Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriadau gan Anna Daniel (Pennaeth Trawsnewid Strategol) a Nia Morgan (Pennaeth Gwasanaethau Ariannol)

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

 

 

2.

Nodyn cyfathrebu i staff - Mark Neilson

Cofnodion:

Cytunodd Mark Neilson i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

 

 

 

3.

Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cofnodion:

Cytunwyd fod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 2 Mawrth yn gywir.

 

 

4.

Adolygiad Cynllunio Capasiti Interim

Cofnodion:

Cyn y flwyddyn ariannol newydd ac yn y canolbwynt rhwng yr ymarferion Cynllunio Gwasanaeth a Chapasiti Blynyddol, roedd y Bwrdd Rheoli wedi neilltuo'r cyfarfod i Adolygiad Cynllunio Capasiti interim. Amcanion yr adolygiad oedd gwirio cynnydd y penderfyniadau a wnaed fis Hydref y llynedd a thrafod unrhyw ofynion newydd a hanfodol sydd wedi codi ers hynny, sy'n gofyn am benderfyniad cyn yr adolygiad blynyddol nesaf.

Roedd y Cyfarwyddiaethau wedi paratoi nodyn i'w gyflwyno yn y cyfarfod:

  • y cynnydd a wnaed wrth benodi i'r swyddi hynny a gymeradwywyd yn yr ymarferion Cynllunio Gwasanaeth a Chapasiti Blynyddol nad yw penodiadau wedi'u gwneud eto, manylion am pam ac a oedd yr achos dros y swydd yn parhau'n ddilys;
  • unrhyw ofynion newydd o ran adnoddau sy'n codi ers yr ymarfer gwasanaeth a capasiti blynyddol diwethaf ac sydd angen penderfyniad ar unwaith, ynghyd ag achos busnes ategol; a
  • trafod unrhyw heriau disgwyliedig o ran capasiti, gan edrych ymlaen at yr ymarfer gwasanaeth a chapasiti blynyddol nesaf.

 

Rhoddodd Claire Clancy y cyd-destun ar gyfer y cyfarfod, i roi cefndir i'r holl benderfyniadau ar gynllunio capasiti, gan nodi ei fod wedi bod yn flwyddyn o dwf parhaus yn y sefydliad. Roedd wedi bod yn bosibl hyd yma i ddal i fyny â'r galw ond roedd yn dod yn fwy anodd, gyda gwaith newydd yn ymddangos yn gyflym.

Byddai cyllideb y flwyddyn nesaf yn dynnach nag mewn blynyddoedd blaenorol ac, yn y gorffennol mae wedi bod yn bosibl darparu'r holl bethau a gynlluniwyd. Mae costau eleni wedi'u symud yn fwriadol i'r flwyddyn ariannol nesaf er mwyn aros o fewn cyllideb 2016-17. Canlyniad hyn fyddai tynhau cyllideb y flwyddyn nesaf.

Roedd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi wedi penderfynu peidio â gwneud unrhyw waith tuag at gyllideb atodol ym mis Mehefin ond ystyried yr opsiwn hwnnw eto ar gyfer mis Ionawr 2018.

I baratoi ar gyfer y Datganiad Llywodraethu ar gyfer yr Adroddiad Blynyddol a gyhoeddwyd ym mis Gorffennaf, roedd pwyslais mawr ar bwysau sy'n cystadlu. Felly, roedd angen gwneud dewisiadau darbodus ac effeithlon ar y gyllideb, gan sicrhau eu bod yn gadarn ac nad ydym yn talu costau nad ydynt yn hollol angenrheidiol, ac yn ystyried ffyrdd eraill o ddiwallu anghenion o ran adnoddau.

Gofynnodd Claire i'r Cyfarwyddwyr amlinellu'r canlynol yn fyr:

·              cyfanswm y ceisiadau newydd am adnoddau;

·              blaenoriaethu, gan gynnwys gyrwyr a thystiolaeth am pam y dylai'r swyddi newydd fod yn flaenoriaeth uchel i'r sefydliad; ac 

·              awgrymiadau am waith y gellid ei atal, ei newid neu ei gyflwyno'n wahanol er mwyn rhyddhau adnoddau.

Gwasanaethau'r Comisiwn

Amlinellodd Craig Stephenson gais Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau'r Comisiwn. Roedd rôl Cyfathrebu Mewnol yn cael ei datblygu ar hyn o bryd ond nid oedd yn rhan o'r cais eto. Roedd Cymorth Busnes i'r Aelodau yn profi uchafbwynt yn y galw ac roedd ystyriaeth yn cael ei rhoi i ffyrdd o weithio, yn enwedig ar faterion Adnoddau Dynol, i ddiwallu'r anghenion.

Bu cynnydd o 15 y cant yn y galw am gyfieithu ar y pryd a Chofnod y Trafodion. Roedd staff a oedd yn aml-fedrus yn cael eu tynnu i mewn i gefnogi'r gwaith, gan arwain at lai o gyfieithwyr testun ac roedd contractwyr yn llai cost-effeithiol ac roedd ganddynt rai problemau o ran gwydnwch. Roedd y cynnig ar gyfer hyfforddeion ychwanegol i gefnogi'r gwaith cyfieithu testun.

O ganlyniad i adolygiad Cofnod y Trafodion cafwyd rhywfaint o effeithlonrwydd, gyda rhai gweithgareddau wedi'u hatal; at hynny, nid oedd staff yn cael eu rhyddhau ar gyfer byrddau recriwtio a bu nifer llai o secondiadau. Bu cydweithio ar y gwaith digwyddiadau a strwythur arfaethedig a fyddai'n sicrhau arbedion posibl, lle byddai staff yn y dderbynfa, er enghraifft, yn cael eu defnyddio'n wahanol er mwyn galluogi mwy o adnoddau yn y tîm archebu.

Y Gyfarwyddiaeth Busnes

Amlinellodd Adrian Crompton y swyddi a nododd y prif flaenoriaethau:

·              Dwy swydd G7 yn y tîm Cyfathrebu (Newyddion a Digidol), a fyddai ond yn arwain at gost ychwanegol gymharol fach;

·              Swydd HEO yn rheoli'r prosiect Meddalwedd Deddfwriaethol a swydd yn y Gwasanaeth Trawsnewid Strategol yn cefnogi FySenedd sydd gyfwerth ag EO/TS;

·              Swydd Dirprwy Gyfarwyddwr sy'n atebol i'r Cyfarwyddwr i ddarparu cymorth ar lefel uwch oherwydd faint o waith sydd ei angen ar yr agenda ddiwygio.

Sicrhawyd effeithlonrwydd drwy: gyfyngu ar fentrau arloesol newydd; drwy fod yn fwy llym wrth adolygu effeithlonrwydd a chanlyniadau; a newid patrymau gwaith i roi hyblygrwydd heb golli effeithiolrwydd.

Roedd angen gwneud gwaith pellach ar ddeddfwriaeth ategol. Mae tîm ymroddedig wedi bod yn gweithio ar ddeddfwriaeth Aelodau unigol erioed, ond roedd hefyd yn debygol y byddai deddfwriaeth dan arweiniad y Comisiwn, ynghyd â deddfwriaeth Pwyllgor, felly roedd angen edrych ar effeithlonrwydd. Roedd mentrau newydd hefyd o ran adnoddau a gafodd eu gyrru gan y nod ar gyfer rhagoriaeth seneddol, gan ymgysylltu'n rhagweithiol â chyfathrebu a datblygu rhwydweithiau gyda sefydliadau ymchwil allanol.

Y Gyfarwyddiaeth Adnoddau

Amlinellodd Dave Tosh y cynigion newydd, gan gynnwys y rhai yr ystyriwyd eu bod yn hanfodol:

·              Roedd angen technegydd AV i gwmpasu'r ystafelloedd pwyllgora newydd, digwyddiadau a swyddogaethau i ategu'r ddau sydd yn y tîm ar hyn o bryd;

·              Rheolwr adeilad;

·              adnodd uwch pwrpasol ar gyfer recriwtio;

·              swydd hyfforddi a datblygu dros dro i roi amser i ystyried gofynion.

Bydd gwaith ailstrwythuro TGCh yn digwydd, a all arwain at arbedion ac effeithlonrwydd, gydag ystyriaeth ar draws y Gyfarwyddiaeth o'r defnydd o oriau hyblyg, gwyliau blynyddol a secondiadau mewnol i sicrhau arbedion effeithlonrwydd.

Crynodeb

Rhoddodd Claire Clancy grynodeb drwy gymeradwyo'r Bwrdd am wneud gwaith da o gyflwyno tystiolaeth ynghylch pam roedd yr adnoddau'n angenrheidiol a chafodd hynny ei graffu'n drylwyr o fewn y Cyfarwyddiaethau. Byddai'n rhaid gwneud achos cymhellol yn y cynigion cyllideb newydd i gwmpasu'r holl ofynion o ran adnoddau, gyda sail dystiolaeth glir. Byddai'n rhaid dangos yr angen i fuddsoddi mewn rolau a fyddai'n cynnal ansawdd y gwasanaethau.

Byddai angen i'r achos am yr adnoddau dynnu sylw at y lefelau o alw a phwysau, a'r penderfyniad i gael gwared ar aneffeithlonrwydd gyda chydweithredu a rheoli prosiectau'n well.

Oherwydd oedi gyda recriwtio gall fod yn bosibl bwrw ati gyda'r holl geisiadau am adnoddau, ond roedd y gwaith mor bwysig i ddyfodol Cymru y byddai'n ddoeth ystyried cyllideb atodol os bydd angen hynny ym mis Ionawr ac, os caiff ei chefnogi gan dystiolaeth gadarn, yn seiliedig ar achos, roedd yn fwy tebygol o gael cefnogaeth gan y Cynulliad.

Roedd hefyd yn bwysig ystyried gwendidau peidio â darparu adnoddau'n briodol neu heb gynllun ymlaen llaw, megis yr effaith ar gymhelliant a morâl staff.

Amlinellodd Claire y camau roedd yn eu hargymell ar gyfer symud ymlaen gyda'r gwaith capasiti, gan ei gynnwys i gyd yn y gyllideb, ond o bosibl yn raddol, dros flwyddyn, a

·              Gweithio allan y costau a'r goblygiadau ar gyfer 2017-18;

·              Nodi unrhyw ansicrwydd, a monitro hyd nes nad yw'n ansicr;

·              Paratoi ar gyfer cyllideb atodol ymhell ymlaen llaw;

·              Rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i Suzy Davies, Comisiynydd, am y cynlluniau;

·              Bod yn dryloyw gyda'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid;

·              Cadw'r gweithlu'n effeithiol, o bosibl drwy ddefnyddio VES, recriwtio i swyddi rhan-amser neu swyddi tymor yn unig a chyfateb sgiliau i dasgau.

Mae'n amlwg y bydd angen ystyried y diwygio cyfansoddiadol, etholiadol, a'r gwaith o ran gadael yr Undeb Ewropeaidd sydd ar y gorwel. Mae gwaith ar y strategaeth gyllidebol ar gyfer 2018-19 wedi dechrau, ond efallai na fydd digon o wybodaeth am y rhain i gynllunio'n derfynol, felly bydd cynllunio senario yn rhoi opsiynau a sicrwydd i'r Comisiynwyr.