Ystyriodd y Bwrdd y
cynigion penodol ar gyfer adnoddau ychwanegol gan y meysydd gwasanaeth.
Cymorth i'r Comisiwn ac
i'r Aelodau
Ar y cyfan, mae gan y
gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau ddigon o staff ar hyn o bryd i
ddarparu ei wasanaethau, ond mae'n cynnal adolygiad o wasanaethau Cymorth
Busnes i'r Aelodau. Mae hyn yn debygol o
arwain at gynyddu nifer staff y gwasanaeth yn y Pumed Cynulliad, gan fod
cyfrifoldebau'r tîm ar gynnydd.
Rhagwelwyd y byddai angen cynyddu'r adnoddau, yn raddol, dros y ddwy
flynedd a ganlyn ar lefel Cymorth Tîm, Swyddog Gweithredol a/neu Swyddog
Gweithredol Uwch. Roedd y Bwrdd yn
cytuno bod gwasanaethau Cymorth Busnes i'r Aelodau yn faes â blaenoriaeth uchel
ar gyfer adnoddau ychwanegol.
Cefnogi gwaith craffu
deddfwriaethol
Cyflwynodd Chris Warner
yr achos busnes dros gefnogi gwaith craffu deddfwriaethol, a oedd wedi'i
gyflwyno'n ddiweddar i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau. Mae gwaith craffu
deddfwriaethol y Cynulliad yn cynyddu'n gyflym a disgwylir iddo barhau ar lefel
uchel iawn wrth symud ymlaen i'r Pumed Cynulliad. Mae'r cynnydd yn cynnwys
rhagor o Filiau, gwaith mwy cymhleth, rhagor o is-ddeddfwriaeth a mwy o
ymgysylltu â'r Aelodau. Mae'r cynnydd hwn mewn deddfwriaeth yn golygu mwy o
orgyffwrdd wrth i Filiau ddatblygu drwy eu cyfnodau amrywiol. Roedd y
dadansoddiad o faint a chymhlethdod y gwaith hwn, a'r achosion o orgyffwrdd, yn
dangos y byddai angen adnoddau ychwanegol er mwyn cynnal y lefel bresennol o
gymorth proffesiynol i reoli hynt deddfwriaeth.
Yn ogystal, mae
ailstrwythuro'r Gyfarwyddiaeth Fusnes yn golygu bod staff wedi'u rhyddhau i
weithio ar y tîm Trawsnewid Strategol.
Rhoddodd penaethiaid y
meysydd gwasanaeth sy'n gysylltiedig â'r broses ddeddfwriaethol ragor o
wybodaeth am eu meysydd penodol. Soniodd Siân Wilkins am raglen beilot
llwyddiannus y Swyddfa Gyflwyno yn treialu gwasanaeth dwyieithog mewnol. Roedd hyn, ynghyd ag ysgwyddo'r cyfrifoldeb
am grwpiau trawsbleidiol wedi creu rhagor o waith na'r disgwyl. Wedi dweud
hynny, roedd costau wedi'u harbed drwy ddileu'r angen am gyfieithu allanol.
Eglurodd Elisabeth Jones
y rhesymau pam fod angen rhagor o adnoddau ar y tîm Cyfreithiol, er enghraifft,
sef llwyth gwaith llawer mwy i gefnogi Biliau yn ystod pob cyfnod a'r cynnydd
disgwyliedig yn nifer y Cynigion Cydsyniad Deddfwriaethol. Roedd angen dechrau
recriwtio nawr ar gyfer un swydd, gan fod angen amserlen recriwtio hwy ar gyfer
swyddi cyfreithiol. Nododd Kathryn Potter fod galw am waith gan y tîm Ymchwil
ar gynnydd, yn enwedig ar gyfer gwaith mwy arbenigol a chymhleth. Roedd angen arbenigedd a chapasiti ychwanegol
yn y tîm Cyllid ac Ystadegau o ganlyniad
uniongyrchol i faint o ddeddfwriaeth yr oedd y Pwyllgor Cyllid yn ei thrafod a
datganoli pwerau treth a chyllidol.
Eglurodd Mair
Parry-Jones y byddai gwaith y tîm Cyfieithu yn cynyddu hefyd er mwyn diwallu
anghenion y rhaglen ddeddfwriaethol. Yn sgil yr adolygiad o gofnod y trafodion,
roedd gwaith yn mynd rhagddo i nodi anghenion pob Aelod ac ystyried ffyrdd
synhwyrol o flaenoriaethau gwaith cyfieithu.
Soniodd Non Gwilym am y
pwysau ar y tîm Cyfathrebu, a oedd yn cynnwys cefnogi gwaith y pwyllgorau, rhoi
sail gadarn i'r strategaeth ymgysylltu â phobl ifanc a rheoli'r cynnydd mewn
ceisiadau gan Aelodau i wneud gwaith ymgysylltu yn eu hetholaethau hwy. Roedd
cynigion wedi'u cyflwyno i'w trafod ar unwaith er mwyn mynd i'r afael â
threfniadau allgymorth busnes, y cyfryngau ac uwch reolwyr.
Ar gyfer yr holl
Gyfarwyddiaethau (Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth a Gwasanaeth y
Siambr a Phwyllgorau; Ymchwil; Cyfathrebu; y Gyfraith), y cynnig oedd 21-22
swydd: 16-17 swydd barhaol, gan gynnwys llenwi pump neu chwe swydd wag sy'n
bodoli eisoes, a phum swydd cyfnod penodol.
Trafododd y Bwrdd y risg
y gallai'r rhaglen ddeddfwriaethol newid. Roedd y rhaglen wedi cynyddu, er
enghraifft, roedd y Bil Iechyd wedi'i rannu'n ddau fil, ond roedd y cynllun yn
caniatáu ar gyfer hyn lle y bo'n bosibl. Roedd safon y ddeddfwriaeth gan
Lywodraeth Cymru yn gyfrifol am rywfaint o'r llwyth gwaith hefyd, fodd bynnag,
gallai ein mewnbwn yn ystod y camau cynnar effeithio ar faint o waith sydd ei
angen yn nes ymlaen yn ystod y broses.
Dywedodd Claire fod
gwaith diweddar y Bwrdd Taliadau wedi canolbwyntio ar gynyddu adnoddau i
ddiwallu anghenion cynyddol y Cynulliad. Yn yr un modd, er mwyn sicrhau
cefnogaeth seneddol o'r radd flaenaf, gan gynnwys pwyllgorau ardderchog, mae'n
rhaid i feysydd gwasanaeth allu darparu safon ac effeithiolrwydd.
I gloi, cytunodd y Bwrdd
i fyrdwn y cynigion ar gyfer cefnogi gwaith y rhaglen ddeddfwriaethol gan fod
iddo flaenoriaeth uchel. Dylid mynd ag achosion unigol i'r Bwrdd Buddsoddi ac
Adnoddau cyn gynted â phosibl, gan weithredu fesul cam yn unol â'r galw.
Trawsnewid Strategol
Mae'r gwasanaeth
Trawsnewid Strategol wedi bod ar waith ers mis Mehefin 2013, ac yn ystod y
cyfnod hwnnw, mae trosiant staff y tîm wedi bod yn sylweddol. Nododd Anna
Daniel fod angen adnoddau ychwanegol ar y tîm ar gyfer gwaith yng nghyswllt
newid cyfansoddiadol a'r Bwrdd Taliadau, sy'n mynd rhagddo ar hyn o bryd. Mae
pwysau'r meysydd hollbwysig hyn o waith, yn ogystal â datblygu'r rhaglen trawsnewid
a blaenoriaethu, wedi golygu mai ychydig iawn o amser ar gyfer meddwl strategol
a gafwyd. Mae'r gwasanaeth wedi bod yn treialu dull o weithredu'r rhaglen sy'n
cael ei adolygu ar hyn o bryd, ac mae angen trafod y disgwyliadau o'r
gwasanaeth ymhellach.
Roedd y Bwrdd yn teimlo
bod y gwasanaeth Trawsnewid Strategol wedi arwain at newid cadarnhaol yn y
sefydliad, yn enwedig o gael tîm sy'n gallu ymateb yn weithredol i waith pwysig
fel newid cyfansoddiadol. Cytunwyd y dylai'r ymdrechion ganolbwyntio ar agweddau
ar gyflawni yng nghyswllt newid cyfansoddiadol, tra bod y rhaglen yn cael ei
thrafod ymhellach.
Cytunodd y Bwrdd ar y
cynnig i wneud swydd Cymorth Tîm yn barhaol er mwyn darparu cymorth gweinyddol
mawr ei angen ar gyfer gwaith y tîm.
Ymchwil
Cytunodd y Bwrdd â chais
Kathryn Potter am swydd amser llawn dros dro i wneud gwaith GIS/mapio ar gyfer
Aelodau'r Cynulliad (mae'r gwaith yn cael ei gyflawni ar hyn o bryd drwy
secondiad ddeuddydd yr wythnos).
Cyfathrebu
Darparodd Non Gwilym
drosolwg o strwythur y tîm Cyfathrebu sydd ei angen i gyflawni'r blaenoriaethau
a nodwyd gan y Comisiynwyr a ble yr oedd problemau'n codi, yn enwedig o
ganlyniad i'r nifer fawr o secondiadau o'r tîm.
Roedd cefnogaeth gref i'r cynnig a chytunodd y Bwrdd mewn egwyddor fod angen
sicrhau'r strwythur cywir, gan bwysleisio'r gwaith o flaenoriaethu a rheoli'r
galw sylweddol, yn y sefydliad, am waith y tîm. Cytunwyd y dylid cyflwyno achos
busnes i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau cyn gynted â phosibl, yn ymdrin â'r
gwaith parhaus o reoli ac adolygu blaenoriaethau a'r hyn a gyflawnir gan staff.
TGCh
Soniodd Bedwyr Jones
am y tair swydd yr oedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau eisoes wedi cytuno
arnynt, a gâi eu hariannu drwy'r gronfa fuddsoddi TGCh. Yna, trafododd y Bwrdd
y cynigion ar gyfer peiriannydd gwasanaethau bwrdd gwaith newydd i ddarparu
cymorth ar gyfrifiaduron Apple Mac. Cytunwyd ar y cynnig mewn egwyddor, ar yr
amod bod digon o dystiolaeth yn yr achos busnes na ellid darparu'r gwasanaeth
gan ddefnyddio'r adnoddau presennol a bod ffordd effeithiol o rannu sgiliau yn
cael ei chyflwyno yn y tîm.
Roedd y Bwrdd hefyd yn
cefnogi'r syniad o ehangu sgiliau swyddi'r ddesg gymorth.
Llywodraethu ac
Archwilio
Dywedodd Virginia
Hawkins wrth y Bwrdd fod y tîm mewn sefyllfa sefydlog a chadarn ar y cyfan, ond
roedd pryderon ynghylch llwyth gwaith cynyddol y Dadansoddwyr Busnes a'r
trafferthion ynghylch rhagweld y blaenoriaethau sydd i ddod. Roedd y Bwrdd yn
cydnabod budd eu gwaith o ran helpu pob maes gwasanaeth i ddatrys problemau o
ran capasiti a blaenoriaethu pwysau, a chytunwyd ar y cynnig.
Cyllid
Amlinellodd Nicola
Callow y newidiadau sydd ar droed yn yr adran Gyllid yn sgil ymddeoliad, a'r
newidiadau arfaethedig i strwythur y tîm. Roedd y rhain yn cynnwys rôl Cymorth
Tîm newydd, i'w hyfforddi â'r nod o symud neu ddatblygu'r swydd pan fo angen.
Cynigiwyd swydd Pennaeth
Cyllid newydd, er mwyn rhyddhau'r Cyfarwyddwr Cyllid o orfod rheoli gwaith yr
adran o ddydd i ddydd.
Cytunodd y Bwrdd Rheoli
fod swydd y Pennaeth Cyllid yn hollbwysig er mwyn datblygu tîm cadarn a
galluogi digon o gyflymder a hyblygrwydd i ymateb i faterion ar lefel uwch.
Cytunwyd ar y swydd Cymorth Tîm hefyd a gofynnwyd i Nicola sicrhau bod achos yn
egluro'r anghenion busnes yn cael ei gyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau
cyn gynted â phosibl.
Rheoli Ystadau a
Chyfleusterau / Diogelwch / Cyswllt Cyntaf
Rhoddodd Mike Snook
wybod i'r Bwrdd, er nad oedd cynnig am adnoddau ychwanegol, fod rhai problemau
o ran capasiti a bod y Dadansoddwyr Busnes ac Adnoddau Dynol yn cyflawni gwaith
i ystyried y ffordd orau o ddefnyddio adnoddau staff yn y tîm Diogelwch. Hefyd,
o ganlyniad i archwiliad a oedd yn mynd rhagddo yng nghyswllt fetio, câi achos
busnes i wneud swydd yn un barhaol ei gyflwyno i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.
Trafododd y Bwrdd oriau
agor y Senedd, yn enwedig ar adegau tawel yn ystod y flwyddyn, ac a ddylid
adolygu'r rhain.
Adnoddau Dynol
Amlinellodd Lowri'r
pwysau busnes ar yr adran Adnoddau Dynol, gan nodi bod bron hanner y tîm ar hyn
o bryd mewn swyddi cyfnod penodol, dros dro, neu wedi'u dyrchafu dros dro.
Roedd rhai newidiadau wedi'u rhoi ar waith yn y tîm eisoes er mwyn sicrhau mwy
o gadernid. Fodd bynnag, roedd angen rôl Uwch-swyddog Gweithredol penodedig ar
brosiect yr adran Adnoddau Dynol/y Gyflogres, gan addasu'r cyflog, a swydd 12
mis i raddedigion i adolygu'r holl bolisïau, neu benodi aelod presennol o staff
i gyflawni'r dasg honno, a swydd tri mis i gefnogi'r Bwrdd Taliadau.
Ar ôl trafod y
swyddogaeth gymorth hanfodol yr oedd yr adran Adnoddau Dynol wedi'i darparu i
wasanaethau eraill, cytunodd y Bwrdd ar y cynigion a gofyn i'r adran TGCh helpu
Adnoddau Dynol i edrych ar eu gofynion technolegol.
Casgliadau
Ar ôl trafod, cytunwyd y
byddai Nicola Callow yn dwyn yr holl gynigion ynghyd i bennu'r costau
cyffredinol a'r canlyniadau. Yn y cyfamser, dylid mynd â'r cynigion hynny yr
ystyriwyd eu bod yn bwysig iawn ymlaen i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar
unwaith.
Awgrymwyd y dylid
adolygu'r polisïau goramser ac oriau hyblyg er mwyn sicrhau bod yr egwyddorion
yn ategu ei gilydd.
Cydnabuwyd bod lefelau
gwahanol o drosiant mewn gwasanaethau gwahanol, a byddai angen i'r gwasanaethau
gael eu dulliau gweithredu penodol eu hunain.
Galluedd rheoli
prosiectau a rheoli newid
Cytunodd y Bwrdd y dylid
datblygu rhaglen o gyfleoedd datblygu ym maes rheoli newid, a fyddai'n agored i
staff ar bob lefel ym mhob rhan o'r sefydliad y mae angen iddynt reoli newid,
er mwyn rhoi'r sgiliau a'r adnoddau sydd eu hangen arnynt i gyflawni'r newid
hwnnw'n effeithiol.
Byddai Dave Tosh yn
ystyried cynllun cynaliadwy ar gyfer datblygu a chynyddu staff yn y meysydd
penodol hyn hefyd (Rheoli Prosiectau, Uwch-swyddog Cyfrifol a Newid) er mwyn
sicrhau bod gennym y staff â'r sgiliau sydd eu hangen. Roedd hyn hefyd yn
cynnwys adolygu sut y caiff adnoddau Dadansoddi Busnes eu dyrannu.
Toriadau
Gan fod gan y
gwasanaethau gwahanol batrymau gwaith gwahanol, mae'n heriol dwyn pobl ynghyd i
weithio fel timau amlddisgybledig. Cytunwyd y dylai Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid
Gwasanaethau sicrhau bod cyd-ddibyniaethau oddi mewn i'w timau yn cael eu mapio
ymhell o flaen llaw a bod cynlluniau'n cael eu rhoi ar waith i sicrhau bod
blaenoriaethau corfforaethol yn cael eu cyflawni.