Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Croesawyd
Lowri Williams, a oedd yn bresennol yn y cyfarfod er mwyn trafod strategaeth a
chynlluniau Adnoddau Dynol ar gyfer y dyfodol. Cafwyd
ymddiheuriadau gan Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad). Nid oedd
buddiannau i’w datgan. |
|
Cyfathrebu a staff Cofnodion: Cytunodd
Non Gwilym i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen
newyddion. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cytunwyd
bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 2 Chwefror yn gofnod cywir. |
|
Agenda Adnoddau Dynol ar gyfer y dyfodol Cofnodion: Roedd cyfarfod y Bwrdd Rheoli wedi'i neilltuo i
drafodaethau ar faterion Adnoddau Dynol yn unig. Amlinellodd Lowri Williams bwrpas y sesiwn,
sef nodi'r gwasanaethau presennol a ddarperir gan Adnoddau Dynol ac i roi cyfle
i adolygu'r rhain a chodi materion yn ymwneud â'r gweithlu neu'r gwasanaeth.
Roedd hefyd yn gyfle i drafod blaenoriaethau i'r gweithlu ar gyfer y
Pumed Cynulliad a chytuno ar sut y dylai'r gwasanaeth ddatblygu yn y dyfodol. Amlinellodd Lowri rai o gyflawniadau niferus y tîm yn
ystod y deuddeg mis diwethaf sydd wedi cyfrannu at drawsnewid Adnoddau Dynol.
Roedd y rhain yn cynnwys: cyflwyno fframwaith cynllunio capasiti blynyddol, a
dull awdurdodi recriwtio diwygiedig; datblygiad o ran cynnydd yn nifer y
sefydliadau partner pobl dduon a lleiafrifoedd ethnig; cynnal digwyddiad ar
gyfer Teuluoedd sy'n Gweithio yn y Cynulliad; gwaith a wnaed ar y fframwaith
amddiffyn plant; arwain ar weithredu system Adnoddau Dynol/Cyflogres - y system
ddwyieithog gyntaf o'i bath; a nifer o 'wythnosau lles' llwyddiannus. Roedd yr
anrhydeddau a gafwyd yn ystod y cyfnod yn cynnwys bod ymhlith y 30 cyflogwr
gorau ar gyfer teuluoedd sy'n gweithio, gwobr 'rownd derfynol' yng ngwobrau
Prentisiaeth y Flwyddyn y DU, ac arolwg Buddsoddwyr mewn Pobl interim
cadarnhaol iawn. Ystyriodd y Bwrdd Rheoli sut roedd Adnoddau Dynol yn
gweithredu ac yn rhyngweithio â hwy fel cwsmeriaid a beth y gellid ei wneud yn
wahanol. Dywedodd y Bwrdd: ·
fod Adnoddau Dynol yn darparu gwasanaeth da iawn, ond
gallai fod yn fwy rhagweithiol o hyd fel tîm wrth gysylltu â'r busnes; ·
bod ymdeimlad o bwysau a gwasanaethau yn cael eu gwasgu o
fewn y tîm Adnoddau Dynol, yn enwedig oherwydd y lefel o recriwtio, a bod
gorddibyniaeth ar rai unigolion; ·
bod y dull newydd o werthuso swyddi a graddio cymorth
(JEGS) yn ardderchog; ·
y gallai Adnoddau Dynol hyrwyddo ei waith yn well i
helpu'r sefydliad i ddeall llwyth gwaith a chyfrifoldebau'r tîm a'r graddau yr
oeddent yn cefnogi anghenion busnes mewn meysydd gwasanaeth eraill; ·
bod angen eglurder ynghylch recriwtio a chyfrifoldebau
adnoddau dynol yn erbyn meysydd gwasanaeth; ·
bod cymorth rheoli achosion yn
gliriach, yn gyflymach ac yn fwy hyderus, fodd bynnag, gallai hyn gael ei ddal
yn ôl gan ddiffyg eglurder o ganlyniad i'r ffordd yr oedd polisiau wedi cael eu
drafftio; a'i ·
bod yn bwysig cael y cydbwysedd iawn
rhwng darpariaethau dysgu a datblygu ar gyfer anghenion staff a busnes; roedd
angen eglurder ynghylch cyfrifoldebau rheolwyr llinell i ddod o hyd i
hyfforddiant priodol. Roedd amcan allweddol Adnoddau Dynol
ar gyfer 2014-16, i gryfhau capasiti sefydliadol ymhellach, yn adlewyrchu
sefydliad a oedd eisoes yn gryf ac a oedd, ar y cyfan, yn ardderchog. Fodd bynnag, roedd rhai materion a oedd angen
cefnogaeth Adnoddau Dynol, a meysydd a fyddai'n elwa ar fwy o ddatblygu i
fodloni blaenoriaethau'r sefydliad yn y dyfodol. Cyflwynodd Lowri'r pum ffrwd waith
allweddol a oedd yn sail i amcan allweddol Adnoddau Dynol ac a fyddai'n siapio
rhaglen waith y gwasanaeth ar gyfer y ddwy flynedd nesaf. Trafododd y Bwrdd Rheoli'r ffrydiau gwaith a chytunwyd eu
bod yn unol â blaenoriaethau'r sefydliad. Rhoddodd y Bwrdd anogaeth i Adnoddau
Dynol ddychwelyd i'r Bwrdd Rheoli yn gyson er mwyn cael arweiniad ar
weithgareddau allweddol. Amlinellodd Lowri brosiectau
Adnoddau Dynol oedd ar droed o fewn y model llif gwaith manwl. Roedd y ffrwd
waith ar ymgysylltu'n cynnwys y strategaeth ymgysylltu a'r cynllun gweithredu,
a oedd wedi cael ei ddrafftio ac a fyddai'n cael ei gyflwyno i'r Bwrdd mewn
cyfarfod yn y dyfodol. Mae fideo sefydlu corfforaethol a fyddai'n hwyl, yn real
ac yn groesawgar yn cael ei baratoi. Roedd y polisïau'n cael eu hadolygu i'w
gwneud yn haws i'w darllen, yn hygyrch ac i alluogi staff i'w rhoi ar waith.
Roedd disgwyl yr arolwg staff nesaf ac asesiad Buddsoddwyr mewn Pobl ym mis
Mai. Fodd bynnag, o ganlyniad i'r etholiad roedd disgwyl i ddyddiad yr asesiad
Buddsoddwyr mewn Pobl newid i ddiwedd 2015. Cytunwyd i ddychwelyd i'r model ffrwd waith manwl yng
nghyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 23 Mawrth. Camau i’w cymryd: Aelodau'r
Bwrdd Rheoli i ystyried amseriad yr elfennau, blaenoriaethu, bylchau a beth yr
hoffent ei weld yn digwydd o fewn yr elfennau o'r model llif gwaith. |
|
Rheoli perfformiad ac adolygu datblygiad (eitem lafar) Cofnodion: Croesawyd Deborah Hill i'r cyfarfod i drafod y
camau nesaf ar gyfer gweithredu'r newidiadau i'r broses rheoli perfformiad ac
adolygu datblygiad. Cytunwyd yn flaenorol i wella effeithiolrwydd y system
drwy: ·
roi
pwyslais ar ymddygiadau sy'n hanfodol i ganlyniad amcanion; ·
defnyddio'r
fframwaith cymwyseddau presennol fel pecyn cymorth; ·
gwella
ansawdd y sicrwydd gyda mwy o gyfranogiad ar lefel uwch, gwirio samplau a chefnogi
rheolwyr; a ·
chyhoeddi
canllawiau, gan ddarparu hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth. Roedd y Bwrdd Rheoli wedi cytuno'n flaenorol i
gyflwyno'r newidiadau yn raddol ym mis Ebrill 2015. Roedd y broses wedi cael ei threialu'n
anffurfiol mewn un neu ddau o feysydd, gan gynnwys Ymchwil a Gwasanaeth Cymorth
i'r Comisiwn ac i'r Aelodau, ac yn gweithio'n dda lle'r oedd staff yn
hunan-fyfyriol, ond roedd angen cefnogi'r gwaith o ledaenu arfer da. Roedd gan y Bwrdd rai pryderon ynghylch yr
amserlen ond cytunodd i adolygu'r canllawiau a baratowyd ac i wneud sylw
ynglŷn ag a ddylid bwrw ymlaen i gyflwyno'r broses yn wirfoddol ym mis
Mawrth. Roedd rhai yn ffafrio ei gyfyngu i lefel SEO ac uwch, gan ddefnyddio'r
canllawiau a gwerthuso'r broses cyn ei chyflwyno'n llawn ym mis Medi. Fel rhan o
gynllun cymorth, byddai Adnoddau Dynol yn mynd i gyfarfodydd tîm i egluro'r
pwyslais cynyddol ar osod amcanion sy'n seiliedig ar gymhwysedd ac yn cynnig
cymorth a chefnogaeth pellach drwy gydol y broses, gan gynnwys hyfforddiant un
i un a sesiynau galw heibio. Camau i’w cymryd: Deborah
Hill i anfon y deunyddiau drafft sy'n ymwneud â chanllawiau ar frys i'r Bwrdd
Rheoli, a fyddai'n darparu sylwadau gyda'r troad. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 23
Mawrth. |