5.5        Croesawodd y Pwyllgor yr egwyddorion a oedd wrth wraidd y broses gymharu, ond anogodd Swyddfa Archwilio Cymru i sicrhau bod prosesau o’r fath yn cael eu datblygu a’u hesbonio’n ofalus.

Camau i’w cymryd:

-         Swyddfa Archwilio Cymru i hysbysu ACARAC o’r ffi flynyddol a gymeradwyir.

-         Nia Morgan ac Ann-Marie Harkin i ailasesu system sgorio'r Adroddiad Blynyddol a thynnu sylw at feysydd i'w gwella ac arfer gorau.

 

6.

Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb

Cofnodion:

Llywodraethu'r Comisiwn

6.0     Eitem 6 – Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb

Eitem 7 - Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

ACARAC (01-17) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid a'r gyllideb

ACARAC (01-17) Papur 8 - Polisïau cyfrifyddu - adolygiad blynyddol

6.1        Cyflwynodd Nia Morgan y ddwy eitem hyn.  Cafodd y targedau ariannol corfforaethol ar gyfer 2016-17 eu hadolygu a'u diweddaru mewn cyfarfod o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a gynhaliwyd yn ddiweddar.  Diwygiwyd y targed tanwario diwedd blwyddyn o 1.0% i 0.5%, a phennwyd targedau llymach ar gyfer targedau talu'n brydlon.  Hefyd, soniodd Nia am y newidiadau yn staff y tîm Cyllid.

6.2        Byddai'r targed tanwario diwygiedig o lai na 0.5% yn her, ond mewn cyfarfod o'r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd yn ddiweddar roedd Nia wedi dweud wrth Benaethiaid y Gwasanaethau fod yr wythnosau sy'n weddill o'r flwyddyn ariannol gyfredol yn gyfnod hollbwysig o ran rheoli cyllidebau eu gwasanaethau. Tynnodd y Pwyllgor sylw at y posibilrwydd y gallai targed o'r fath yn cynyddu'r risg o orwario.

6.3        Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad blynyddol o bolisïau cyfrifyddu gan ddiolch i Nia am y papur cynhwysfawr.

 

7.

Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

8.

Y wybodaeth ddiweddaraf am brosiect system cyllid newydd

Cofnodion:

7.0     Eitem 8 - Y wybodaeth ddiweddaraf am brosiect system cyllid newydd

ACARAC (01-17) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Cyllid

7.1        Diolchodd y Cadeirydd i Keith Baldwin am ei rôl fel 'cyfaill beirniadol' ym mhrosiect y system cyllid newydd ac anogodd swyddogion i ddefnyddio arbenigedd aelodau'r pwyllgor wrth ymgymryd â phrosiectau a thasgau eraill yn y dyfodol.  Hefyd, anogodd dîm y prosiect i sicrhau bod y system yn cael ei hymgorffori'n llawn yn y sefydliad cyn cynnal adolygiad ar ôl gweithredu.  

7.2        Ym mhapur Keith, disgrifiwyd cyfarfodydd calonogol a chadarnhaol â thîm y prosiect a bwrdd y prosiect.  Roedd pawb a oedd ynghlwm wrtho yn frwdfrydig ynglŷn â’r system, a byddai Keith yn anfon sylwadau at dîm y prosiect am y meini prawf ar gyfer ‘mynd yn fyw’. 

7.3        Roedd y Pwyllgor yn cydnabod bod pob un o argymhellion Keith yn adlewyrchu arfer da a nodwyd y dylai tîm y prosiect eu derbyn.    

7.4        Holodd y Pwyllgor am y penderfyniad i newid y drefn o gyflwyno’r prosiect a newid yr amserlen.  Croesawodd Eve Jennings yr argymhellion yn y papur a dywedodd mai'r cyflenwr oedd yn gyfrifol am y penderfyniad. Roedd y broses o drosglwyddo data wedi mynd rhagddo’n rhwydd iawn ac roedd tîm y prosiect yn hyderus bod modd rhoi’r system ar waith erbyn y dyddiad a bennwyd, sef 3 Ebrill. 

Camau i’w cymryd

-         Nia i roi gwybodaeth ar lafar am hynt y prosiect yn y cyfarfod ym mis Mawrth.

-         Keith i anfon ei sylwadau at dîm y prosiect am y meini prawf ar gyfer ‘mynd yn fyw’.

9.

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

8.0     Eitem 9 – Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-17) Papur 10 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-17) Papur 10 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (01-17) Papur 10 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

Eitem 10 - Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - Cynigion i ymchwilio i adeilad ychwanegol

ACARAC (01-17) Papur 11 - Adeilad Ychwanegol

 

8.1        Nododd y Pwyllgor y newidiadau a oedd i'w gwneud i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn sgil adolygiad llawn diweddaraf y Bwrdd Rheoli ar 2 Chwefror.  Byddai cofrestr ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2, a byddai newidiadau eraill yn cael eu hystyried hefyd. 

8.2        Arweiniodd Dave drafodaeth ar y gwaith sy’n mynd rhagddo i asesu a oedd angen rhagor o le ar y Cynulliad yn awr ac yn y dyfodol, gan ystyried yr amserlenni, a'r ymgynghorwyr arbenigol sydd wedi bod yn ymwneud â'r gwahanol opsiynau sy'n cael eu trafod.

8.3        Anogodd y Pwyllgor y swyddogion i gofnodi’r camau a gymerwyd i benderfynu ar y lle ychwanegol roedd ei angen, gan gynnwys tystiolaeth berthnasol, a’r opsiynau posibl ar gyfer y dyfodol, er mwyn tawelu ofnau rhanddeiliaid.   

10.

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - Cynigion i ymchwilio i adeilad ychwanegol

11.

Y dirwedd gyfansoddiadol - Canolfan Llywodraethiant Cymru

Cofnodion:

9.0     Eitem 11 - Y dirwedd gyfansoddiadol - Canolfan Llywodraethiant Cymru

Cyflwyniad

9.1        Croesawodd y Pwyllgor yr Athro Roger Scully o Ganolfan Llywodraethiant Cymru i draddodi ei gyflwyniad, sef Y dirwedd gyfansoddiadol.  Cymhwysedd cyfreithiol yn y dyfodol, capasiti'r Cynulliad a Brexit oedd prif themâu ei gyflwyniad. 

9.2        Diolchodd y Pwyllgor i Roger Scully am roi o'i amser ac am egluro'r pynciau cymhleth hyn a'u cyd-ddibyniaeth.   

 

 

12.

Trafod materion wrth baratoi ar gyfer adroddiad blynyddol y Pwyllgor i'r Comisiwn a'r Swyddog Cyfrifyddu

Cofnodion:

10.0  Eitem 12 - Trafod materion wrth baratoi ar gyfer adroddiad blynyddol y Pwyllgor i'r Comisiwn a'r Swyddog Cyfrifyddu

ACARAC (01-17) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol 2015-16

Eitem 13 - Adolygiad o gylch gorchwyl y Pwyllgor

ACARAC (01-17) Papur 13 – Cylch Gorchwyl

Eitem 14 – Crynodeb o'r ymadawiadau

ACARAC (01-17) Papur 14 - Crynodeb o'r ymadawiadau

Eitem 15 – Y flaenraglen waith

ACARAC (01-17) Papur 15 - Y flaenraglen waith

Eitem 16 -  Adborth arsyllwr o'i bresenoldeb yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Archwilio

Eitem lafar

10.1     Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i ystyried y meysydd yr hoffent i adroddiad blynyddol y Pwyllgor roi sylw iddynt.  Byddai'r tîm clercio yn gweithio gydag ef i drafod gwahanol opsiynau ar gyfer cyflwyno. 

10.2     Byddai'r tîm clercio yn gwneud y newidiadau a awgrymwyd i'r Cylch Gorchwyl.

10.3     Gofynnwyd i aelodau'r Pwyllgor anfon sylwadau ar y flaenraglen waith at y tîm clercio. Byddai'r dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol yn cael eu diweddaru ar ôl i'r aelodau gadarnhau eu bod ar gael.

10.4     Cytunodd y Cadeirydd i rannu sylwadau Rheon Tomas, a oedd wedi bod yn bresennol mewn cyfres o Bwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg.    

Camau i’w cymryd

-         Aelodau'r Pwyllgor i roi syniadau i'r tîm clercio am feysydd i'w cynnwys yn Adroddiad Blynyddol ACARAC ar gyfer 2016-17 a sut y gallai diwyg y ddogfen fod yn fwy atyniadol yn gyffredinol.

-         Y tîm clercio i ychwanegu Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i'r Cylch Gorchwyl o dan ofynion gwybodaeth.

-         Rhoi sylwadau i'r tîm clercio ar y Flaenraglen Waith a chadarnhau bod aelodau ar gael ar y dyddiadau a nodwyd.

-         Rhannu sylwadau Rheon Tomas ar y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg

 

Caiff y cyfarfod nesaf ei gynnal ar 20 Mawrth 2017. 

 

13.

Adolygiad o gylch gorchwyl y Pwyllgor

14.

Crynodeb o'r ymadawiadau

15.

Blaenraglen Waith

 

 

Rydych chi yma :

  1. Hafan
  2. Busnes y Cynulliad

Partneriaid a Helpu