Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 5 - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd ymddiheuriadau gan Mair Parry-Jones (Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi). |
|
Nodyn cyfathrebu i'r staff - Chris Warner Cofnodion: Cytunodd Chris Warner i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar
gyfer tudalen newyddion y staff. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod o’r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 9 Hydref
yn gywir. |
|
Ymateb i argymhellion adroddiad y Pwyllgor Cyllid Cofnodion: Rhoddodd Manon Antoniazzi amlinelliad i'r Bwrdd o'r heriau a oedd yn codi
yn sgil yr argymhellion, yn dilyn sesiwn graffu'r Pwyllgor ar Gyllideb ddrafft
y Comisiwn ar gyfer 2018-19. Nid oedd cylch gorchwyl mor glir i'r Pwyllgor
fabwysiadu'r gyllideb eleni fel yn y blynyddoedd blaenorol, a cheisiwyd
eglurhad pellach mewn perthynas â'r cyfnod a gwmpesir gan yr argymhelliad
cyntaf. Trafododd y Bwrdd yr ymateb i bob argymhelliad, a fyddai'n cael eu cyflwyno
i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 6 Tachwedd i'w cymeradwyo, gan gynnig y dylid
cytuno ar yr argymhellion gan mwyaf, ond hefyd wneud achos am yr adnoddau a'r hyblygrwydd sydd eu hangen i
gyflawni strategaeth y Comisiwn. CAM I’W GYMRYD: Nia Morgan i ddosbarthu'r ymateb drafft i'r Bwrdd i gael
sylwadau cyn ei gwblhau. |
|
Risgiau Corfforaethol Cofnodion: Arweiniodd
Gareth Watts y Bwrdd drwy'r adolygiad rheolaidd o'r risgiau corfforaethol
presennol a'r risgiau sy'n dod i'r amlwg a'r gofrestr ddiweddaraf. Nododd y
Bwrdd fod Grŵp Llywio Newid Cyfansoddiadol wedi adolygu'r risgiau lefel
uchel a nodwyd gan y gweithgorau ar ddiwygio'r Cynulliad, Brexit a Deddf Cymru,
a'r rheolaethau sydd ar waith, a'i fod wedi dod i'r casgliad eu bod yn
foddhaol. Nododd y Bwrdd hefyd y newid i'r risg mewn perthynas â pharatoadau
GDPR. Cytunodd
y Bwrdd Rheoli i ychwanegu'r risg sy'n ymwneud â'r anghenion o ran adeiladau
i'r gofrestr gorfforaethol a chyflwyno ROAP ar yr Adolygiad Capasiti i gyfarfod
yn y dyfodol. Ystyriodd
y Bwrdd a oedd y risgiau corfforaethol cyfredol yn adlewyrchu effaith gyfun y
broses diwygio a newid cyfansoddiadol yn ddigonol, gan gysylltu hynny â
chapasiti a phwysau ariannol. Nodwyd yr angen i sicrhau bod dealltwriaeth
briodol o'r sefyllfa ariannol o fewn timau. CAMAU I’W CYMRYD: ·
Tîm Gareth i gasglu'r rhestr o reolaethau sydd eisoes ar waith o fewn y
sefydliad i reoli risg; ac ·
aelodau'r Bwrdd Rheoli i ddefnyddio nodyn y Bwrdd i'r staff fel sail i drafod
y broses ar gyfer rheoli risg a'r angen am adnabod ac adrodd yn effeithiol am
risgiau ar bob lefel o'r sefydliad. |
|
Galluogi effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd trwy fabwysiadu dulliau digidol o weithio Cofnodion: Cyflwynodd Anna Daniel a Mark Neilson bapur ar y
cyd, gyda chymorth James Griffin, i alluogi'r Bwrdd i gael dealltwriaeth o sut roedd
y rhaglenni FySenedd a TGCh yn galluogi cynnydd yn effeithlonrwydd ac
effeithiolrwydd y Cynulliad, yng ngoleuni nifer o yrwyr, megis Adroddiad y
Tasglu Newyddion a Gwybodaeth Ddigidol. Roedd yr Adroddiad yn nodi'r camau
nesaf a photensial yr agenda trawsnewid digidol. Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli ystyried sut y gallai
helpu i godi ymwybyddiaeth a chreu diwylliant, gallu a chapasiti ar gyfer
ffyrdd digidol o weithio. Croesawodd y Bwrdd y dull cydgysylltiedig, a
phwysleisiodd ei bod yn bwysig cyflwyno manteision y dulliau digidol i staff y
Comisiwn, yr Aelodau a'r staff cymorth, a darparu hyfforddiant – gan gynnwys
drwy'r gwaith Dadansoddi Anghenion Dysgu sy'n cael ei wneud gan Adnoddau Dynol.
Cytunodd y Bwrdd Rheoli i ddod yn bencampwyr Office
365 eu hunain, yn ogystal ag enwebu a grymuso hyrwyddwyr digidol yn eu timau, a
defnyddio pob cyfle i annog y staff i gael yr hyfforddiant a ddarperir ac i
ddefnyddio Office 365. Byddai'r
Strategaeth Rheoli Gwybodaeth, sy'n cwmpasu archifo, gwybodaeth i gwsmeriaid,
dosbarthu a data agored ar gyfer Cyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad, yn cael ei
chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli mewn cyfarfod yn y dyfodol gyda'r bwriad o'i
fabwysiadu ar gyfer y sefydliad cyfan. |
|
Argymhellion y Tasglu Digidol Cofnodion: Cyflwynodd Non Gwilym yr ymateb drafft i
argymhellion y Tasglu Newyddion a Gwybodaeth Ddigidol, a baratowyd mewn
ymgynghoriad ag Anna a James er mwyn sicrhau ei fod yn asio'n strategol.
Byddai'r ymateb yn cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 6
Tachwedd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith hyd yn hyn, ac er mwyn
iddynt allu ystyried yr adnoddau a'r goblygiadau ariannol o gyflawni'r
argymhellion a nodi'r prif flaenoriaethau. Nododd y Bwrdd fod gwaith eisoes ar y gweill mewn
perthynas â'r rhan fwyaf o'r argymhellion, a chyfeiriodd at newidiadau i'r
papur i wella eglurder ynghylch faint o waith a gyflawnwyd eisoes a'r adnoddau
sydd eu hangen i gyflawni'r uchelgeisiau, a'r costau. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau Oral
item Cofnodion: Rhoddodd
Manon Antoniazzi y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar am waith y Bwrdd Buddsoddi gan bwysleisio'r angen i
reolwyr llinell a Phenaethiaid Gwasanaeth ystyried yn ofalus yr holl achosion
busnes ar gyfer recriwtio ("RAD") cyn eu cyflwyno oherwydd y
cyfyngiadau cyllidebol tyn yn y flwyddyn ariannol hon a'r cyfyngiadau sy'n
debygol mewn blynyddoedd i ddod. |
|
Y Grid Cyfathrebu Presentation Cofnodion: Rhoddodd Non Gwilym drosolwg o'r
grid cyfredol a oedd yn dangos gweithgareddau cyfathrebu corfforaethol a busnes
i hwyluso'r gwaith cynllunio. Gofynnodd Non i Benaethiaid sicrhau bod eu timau
yn tynnu sylw'r Tîm Cyfathrebu at eitemau posibl o newyddion mor fuan â
phosibl. |
|
Cynlluniau deddfwriaethol ar gyfer diwygio'r Cynulliad Oral
item Cofnodion: Rhoddodd Adrian Crompton y wybodaeth
ddiweddaraf am y cynlluniau deddfwriaethol ar gyfer diwygio'r Cynulliad, gan
gynnwys nifer o newidiadau posibl i drefniadau mewnol y sefydliad yn ogystal â
chyflwyno argymhellion y Panel Arbenigol ar Ddiwygio Etholiadol y Cynulliad.
Gofynnwyd i'r Panel gynghori'r Comisiwn ar nifer yr Aelodau sydd eu hangen ar y
Cynulliad, y system etholiadol a'r oedran pleidleisio isaf a byddai'n
cyflwyno'i adroddiad maes o law. Hefyd, byddai Adrian yn rhoi cyflwyniad i'r
Comisiynwyr yn ddiweddarach yn yr wythnos, cyn eu cyfarfod ar 6 Tachwedd pan
fyddent yn trafod ac yn rhoi arweiniad ar sut i fwrw ymlaen â'r gwaith. Roedd y
Comisiwn yn arwain rhaglen ddiwygio'r Cynulliad i archwilio sut y gellid
defnyddio'r pwerau hyn. |
|
Unrhyw fater arall Cofnodion: Cynhelir
cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 13 Tachwedd. |