Trwy barhau i ddefnyddio'r wefan, rydych yn cytuno i osod nifer fechan o gwcis. Polisi cwcis

Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes  Deputy Clerk: Buddug Saer

Eitemau
Rhif Eitem

15.

Introductions, apologies and declarations of interest

Cofnodion:

1.1     Cafwyd ymddiheuriadau gan Gareth Lucey (Swyddfa Archwilio Cymru) a Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor.

1.2     Croesawodd y Cadeirydd Clive Fitzgerald o TIAA a Siwan Davies, a gafodd ei phenodi'n ddiweddar yn Gyfarwyddwr Busnes y Cynulliad, i'r cyfarfod.

1.3     Datganodd y Cadeirydd ei fod yn aelod o Grŵp Ymgynghorol Adolygiad Pensaernïaeth Ddigidol GIG Cymru.

 

2.

Cofnodion a materion yn codi

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Tachwedd 2018

ACARAC (01-19) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1     Yn amodol ar un pwynt bach o eglurhad mewn perthynas â Chronfa Gyfunol Cymru, cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod ar 26 Tachwedd.

2.2     Cam Gweithredu 2.2 (Cronfa Gyfunol Cymru): Roedd Gareth wedi bod mewn cysylltiad â'i gymheiriaid yn Llywodraeth Cymru a oedd eto i gadarnhau dyddiad i gyfarfod. Byddai Gareth yn rhoi diweddariad cyn y cyfarfod nesaf. Anogodd y Cadeirydd Gareth i fynd ar drywydd hyn.

2.3     Cam Gweithredu 5.1 (Adolygiad Digwyddiadau): Nododd Gareth fod cynnydd da yn cael ei wneud yn erbyn y cynllun gweithredu cyfathrebu a'r buddion yn cael eu gwireddu a chytunwyd i ddosbarthu manylion ymhellach i aelodau ar gyfer eu trafod yn y cyfarfod nesaf.

Camau i'w cymryd

      (2.2) Gareth Watts i roi diweddariad ar drafodaethau â Llywodraeth Cymru ynghylch Cronfa Gyfunol Cymru.

      (2.3) Gareth Watts i ddosbarthu manylion pellach am gynnydd yn erbyn y cynllun gweithredu Adolygiad Digwyddiadau. 

 

3.

Adroddiad ar y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio mewnol

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio mewnol 

3.1     Roedd Gareth a Dave Tosh wedi cwrdd â Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau adlewyrchiad cywir o waith y Cynulliad yn yr adroddiad sydd ar ddod ar baratoad y sector cyhoeddus yng Nghymru ar gyfer Brexit. Disgrifiodd Dave y gwaith yn gryno o ran deddfwriaeth a chynllunio senarios. Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad yn dilyn sesiwn gynllunio arall a gynhelir yn ddiweddarach yr wythnos honno.

3.2     Roedd Gareth wedi cwrdd â'r Pennaeth Caffael i drafod amseru'r archwiliad i ddull caffael y Comisiwn o ran cyfleoedd i gyflenwyr Cymru ennill contractau. Cytunwyd i ohirio'r archwiliad tan hydref 2019 pan fyddai mwy o dystiolaeth ar gael i werthuso effeithiolrwydd y dull. Yn y cyfamser, disgwylir i bapur gael ei gyflwyno i'r Comisiwn yn amlinellu'r dull o ymgysylltu â chyflenwyr Cymru. O ystyried y risgiau gwleidyddol ac enw da posibl, a'r gwaith craffu diweddar ar weithdrefnau caffael Llywodraeth Cymru, cytunodd Gareth i ystyried a thrafod yr amseriadau ymhellach.

3.3     Nid oedd unrhyw bryderon ynghylch gweithredu argymhellion sydd heb eu cyflawni a byddai'r wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod nesaf.

3.4     Byddai Gareth yn trafod amseriad yr archwiliad i gymorth pwyllgor integredig gyda Siwan Davies.

Camau i'w cymryd

      (3.1) Siwan Davies i rannu'r adroddiad diweddaru ar gyfarfodydd Brexit dilynol gyda'r Pwyllgor.

      (3.2) Gareth i ystyried a thrafod ymhellach amseriad yr archwiliad caffael.

      (3.3) Gareth i gyflwyno adroddiad ar weithredu argymhellion i gyfarfod mis Mawrth.

 

4.

Partner archwilio mewnol TIAA a'r adroddiadau Archwilio Mewnol diweddaraf

Cofnodion:

Eitem lafar - partner archwilio mewnol TIAA

4.1     Croesawodd y Pwyllgor Clive Fitzgerald o TIAA, partner archwilio mewnol y Comisiwn a ariennir ar y cyd, i'r cyfarfod. Er budd aelodau newydd y Pwyllgor, rhoddodd Clive rywfaint o gefndir i'r cwmni, sef y darparwr archwilio, sicrwydd busnes a gwrth-dwyll mewnol annibynnol mwyaf y wlad, gan ymdrin ag ystod eang o sefydliadau sector cyhoeddus. Disgrifiodd Gareth sut mae'r trefniant a ariennir ar y cyd yn gweithio'n ymarferol, gan ddod ag arbenigedd a gwybodaeth benodol ac amddiffyn annibyniaeth y swyddogaeth archwilio mewnol. 

ACARAC (01-19) Papur 4 - Cynllun Dirprwyo

4.2     Dywedodd y Pwyllgor fod y sicrwydd sylweddol yn adlewyrchiad cadarnhaol ar waith ymgysylltiad y Tîm Cyllid â deiliaid cyllideb ac aeddfedrwydd y cynllun dirprwyo. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch lefelau dirprwyo, disgrifiodd Nia Morgan yr ymdeimlad cynyddol o berchnogaeth a diddordeb mewn rheoli cyllideb, yn rhannol o ganlyniad i ganiatáu i ddeiliaid cyllideb osod dirprwyaethau priodol yn eu meysydd.

ACARAC (01-19) Papur 5 - Dilyniant Cydymffurfiaeth GDPR

4.3     Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad dilynol hwn o sicrwydd ynghylch cydymffurfiaeth GDPR. Dywedodd Dave fod Polisi Diogelu Data diwygiedig wedi'i gymeradwyo gan y Bwrdd Gweithredol, ac y byddai pecyn hyfforddi staff electronig yn barod i'w gyflwyno yn yr wythnosau nesaf. Cafodd ei ddatblygu'n fewnol gan nad oedd dim ar gael yn fasnachol a oedd yn addas. Cytunodd y Comisiwn i ystyried y ffordd orau o gael tystiolaeth o faint sydd wedi dilyn yr hyfforddiant hwn.

4.4     Roedd y Comisiwn yn ystyried opsiynau ar gyfer penodi Swyddog Diogelu Data dros dro i gyflenwi yn ystod cyfnod mamolaeth.  Byddai gwytnwch y tîm yn cael ei gynyddu drwy hyfforddi aelod arall o staff.

4.5     Roedd y materion ymarferol ynghylch cytundebau diogelu data ar gyfer aelodau etholedig yn cael eu trafod ymhellach mewn fforwm rhyng-seneddol ar ddiwedd mis Chwefror a gallai hyn lywio penderfyniadau ynghylch dull y Comisiwn.

4.6     Trafododd y Pwyllgor y gwaith o brofi diogelwch gwybodaeth bersonol sensitif a gedwir gan y Comisiwn a rôl a phwysigrwydd Cofrestrau Asedau Gwybodaeth a Chofrestrau Data Personol. Nodwyd y byddai symud i SharePoint fel system rheoli dogfennau yn lliniaru risgiau sy'n gysylltiedig â gwybodaeth ymhellach ac y byddai'r adolygiad sydd ar y gweill o seiber-ddiogelwch yn helpu i brofi'r rheolaethau. Cytunwyd y dylai Dave a Bob ystyried hyn ymhellach.

4.7     Gofynnodd aelodau'r pwyllgor i gydymffurfiaeth GDPR gael ei adolygu mewn cyfarfod yn y dyfodol.

4.8     Gofynnodd y Pwyllgor i ailedrych ar y mater cytundeb diogelu data gydag Adnoddau Dynol/darparwr system y gyflogres, ac awgrymodd y dylid rhoi gwybod i ICO.

ACARAC (01-19) Papur 6 – y Gyflogres

4.9     Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod yr argymhellion o'r archwiliad blaenorol wedi cael eu gweithredu'n effeithiol. Eglurodd Gareth fod yr adolygiad yn canolbwyntio ar y systemau sydd ar waith tra bod yr adolygiad blaenorol wedi canolbwyntio ar ddadansodded data lle darparwyd sicrwydd o adolygiadau rheolaidd a thrylwyr gan Swyddfa Archwilio Cymru wrth archwilio'r cyfrifon. Trafodwyd effeithiolrwydd dadansoddeg data yn rheolaidd mewn cyfarfodydd rhyng-seneddol. Dywedodd hefyd fod aneffeithlonrwydd o ran ymyriadau â llaw  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

6.

Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 7 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

5.1     Diolchodd Ann-Marie i Nia a'i thîm am groesawu'r cyfrifydd dan hyfforddiant a oedd yn ddiolchgar am y cyfle.

5.2     Roedd disgwyl i'r archwiliad interim ddechrau'r wythnos honno a sicrhaodd Ann-Marie y Pwyllgor y byddai materion yn ymwneud â chyfathrebu mewnol rhwng timau archwilio yn cael eu datrys.

Camau i’w cymryd

-        (5.2) Bob ac Ann-Marie i drafod y dull o archwilio cyfrifon y Comisiwn.

 

7.

Rheoli Materion

Cofnodion:

 ACARAC (01-19) Papur 8 – Rheoli Materion

6.1     Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, dywedodd Dave y byddai'r System Rheoli Risg yn barod i gasglu materion erbyn diwedd mis Ebrill a bod y daenlen materion corfforaethol, fel y'i cyflwynwyd yn y papur, i'w phoblogi yn y cyfamser. Eglurodd hefyd, er ei fod yn hyderus o ran codi statws materion ar lefel gwasanaeth a phrosiect, byddai'r gwaith hwn yn cyflwyno cysondeb ac yn hwyluso adrodd mwy amser. Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Camau i'w cymryd

       (6.1) Elfen materion y System Rheoli Risg i'w datblygu erbyn diwedd mis Ebrill.

       (6.1) Tîm clercio i ychwanegu adrodd ar faterion i'r flaenraglen waith ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol. 

 

8.

Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 9 – Risg Gorfforaethol

ACARAC (01-19) Papur 9 – Atodiad A – Cofrestr Risgiau Corfforaethol Cryno

ACARAC (01-19) Papur 9 – Atodiad B – Risgiau Corfforaethol Cryno wedi'u plotio

7.1     Nododd y Pwyllgor newidiadau i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn dilyn adolygiad y Bwrdd Gweithredol ym mis Ionawr. Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, nododd y Pwyllgor y manylion canlynol.

7.2     Roedd Llywodraeth Cymru wedi drafftio achos busnes i fynd i'r afael ag anghenion adeiladau yn y dyfodol a oedd yn cael ei ystyried gan Weinidogion. Mae pwysau tymor byr ar ofod yn parhau i fod yn risg gan nad yw'n debygol o gael ei ddatrys cyn 2024. Dywedodd Dave hefyd fod trafodaethau'n parhau gyda pherchnogion newydd Tŷ Hywel ynghylch y brydles.

7.3     Roedd y risg o ran amddiffyn plant ar gyfer Senedd Ieuenctid Cymru yn lleihau wrth i reolaethau lliniaru, yn seiliedig ar gyngor allanol, bellach fod ar waith. Cytunodd Craig i ystyried sylw ynghylch anallu i wneud cyswllt uniongyrchol ag aelodau'r Senedd Ieuenctid. Roedd risgiau eraill mewn perthynas â'r Senedd Ieuenctid sy'n cael eu hystyried yn cynnwys y rhai sy'n ymwneud â chymryd camau gweithredu yn sgil trafodion.

7.4     Gellid priodoli cyfraddau trosiant yn rhannol oherwydd ymgyrchoedd recriwtio yn Llywodraeth Cymru a oedd yn darparu parhad ynghylch telerau ac amodau a phensiynau i staff. Er nad oedd y ffigurau trosiant yn destun pryder eto, nodwyd bod hyn wedi arwain at golli sgiliau.

7.5     O ran Brexit, nodwyd bod y galw ar adnoddau cyfreithiol yn her i'r Cynulliad a Llywodraeth Cymru.

7.6     Roedd y strategaethau ar gyfer ymgysylltu â gwaith diwygio'r Cynulliad yn flaenoriaeth allweddol ac roedd Pwyllgor Taliadau, Ymgysylltu a Gweithlu'r Comisiwn am ystyried hyn.

7.7     Nododd y Pwyllgor fod nifer y risgiau sylweddol yn rhannol oherwydd anallu i ddylanwadu'n sylweddol neu reoli eu heffaith, a'u bod yn cael eu lliniaru gymaint â phosib gyda'r adnoddau sydd ar gael.

 

9.

Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 10 – Risg Urddas a Pharch

8.1        Croesawodd y Cadeirydd Craig Stephenson i'r cyfarfod. Nododd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed o ganlyniad i adolygu'r trefniadau urddas a pharch, fel y'i cyflwynwyd yn y papur.

8.2        Dywedodd Craig y cynhaliwyd ymarferiad siopwr cudd, a oedd yn un o'r argymhellion yn adroddiad Pwyllgor Safonau Ymddygiad y Cynulliad. Roedd canlyniadau'r ymarfer hwn yn cael eu defnyddio i lywio gwelliannau pellach, a bydd adroddiad ffurfiol ar weithredu'r argymhellion a wnaed i Gomisiwn y Cynulliad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Safonau Ymddygiad ym mis Ebrill. Bydd adroddiadau pellach ynglŷn â gweithdrefnau cwyno a'r Cod Ymddygiad ar gyfer Aelodau'r Cynulliad, a gyhoeddir yn yr haf, yn cael eu hystyried hefyd. Byddai'r Arolwg Urddas a Pharch yn cael ei ailadrodd bob blwyddyn hefyd.

8.3        Eglurodd Craig hefyd y byddai hyperlincs i weithdrefnau pleidiau gwleidyddol ond yn cael eu cynnwys ar ôl iddynt gael eu hadolygu gan y Pwyllgor Safonau Ymddygiad.

8.4        Gofynnodd y Pwyllgor a oedd unrhyw wersi wedi bod ar gael i'r Cynulliad yn sgil cwymp ymchwiliad Senedd yr Alban a sut y byddem yn mesur a oedd digon yn cael ei wneud ar y cyd i fynd i'r afael â'r materion. Disgrifiodd Craig sut roedd y Pwyllgor Safonau Ymddygiad yn gweithio gyda gweinyddiaethau eraill wrth adolygu gweithdrefnau cwyno. Ychwanegodd Manon fod urddas a pharch hefyd wedi cael eu trafod yn fanwl mewn cyfarfod pedairochrog diweddar o Siaradwyr a Chlercod Seneddau'r DU. Byddai adolygiadau ac arolygon rheolaidd yn cael eu cynnal i sicrhau bod canlyniadau'r adolygiadau wedi'u hymgorffori yng nghyd-destun diwylliant y sefydliad a byddai negeseuon yn cael eu hatgyfnerthu drwy lwybrau dysgu, hyfforddiant arweinyddiaeth a dosbarthu negeseuon yn rheolaidd.

 

10.

Prosiect Ailosod System Rheoli Treuliau Aelodau

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 11 – Y Diweddar ar System Rheoli Treuliau Aelodau

9.1        Croesawodd y Cadeirydd Sulafa, Eve a Dean i'r cyfarfod a diolchodd iddynt am y papur yn amlinellu hynt y prosiect a'r manteision y bydd yn eu gwireddu.

9.2        Mynegodd Eve hyder y disgwylir i'r prosiect fynd yn fyw ar 1 Ebrill a dywedodd na fu unrhyw amrywiadau sylweddol i'r achos busnes ers iddo gael ei gymeradwyo ym mis Mawrth 2018. Dywedodd hefyd am welliannau yn y lefelau cymorth gan y darparwr gwasanaeth o ganlyniad i fwy o ffocws ar ansawdd yn y broses aildendro contractau.

9.3        Rhoddodd Sulafa sicrwydd o ran tryloywder a rhwyddineb mynediad at wybodaeth am dreuliau a darparodd Nia sicrwydd o ran diogelwch y systemau drwy gyfrifon defnyddwyr.

 

11.

Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 12 – Polisïau cyfrifyddu – adolygiad blynyddol

10.1    Cadarnhaodd Nia nad oedd unrhyw newidiadau i'r polisïau cyfrifyddu wedi'u nodi o'r adolygiad blynyddol diweddaraf. Diolchodd y Cadeirydd ac aelodau'r Pwyllgor i Nia am y papur clir a chroesawodd y diwydrwydd dyladwy wrth ragweld newidiadau a fyddai'n dod i rym yn y dyfodol.

 

12.

Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 13 - Y Wybodaeth Ddiweddaraf am Gyllid

11.1    Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd, cadarnhaodd Suzy fod cyllideb y Penderfyniad yn cyd-fynd â disgwyliadau Pwyllgor Cyllid a Phwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus y Cynulliad. Disgrifiodd hefyd sut y cafodd argymhellion y Pwyllgor Cyllid eu hystyried. Esboniodd Suzy a Nia eu bod yn cytuno mewn egwyddor â'r argymhelliad i olrhain Cronfa Gyfunol Cymru wrth bennu cyllideb y Cynulliad. Fodd bynnag, nododd y Pwyllgor yr her gan na fyddai'r ffigurau ar gael mewn pryd i bennu'r cyllidebau a bod risg posibl o ran enw da.

11.2    Llongyfarchodd y Cadeirydd Nia a'i thîm am werth am arian a pherfformiad taliadau prydlon. Pan ofynnwyd, cadarnhaodd Nia na fu unrhyw amrywiadau sylweddol yn erbyn cyllidebau wedi'u pennu ar gyfer rhaglenni a phrosiectau.

11.3    Nododd Nia hefyd y gallai'r cynnydd mewn cyfraniadau pensiwn arwain at gyllideb atodol ar gyfer 2019-20.  Roedd y Pwyllgor Cyllid wedi cael gwybod am hyn.

 

13.

Crynodeb o'r ymadawiadau

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 14 – Crynodeb o’r ymadawiadau

12.1    Nodwyd bod tri wedi ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.

 

14.

Achosion o Dorri Rheolau Gwybodaeth

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

13.1    Nid oedd unrhyw achosion o dorri rheolau gwybodaeth i'w nodi.  

 

15.

Y flaenraglen waith

Cofnodion:

ACARAC (01-19) Papur 15 - Y flaenraglen waith

14.1     Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau'r Pwyllgor gadarnhau eu bod ar gael ar gyfer cyfarfod yr hydref ar 21 Hydref 2019 ac i gysylltu â'r tîm clercio ynghylch eitemau ar yr agenda ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol. 

 

Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer 25 Mawrth 2019.

 

 

 

Rydych chi yma :

  1. Hafan
  2. Busnes y Cynulliad

Partneriaid a Helpu