Trwy barhau i ddefnyddio'r wefan, rydych yn cytuno i osod nifer fechan o gwcis. Polisi cwcis

Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

 

 

2.

Nodyn cyfathrebu i staff – Kathryn Potter

Cofnodion:

Cytunodd Kathryn Potter i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

 

 

3.

Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cofnodion:

Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli ar 12 Ionawr, gyda phwynt o eglurhad ynghylch y camau gweithredu ar FySenedd, sef y byddai Non Gwilym yn wahoddai sefydlog i Fwrdd FySenedd, a hynny er mwyn gwella'r broses integreiddio mewn perthynas â chynllunio gwasanaethau cyfathrebu.

 

 

4.

System Gyllid Newydd – Cyflwyno Microsoft Dynamics NAV

Cyflwyniad

 

Cofnodion:

Croesawodd y Bwrdd Robin Parkin ac Yvonne Jennings i'r cyfarfod i arddangos y system gyllid newydd, sef Microsoft Dynamics NAV. Bydd y system hon yn disodli'r system bresennol ar ddechrau mis Ebrill 2017. Bydd y system yn ddwyieithog a bydd ganddi nodwedd hunanwasanaeth integredig at ddibenion adrodd, a'r gallu i ddarparu gwybodaeth fanwl am wariant ymrwymedig. Bydd ail becyn adrodd ar gael yn ystod cam II o'r broses gyflwyno.  Bydd data trafodaethol o'r system bresennol sydd wedi'u cysoni yn cael eu mewnforio at ddibenion cadw gwybodaeth sy'n ymwneud â'r gorffennol ac er mwyn hwyluso'r broses o adrodd ar dueddiadau tymor hir.

Yn ogystal â bod yn haws ac yn well i'w defnyddio, gyda nodweddion effeithlonrwydd fel system awtomataidd ar gyfer casglu anfonebau a thaliadau electronig, bydd y system hon yn caniatáu i feysydd gwasanaeth gael mynediad at wybodaeth eu hunain, ac yn galluogi'r tîm Cyllid i newid ei ffocws o gyflawni tasgau llaw i wneud gwaith dadansoddi a darparu cymorth.

Ar hyn o bryd, mae'r prosiect yn destun profion ymhlith defnyddwyr arfaethedig y system newydd. Bydd staff ym maes gwasanaeth cyllid yn cael eu hyfforddi ym mis Mawrth, yn nes at yr adeg pan fydd angen iddynt ddefnyddio'r system, a bydd hyfforddiant yn cael ei ddarparu ymhlith timau unigol er mwyn diwallu eu hanghenion penodol.

 

 

5.

Gwariant 2017-18

Y wybodaeth ddiweddaraf i ddilyn ar lafar/mewn papur

 

Cofnodion:

Nododd Claire Clancy fod yr Adroddiad Rheoli Cyllid ar gyfer mis Ionawr 2017 wedi cael ei gynhyrchu ar 1 Chwefror, a nododd ei bod yn gwerthfawrogi hynny. Yna, gwnaeth Nia Morgan gyflwyniad i'r Bwrdd ynghylch y manylion gwariant ar gyfer y flwyddyn ariannol gyfredol ac ar gyfer 2017-18.

Amlinellodd Nia y pwysau sydd ar gyllidebau ar hyn o bryd a'r camau gweithredu y gellir eu cymryd i liniaru'r risgiau ar ddiwedd y flwyddyn, a'r pwysau ar gyllidebau'r dyfodol.

Mewn perthynas â chyllideb 2017-18, bydd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn craffu ar nifer o gostau sylweddol ac amrywiol, gyda golwg ar nodi meysydd lle gellir cyflawni arbedion cost a'u blaenoriaethu, ac asesu effaith cynllunio capasiti. Roedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi cytuno i beidio â chyflwyno cyllideb atodol eleni, a hynny er mwyn caniatáu amser ar gyfer sicrhau bod y ffigurau a amcangyfrifir ar hyn o bryd yn fwy cywir.

CAMAU GWEITHREDU: Gofynnwyd i'r Penaethiaid Gwasanaeth gymryd y camau a ganlyn:

·                rhoi gwybod i'r tîm cyllidebau am unrhyw newidiadau sy'n cael eu gwneud o ddydd i ddydd o ran eu gwariant arfaethedig ar gyfer y flwyddyn gyfredol, a hynny er mwyn sicrhau y gellid gwneud penderfyniadau deallus ynghylch gwariant ar brosiectau a gynlluniwyd.

·                rhoi gwybodaeth i Gyfarwyddwyr am eitemau y bwriedir eu cynnwys yng nghyllideb 2017-18, o ran amseru, blaenoriaethu a'r risgiau sy'n gysylltiedig â pheidio â bwrw ymlaen.

Bydd y Comisiwn yn ystyried cyllideb 2017-18 mewn cyfarfod yn y dyfodol.

 

 

6.

Y Wybodaeth Ddiweddaraf am Risgiau Corfforaethol

Papur 2 – Risg Corfforaethol

Papur 2 – Atodiad A – Crynodeb Risg

                Atodiad B – Risgiau Corfforaethol wedi’u nodi

      Atodiad C – Ymateb Negyddol Tuag At Gynyddu Maint y Cynulliad

      Atodiad D – Ffurflen Asesu Risg – Bygythiadau Seiber

      Atodiad E  - Ffurflen Asesu Risg - Pwysau Cyllidebol Cynyddol

      Atodiad F – Asesiad Manwl o Risgiau’n ymwneud a Llety  

Cofnodion:

Adolygodd y Bwrdd Rheoli risgiau corfforaethol presennol y Cynulliad a'r risgiau sy'n dod i'r amlwg. Mae'r gofrestr risg yn adlewyrchu'r statws cyfredol o ran risgiau, a'r newidiadau y cytunwyd arnynt yn y cyfarfod a gynhaliwyd ar 12 Rhagfyr 2016. Cytunwyd ar y rhain, ond gofynnwyd am y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch dynodiad yr ystâd o ran diogelwch.

Cytunodd y Bwrdd ar yr argymhellion a ganlyn:

·                cadw'r risg ynghylch newid enw'r Cynulliad ar y gofrestr gorfforaethol, ond bod y dull o reoli'r risg yn ymgorffori bod yn rhagweithiol ynghylch annog y rhai sydd â barn gadarnhaol am y newidiadau i sicrhau bod eu lleisiau'n cael eu clywed;

·                ychwanegu bygythiadau seiber at y gofrestr gorfforaethol;

·                ychwanegu'r risgiau sy'n deillio o bwysau ariannol ac sy'n ymwneud ag enw da'r sefydliad i'r gofrestr gorfforaethol, ond eu haralleirio fel eu bod yn ymestyn y tu hwnt i'r rhaglen ddiwygio;

·                dileu'r risg sy'n ymwneud â "setliad" Bil Cymru o'r gofrestr gorfforaethol a rheoli risgiau ar lefel gwasanaeth.

·                ychwanegu cynigion sy'n ymwneud â llety i'r gofrestr gorfforaethol. Bydd y cam hwn yn destun archwiliad beirniadol yn ystod cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ar 6 Chwefror.

 

 

7.

Dangosfwrdd Adnoddau Dynol (Hydref-Rhagfyr 2016)

Papur 3 – Dangosfwrdd y Bwrdd Rheoli Rhagfyr 2016

Cofnodion:

Cyflwynodd Lowri Williams ddangosfwrdd chwarterol yr adran Adnoddau Dynol, a oedd yn cynnwys gwybodaeth amrywiol am lefelau staffio ac absenoldeb y sefydliad. Cafodd y Bwrdd drosolwg o'r sefydliad, ynghyd â chyfle i nodi unrhyw faterion.

Yn dilyn y broses o gynllunio capasiti'r sefydliad a gweithredu'r cynllun ymadael gwirfoddol, bu gostyngiad yn nifer y staff ym mis Mai 2016, ond cynnydd ar ôl hynny, yn unol â'r disgwyliadau, gyda llai o newidiadau o ran y staff. Roedd y sefyllfa o ran absenoldeb wedi gwella, er bod cynnydd sydyn wedi digwydd ym mis Ionawr, yn debyg i'r cynnydd sydyn a gafwyd ym mis Chwefror y llynedd.

Bydd eglurhad pellach yn cael ei ychwanegu at y dangosfwrdd er mwyn sicrhau mwy o eglurder ynghylch y data.

 

 

7.

Unrhyw fater arall

Cofnodion:

Byddai cylch arall o waith cynllunio capasiti ym mis Mawrth. Gofynnwyd i'r Penaethiaid Gwasanaeth ddarparu manylion i Nia Morgan ynghylch unrhyw eitemau a fydd yn effeithio ar gostau.  Bydd Lowri Williams a Gareth Watts yn darparu gwybodaeth at ddibenion paratoi ar gyfer y broses hon maes o law.

Bydd y cyfarfod nesaf, sef sesiwn her ar y Datganiad Llywodraethu, yn cael ei gynnal ar 6 Chwefror. Bydd Hugh Widdis, un o gynghorwyr annibynnol y Cynulliad, yn bresennol.

 

 

 

 

 

Rydych chi yma :

  1. Hafan
  2. Busnes y Cynulliad

Partneriaid a Helpu