Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd
ymddiheuriadau gan Anna Daniel (Pennaeth
Trawsnewid Strategol) a Nia Morgan (Pennaeth Gwasanaethau Ariannol) Ni chafwyd
datganiadau o fuddiant. |
|
Nodyn cyfathrebu i staff - Mark Neilson Cofnodion: Cytunodd
Mark Neilson i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen
newyddion. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cytunwyd
fod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 2 Mawrth yn gywir. |
|
Adolygiad Cynllunio Capasiti Interim Cofnodion: Cyn y flwyddyn ariannol newydd ac yn y canolbwynt rhwng
yr ymarferion Cynllunio Gwasanaeth a Chapasiti Blynyddol, roedd y Bwrdd Rheoli
wedi neilltuo'r cyfarfod i Adolygiad Cynllunio Capasiti interim. Amcanion yr
adolygiad oedd gwirio cynnydd y penderfyniadau a wnaed fis Hydref y llynedd a
thrafod unrhyw ofynion newydd a hanfodol sydd wedi codi ers hynny, sy'n gofyn am
benderfyniad cyn yr adolygiad blynyddol nesaf. Roedd y Cyfarwyddiaethau wedi paratoi nodyn i'w gyflwyno yn y cyfarfod:
Rhoddodd Claire Clancy y cyd-destun ar gyfer y cyfarfod,
i roi cefndir i'r holl benderfyniadau ar gynllunio capasiti, gan nodi ei fod
wedi bod yn flwyddyn o dwf parhaus yn y sefydliad. Roedd wedi bod yn bosibl hyd
yma i ddal i fyny â'r galw ond roedd yn dod yn fwy anodd, gyda gwaith newydd yn
ymddangos yn gyflym. Byddai cyllideb y flwyddyn nesaf yn dynnach nag mewn
blynyddoedd blaenorol ac, yn y gorffennol mae wedi bod yn bosibl darparu'r holl
bethau a gynlluniwyd. Mae costau eleni wedi'u symud yn fwriadol i'r flwyddyn
ariannol nesaf er mwyn aros o fewn cyllideb 2016-17. Canlyniad hyn fyddai
tynhau cyllideb y flwyddyn nesaf. Roedd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi wedi penderfynu peidio
â gwneud unrhyw waith tuag at gyllideb atodol ym mis Mehefin ond ystyried yr
opsiwn hwnnw eto ar gyfer mis Ionawr 2018. I baratoi ar gyfer y Datganiad Llywodraethu ar gyfer yr
Adroddiad Blynyddol a gyhoeddwyd ym mis Gorffennaf, roedd pwyslais mawr ar
bwysau sy'n cystadlu. Felly, roedd angen gwneud dewisiadau darbodus ac
effeithlon ar y gyllideb, gan sicrhau eu bod yn gadarn ac nad ydym yn talu
costau nad ydynt yn hollol angenrheidiol, ac yn ystyried ffyrdd eraill o
ddiwallu anghenion o ran adnoddau. Gofynnodd Claire i'r Cyfarwyddwyr amlinellu'r canlynol yn
fyr: ·
cyfanswm y ceisiadau newydd am adnoddau; ·
blaenoriaethu, gan gynnwys gyrwyr a thystiolaeth am pam y
dylai'r swyddi newydd fod yn flaenoriaeth uchel i'r sefydliad; ac ·
awgrymiadau am waith y gellid ei atal, ei newid neu ei
gyflwyno'n wahanol er mwyn rhyddhau adnoddau. Gwasanaethau'r
Comisiwn Amlinellodd Craig Stephenson gais Cyfarwyddiaeth
Gwasanaethau'r Comisiwn. Roedd rôl Cyfathrebu Mewnol yn cael ei datblygu ar hyn
o bryd ond nid oedd yn rhan o'r cais eto. Roedd Cymorth Busnes i'r Aelodau yn
profi uchafbwynt yn y galw ac roedd ystyriaeth yn cael ei rhoi i ffyrdd o
weithio, yn enwedig ar faterion Adnoddau Dynol, i ddiwallu'r anghenion. Bu cynnydd o 15 y cant yn y galw am gyfieithu ar y pryd a
Chofnod y Trafodion. Roedd staff a oedd yn aml-fedrus yn cael eu tynnu i mewn i
gefnogi'r gwaith, gan arwain at lai o gyfieithwyr testun ac roedd contractwyr
yn llai cost-effeithiol ac roedd ganddynt rai problemau o ran gwydnwch. Roedd y
cynnig ar gyfer hyfforddeion ychwanegol i gefnogi'r gwaith cyfieithu testun. O ganlyniad i adolygiad Cofnod y Trafodion cafwyd
rhywfaint o effeithlonrwydd, gyda rhai gweithgareddau wedi'u hatal; at hynny,
nid oedd staff yn cael eu rhyddhau ar gyfer byrddau recriwtio a bu nifer llai o
secondiadau. Bu cydweithio ar y gwaith digwyddiadau a strwythur arfaethedig a
fyddai'n sicrhau arbedion posibl, lle byddai staff yn y dderbynfa, er
enghraifft, yn cael eu defnyddio'n wahanol er mwyn galluogi mwy o adnoddau yn y
tîm archebu. Y Gyfarwyddiaeth Busnes Amlinellodd Adrian Crompton y swyddi a nododd y prif
flaenoriaethau: ·
Dwy swydd G7 yn y tîm Cyfathrebu (Newyddion a Digidol), a
fyddai ond yn arwain at gost ychwanegol gymharol fach; ·
Swydd HEO yn rheoli'r prosiect Meddalwedd Deddfwriaethol
a swydd yn y Gwasanaeth Trawsnewid Strategol yn cefnogi FySenedd sydd gyfwerth
ag EO/TS; ·
Swydd Dirprwy Gyfarwyddwr sy'n atebol i'r Cyfarwyddwr i
ddarparu cymorth ar lefel uwch oherwydd faint o waith sydd ei angen ar yr
agenda ddiwygio. Sicrhawyd effeithlonrwydd drwy: gyfyngu ar fentrau
arloesol newydd; drwy fod yn fwy llym wrth adolygu effeithlonrwydd a
chanlyniadau; a newid patrymau gwaith i roi hyblygrwydd heb golli
effeithiolrwydd. Roedd angen gwneud gwaith pellach ar ddeddfwriaeth
ategol. Mae tîm ymroddedig wedi bod yn gweithio ar ddeddfwriaeth Aelodau unigol
erioed, ond roedd hefyd yn debygol y byddai deddfwriaeth dan arweiniad y
Comisiwn, ynghyd â deddfwriaeth Pwyllgor, felly roedd angen edrych ar
effeithlonrwydd. Roedd mentrau newydd hefyd o ran adnoddau a gafodd eu gyrru
gan y nod ar gyfer rhagoriaeth seneddol, gan ymgysylltu'n rhagweithiol â
chyfathrebu a datblygu rhwydweithiau gyda sefydliadau ymchwil allanol. Y Gyfarwyddiaeth Adnoddau Amlinellodd Dave Tosh y cynigion newydd, gan gynnwys y
rhai yr ystyriwyd eu bod yn hanfodol: ·
Roedd angen technegydd AV i gwmpasu'r ystafelloedd
pwyllgora newydd, digwyddiadau a swyddogaethau i ategu'r ddau sydd yn y tîm ar
hyn o bryd; ·
Rheolwr adeilad; ·
adnodd uwch pwrpasol ar gyfer recriwtio; ·
swydd hyfforddi a datblygu dros dro i roi amser i
ystyried gofynion. Bydd gwaith ailstrwythuro TGCh yn digwydd, a all arwain
at arbedion ac effeithlonrwydd, gydag ystyriaeth ar draws y Gyfarwyddiaeth o'r
defnydd o oriau hyblyg, gwyliau blynyddol a secondiadau mewnol i sicrhau
arbedion effeithlonrwydd. Crynodeb Rhoddodd Claire Clancy grynodeb drwy gymeradwyo'r Bwrdd
am wneud gwaith da o gyflwyno tystiolaeth ynghylch pam roedd yr adnoddau'n
angenrheidiol a chafodd hynny ei
graffu'n drylwyr o fewn y Cyfarwyddiaethau. Byddai'n rhaid gwneud achos
cymhellol yn y cynigion cyllideb newydd i gwmpasu'r holl ofynion o ran
adnoddau, gyda sail dystiolaeth glir. Byddai'n rhaid dangos yr angen i
fuddsoddi mewn rolau a fyddai'n cynnal ansawdd y gwasanaethau. Byddai angen i'r achos am yr adnoddau dynnu sylw at y
lefelau o alw a phwysau, a'r penderfyniad i gael gwared ar aneffeithlonrwydd
gyda chydweithredu a rheoli prosiectau'n well. Oherwydd oedi gyda recriwtio gall fod yn bosibl bwrw ati
gyda'r holl geisiadau am adnoddau, ond roedd y gwaith mor bwysig i ddyfodol
Cymru y byddai'n ddoeth ystyried cyllideb atodol os bydd angen hynny ym mis
Ionawr ac, os caiff ei chefnogi gan dystiolaeth gadarn, yn seiliedig ar achos,
roedd yn fwy tebygol o gael cefnogaeth gan y Cynulliad. Roedd hefyd yn bwysig ystyried gwendidau peidio â darparu
adnoddau'n briodol neu heb gynllun ymlaen llaw, megis yr effaith ar gymhelliant
a morâl staff. Amlinellodd Claire y camau roedd yn eu hargymell ar gyfer
symud ymlaen gyda'r gwaith capasiti, gan ei gynnwys i gyd yn y gyllideb, ond o
bosibl yn raddol, dros flwyddyn, a ·
Gweithio allan y costau a'r goblygiadau ar gyfer 2017-18; ·
Nodi unrhyw ansicrwydd, a monitro hyd nes nad yw'n
ansicr; ·
Paratoi ar gyfer cyllideb atodol ymhell ymlaen llaw; ·
Rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i Suzy Davies, Comisiynydd,
am y cynlluniau; ·
Bod yn dryloyw gyda'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r
Pwyllgor Cyllid; ·
Cadw'r gweithlu'n effeithiol, o bosibl drwy ddefnyddio
VES, recriwtio i swyddi rhan-amser neu swyddi tymor yn unig a chyfateb sgiliau
i dasgau. Mae'n amlwg y bydd angen ystyried y diwygio
cyfansoddiadol, etholiadol, a'r gwaith o ran gadael yr Undeb Ewropeaidd sydd ar
y gorwel. Mae gwaith ar y strategaeth gyllidebol ar gyfer 2018-19 wedi dechrau,
ond efallai na fydd digon o wybodaeth am y rhain i gynllunio'n derfynol, felly
bydd cynllunio senario yn rhoi opsiynau a sicrwydd i'r Comisiynwyr. |