Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriadau gan Anna Daniel (Pennaeth yr adran Trawsnewid Strategol), Nia Morgan (Pennaeth yr adran Gwasanaethau Ariannol) a Mair Parry-Jones (pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi).

 

 

2.

Nodyn i staff

Cofnodion:

Byddai Adrian Crompton yn drafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion i staff.

 

 

3.

Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cofnodion:

Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 20 Gorffennaf yn gywir. 

 

 

4.

Diben y cyfarfod

Cofnodion:

Eglurodd Manon Antoniazzi fod y Llywydd wedi gofyn iddi ffurfioli'r ymarfer cynllunio capasiti sydd ar y gweill ar hyn o bryd er mwyn llywio trafodaethau'r Comisiwn ynghylch ei flaenoriaethau yn yr hydref.  Byddai'r cyfarfod hwn yn cyfrannu at y broses honno drwy adolygu canlyniad y cylch cynllunio gwasanaethau ym mis Mawrth, er mwyn craffu arno'n fanwl a rhoi prawf ar y dadleuon a gyflwynwyd. Diolchodd Manon i bawb am eu gwaith paratoi ar gyfer y cyfarfod a nododd fod y ddogfennaeth yn rhoi darlun cynhwysfawr o'r hyn y mae'r sefydliad yn ei wneud, yn unol â'r amcanion strategol.

Byddai hyn yn llywio cyfarfod nesaf y Comisiwn, pryd y byddai'n penderfynu’n derfynol ar gynigion y gyllideb i’w cyflwyno gerbron y Cynulliad yn yr hydref.  Ar hyn o bryd, roedd y sefydliad yn cynnal nifer o adolygiadau mewnol o feysydd a phrosiectau amrywiol, gan gynnwys effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd.  Byddai'r adolygiadau hyn yn helpu i ddangos cyd-destun y gyllideb ac yn darparu eglurder ffeithiol.

 

 

5.

Senedd Ieuenctid

Cofnodion:

Cyflwynodd Non Gwilym bapur drafft, i’w drafod yng nghyfarfod y Comisiwn ym mis Medi, yn dilyn yr ymgynghoriad cyhoeddus ar brif egwyddorion y senedd ieuenctid. Roedd y papur yn crynhoi canlyniadau'r ymgynghoriad, yr opsiynau ar gyfer y camau nesaf a'r materion i'w hystyried o ran y sefyllfa ariannol, dulliau gweithredu ac enw da'r sefydliad.

Roedd y tîm Amrywiaeth a Chynhwysiant wrthi'n paratoi Asesiad Effaith Cydraddoldeb, a chyfranogion allanol yn cyfrannu ato, er mwyn sicrhau bod grwpiau anodd eu cyrraedd yn cael eu cynnwys.

Trafododd y Bwrdd Rheoli yr opsiynau a amlinellwyd o ran cynnal etholiad a gweithredu'r senedd ieuenctid am y ddwy flynedd gyntaf, naill ai: drwy ddefnyddio adnoddau presennol y sefydliad a dad-flaenoriaethu, gohirio neu atal gweithgareddau eraill er mwyn cyflawni'r nod hwn; drwy ddarparu cymorth amgen, fel adnoddau addysg ar-lein i ryddhau staff; neu drwy sicrhau adnoddau ychwanegol (cydnabuwyd y byddai'n parhau i effeithio ar staff presennol ar adegau allweddol yn ystod blwyddyn y senedd ieuenctid ac ar y rhai sydd â sgiliau penodol o ran cefnogi, er enghraifft, y tîm Ymchwil a'r tîm Cyfreithiol).

Camau i’w cymryd:

·                Non Gwilym i gynnwys yr opsiynau o ran cyflawni'r senedd ieuenctid yn y papur terfynol a disgrifio beth fyddai natur unrhyw adnoddau ychwanegol; y costau parhaus a ymrwymir er mwyn parhau â'r senedd ar ôl iddi gael ei sefydlu a'r effaith ar dimau eraill yn y sefydliad.

·                Aelodau'r Bwrdd Rheoli i gynorthwyo Non wrth lenwi'r adran ynglŷn â’r effaith ar dimau eraill.

 

 

6.

Adroddiad ar Reoli Cyllid – Gorffennaf 2017

Cofnodion:

Trafododd y Bwrdd yr Adroddiad ar Reoli Cyllid ar gyfer mis Gorffennaf. Nid oedd llawer o adnoddau ariannol ar gael ar gyfer y flwyddyn ariannol hon ac roedd y pwysau ar adnoddau ariannol yn debygol o barhau'n sylweddol yn ystod 2018-19 gan fod rhai costau wedi'u gohirio tan y flwyddyn nesaf.

Dywedodd Catharine Bray unwaith eto fod angen rheoli cyllidebau a chynlluniau buddsoddi yn ofalus, creu rhagolygon yn rheolaidd a sicrhau eu bod yn gywir. Roedd cyfarfodydd yn cael eu trefnu rhwng y tîm Cyllid a'r holl Benaethiaid Gwasanaeth cyn dechrau'r tymor newydd, er mwyn sicrhau y gellid paratoi'r amcangyfrifon gorau posibl o faint ac amseriad gwariant yn y dyfodol erbyn canol mis Medi.

Cam i’w gymryd:

·    Y Penaethiaid i sicrhau bod gan eu staff yr holl wybodaeth a sgiliau sydd eu hangen arnynt i baratoi rhagolygon yn gywir. Gallai'r tîm Cyllid ddarparu hyfforddiant ar y system gyllid newydd, NAV, yn ôl yr angen.

 

 

7.

Blaenoriaethau corfforaethol

Cofnodion:

Ystyriodd y Bwrdd Rheoli'r pwysau y mae'r sefydliad yn eu hwynebu ar hyn o bryd o ran staffio ac adnoddau, gan gynnwys newidiadau cyfansoddiadol, effaith gadael y UE, a blaenoriaethau a nodau strategol. Trafododd y Bwrdd y rhestr o adnoddau a nodwyd a heriodd y dadleuon ar gyfer pob un.

Camau i’w cymryd:

·                Y Penaethiaid i gysoni crynodebau'r Cyfarwyddiaethau â'r rhestr adnoddau i ddangos yr hyn sy'n cael ei gyfrif eisoes mewn cyllidebau, a diweddaru'r rhestr cyn trafodaeth y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 17 Awst.

·                Y Penaethiaid i ddarparu rhestr o 'anghenion' i'r adran Adnoddau Dynol, gan amlinellu sut y gallai trefniant partneriaeth arfaethedig gyda Chynulliad Gogledd Iwerddon weithio o ran prosiectau neu dasgau penodol yn eu meysydd.

·                Manon Antoniazzi i baratoi cylch gorchwyl ar gyfer yr adolygiad staff sy'n adlewyrchu'r drafodaeth a'i ddosbarthu i'r Bwrdd Rheoli er mwyn cael sylwadau.

·                Non Gwilym i baratoi cynllun ar gyfer cyfathrebu â staff ac Aelodau Cynulliad ym mis Medi.

 

 

7.

Unrhyw fater arall

Cofnodion:

Dymunodd y Bwrdd longyfarchiadau i Elisabeth Jones ar ennill y radd uchaf o ragoriaeth yn ei arholiad Cymraeg.