Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd
ymddiheuriadau gan Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid a Mair Parry-Jones, y
Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi. |
|
Nodyn cyfathrebu i’r staff – Lowri Williams Cofnodion: Cytunodd
Lowri Williams i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y
dudalen newyddion staff. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod
o’r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 12 Rhagfyr yn gywir. Cadarnhaodd y Bwrdd y
camau risg corfforaethol mewn perthynas â pharatoi cynllun ar gyfer risgiau
sy’n dod i’r amlwg. |
|
Fy Senedd - trafodaeth Cofnodion: Rhoddodd Anna Daniel a James Griffin y wybodaeth ddiweddaraf yn dilyn
sefydlu a gwaith cynnar y Bwrdd FySenedd, am y rhaglen i greu senedd ddigidol
o’r radd flaenaf, am ei gweledigaeth i wneud ymgysylltiad yn haws ac yn
gyflymach, ac am y cynllun ar gyfer cyflawni’r weledigaeth. Gofynnwyd i’r Bwrdd Rheoli ystyried sut y gellid wynebu’r heriau allweddol
a allai effeithio ar ddarparu’r rhaglen, y goblygiadau ar gyfer meysydd
gwasanaeth, a lefel yr uchelgais a chyflymder y newid yr oedd y Bwrdd yn fodlon
eu cefnogi; a’r rôl y gallai FySenedd ei chwarae yn nyfodol Cynulliad
diwygiedig. Roedd y rhaglen yn gweithio i ddarparu gwelliannau ymarferol yn weddol
gyflym, ac roedd yn gorfod ymateb i gyd-destun y Cynulliad sy’n newid yn gyson
a blaenoriaethau sy’n datblygu y Comisiwn. Roedd y meysydd gwasanaeth yn
teimlo’r pwysau o gyflwyno gyda chyflymder, ac er bod y meysydd gwasanaeth yn
parhau â’r cyfrifoldeb dros integreiddio a gweithredu agweddau perthnasol ar y
rhaglen, gallai’r tîm Trawsnewid Strategol fod angen rheolwyr prosiect medrus
ychwanegol yn y dyfodol. Cytunodd y Bwrdd y dylid parhau i adolygu hyn, a bod
achos yn cael ei roi gerbron y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau os bydd angen. Roedd yn bwysig bod Bwrdd FySenedd yn cyfatebu uchelgais y rhaglen â’r
adnoddau a’r gallu sydd ar gael i’w cyflawni, ond gan gofio disgwyliadau’r
Comisiwn a’r Prif Weithredwr i wneud cynnydd yn gyflym. Mae’r defnydd o’r dull rheoli prosiect Hyblyg yn effeithiol, a byddai’n
helpu i gyflawni gyda’r cyflymder angenrheidiol, ond roedd ar staff angen gwell
dealltwriaeth o’r ffordd y mae’n gweithio. Byddai’r rhaglen yn cael ei thrafod yng nghyfarfod y Comisiwn ar 27
Chwefror, ynghyd â’r Strategaeth Ymgysylltu â’r Cyhoedd, a dywedodd y Bwrdd ei
bod yn bwysig bod y ddau yn disgrifio uchelgais y Cynulliad yn gyson â’i
gilydd. Camau i’w cymryd: ·
Non Gwilym i ymuno â’r Bwrdd FySenedd i gefnogi cyfathrebu effeithiol. ·
Dave Tosh a Gareth Watts i godi ymwybyddiaeth a dealltwriaeth drwy’r
sefydliad o’r ffordd y mae’r prosiect rheoli Hyblyg yn gweithio, gan gynnwys yr
angen i roi sylw i faterion llywodraethu, cyn i’r staff gymryd rhan. ·
Dave Tosh i sicrhau bod y gwasanaethau cymorth, yr Adran Adnoddau Dynol a’r
Adran Rheoli Ystadau a Chyfleusterau yn benodol, yn cael eu paratoi ar gyfer y
gwaith canlyniadol a fydd yn deillio yn sgîl y rhaglen. ·
Pob maes gwasanaeth i ystyried yr adnoddau sydd eu hangen arnynt i gefnogi
a chyflwyno’r rhaglen, ac i’w cynnwys yng nghynlluniau gwasanaethau a thimau,
ac mewn amcanion staff. ·
Caiff y newyddion diweddaraf am y rhaglen ei gyhoeddi’n fewnol, gyda’r tabl
‘trosi ein gweledigaeth yn welliannau ymarferol’ a’r ‘porth personol’ yn helpu
staff i ddeall y manteision ymarferol yn well. ·
Penaethiaid Gwasanaeth i drefnu i gyfathrebu â staff drwy gyfarfodydd tîm
neu gan gyfeirio at y diweddariad ar-lein. Llongyfarchodd Claire Clancy y tîm ar y gwaith da iawn a wnaed hyd yma. |
|
Strategaeth Ymgysylltu â’r Cyhoedd ar gyfer y Pumed Cynulliad Cofnodion: Croesawyd Kevin Davies i’r cyfarfod a, chyda Non Gwilym, amlinellodd y
fframwaith newydd i ddarparu nod strategol y Comisiwn o ymgysylltu â’r cyhoedd
yn y Pumed Cynulliad, gyda gweithgareddau a mentrau i adeiladu ar y llwyddiant
a gafwyd yn ystod y Pedwerydd Cynulliad. Dros y flwyddyn ddiwethaf, gwnaed
gwaith ar gyfer meincnodi o ran sefydliadau eraill sydd ag arbenigedd yn y maes
hwn. Nid yw seneddau eraill wedi gwneud hyn eto. Roedd y strategaeth i gael ei chyflwyno i’r Comisiynwyr, a gofynnwyd i’r
Bwrdd Rheoli wneud sylwadau ac ystyried unrhyw weithgaredd ar lefel uchel nad
oedd wedi’i nodi yn y papur hyd yma. Ystyriodd y Bwrdd weithgareddau yn ymwneud â chyfrifoldebau cymdeithasol
corfforaethol a pha mor uchelgeisiol y gallai’r Cynulliad fod o ran cynnig budd
o’r naill ochr i’r llall i sefydliadau allanol, sy’n cyfrannu drwy sesiynau
tystiolaeth y pwyllgor, sgyrsiau rhwydwaith, ac ati. Cydnabuwyd mai’r cyfraniad
yr oedd y Cynulliad yn ei gyflawni oedd gwell gwasanaethau cyhoeddus a gwell
deddfwriaeth drwy graffu. Roedd y
Gwasanaeth Adnoddau Dynol eisoes yn darparu rhai gweithgareddau’n ymwneud â
chyfrifoldebau cymdeithasol corfforaethol. Mae argymhellion y Bwrdd yn cynnwys: ·
ychwanegu rhagor o gyd-destun o ran cryfderau a gwendidau, tueddiadau i
ymateb i, ac hefyd amlinellu lefelau; ·
gan gynnwys y cysylltiadau clir â’r rhaglen FySenedd; ·
aildrefnu’r cynnwys i dynnu sylw at faint sydd eisoes wedi’i wneud; ·
sefydlu rhai dulliau ansoddol o werthuso, i benderfynu ar effeithiolrwydd;
a ·
chan fod canlyniadau ar gyfer y ffordd y mae pwyllgorau’n gweithredu, ei
bod yn bwysig i weithio gyda’r cadeiryddion pwyllgorau i sicrhau y byddai’r
strategaeth honno’n cael ei chyflawni. Camau i’w cymryd ·
Anna Daniel a Non Gwilym i ddarparu rhagor o fanylion am y cysylltiadau â’r
rhaglen FySenedd. ·
Lowri Williams i ystyried y cyfrifoldebau cymdeithasol corfforaethol presennol
a sut i’w halinio’n well â gwaith y Cynulliad. Diolchodd y Bwrdd i Non a Kevin am y gwaith da a wnaed hyd yma. |
|
Adroddiad Rheolaeth Ariannol – Rhagfyr 2016 Papur i’w nodi Cofnodion: Amlinellodd Claire Clancy y sefyllfa ariannol ar hyn o bryd, a nododd fod y
Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn edrych ar y pwysau ar gyfer y flwyddyn ariannol
bresennol a’r nesaf. Hon yw’r flwyddyn fwyaf heriol, oherwydd gwaith ar raddfa
fawr a gofynion ychwanegol o ran adnoddau a nodwyd yn dilyn y broses cynllunio
cynhwysedd. Gofynnwyd i’r Bwrdd sicrhau bod y tîm Cyllid yn cael y rhagolygon cywir,
diweddaraf gan y meysydd gwasanaeth, a nodwyd y dylid meddwl yn gynnar o ran y
cynlluniau capasiti, ac adnabod yn gynnar unrhyw fentrau newydd ar y gorwel. Mae’r gwaith ar y strwythur pwyllgorau ar y trywydd iawn. |
|
Unrhyw fater arall Cofnodion: Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 2 Chwefror. |