Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynadledda D - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau. |
|
Nodyn cyfathrebu i'r staff - Dave Tosh Cofnodion: Cytunodd Dave Tosh i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar
gyfer y dudalen newyddion. |
|
Cofnodion Cyfarfod 22 Mehefin a 6 Gorffennaf Cofnodion: Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 22 Mehefin
yn gywir. Roedd angen eglurhad yng
nghofnodion 6 Gorffennaf ac fe fyddai'n cael ei glirio y tu allan i'r cyfarfod. |
|
Rhaglen Ddrafft Gwaith Rhyngwladol Cofnodion: Croesawodd Manon Al Davies i'r cyfarfod i gyflwyno'r rhaglen waith ar gyfer
2017-2020. Y bwriad oedd ategu'r Fframwaith ar gyfer Ymgysylltu Rhyngwladol y
Cynulliad yn ystod y Pumed Cynulliad, a gafodd ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 15
Mai, ac a oedd wedi'i lunio i adlewyrchu'r Cynulliad fel deddfwrfa ryngwladol
fach ond blaengar ac arloesol a oedd yn agored ac yn edrych tuag allan. Roedd y
rhaglen waith arfaethedig yn ddigon hyblyg i wneud lle ar gyfer ymgysylltu a
gweithgareddau ychwanegol yn ôl yr angen, gan fod angen rhoi ystyriaeth i
effaith Brexit a chysylltiadau eraill. Roedd gwerth am arian bob amser yn cael ei ystyried yn y rhaglen gynllunio,
er mai fersiwn drafft iawn ydyw ar hyn o bryd ac nad oes manylion cyllideb
manwl ond fe fyddai'n cael ei chyflwyno o fewn y gyllideb ymgysylltu bresennol. Gwahoddwyd y Bwrdd Rheoli i drafod ac awgrymu newidiadau neu ychwanegiadau
i'r rhaglen waith. Cytunodd y Bwrdd fod y rhaglen waith yn cynnig gwerth am arian, gan
argymell y gallai staff presennol sy'n siarad ieithoedd eraill gael eu
defnyddio i helpu'r tîm rhyngwladol. |
|
Blaenoriaethu corfforaethol a chyfathrebu - trafodaeth Eitem lafar Cofnodion: Yn gysylltiedig â sefyllfa'r gyllideb, arweiniodd Dave Tosh drafodaeth ar
syniadau cychwynnol ar sut i wella blaenoriaethu buddsoddiad, yn dilyn
ceisiadau gan y Comisiwn a'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ACARAC) am fwy
o dryloywder wrth wneud penderfyniadau. Roedd ef a Gareth Watts yn datblygu
cyfres o feini prawf i ddangos dull blaenoriaethu arfaethedig - ffordd o
wahaniaethu ar y cyd rhwng blaenoriaethau a'u rhoi mewn trefn. Byddai cyfres o gynigion yn cael eu cyflwyno i'r Bwrdd Rheoli eu hystyried,
gan gynnwys proses ansoddol o wneud penderfyniadau i helpu i flaenoriaethu a
rhoi sicrwydd i randdeiliaid ar sut penderfynwyd ar y blaenoriaethau. CAM I’W GYMRYD: Penaethiaid i adolygu sut maent yn
cyflawni eu cynlluniau gwasanaeth ar hyn o bryd, i weld a ellid gwneud pethau'n
wahanol i ryddhau adnoddau, neu beidio â'u gwneud o gwbl er mwyn rhoi lle i
flaenoriaethau newydd, gan ystyried effaith ar wasanaethau eraill. Yna trafododd y bwrdd y cynllun ar gyfer y cyfarfod i'r holl staff i'w
gynnal ar 21 Gorffennaf. |
|
Adroddiad Rheolaeth Ariannol - Mehefin 2017 Cofnodion: Trafododd y Bwrdd Rheoli yr Adroddiad Rheolaeth Ariannol ar gyfer mis
Mehefin. Roedd pwysau parhaus ar y gyllideb a disgwylir iddynt barhau am
weddill y flwyddyn ariannol hon. Ailadroddodd Nia yr angen am reolaeth ofalus o
gyllidebau a chynlluniau buddsoddi. Roedd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi (IRB) yn
cwrdd ym mis Awst i ganolbwyntio ar gynlluniau capasiti, gofynion adnoddau a
phrosiectau buddsoddi arfaethedig eleni, gyda'r bwriad o gytuno ar y
blaenoriaethau absoliwt ar gyfer buddsoddi, tra'n cadw rhywfaint o gapasiti ariannol
ar gyfer anghenion annisgwyl. Cytunwyd y byddai'n ddefnyddiol cynnal Bwrdd
Rheoli arall cyn yr IRB er mwyn asesu blaenoriaethau cymharol ar draws yr holl
anghenion buddsoddi. Byddai'r cyfarfodydd hyn hefyd yn sail ar gyfer trafodaeth
bellach gyda Chomisiynwyr ar y cynigion cyllideb manwl yn y dyfodol,
blaenoriaethau ac amserlenni. CAM I’W GYMRYD: Penaethiaid a Chyfarwyddwyr i roi
crynodeb o sefyllfa'r asesiad diwethaf ar gyfer gofynion adnoddau a nodwyd yn
ymarfer cynllunio capasiti mis Mawrth, gan amlygu beth sy'n dal i fod yn
hanfodol a beth sydd wedi newid, a oes ffyrdd eraill o gyflawni'r adnoddau nad
oes eu hangen mwyach, a risgiau a goblygiadau. |
|
Canlyniadau'r Arolwg Staff Cofnodion: Trafododd y Bwrdd ganlyniadau'r chweched arolwg staff gan drafod cynlluniau
i ymateb i'r canfyddiadau. Bu'n arolwg cadarnhaol o ystyried y pwysau sydd ar
staff o fewn yr hinsawdd o newid cyfansoddiadol sylweddol ac ansicrwydd. Roedd
arolwg 2017 yn seiliedig ar gwestiynau a ddewiswyd o Arolwg Pobl y Gwasanaeth
Sifil ac yn union yr un fath ag arolygon 2016 a 2015 er mwyn cymharu dros amser
a meincnodi â sefydliadau eraill y sector cyhoeddus. Roedd yr uchafbwyntiau yn
cynnwys cyfradd ymateb o 82% a sgôr mynegai ymgysylltu o 74%, y ddau yn
sylweddol uwch na sgorau'r Gwasanaeth Sifil o 65% a 59% yn y drefn honno. Byddai'r adroddiad yn cael ei gyflwyno'n fewnol i staff ar 21 Gorffennaf a
byddai adroddiadau data yn benodol ar gyfer gwasanaethau ar gael i Benaethiaid
yn fuan. |
|
Risgiau Corfforaethol Cofnodion: Cynhaliodd y Bwrdd Rheoli ei adolygiad rheolaidd o'r gofrestr risg
gorfforaethol, a oedd wedi'i diweddaru i adlewyrchu statws presennol y risgiau.
Yn ei gyfarfod ym mis Mehefin, roedd ACARAC wedi adolygu'r gofrestr risg
gryno gan nodi'r symudiad mewn risgiau, a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am y
trafodaethau parhaus yn y Bwrdd Rheoli ar effaith gyfunedig y risgiau a
wynebir. Yn ogystal, cynhaliwyd archwiliad critigol o barodrwydd y sefydliad ar
gyfer y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol a fydd yn dod i rym ym mis Mai 2018.
Roedd ACARAC yn fodlon ar y cynllun gweithredu, gan ddweud ei fod mewn lle da o
gymharu â sefydliadau eraill. Cytunodd y Bwrdd ar y newidiadau a'r argymhellion a gynigiwyd. |
|
Argymhellion y Tasglu Digidol - ein hymateb Papur I ddilyn Cofnodion: Rhoddwyd cyflwyniad i'r Comisiynwyr ar 17 Gorffennaf i adolygu argymhellion
y Tasglu Digidol. Mae gwaith pellach yn cael ei wneud yn awr i ystyried y gost
a'r adnoddau angenrheidiol i weithredu argymhellion unigol. Byddai gwybodaeth
fanylach ar agweddau ymarferol a goblygiadau adnoddau yn cael eu cyflwyno i'r
Comisiynwyr yn yr hydref er mwyn galluogi iddynt ymateb. CAM I’W GYMRYD: Non Gwilym i ddosbarthu'r gwaith
hwnnw maes o law er mwyn cael sylwadau. |
|
Grid Cynllunio Cyfathrebu Cyflwyniad Cofnodion: Cyflwynodd Non Gwilym grid cyfathrebu a fydd yn cael ei rannu â'r Bwrdd
Rheoli yn rheolaidd i'w hystyried, fel ffordd o edrych ymlaen at eitemau newyddion
lle mae angen cynllunio rhagweithiol ar eu cyfer. CAM I’W GYMRYD: Penaethiaid i adolygu ac ystyried
unrhyw ychwanegiadau sydd angen mwy o gyhoeddusrwydd neu sy'n deilwng o fod yn
newyddion. |
|
Unrhyw fater arall Cofnodion: Rhoddodd Chris Warner wybod i'r Bwrdd bod y Llyfrgell Genedlaethol wedi
cadarnhau ei bod wedi sefydlu archif Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Diolchodd i
bawb a gyfrannodd at y gwaith hwnnw. |
|
Papur i'w nodi: Blaenraglen waith y Bwrdd Rheoli |