Agenda a Chofnodion

1.1     Nododd y Pwyllgor ymddiheuriadau gan Suzy Davies AC ac Ann-Marie Harkin. Croesawyd cynrychiolydd newydd o Swyddfa Archwilio Cymru, sef Gareth Lucey, a dymunwyd yn dda i Matthew Coe ar ei secondiad sydd i ddod. Gofynnodd y Cadeirydd am ymatebion i’r sylwadau gan Suzy Davies ar y papurau i’w hatodi i’r cofnodion.  

1.2     Datganodd Eric Gregory ei fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru.  

1.3     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

ACARAC (05-17) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf 2017

ACARAC (05-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

1         

2         

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.  

2.2     Pwyntiau gweithredu 4.4 a 12.2 (blaenoriaethu prosiectau) - Cadarnhaodd Dave Tosh fod papur yn manylu ar y meini prawf blaenoriaethu wedi’i gyflwyno yng nghyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Mehefin. Byddai’r Bwrdd yn profi’r gwaith o gyflwyno’r meini prawf ym mis Rhagfyr 2017. 

2.3     Pwyntiau gweithredu 4.7 a 4.9 (Cyflog a Chronfa Gyfunol Archwilydd Cyffredinol Cymru (ACC)) - Cyfarfu Nia Morgan a Gareth Watts â chynrychiolwyr o Lywodraeth Cymru dros gyfnod toriad yr haf i drafod trin taliadau ar gyfer ACC.  Sicrhawyd y ddau bod y prosesau priodol ar waith ar gyfer penodi’r Archwilydd nesaf ac roeddent yn aros am y wybodaeth ddiweddaraf cyn diwedd y flwyddyn.  

Camau i’w cymryd

-      Gareth i ddiweddaru’r Pwyllgor ar broses Llywodraeth Cymru ar gyfer penodi a thalu Archwilydd Cyffredinol Cymru unwaith y derbynnir yr wybodaeth. 

ACARAC (05-17) Papur 3 - Dadansoddiad Cefnogi Adolygiad  Capasiti

ACARAC (05-17) Papur 3 - Atodiad A – Y cylch gorchwyl ar gyfer yr Adolygiad Capasiti

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts a Phil Turner drosolwg o’r Adolygiad Capasiti, a soniwyd am amcanion yr Adolygiad a rhai canfyddiadau cychwynnol.       

3.2        Rhoddodd y Pwyllgor her ac awgrymiadau defnyddiol a fyddai’n cael eu hystyried wrth baratoi ar gyfer cyflwyno canfyddiadau’r Adolygiad i Gomisiwn y Cynulliad ym mis Ionawr. 

3.3        Awgrymodd y Pwyllgor y dylai’r adroddiad egluro bod y Comisiwn yn dechrau o sylfaen gref o ran ansawdd a diwydrwydd dyladwy ei waith, ac y dylai gynnal hynny, wrth wella effeithlonrwydd. Dylid darparu enghreifftiau ymarferol yma (e.e. craffu’n fwy gofalus ar geisiadau am adnoddau). Pwysleisiwyd pwysigrwydd defnyddio data ansoddol a meintiol yn yr adroddiad terfynol er mwyn dangos mwy o effeithlonrwydd posibl wrth gynnal effeithiolrwydd. 

3.4        Roedd Gareth a Phil yn croesawu’r cyfle ar gyfer yr her feirniadol hon, ac roeddent yn gobeithio y gallai’r Pwyllgor ddarparu rhagor o gymorth pe bai amser yn caniatáu.

Camau i’w cymryd

-      Gareth Watts i rannu’r papur dadansoddi ategol wedi’i ddiweddaru gyda’r Pwyllgor pan fydd ar gael.

-      Cynghorwyr Annibynnol i fod yn rhan o’r gwaith o ddatblygu’r adolygiad capasiti fel y bo’n briodol.

ACARAC (05-17) Papur 4 - Adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol, ac argymhellion monitro

3         

4         

4.1        Cyflwynodd Gareth ei adroddiad gweithgarwch a’r wybodaeth ddiweddaraf o ran yr argymhellion.  Roedd yr Adolygiad Capasiti yn cymryd llawer o amser Gareth ac efallai y byddai angen gwneud newidiadau i’w gynllun archwilio 2017-18 o ganlyniad i’r gwaith hwn.  Nododd y Pwyllgor y cynllun i ohirio’r archwiliad ar reoli newid.  

Adroddiadau / diweddariadau wedi’u dosbarthu y tu allan i’r pwyllgor

ACARAC (05-17) Papur 5 - Rheolaethau System Gyllid Newydd

ACARAC (05-17) Papur 6 - Adolygiad o Dimau Integredig y   Pwyllgor

ACARAC (05-17) Papur 7 – Argymhellion Archwilio Mewnol – adroddiad dilynol yr Adran Cymorth Busnes i’r Aelodau

ACARAC (05-17) Papur 8 - Atal a Chanfod Twyll

3         

4         

5         

5.1        Nodwyd y pedwar adroddiad archwilio ac roedd Gareth wedi ymateb i’r pwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor ar yr adroddiadau a ddosbarthwyd ymlaen llaw. Roedd y Pwyllgor yn hapus iawn ynghylch y gweithredu ar yr argymhellion yn yr adroddiad ar Reolaethau’r System Gyllid.

5.2        Roedd Nia yn siomedig iawn â’r sgôr Sicrwydd Cyfyngedig, yn enwedig o’i gymharu â’r radd gref a roddwyd y tro diwethaf. Sicrhaodd y Pwyllgor nad oedd hyn yn adlewyrchiad o’i thîm na’r system newydd a oedd ar waith, ac ni fu dirywiad o ran gwasanaethau. Roedd argymhellion ynglŷn â dogfennu tasgau wedi’u tynhau, ynghyd â’r broses o fonitro’r amser a gymerwyd i gymeradwyo’r hyn a brynwyd â chardiau credyd. Bellach, byddai Nia yn gweld rhestr o gamau nad ydynt wedi’u gweithredu bob mis, i sicrhau na fyddai’r lefel byth yn codi i’r hyn a nodwyd gan yr archwiliad. Trefnwyd ymarferiad i adolygu’r defnydd o’r cardiau credyd a nifer y cardiau ar gyfer mis Rhagfyr. 

5.3        Nododd y Pwyllgor hefyd yr ymatebion i’r argymhellion yn yr Adolygiad o Dimau Integredig y Pwyllgor a thrafododd hwy, yn benodol, derbyn a phrydlondeb gweithredu ar yr argymhellion.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

 ACARAC (05-17) Papur 9 - Canllawiau NAO - Diogelwch Seiber a Gwybodaeth

3         

4         

5         

6         

6.1        Rhoddodd Dave y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch diogelwch seiber a gwybodaeth a chynlluniau ar gyfer y dyfodol.  Ar hyn o bryd roedd ffocws ar godi ymwybyddiaeth gyda Staff Cymorth Aelodau’r Cynulliad (AMSS) yn y swyddfeydd etholaeth. Bu ymarferion gwe-rwydo prawf ar staff Comisiwn y Cynulliad yn gadarnhaol wrth amlygu gwendidau, a bu ymarferiad o ran rhannu gwybodaeth rhwng sefydliadau allanol yr oedd Dave a’i gydweithwyr yn ymwneud â hwy hefyd yn ddefnyddiol. Trafodwyd rhagor o wybodaeth am weithdrefnau profi ac adennill, ond oherwydd natur y drafodaeth, ni chymerwyd cofnodion manwl. 

Camau i’w cymryd

-         Dave i rannu manylion y cynllun gwendidau a datrysiadau presennol gydag aelodau’r Pwyllgor.

ACARAC (05-17) Papur 10 - Fframwaith Rheoli Polisi 

3         

4         

5         

6         

7         

7.1        Cyflwynodd Gareth y papur hwn oedd yn gofyn i’r Pwyllgor nodi’r gwaith sy’n cael ei wneud a’r camau arfaethedig nesaf. Pan gwblheir y gwaith, byddai pob un o’r polisïau’n cael eu brandio a byddai ganddynt ddyddiadau adolygu pendant, a ystyrir yn hanfodol o ran llywodraethu da.

7.2        Er bod y Pwyllgor yn cwestiynu amseriad y gwaith hwn, sicrhaodd Gareth yr aelodau fod y prosiect hwn wedi’i nodi yn 2014 ac nid oedd yn dechrau o’r dechrau. Roedd yr effaith ar adnoddau yn fach ac roedd aelod o’r tîm Llywodraethu a Sicrwydd yn rheoli hyn.  

ACARAC (05-17) Papur 11 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllid

3         

4         

5         

6         

7         

8         

8.1        Gofynnodd Nia i’r Pwyllgor nodi’r diweddariad a oedd yn manylu ar y sefyllfa ariannol ddiweddaraf ar gyfer 2017-18, a oedd yn cael ei monitro gan yr IRB bob pythefnos.

8.2        Roedd y Pwyllgor yn croesawu’r papur cynhwysfawr hwn ac yn cydnabod y pwysau ariannol y mae’r sefydliad yn ei wynebu.

Camau i’w cymryd

-         Nia i roi manylion am fodelu cyllideb i aelodau’r Pwyllgor.

ACARAC (05-17) Papur 12 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Pwyllgor Cyllid a’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC)

ACARAC (05-17) Papur 12 - Atodiad 1 Adroddiad y Pwyllgor Cyllid

ACARAC (05-17) Papur 12 - Atodiad 2 Ymateb i adroddiad y Pwyllgor Cyllid

3         

4         

5         

6         

7         

8         

9         

9.1        Diolchodd Nia a Manon Antoniazzi i’r Pwyllgor am eu cyfraniad gwerthfawr iawn wrth baratoi ar gyfer y sesiynau craffu a gynhaliwyd ym mis Hydref.  Yn dilyn y sesiynau hyn, awgrymwyd nifer o argymhellion gan y Pwyllgor Cyllid ac roedd Comisiwn y Cynulliad wedi ymateb yn ffurfiol. Cymeradwywyd y gyllideb ar gyfer 2018-19 yn y Cyfarfod Llawn ar 15 Tachwedd 2017 a chadarnhaodd Nia y byddai’n ystyried sut y cafodd y Penderfyniad ar Gyflog a Lwfansau Aelodau ei drin mewn deddfwrfeydd eraill.      

9.2        Canmolodd y Pwyllgor Manon am ei pherfformiad yn y sesiynau, yn enwedig o ystyried mai’r rhain oedd y cyntaf iddi fel Prif Weithredwr a Chlerc, a Swyddog Cyfrifyddu. Roeddent hefyd yn croesawu’r cynnig o ddiweddariad ar y cynigion o ran adeiladu, ar ôl i’r Comisiwn wneud ei benderfyniad yn y Flwyddyn Newydd.  

ACARAC (31) Papur 13 - Arolwg Effeithiolrwydd y Pwyllgor

ACARAC (31) Papur 13 – Atodiad A – Holiadur yr Arolwg Effeithiolrwydd

3     

4     

5     

6     

7     

8     

9     

10     

10.1    Cytunodd y Pwyllgor ar y cwestiynau a gynhwyswyd yn yr arolwg, a fyddai’n cael ei ddosbarthu ym mis Rhagfyr.  Ar ôl peth dadansoddi mewnol, byddai’r canlyniadau yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Chwefror. 

Camau i’w cymryd

-      Aelodau’r Pwyllgor a’r rhai sy’n bresennol i gwblhau arolwg effeithiolrwydd ACARAC erbyn 5 Ionawr 2018.

ACARAC (05-17) Papur 14 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-17) Papur 14 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-17) Papur 14 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

Eitem 12 - Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi’i nodi neu risg newydd

ACARAC (05-17) Papur 15 - Rheoli Risgiau Corfforaethol Rhyng-gysylltiedig y Comisiwn

ACARAC (05-17) Papur 15 - Atodiad A - risgiau rhyng-gysylltiedig a lleddfu cyffredin

3      

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

11.1     Croesawodd y Pwyllgor Anna Daniel, a fu’n ymwneud â drafftio’r papur ar y risgiau rhyng-gysylltiedig.

11.2     Nododd y Pwyllgor statws cyfredol risgiau a dadansoddiad corfforaethol y Comisiwn o sut yr oedd effaith gyfunol y risgiau rhyng-gysylltiedig yn cael eu rheoli. Disgrifiodd Dave sut roedd y gwaith Adolygu Capasiti yn gyrru ffocws y risgiau rhyng-gysylltiedig. Eglurodd hefyd, er gwaethaf cryfder y rheolaethau sydd ar waith, fod y graddau o effaith o ran y rhan fwyaf o’r risgiau’n parhau’n uchel ac roedd nifer o ddigwyddiadau y tu hwnt i reolaeth y Comisiwn, er enghraifft diwygio’r Cynulliad a gadael yr Undeb Ewropeaidd.

11.3    Disgrifiodd Anna y gwaith cynllunio senario o ran gadael yr UE a’r hyfforddiant a drefnwyd ar gyfer Aelodau’r Cynulliad a’u Staff Cymorth cyn i’r pwerau newydd o dan Ddeddf Cymru ddod i rym ym mis Ebrill 2018.

11.4    Croesawodd y Cadeirydd y lefel ddadansoddi hon nad oedd wedi’i gweld yn aml mewn mannau eraill, ac roedd yn gwerthfawrogi cymhlethdod y tirlun risg a’r rheolaeth gyfyngedig oedd gan y sefydliad mewn rhai meysydd.

12.0   Gweler uchod.

ACARAC (05-16) Papur 16 - Y wybodaeth ddiweddaraf am archwiliad Swyddfa Archwilio Cymru

ACARAC (05-16) Papur 17 - Cynllun Archwilio 2018

3      

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

13.1     Cyflwynodd Matthew Coe ddogfen ddiweddaru ar waith Swyddfa Archwilio Cymru hyd yma a manylion cynllun archwilio 2018.  Sicrhaodd y Pwyllgor nad oedd gwaith heb ei orffen o archwiliad 2016-17 ac y byddai trosglwyddo manwl yn digwydd gydag aelod newydd y tîm archwilio.

13.2    Croesawodd y Pwyllgor y ddwy ddogfen. Gofynnwyd pam nad oedd y ffi archwilio wedi’i gadarnhau eto. Cadarnhaodd Matthew fod hyn yn dal i fynd drwy’r broses gymeradwyo fewnol ac y rhoddir gwybodaeth i’r Pwyllgor cyn gynted ag y byddai ar gael.

ACARAC (01-17) Papur 18 - Crynodeb o’r ymadawiadau

3      

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

14.1     Nododd y Pwyllgor bedwar achos o ymadael o’r gweithdrefnau caffael arferol.   

ACARAC (05-17) Papur 19 - Adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol Ebrill-Medi 2017

3      

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

15      

15.1      Nododd y Pwyllgor yr adroddiad DPA drafft hwn a oedd i fod i gael ei adolygu gan Gomisiwn y Cynulliad ym mis Rhagfyr. Nodwyd un maes a oedd wedi dangos newid sylweddol, sef ffigurau gwylio Senedd.tv. Esboniodd Dave a Manon bod gwylwyr yn newid o wylio trafodion y Senedd ar Senedd.tv i wylio ar YouTube, a oedd yn profi bod defnyddwyr yn ffafrio cael gafael ar y deunydd gan ddefnyddio’r gwahanol sianeli cyfryngau cymdeithasol. 

15.2     Eglurodd Dave y gwnaed cais i Benaethiaid Gwasanaeth adolygu’r is-ddangosyddion KPI, yn enwedig yng ngoleuni’r Adolygiad Capasiti a’r argymhellion a wnaed gan y Pwyllgor Cyllid.     

ACARAC (05-17) Papur 20 - Y flaenraglen waith

3      

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

15      

16      

16.1     Nododd y Pwyllgor y Flaenraglen Waith.

Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer 5 Chwefror 2018.