Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes  Deputy Clerk: Buddug Saer

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

1.1     Cafwyd ymddiheuriadau gan Suzy Davies, Aelod Cynulliad a Chomisiynydd. Cytunwyd y byddai'r tîm clercio yn casglu unrhyw sylwadau ar y papurau gan Suzy ynghyd ag ymatebion gan swyddogion.

1.2     Croesawodd y Cadeirydd Craig Stephenson ar gyfer dwy eitem benodol - 7 a 12.

1.3     Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

 

2.

Cofnodion a materion yn codi

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 1 - Cofnodion 23 Ebrill 2018

ACARAC (03-18) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1     Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod 23 Ebrill yn amodol ar un newid a fyddai'n cael ei wneud cyn cyhoeddi. 

2.2     Cadarnhaodd Gareth Watts fod cam 6.4 (ystyried cyfeirio at y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid ar Fap Sicrwydd y Comisiwn) yn rhan o adolygiad ehangach o sicrwydd a byddai diweddariad yn cael ei rannu â'r Pwyllgor yn yr hydref. 

 

3.

Adroddiad diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 8 – Barn SAC ar y flwyddyn ariannol 2017-18

3.1     Symudwyd yr eitem hon ymlaen gan fod yn rhaid i Ann-Marie Harkin adael y cyfarfod yn gynnar. 

3.2     Nododd Ann-Marie a Gareth Lucey fwriad yr Archwilydd Cyffredinol i gyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y datganiadau ariannol. Nodwyd un argymhelliad o waith archwilio 2017-18, yn ymwneud ag asedau dibrisiedig llawn ar gofrestr asedau sefydlog y Comisiwn. Cafodd yr argymhelliad, i gynnal adolygiad o'r asedau hyn, er derbyn ac roedd disgwyl iddo gael ei weithredu erbyn mis Medi 2018.

3.3     Cadarnhaodd SAC fod yr archwiliad wedi bod yn effeithlon ac effeithiol iawn a chytunodd i ystyried sut y gallai effeithlonrwydd yn sgil ansawdd ac uniongyrchedd y wybodaeth a ddarparwyd gan y system gyllid newydd gael eu hadlewyrchu mewn ffioedd archwilio yn y dyfodol. 

3.4     Roedd yr archwiliad bron wedi'i gwblhau o safbwynt SAC heblaw am ffigurau terfynol Cronfa Bensiwn Aelodau’r Cynulliad a allai arwain at fân newidiadau.

3.5     Diolchodd SAC i Nia Morgan a'i thîm am y ffordd broffesiynol a defnyddiol y cafodd yr archwiliad hwn ei rheoli, yn arbennig gan eu bod wedi bod yn delio â system newydd ac archwiliad Cyllid a Thollau EM yn ystod yr un cyfnod. Cyfeiriwyd hefyd at sicrwydd y maent wedi gallu ei gymryd o'r gwaith archwilio mewnol.       

3.6     Croesawodd Nia y sylwadau gan SAC a phwysleisiodd eto pa mor bwysig yw'r berthynas waith gref sy'n bodoli rhyngddynt â'r Comisiwn. Roedd hi'n siomedig ei bod wedi cael un argymhelliad ond sicrhaodd y Pwyllgor y byddai hynny'n cael ei weithredu dros doriad yr haf. Nododd y Pwyllgor fod y targed uchelgeisiol a osodwyd eu hunain o danwariant o 0.5% heb ei gyrraedd o drwch blewyn o 0.1% oherwydd goramcangyfrif o rai croniadau penodol.

3.7     Roedd y tîm Cyllid wedi profi rhai problemau dechreuol gyda'r system newydd ond sicrhaodd Nia y Pwyllgor fod y rhain yn bennaf yn ymwneud â chyfateb archebion prynu yn hytrach na phroblemau sylfaenol.    

3.8     Ar y cyfan, roedd y Pwyllgor yn falch fod y cyfrifon wedi'u cynhyrchu'n ddidrafferth ac yn fodlon â'r esboniad a gafwyd ar y taliadau diswyddo a'r wybodaeth ychwanegol a gafwyd yn ymwneud â thaliadau costau uniongyrchol Archwilydd Cyffredinol Cymru a'r Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus. Anogodd y Pwyllgor swyddogion i sicrhau bod dulliau cyfathrebu rhwng y Comisiwn a'r Corff Adolygu Cyflogau Uwch (SSRB) yn gwella er mwyn osgoi anghysondebau o'r fath yn y dyfodol. 

 

4.

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 7 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon 2017-18 - papur cwmpasu

ACARAC (03-18) Papur 7 – Atodiad A - Adroddiad Blynyddol Drafft 2017-18

ACARAC (03-18) Papur 7 – Atodiad B - Datganiad o Gyfrifon 2017-18

4.1     Symudwyd yr eitem hon ymlaen hefyd er mwyn sicrhau bod Ann-Marie a Craig Stephenson yn bresennol.

4.2     Roedd y Pwyllgor yn croesawu'r ffaith bod y ddwy ddogfen wedi cael eu dosbarthu yn gynnar er mwyn gall ystyried sylwadau a rannwyd dros e-bost.

4.3     Cyflwynodd Manon Antoniazzi a Craig Stephenson yr adroddiad blynyddol, sydd, yn eu barn nhw, yn gofnod tryloyw ac agored o'r prif ddigwyddiadau a materion yn ystod y flwyddyn ariannol ddiwethaf. Nododd y Pwyllgor fod croesgyfeirio at adroddiadau ar wahân, fel y rhai ar Amrywiaeth a Chynhwysiant a'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol wedi osgoi dyblygu ac felly wedi lleihau maint yr adroddiad cyffredinol.    

4.4     Daeth y Pwyllgor i'r casgliad fod yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn gofnod trylwyr a chywir o'r llwyddiannau a'r heriau a wynebwyd gan y Comisiwn dros y flwyddyn a llongyfarchodd y timau oedd yn ymwneud â'r gwaith o'i gynhyrchu. Croesawyd hefyd fod y strwythur llywodraethu diwygiedig wedi'i gynnwys yn y Datganiad Llywodraethu.

4.5     Mewn ymateb i gwestiynau penodol gan y Pwyllgor, cytunodd swyddogol i ystyried pennu lefelau goddefgarwch ar gyfer rhai o'r targedau KPI ac adolygu'r disgrifiad o gyflawni targedau allyriadau. 

 

5.

Adroddiad Archwilio Mewnol

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio mewnol

Eitem 4 - Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2017-18

ACARAC (03-18) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol a Barn 2017-18

Eitem 5 – Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

ACARAC (03-18) Papur 5 – Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

Eitem 6 - Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

ACARAC (03-18) Papur 6 – Adroddiad Archwilio Lwfansau Aelodau’r Cynulliad

5.1     Cyflwynodd Gareth Watts y pedair eitem hyn i'r Pwyllgor. Cafodd ei adroddiad diweddaru ei nodi ac amlinellodd fod ei Adroddiad Blynyddol yn cynnig barn gyffredinol ar gyfer 2017-18 fod y fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth yn ddigonol ac yn effeithiol sy'n unol â disgrifiadau Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS). 

5.2     Tynnodd Gareth sylw at feysydd lle roedd ei waith wedi ychwanegu gwerth at y sefydliad, er enghraifft: sefydlu meini prawf blaenoriaethu; adolygiad o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a arweiniodd at newidiadau i'r strwythur llywodraethu; a'r Adolygiad Capasiti. Ychwanegodd fod cydnabyddiaeth dda yn gyffredinol o rôl cynghori yr Archwiliad Mewnol.

5.3     Hefyd, soniodd Gareth wrth y Pwyllgor am archwilydd dan hyfforddiant yn y tîm Llywodraethiant a Sicrwydd a ddylai fod yn gymwys erbyn diwedd y flwyddyn. Roedd y Pwyllgor yn croesawu hyn gan fod angen cymorth i Gareth ochr yn ochr â'r contract TIAA. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cymeradwy'r gwaith a gynhyrchwyd gan TIAA, eglurodd Gareth, fel y rheolwr contract, ei fod yn sicrhau ansawdd yr holl adroddiadau a gynhyrchir gan TIAA. Ychwangodd y byddai ef a Dave yn cymeradwyo'r archwiliadau am feysydd o fewn ei gylch gwaith, fel rheoli risg a llywodraethu gwybodaeth.

5.4     Roedd y Pwyllgor yn canmol y ffaith bod y rheolwyr wedi cwblhau'r holl argymhellion, gan gynnwys yr argymhellion yn ymwneud ag archwilio'r Rheolaethau Ariannol Allweddol, a gafodd eu gweithredu cyn i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.

5.5     Gwnaeth y Pwyllgor annog Gareth i ganolbwyntio'n ychwanegol ar y Gyfarwyddiaeth Fusnes yn y dyfodol a pharhau i sicrhau nad oedd ei raglen archwilio ac annibyniaeth yn cael eu cyfaddawdu. 

5.6     Rhoddodd Gareth a Dave sicrwydd i'r Pwyllgor drwy ddisgrifio sut caiff annibyniaeth ei ddiogelu, fel yr amlinellir yn niweddariad y Siarter Archwilio Mewnol a gyflwynwyd yn flaenorol. Ychwanegodd Dave, yn ystod eu sesiynau dal i fyny wythnosol, trafodwyd gwaith Gareth yn drylwyr i sicrhau nad oedd unrhyw wrthdaro buddiannau a bod ei annibyniaeth wedi'i ddiogelu.     

5.7     O ran yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll, cadarnhaodd Gareth fod yr adroddiad yn cwmpasu contractwyr trydydd parti a systemau cerdyn ar-lein. Yn ystod 2017-18, ni chafodd unrhyw achosion o weithgareddau twyllodrus eu cyfeirio at sylw Gareth.

5.8     Yn dilyn gweithredu'r system ar-lein cerdyn caffael, ac yn dilyn yr archwiliad Rheolaethau Ariannol Allweddol, parhaodd Nia i sicrhau bod Penaethiaid Gwasanaeth yn cymeradwyo pryniannau a wneir gan ddefnyddio'r cardiau i leihau unrhyw oedi.  

5.9     Eitem olaf Gareth oedd adroddiad archwilio Lwfansau Aelodau’r Cynulliad. Roedd ei sgôr sicrwydd yn gymedrol, gyda phob un o'r pedwar argymhelliad yn cael eu derbyn. Roedd wedi'i sicrhau bod y tîm Cymorth Busnes i Aelodau (MBS) yn dilyn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

6.

Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2017-18

7.

Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

8.

Adroddiad Archwilio Lwfansau Aelodau’r Cynulliad

9.

Meini Prawf Blaenoriaethu

Cofnodion:

Diweddariad llafar drwy gyflwyniad

6.1     Gohiriwyd yr eitem hon o gyfarfod mis Ebrill.

6.2     Cyflwynodd Dave i'r Pwyllgor y meini prawf blaenoriaethu a oedd yn seiliedig yn rhannol ar y model MoSCoW (“Must, Should, Could or Won't”), ynghyd â meini prawf mwy manwl. Roedd hyn eisoes wedi'i rannu â Chomisiwn y Cynulliad, Fforwm y Cadeiryddion a'r Pwyllgor Busnes a byddai'n cael ei ddefnyddio fel sail i adnewyddu'r blaenoriaethau strategol. Roedd yn cael ei ddefnyddio gan y Tîm Arweinyddiaeth i lywio trafodaethau ynghylch blaenoriaethu adnoddau ar gyfer 2018-19 ac fe fyddai canlyniad y trafodaethau hyn ac unrhyw achosion busnes yn ddarostyngedig i her gan y Bwrdd Gweithredol. Roedd swyddogion yn cytuno unwaith y bydd hyn wedi'i wreiddio, byddai'n galluogi Manon a'r uwch reolwyr i ganolbwyntio ar flaenoriaethau a'u hasesu'n well, yn arbennig o ystyried yr adnoddau cyfyngedig a'r sefyllfa ariannol dynnach. Byddai hefyd yn darparu tystiolaeth ar gyfer trafodaethau â'r Comisiwn ynghylch blaenoriaethau a goblygiadau penderfyniadau.

6.3     Esboniodd Dave wrth y Pwyllgor fod y model eisoes wedi cael ei ddefnyddio gan y tîm Cyfathrebu i flaenoriaethu digwyddiadau'r haf fel rhan o'r strategaeth ymgysylltu. Byddai'r meini prawf yn cael eu datblygu ymhellach fel rhan o'r Adolygiad Capasiti i nodi mannau cyfyng a llywio'r gwaith o ail-leoli staff.

6.4     Roedd y Pwyllgor yn croesawu'r dull o ddefnyddio hyn fel offeryn i lywio trafodaethau, ond pwysleisiodd fod angen dealltwriaeth gyffredin o'r termau a defnyddiwyd a hefyd i ystyried asesu prosiectau fesul cam fel rhan o'r fethodoleg hyfyw (e.e. ymgeisydd, darganfyddiad ac ati). Cawsant eu calonogi gan rôl Gareth fel ‘ffrind beirniadol’ wrth ddatblygu'r meini prawf hyn.   

 

10.

Adroddiad Blynyddol SIRO 2017-18

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 9 – Adroddiad Blynyddol SIRO 2017-18

7.1     Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn a chytunodd Dave y gellid ei gwneud yn gynt yn y dyfodol. Cytunodd hefyd y gellid gwella'r adroddiad i wneud cyfeiriadau pellach at y paratoadau bod GDPR yn cymryd blaenoriaeth eleni ac i gynnwys ystadegau yn ymwneud â seiber-ddiogelwch.

7.2     Rhoddodd Dave esboniad manwl i'r Pwyllgor o'r achos colli data y rhoddwyd gwybod amdano i'r Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth.  Sicrhaodd y Pwyllgor fod profion ychwanegol wedi'u rhoi ar waith i leihau'r siawns o gamgymeriad dynol yn y dyfodol. 

7.3     Roedd y Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth wedi bod yn gweithio'n bennaf ar ymwybyddiaeth a hyfforddiant am GDPR a byddai'n parhau i wneud hynny dros y misoedd nesaf cyn canolbwyntio ar weithgareddau cydymffurfio. Byddai adolygiad o'r system ddosbarthu yn cael ei gynnal hefyd.

7.4     Roedd Dave yn derbyn y ceisiadau gan y Pwyllgor y dylid rhoi gwybod am achosion o dorri gwybodaeth yn y dyfodol i SIRO ac ACARAC.

Camau gweithredu

-        Dave i adolygu Adroddiad Blynyddol SIRO i gyfeirio at baratoadau GDPR ac ystadegau seibr-ddiogelwch.

-        Dave i ddiwygio Cylch Gorchwyl SIRO i sicrhau y rhoddir gwybod am achosion o dorri gwybodaeth i ACARAC cyn gynted â phosibl. 

 

11.

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 10 - Risgiau Corfforaethol

 ACARAC (03-18) Papur 10 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

 ACARAC (03-18) Papur 10 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

8.1        Cyflwynodd Dave yr eitem hon fel diweddariad dros dro yn amodol ar adolygiad llawn o risgiau corfforaethol gan y Bwrdd Gweithredol ym mis Gorffennaf. 

8.2     Roedd Nia yn gobeithio cael gwared ar FS3 (pwysau ariannol cynyddol yn sgil ansicrwydd ynghylch adnoddau digonol yn y dyfodol) erbyn mis Gorffennaf ond roedd trafodaethau yn mynd rhagddynt gyda'r Pwyllgor Cyllid a'r Comisiwn ynghylch cyllido yn y dyfodol yn sgil newidiadau wrth drin tanwariant Penderfyniad y Bwrdd Taliadau. 

 

12.

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd

Cofnodion:

Diweddariad llafar ar CAMS32 (polisïau a gweithdrefnau Urddas a Pharch)

9.1        Rhoddodd Craig y wybodaeth ddiweddaraf am reoli risgiau o ran polisïau a gweithdrefnau Urddas a Pharch y Comisiwn a'r Cynulliad. Roedd disgwyl i adroddiad yn seiliedig ar Arolwg Urddas a Pharch dienw gael ei gyhoeddi ar 19 Mehefin ac roedd disgwyl iddo gael peth sylw yn y cyfryngau. 

9.2     Nid oedd y Pwyllgor Safonau Ymddygiad wedi darparu ei argymhellion eto ar ymchwiliad i bolisïau a gweithdrefnau pleidiau gwleidyddol, a fyddai'n helpu i lywio'r polisi yn y dyfodol. Byddai'r Ysgrifenyddiaeth yn parhau i ddiweddaru'r Pwyllgor lle y bo'n briodol. 

9.3     Daeth y Pwyllgor i'r casgliad eu bod yn credu bod y Comisiwn wedi ymateb yn onest, yn gadarnhaol ac yn brydlon i'r materion a godwyd, ac yn cydnabod pwysigrwydd y gwaith ar y gweill i ddangos ei ymrwymiad i ddarparu diwylliant agored a chynhwysol sy'n rhydd o fwlio, aflonyddu a gwahaniaethu.  

 

13.

Adroddiad blynyddol Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad 2017-18

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 11 – Adroddiad Blynyddol ACARAC

10.1     Cymeradwywyd Adroddiad Blynyddol ACARAC a byddai'r fersiwn derfynol yn cael ei chyflwyno i Gomisiwn y Cynulliad i'w drafod yn ei gyfarfod ar 9 Gorffennaf. 

 

14.

Crynodeb o’r ymadawiadau

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Papur 12 – Crynodeb o’r ymadawiadau

11.1     Nid oedd unrhyw achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol wedi'u nodi i'r Pwyllgor.

 

15.

Blaenraglen Waith

Cofnodion:

ACARAC (03-18) Y flaenraglen waith

12.1     Trafododd y Pwyllgor yr eitemau a restrir ar y flaenraglen waith ar gyfer mis Gorffennaf.

12.2     Byddai'r tîm clercio yn rhannu agenda ddrafft gydag aelodau'r Pwyllgor cyn gynted ag y bo modd. 

13.0   Sesiwn breifat

13.1     Roedd Manon Antoniazzi yn bresennol ar gyfer sesiwn breifat gydag aelodau'r Pwyllgor unwaith i'r trafodion ffurfiol ddod i ben. Ni chymerwyd cofnodion yn ystod y sesiwn hon.

 

Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 9 Gorffennaf 2018.