Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd ymddiheuriadau.

Nid oedd buddiannau i’w datgan.

Dechreuwyd y cyfarfod gydag aelodau’r Bwrdd Rheoli yn llofnodi addewid gwrth-fwlio Stonewall i nodi wythnos Gwrth-fwlio, gan addo i ‘... gefnogi tegwch a charedigrwydd ac i beidio â bod yn wyliwr.’ Tynnwyd llun o aelodau’r Bwrdd gyda’u haddewidion.

Cytunodd Mair Parry-Jones i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Medi 2014 yn gofnod cywir.

Croesawyd Lowri Williams (y Pennaeth Adnoddau Dynol) i’r cyfarfod i drafod y dull gweithredu o ran y gofynion a’r pwysau cynyddol ar y sefydliad a’i allu i ddiwallu’r gofynion ac i ymdopi â’r pwysau yn awr ac yn y dyfodol. Roedd angen creu ystwythder i fynd i’r afael â chyfnodau pan mae’r gwaith ar ei anterth, secondiadau a phenodiadau dros dro, ac i integreiddio rhaglenni gwaith, fel ymgysylltu â phobl ifanc. Byddai rheoli capasiti, fel dull diagnostig, yn dod â disgyblaeth ddefnyddiol wrth roi atebion ar waith i ddatblygu gallu.

Roedd tri dewis ar gael ar gyfer mynd i’r afael â heriau’r dyfodol gan gynnwys: rhoi’r gorau i wneud rhai pethau; buddsoddi mewn adnoddau ychwanegol; neu wneud rhai pethau’n wahanol. Y tebygrwydd oedd y byddai angen cyfuniad o’r dulliau hyn, ond, er mwyn bod yn sicr bod y dull gweithredu cywir ar waith gennym, mae’n bwysig deall y darlun cyfan yn y sefydliad o ran gweithgarwch a phwysau.

Bu’r Bwrdd yn trafod y model cynllunio gwasanaeth a gynigiwyd, a daeth i’r casgliad ei fod yn hanfodol, a chymeradwyodd y siart llif a’r amseroedd. Pwysleisiodd y Bwrdd ei bod yr un mor bwysig cadw’r gwaith papur yn syml, ond yn ddigon cadarn i sicrhau y caiff ei ddarllen yn gyffredinol drwy’r meysydd gwahanol. Dylai’r cynlluniau gwasanaeth lywio’r gwaith a chael eu datblygu mewn ffordd sy’n ystyrlon i dimau, o ran y modd y maent yn gweithio a gwerthoedd y sefydliad.

Trefnwyd sesiwn fanwl ar gynllunio capasiti ar gyfer 24 Tachwedd, a byddai’r adran Adnoddau Dynol yn darparu data i gynorthwyo gwaith cynllunio ar gyfer staff dwyieithog, effaith y polisi gweithio hyblyg, defnyddio ymgynghorwyr a chontractwyr, swyddi tymor byr / penodol, secondiadau mewnol a gwybodaeth arall o’r fath. Tanlinellodd y Bwrdd bwysigrwydd cydbwyso anghenion a rheoli polisïau â gwerthoedd y sefydliad.

Camau i’w cymryd:

Gofynnodd y Bwrdd i Lowri i adolygu’r mecanwaith arfaethedig eto ac

·      ystyried symleiddio’r templed cynllun gwasanaeth fel nad oedd yn gor-gyfyngu;

·      rhoi arweiniad ar beth sydd angen i gynlluniau gwasanaeth eu cynnwys, gan gynnwys gofynion o ran adnoddau ar gyfer gweithgareddau a gynlluniwyd, gan wirio eu bod yn gydnaws â’r nodau strategol, yn enwedig mewn perthynas â cheisiadau am adnoddau ychwanegol;

·      sicrhau y byddai data ar gael mewn da bryd i baratoi ar gyfer y cyfarfod ar 24 Tachwedd;

·      Lansio’r siart llif recriwtio/ swyddi newydd diwygiedig a’r templed achos busnes yn ffurfiol.

Dylai’r Bwrdd Rheoli roi gwybod i Lowri am unrhyw ofynion data eraill cyn gynted â phosibl.

Cyflwynodd Chris Warner bapur, a baratowyd gan y Bwrdd Deddfwriaethol, ar yr heriau dros y 18 mis nesaf a thu hwnt o ran rheoli rhaglen ddeddfwriaethol sy’n cynyddu ac effaith hynny ar gefnogi meysydd gwasanaeth a staff.

Roedd yn bosibl ymdopi â’r pwysau ond roedd angen dull a gynlluniwyd, gan ystyried disgwyliadau Aelodau’r Cynulliad, a byddai hefyd yn ddibynnol ar amseriad, cynnwys ac ansawdd y ddeddfwriaeth gan Lywodraeth Cymru. Trafododd y Bwrdd oblygiadau’r galwadau hyn, a chytunwyd y dylai Chris arwain y gwaith o nodi’r trefniadau byrdymor a’r trefniadau ar gyfer y tymor canolig i’r tymor hwy sy’n angenrheidiol er mwyn rheoli’r Rhaglen Ddeddfwriaethol yn llwyddiannus.

Mynegodd y Bwrdd bryder ynghylch y pwyslais ar gefnogi deddfwriaeth, a chanolbwyntio mwy ar adnoddau na chraffu ar bolisi, oherwydd gallai blaenoriaethu deddfwriaeth fod yn niweidiol i swyddogaeth graffu’r Cynulliad  o bosibl. Cytunwyd y dylai pryderon mewn perthynas â gwella deddfwriaeth gael eu nodi wrth y Llywydd ac eraill fel y bo’n briodol. Pwysleisiwyd hefyd bod yn rhaid i’r Cynulliad gadw at yr ymrwymiadau a wnaed yn y Cynllun Ieithoedd Swyddogol.

Camau i’w cymryd:

Chris Warner i roi darlun clir o’r adnoddau ychwanegol y bydd eu hangen, fel bod modd eu hystyried.

Trefnodd Anna Daniel weithdy a oedd yn cynnwys y Bwrdd Rheoli yn adolygu’r holl ymrwymiadau ar gyfer prosiectau a mentrau newid sefydliadol eraill, er mwyn cael darlun cyflawn o weithgareddau a gynlluniwyd ar draws y sefydliad. Roedd yr ymrwymiadau hyn yn seiliedig ar gynllun y Comisiwn i gyflawni’r nodau a’r blaenoriaethau strategol.

Ystyriodd aelodau’r Bwrdd bwysigrwydd cymharol a blaenoriaeth y rhain, a rhoddwyd barn ynghylch a ellid eu cyflwyno yn eu cyfanrwydd yn llwyddiannus gyda’r adnoddau sydd ar gael.  Byddai’r gwaith hwn yn parhau drwy’r rhaglen Trawsnewid Strategol a’r gwaith cynllunio capasiti ym mis Tachwedd.

Diolchodd Claire Clancy i Anna am y gwaith a wnaed i baratoi’r sesiwn, a soniodd am werth y sesiwn fel ymarfer sy’n caniatáu i bawb weld y cyfan sy’n digwydd yn gliriach, a sut y mae’n cyd-fynd â’i gilydd.

Camau i’w cymryd:

·      Anna Daniel i gasglu’r casgliadau, i’w dangos i’r Bwrdd Rheoli er mwyn i’r aelodau gytuno arnynt ac ymrwymo iddynt; a

·      chyfarfod arall i’w drefnu maes o law i barhau â’r trafodaethau, yn enwedig o ran llywodraethu.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 20 Hydref.