Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd
ymddiheuriadau gan Nicola Callow (Pennaeth Cyllid), Craig Stephenson
(Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau'r Comisiwn) a Dave Tosh (Cyfarwyddwr Dros
Dro Busnes y Cynulliad a Chyfarwyddwr TGCh). Nid
oedd buddiannau i’w datgan. |
|
Nodyn cyfathrebu i'r staff – Sian Wilkins Cofnodion: Cytunodd
Siân Wilkins i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y
dudalen newyddion. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol (20 Hydref 2014) Dogfennau ategol:
Cofnodion: Gwnaed un
cywiriad i gofnodion Saesneg y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Hydref. Newidiwyd
'iCloud' i 'the cloud'. |
|
Adroddiad Archwilio Mewnol - Recriwtio Cofnodion: Cafodd y Bwrdd Rheoli drafodaeth gychwynnol ar
ganfyddiadau ac argymhellion yr adroddiad archwilio terfynol. Croesawodd y
Bwrdd yr adroddiad a chytunodd i'w ystyried yn fwy trylwyr yn y flwyddyn
newydd, ar ôl iddo gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg ac ar
ôl i'r Pwyllgor hwnnw fynegi barn arno. |
|
Newid cyfansoddiadol - Papur 2, atodiadau A i C ac atodiad Cofnodion: Cyflwynwyd
papur i'r Bwrdd a oedd i fod i gael ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 17 Tachwedd yn
nodi'r wybodaeth ddiweddaraf am faterion cyfansoddiadol pwysig, eu goblygiadau
a sut y mae staff yn paratoi ar gyfer y newidiadau hynny. Byddai gofyn i'r Comisiynwyr gymeradwyo'r
dull gweithredu a fabwysiedir i sicrhau bod y capasiti ar gael i gefnogi pa
bynnag newid cyfansoddiadol a allai ddigwydd ac i ddarparu arweiniad ar gyfer
unrhyw waith neu gyngor pellach sydd eu hangen. Rhoddodd y
papur syniad da o raddfa'r newid sydd ei angen, yn enwedig ynghylch y cynnydd
posibl yn nifer yr Aelodau, er bod elfennau o'r wybodaeth hon yn
ddamcaniaethol, sy'n golygu bod y cyngor yn betrus mewn rhai mannau. Mae'r
Cynulliad wedi darparu lefelau eithriadol o gefnogaeth, ond byddai cynnydd yn
nifer yr Aelodau, mewn rhai mannau, yn arwain at benderfyniadau ynghylch a
ddylid lleihau lefel y cymorth a ddarperir, cynyddu lefel y costau neu edrych
ar ffyrdd eraill o wneud pethau. Cytunodd y Bwrdd y byddai'n ddefnyddiol cael
barn y Comisiynwyr ynghylch yr hyn y byddai Aelodau yn ei ddisgwyl o ran
lefelau cymorth. Camau i’w cymryd: ·
Anna Daniel i ailedrych
ar yr atodiad costau i sicrhau ei fod yn cynnwys yr holl feysydd gwasanaeth, ac
i ystyried ychwanegu amserlen at y papur; a Non Gwilym i baratoi
llinellau drafft ar gyfer y cyfryngau os oes angen. |
|
Adolygiad o'r cymorth a roddir i bwyllgorau - Papur 3 Cofnodion: Cyflwynodd
Siân Wilkins bapur yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf i'r Comisiynwyr, gan
amlinellu'r gwelliannau a wnaed i'r cymorth a roddir i bwyllgorau ers iddynt
ystyried y mater fis Rhagfyr diwethaf.
Rôl y Comisiwn yw cefnogi pwyllgorau yn hytrach na chyfeirio pwyllgorau
i weithio mewn ffyrdd penodol. Bwriad y papur oedd ceisio barn y Comisiwn
ynghylch cyfeiriad unrhyw waith pellach, a chyflwyno opsiynau ar gyfer gwaith
dadansoddi a gwerthuso manylach at ddibenion sicrhau gwelliannau a mesur
canlyniadau. Cytunodd y Bwrdd ei fod
yn adrodd stori gadarnhaol iawn, ac roedd o'r farn bod y dull gweithredu yn awr
wedi'i ymwreiddio. Gwnaeth y Bwrdd gais i sicrhau bod y cynnydd a wnaed ar yr
adolygiad o'r Cofnod a'r gwaith a wnaed ar gyfathrebu gyda grwpiau anodd eu
cyrraedd yn cael eu cynnwys hefyd. Dylid
diweddaru'r cyfeiriad at ddatblygiad proffesiynol parhaus i Aelodau a
Chadeiryddion er mwyn adlewyrchu'r trafodaethau a gynhaliwyd rhwng y Bwrdd
Taliadau a'r Comisiynwyr ar 3 Tachwedd. Byddai'r papur yn cael
ei gyflwyno i'r Comisiynwyr ar 17 Tachwedd. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am risgiau corfforaethol - Papur 4 ac atodiadau A i D Cofnodion: Cynhaliodd y Bwrdd ei
adolygiad cyfnodol o'r gofrestr risg gorfforaethol, gan gynnwys sganio'r gorwel
ar gyfer risgiau posibl. Cytunodd y Bwrdd i ddileu'r risgiau ynghylch diogelu
plant, TGCh a'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol, gan fod y camau lliniaru wedi
gostwng y risgiau hynny i lefelau hylaw, sydd yn caniatáu iddynt orwedd ar
lefel Gwasanaeth. Trafodwyd y
risg ynghylch diogelwch, ond cytunwyd y byddai'r Bwrdd Rheoli yn ystyried a ddylid
codi lefel y risg i'r lefel gorfforaethol yn dilyn yr adolygiad presennol.
Cytunodd y Bwrdd hefyd: i ymestyn y risg ynghylch capasiti corfforaethol i
dymor yr haf 2015 er mwyn caniatáu amser ar gyfer recriwtio; i adael y risg
ynghylch defnyddio cyfryngau cymdeithasol ar y gofrestr hyd nes y bydd
hyfforddiant ar y polisi wedi'i gwblhau; ac y byddai Anna Daniel yn paratoi
dadansoddiad risg ac yn ystyried holl sgil-effeithiau'r risgiau ynghylch y
penderfyniadau a wneir gan y Bwrdd Taliadau. Trafododd y Bwrdd a
ddylid cymryd asesiad risg i ystyriaeth mewn perthynas â phob papur
penderfyniad yn y dyfodol. Cytunodd y Bwrdd y gallai fod yn briodol cynnwys
pennawd yn nhempledi'r papurau er mwyn sicrhau bod y mater hwn yn cael sylw ac
i ddarparu trywydd archwilio. Byddai Virginia Hawkins yn ystyried geiriad
priodol. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau Cofnodion: Rhoddodd Claire Clancy
adroddiad ar gyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a gynhaliwyd ar 3 Tachwedd.
Roedd yr adroddiad Rheolaeth Ariannol ar gyfer mis Hydref ar gael, ac roedd yn
cadarnhau'r cronfeydd buddsoddi a amcangyfrifwyd ym mis Medi. Bu'r Bwrdd
Buddsoddi ac Adnoddau yn ystyried y cronfeydd a oedd ar gael i'w buddsoddi, a
chytunodd ar nifer o achosion busnes ar gyfer gwaith hanfodol ym maes rheoli
ystadau a chyfleusterau y gellid eu dwyn ymlaen i'r flwyddyn gyfredol. Yn
ogystal, cytunodd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau mewn egwyddor i'r costau a
amcangyfrifwyd ar gyfer prosiect adnewyddu'r Siambr. Byddai cyfran o'r costau
hyn yn cael eu buddsoddi mewn offer TGCh yn y flwyddyn gyfredol. Byddai'r
costau'n cael eu cyflwyno i Gomisiynwyr ar 4 Rhagfyr i’w cymeradwyo. Yn ogystal, cymeradwyodd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau achosion recriwtio
dros dro ym maes rheoli ystadau a chyfleusterau, yn sgil cyfnodau mamolaeth a
secondiadau. |
|
Cloi'r cyfarfod Cofnodion: Unrhyw fater arall Rhoddodd Chris Warner a Mike Snook y
wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd Rheoli am ddigwyddiad a gynhaliwyd gan Swyddfa
Archwilio Cymru ar 5 Tachwedd, sef 'Same Picture, Different Lens'. Bwriad y
digwyddiad hwn oedd dwyn ynghyd arweinwyr yn y sector cyhoeddus i drafod heriau
ynghylch sut i sicrhau gwerth gorau a sut y gallai asiantaethau gydweithio'n
well. Dylid nodi bod y digwyddiad yn crybwyll dulliau arloesol o gyfleu
negeseuon a roddwyd gan wahanol Gomisiynwyr, gan gynnwys gwasanaeth sibrwd
(crynodeb mewn iaith blaen ac ar y sgrin) a bwrdd lluniau. Cyhoeddodd Mair Parry-Jones fod Anna
Gruffudd wedi'i phenodi'n diwtor Cymraeg newydd ar gyfer staff mewnol. Mae'r
rôl hon yn ychwanegol i'r gwasanaeth presennol a roddir gan ddarparwr allanol.
Bydd y penodiad hwn yn caniatáu i'r sefydliad ddarparu gwasanaeth mwy hyblyg.
Anogwyd y Penaethiaid i wahodd Anna i'w cyfarfodydd tîm. Bydd cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli, ar 24 Tachwedd, yn cael ei ddefnyddio
ar gyfer y Bwrdd Adolygu a Chynllunio blynyddol, a hynny er mwyn ystyried
cynlluniau gwasanaeth, rheoli perfformiad a datblygiad staff, a rhagamcanion ar
gyfer cyllidebau a galw yn y dyfodol. |