Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynadledda D - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

 

 

2.

Nodyn cyfathrebu i'r staff - Dave Tosh

Cofnodion:

Cytunodd Dave Tosh i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

 

 

3.

Cofnodion Cyfarfod 22 Mehefin a 6 Gorffennaf

Cofnodion:

Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 22 Mehefin yn gywir.  Roedd angen eglurhad yng nghofnodion 6 Gorffennaf ac fe fyddai'n cael ei glirio y tu allan i'r cyfarfod.

 

 

4.

Rhaglen Ddrafft Gwaith Rhyngwladol

Cofnodion:

Croesawodd Manon Al Davies i'r cyfarfod i gyflwyno'r rhaglen waith ar gyfer 2017-2020. Y bwriad oedd ategu'r Fframwaith ar gyfer Ymgysylltu Rhyngwladol y Cynulliad yn ystod y Pumed Cynulliad, a gafodd ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 15 Mai, ac a oedd wedi'i lunio i adlewyrchu'r Cynulliad fel deddfwrfa ryngwladol fach ond blaengar ac arloesol a oedd yn agored ac yn edrych tuag allan. Roedd y rhaglen waith arfaethedig yn ddigon hyblyg i wneud lle ar gyfer ymgysylltu a gweithgareddau ychwanegol yn ôl yr angen, gan fod angen rhoi ystyriaeth i effaith Brexit a chysylltiadau eraill.

Roedd gwerth am arian bob amser yn cael ei ystyried yn y rhaglen gynllunio, er mai fersiwn drafft iawn ydyw ar hyn o bryd ac nad oes manylion cyllideb manwl ond fe fyddai'n cael ei chyflwyno o fewn y gyllideb ymgysylltu bresennol.

Gwahoddwyd y Bwrdd Rheoli i drafod ac awgrymu newidiadau neu ychwanegiadau i'r rhaglen waith.

Cytunodd y Bwrdd fod y rhaglen waith yn cynnig gwerth am arian, gan argymell y gallai staff presennol sy'n siarad ieithoedd eraill gael eu defnyddio i helpu'r tîm rhyngwladol.

 

 

5.

Blaenoriaethu corfforaethol a chyfathrebu - trafodaeth

Eitem lafar

 

Cofnodion:

Yn gysylltiedig â sefyllfa'r gyllideb, arweiniodd Dave Tosh drafodaeth ar syniadau cychwynnol ar sut i wella blaenoriaethu buddsoddiad, yn dilyn ceisiadau gan y Comisiwn a'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ACARAC) am fwy o dryloywder wrth wneud penderfyniadau. Roedd ef a Gareth Watts yn datblygu cyfres o feini prawf i ddangos dull blaenoriaethu arfaethedig - ffordd o wahaniaethu ar y cyd rhwng blaenoriaethau a'u rhoi mewn trefn.

Byddai cyfres o gynigion yn cael eu cyflwyno i'r Bwrdd Rheoli eu hystyried, gan gynnwys proses ansoddol o wneud penderfyniadau i helpu i flaenoriaethu a rhoi sicrwydd i randdeiliaid ar sut penderfynwyd ar y blaenoriaethau.

CAM I’W GYMRYD: Penaethiaid i adolygu sut maent yn cyflawni eu cynlluniau gwasanaeth ar hyn o bryd, i weld a ellid gwneud pethau'n wahanol i ryddhau adnoddau, neu beidio â'u gwneud o gwbl er mwyn rhoi lle i flaenoriaethau newydd, gan ystyried effaith ar wasanaethau eraill.

Yna trafododd y bwrdd y cynllun ar gyfer y cyfarfod i'r holl staff i'w gynnal ar 21 Gorffennaf.

 

 

6.

Adroddiad Rheolaeth Ariannol - Mehefin 2017

Cofnodion:

Trafododd y Bwrdd Rheoli yr Adroddiad Rheolaeth Ariannol ar gyfer mis Mehefin. Roedd pwysau parhaus ar y gyllideb a disgwylir iddynt barhau am weddill y flwyddyn ariannol hon. Ailadroddodd Nia yr angen am reolaeth ofalus o gyllidebau a chynlluniau buddsoddi. Roedd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi (IRB) yn cwrdd ym mis Awst i ganolbwyntio ar gynlluniau capasiti, gofynion adnoddau a phrosiectau buddsoddi arfaethedig eleni, gyda'r bwriad o gytuno ar y blaenoriaethau absoliwt ar gyfer buddsoddi, tra'n cadw rhywfaint o gapasiti ariannol ar gyfer anghenion annisgwyl. Cytunwyd y byddai'n ddefnyddiol cynnal Bwrdd Rheoli arall cyn yr IRB er mwyn asesu blaenoriaethau cymharol ar draws yr holl anghenion buddsoddi. Byddai'r cyfarfodydd hyn hefyd yn sail ar gyfer trafodaeth bellach gyda Chomisiynwyr ar y cynigion cyllideb manwl yn y dyfodol, blaenoriaethau ac amserlenni.

CAM I’W GYMRYD: Penaethiaid a Chyfarwyddwyr i roi crynodeb o sefyllfa'r asesiad diwethaf ar gyfer gofynion adnoddau a nodwyd yn ymarfer cynllunio capasiti mis Mawrth, gan amlygu beth sy'n dal i fod yn hanfodol a beth sydd wedi newid, a oes ffyrdd eraill o gyflawni'r adnoddau nad oes eu hangen mwyach, a risgiau a goblygiadau.

 

 

7.

Canlyniadau'r Arolwg Staff

Cofnodion:

Trafododd y Bwrdd ganlyniadau'r chweched arolwg staff gan drafod cynlluniau i ymateb i'r canfyddiadau. Bu'n arolwg cadarnhaol o ystyried y pwysau sydd ar staff o fewn yr hinsawdd o newid cyfansoddiadol sylweddol ac ansicrwydd. Roedd arolwg 2017 yn seiliedig ar gwestiynau a ddewiswyd o Arolwg Pobl y Gwasanaeth Sifil ac yn union yr un fath ag arolygon 2016 a 2015 er mwyn cymharu dros amser a meincnodi â sefydliadau eraill y sector cyhoeddus. Roedd yr uchafbwyntiau yn cynnwys cyfradd ymateb o 82% a sgôr mynegai ymgysylltu o 74%, y ddau yn sylweddol uwch na sgorau'r Gwasanaeth Sifil o 65% a 59% yn y drefn honno.

Byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno'n fewnol i staff ar 21 Gorffennaf a byddai adroddiadau data yn benodol ar gyfer gwasanaethau ar gael i Benaethiaid yn fuan.

 

 

8.

Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

Cynhaliodd y Bwrdd Rheoli ei adolygiad rheolaidd o'r gofrestr risg gorfforaethol, a oedd wedi'i diweddaru i adlewyrchu statws presennol y risgiau.

Yn ei gyfarfod ym mis Mehefin, roedd ACARAC wedi adolygu'r gofrestr risg gryno gan nodi'r symudiad mewn risgiau, a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am y trafodaethau parhaus yn y Bwrdd Rheoli ar effaith gyfunedig y risgiau a wynebir. Yn ogystal, cynhaliwyd archwiliad critigol o barodrwydd y sefydliad ar gyfer y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a fydd yn dod i rym ym mis Mai 2018. Roedd ACARAC yn fodlon ar y cynllun gweithredu, gan ddweud ei fod mewn lle da o gymharu â sefydliadau eraill.

Cytunodd y Bwrdd ar y newidiadau a'r argymhellion a gynigiwyd.

 

 

9.

Argymhellion y Tasglu Digidol - ein hymateb

Papur I ddilyn

 

Cofnodion:

Rhoddwyd cyflwyniad i'r Comisiynwyr ar 17 Gorffennaf i adolygu argymhellion y Tasglu Digidol. Mae gwaith pellach yn cael ei wneud yn awr i ystyried y gost a'r adnoddau angenrheidiol i weithredu argymhellion unigol. Byddai gwybodaeth fanylach ar agweddau ymarferol a goblygiadau adnoddau yn cael eu cyflwyno i'r Comisiynwyr yn yr hydref er mwyn galluogi iddynt ymateb.

CAM I’W GYMRYD: Non Gwilym i ddosbarthu'r gwaith hwnnw maes o law er mwyn cael sylwadau.

 

 

10.

Grid Cynllunio Cyfathrebu

Cyflwyniad

 

Cofnodion:

Cyflwynodd Non Gwilym grid cyfathrebu a fydd yn cael ei rannu â'r Bwrdd Rheoli yn rheolaidd i'w hystyried, fel ffordd o edrych ymlaen at eitemau newyddion lle mae angen cynllunio rhagweithiol ar eu cyfer.

CAM I’W GYMRYD: Penaethiaid i adolygu ac ystyried unrhyw ychwanegiadau sydd angen mwy o gyhoeddusrwydd neu sy'n deilwng o fod yn newyddion.

 

 

11.

Unrhyw fater arall

Cofnodion:

Rhoddodd Chris Warner wybod i'r Bwrdd bod y Llyfrgell Genedlaethol wedi cadarnhau ei bod wedi sefydlu archif Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Diolchodd i bawb a gyfrannodd at y gwaith hwnnw.

 

 

12.

Papur i'w nodi: Blaenraglen waith y Bwrdd Rheoli