Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd
ymddiheuriadau gan Chris Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a
Deddfwriaeth |
|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Byddai
Gareth Watts yn drafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen
newyddion staff. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cytunwyd
fod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Tachwedd yn gywir. |
|
Risgiau Corfforaethol Cofnodion: Trafododd
y Bwrdd Rheoli risgiau cyfredol a newydd ar lefel gorfforaethol a chytunwyd ar
argymhellion i ailddosbarthu'r risg o ran gallu dwyieithog fel y câi ei reoli
ar lefel gwasanaeth ynghyd â'r risg lefel gwasanaeth presennol sy'n ymwneud â
chydymffurfio â'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol. Cytunwyd hefyd i newid statws
dau risg corfforaethol i risgiau statig, ar gyfer capasiti a diogelwch yr
ystâd. Gwnaed y newidiadau yn sgil y rheolaethau yn bod yn rhai cadarn,
effeithiol ac yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Cytunwyd y byddai'r risgiau
newydd yn cael eu creu i fonitro dau faes penodedig arall o ddiogelwch. Nododd y Bwrdd nifer o risgiau newydd sy'n
ymwneud â phwysau yn deillio o ddiwygiadau cyfansoddiadol yn y dyfodol, gan
gynnwys: yr ymgynghoriad cyfredol ar ailenwi'r Cynulliad, gan nodi bod dros 900
o ymatebion wedi dod i law hyd yma; datblygu Senedd Ieuenctid; prosiectau o ran
adeiladau sydd wedi'u cynllunio ar gyfer y dyfodol; a'r pwysau ariannol ar
gyllidebau wrth gyflwyno prosiectau a strategaethau mewn modd amserol. CAMAU GWEITHREDU: Dave Tosh a Nia Morgan i
gytuno ar ffurf y geiriau ar gyfer risg sy'n ymwneud â chyfyngiadau ariannol. Non Gwilym, Anna Daniel a Lowri Williams i
baratoi cynllun ar gyfer pryd y gallai risgiau ddod i'r amlwg mewn perthynas â
chapasiti'r ystâd ac anghenion o ran adeiladau yn y dyfodol, a chysylltu mewn
perthynas â chyfathrebu. Cytunwyd y gallai'r risg sy'n ymwneud â
phenderfyniadau'r Bwrdd Taliadau gael ei dynnu oddi ar y gofrestr ac y byddai'r
Bwrdd Rheoli yn ailedrych ar y risgiau o ran darparu canllawiau ar ddiogelu
plant a phobl ifanc yn yr adolygiad nesaf o risgiau corfforaethol. |
|
Cynllun Ieithoedd Swyddogol newydd a gofynion adrodd blynyddol Cofnodion: Croesawodd
y Bwrdd Sarah Dafydd, y Rheolwr Newid a Gwella Busnes yn y Gwasanaeth Cyfieithu
a Chofnodi, i drafod y Cynllun Ieithoedd
Swyddogol newydd cyn ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 23 Ionawr. Roedd y sefydliad
wedi gwneud yn dda ers cyflwyno'r ddeddfwriaeth ac roedd y Cynllun newydd yn
adeiladu ar y llwyddiannau hynny ac yn pennu llwybr i fod yn wirioneddol
ddwyieithog erbyn 2021. Cynhaliwyd
ymgynghoriad, yn ôl y gofyniad yn y Ddeddf, gyda'r Aelodau, staff,
Rhwydweithiau ac Ochr yr Undebau Llafur, a'r cyhoedd drwy'r wefan a chyda
phartïon â diddordeb, ac roedd barn yr ymgyngoreion wedi helpu i lunio'r
Cynllun drafft newydd. Yn gyffredinol, roedd y sylwadau yn gefnogol, gan
gydnabod y cynnydd a wnaed hyd yma, er bod adborth gan y Gymdeithas wedi nodi
nad oedd y Cynllun yn mynd yn ddigon pell. Y prif bryder a fynegwyd gan rai
aelodau o staff oedd cyflwyno sgiliau iaith ar gyfer pob swydd newydd, gyda
gofyniad yn ymwneud ag o leiaf cwrteisi ieithyddol sylfaenol. Ochr yn ochr â'r
Cynllun, cafodd Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb ei baratoi i sicrhau nad
oedd y cynnig yn peryglu ceisiadau swyddi gan bobl o gefndiroedd amrywiol. Gan
ystyried yr adborth, roedd y Cynllun drafft yn cynrychioli cam i fyny o ran
darparu gwasanaethau ac ymagwedd gytbwys tuag at gyflawni ein huchelgeisiau
dwyieithog. Y nod
fyddai defnyddio'r cynlluniau iaith i weithio allan anghenion pob maes
gwasanaeth mewn ffordd ddeallus a recriwtio yn unol â hynny, gan gyfateb lefel
y cymhwysedd dwyieithog i'r gwasanaeth sydd ei angen. Byddai'r gofyniad
ieithyddol sylfaenol yn cael ei sefydlu gyda swyddi newydd i ddechrau, ac yna'n
cael ei ddatblygu gyda staff presennol. Byddai cefnogaeth lawn a dulliau
amrywiol ar gyfer hyfforddiant ar gael er mwyn helpu staff i gyrraedd y lefel
ofynnol. Roedd tystiolaeth o brofiad sefydliadau
eraill wedi'i hystyried wrth lunio'r cynlluniau. Cydnabuwyd ei bod yn dal i fod
yn anodd dod o hyd i dechnoleg sy'n wirioneddol ddwyieithog. Gofynnodd
y Bwrdd Rheoli am geisio sicrwydd allanol ar yr Asesiad o'r Effaith ar
Gydraddoldeb. |
|
Arolwg boddhad yr Aelodau a’u staff cymorth Cofnodion: Croesawodd
y Bwrdd Rheoli Rebecca Hardwicke a Carys Rees, Cymorth Busnes i'r Aelodau, i'r
cyfarfod i drafod canlyniadau'r adolygiad a'r argymhellion ar gyfer arolwg
boddhad nesaf yr Aelodau. Nid
awgrymwyd unrhyw newidiadau sylweddol i'r arolwg blaenorol, ond roedd angen
sicrhau y gellid olrhain y canlyniadau dros y blynyddoedd. Fodd bynnag, cafodd
yr arolwg ei addasu i gyd-fynd â'r strategaeth bresennol a'i hamseru fel y
gellid cynnwys y canlyniadau yn yr Adroddiad Blynyddol a'r Adroddiad ar
Ddangosyddion Perfformiad Allweddol Corfforaethol, a gyhoeddwyd ym mis
Mehefin/Gorffennaf. Argymhellodd
y Bwrdd Rheoli y dylai'r arolwg gwmpasu'r canlynol: ymgysylltu a phobl ifanc;
meysydd ehangach lle cynigir gwasanaethau dwyieithog er mwyn sicrhau bod yr
ymagwedd a gymerir gan y tîm yn glir; papurau a gaiff eu paratoi ar gyfer yr
Aelodau y tu hwnt i bapurau pwyllgor a'u prydlondeb; a thynnu sylw yn benodol i
ba raddau y mae'r Aelodau a'u staff yn cael eu cefnogi i weithio yn y naill
iaith. Mewn
perthynas â staff etholaethol, hysbyswyd y Bwrdd fod ymweliadau swyddfa wedi
cael eu cynllunio er mwyn eu helpu i deimlo'n fwy o ran o'r broses. Byddai
arolwg yn cael ei baratoi yn benodol ar gyfer eu hanghenion, ond yn ddigon
tebyg i alluogi cymariaethau wrth lunio adroddiad. Diolchodd
y Bwrdd i Rebecca a Carys am yr holl waith a wnaed yn adolygu ac yn paratoi'r
arolwg ac fe'u hysbyswyd mai Gwasanaethau'r Comisiwn fyddai â'r cyfrifoldeb
arweiniol am yr arolygon bellach. |