Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriadau gan Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad) ac Elisabeth Jones (Prif Gynghorydd Cyfreithiol)

Cytunodd Anna Daniel i ddrafftio nodyn am drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 18 Medi yn gywir. 

Cyflwynodd Nia Morgan Adroddiad Rheolaeth Ariannol mis Medi. Roedd y sefyllfa ariannol eleni yn parhau'n heriol, felly roedd angen rheolaeth ariannol a rhagfynegi cywir er mwyn cyflawni o fewn y gyllideb. Adolygodd y Bwrdd yr amrywiant presennol rhwng dyraniadau a gwariant a ragwelir o fewn meysydd gwasanaeth a byddai Nia yn cwrdd â phob un o'r Penaethiaid Gwasanaeth dros yr wythnos ganlynol i drafod y gwariant a ragwelir hyd ddiwedd y flwyddyn a gwirio unrhyw danwariant sydd ar gael ar gyfer y gronfa fuddsoddi.

Papur i’w gyflwyno

Cyflwynodd Lowri Williams y data AD am y cyfnod Gorffennaf i Fedi. Bu cynnydd yn y cyfraddau absenoldeb yn y cyfnod er bod y cyfraddau o fewn cyfartaledd y sector cyhoeddus. Materion iechyd meddwl oedd y rheswm pennaf dros absenoldeb dros y 12 mis blaenorol, a oedd yn dangos y pwysau sydd ar y staff.

Trafododd y Bwrdd y rhesymau y tu ôl i'r cynnydd, sut i annog a galluogi staff i gyflawni dull cytbwys tuag at waith a phwysigrwydd adrodd am absenoldeb a nodi'r rhesymau yn gywir. Gofynnodd Lowri i Benaethiaid fynd at AD yn gynnar am help neu gyngor os oedd ganddynt bryderon.

Yn dilyn yr adolygiad ym mis Awst gan y Bwrdd Rheoli a'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wrth baratoi'r gyllideb ddrafft, a oedd yn herio a lleihau'r rhestr o adnoddau a geisiwyd, roedd Adolygiad Capasiti ehangach yn cael ei wneud i werthuso a yw'r dyraniad presennol yn defnyddio adnoddau yn y modd mwyaf effeithiol o ran cyflawni amcanion y Comisiwn.

Roedd y Penaethiaid yn diweddaru eu cynlluniau Gwasanaeth i egluro blaenoriaethau'r gwasanaeth, effeithiau ar wasanaethau eraill a mannau oedd dan bwysau, a fyddai'n cyfrannu at yr Adolygiad Capasiti. Rhoddodd y Cyfarwyddwyr grynodeb o'u Cyfarwyddiaethau gan dynnu sylw at yr heriau o ran cynnig darpariaeth gynyddol o wasanaethau a phrosiectau newydd o fewn yr adnoddau ariannol a’r staff cyfredol.

·           Cyfarwyddiaeth Adnoddau'r Cynulliad - y meysydd ffocws blaenoriaeth uchel oedd ymgymryd â'r adolygiad capasiti; adnoddau ar gyfer diogelwch gan gynnwys seiber ddiogelwch; paratoi ar gyfer GDPR cyn y dyddiad cau ym Mai 2018; a strategaeth y gweithlu a thrafodaethau cyflog sydd ar ddod, gan gynnwys mwy o ymgysylltiad AD â chymorth tactegol ar gyfer y prosiect Senedd Ieuenctid, y Cynllun Ieithoedd Swyddogol, gallu, ymgysylltiad a llesiant staff. Roedd pwysau ar lety presennol ac anghenion posibl yn y dyfodol, ac o gwmpas cyfrifoldeb cymdeithasol corfforaethol, gan gynnwys isgontractwyr, i sicrhau bod cyflenwyr yn deg ac yn gyfiawn i'w staff.

·           Cyfarwyddiaeth Gwasanaethau'r Comisiwn - Roedd Gwasanaeth Busnes yr Aelodau yn profi cymhlethdod cynyddol o ran anghenion AD yr Aelodau yn ymwneud â chyfrifoldebau cyflogwyr, a chefnogaeth i waith y Bwrdd Taliadau a'u hadolygiad o Staff Cymorth Aelodau'r Cynulliad. Roedd adolygiad bras o waith y Swyddfa Protocolau ar waith i sicrhau bod y gweithdrefnau angenrheidiol yn gyfoes. Gyda sefydlu'r Gwasanaeth Lleoliadau ac Ymwelwyr Seneddol a'r arbedion effeithlonrwydd ariannol yn sgil hynny, roedd cydweithio'n effeithiol â gwasanaethau Cyfathrebu a Rheoli Cyfleusterau ac Ystadau a symleiddio gweithdrefnau bellach yn flaenoriaethau. Roedd blaenoriaethau yn ymwneud â mwy o anghenion cyfieithu, cefnogi gofynion newydd y Cynllun Ieithoedd Swyddogol a chyflwyno'r prosiect i wella hygyrchedd Cofnod y Trafodion hefyd yn creu pwysau ar adnoddau.

·           Cyfarwyddiaeth Fusnes y Cynulliad - ochr yn ochr â chefnogi busnes cynyddol y cyfarfodydd llawn a'r pwyllgorau, roedd y Gyfarwyddiaeth wedi bod yn paratoi ar gyfer newid cyfansoddiadol a Deddf Cymru 2017; datblygu gweithdrefnau o amgylch y pwerau ariannol newydd; cefnogi adolygiad y Panel Arbenigol ar ddiwygio etholiadol a'r canlyniadau fydd yn cael eu cyhoeddi ym mis Tachwedd; a rheoli effaith ac ansicrwydd Brexit a rhoi cyngor i'r Llywydd a'r pwyllgorau ar ddiwygiadau i Fil Llywodraeth y DU. Roedd meysydd blaenoriaeth eraill ynghylch cefnogi uchelgais y Bwrdd Taliadau o ran  anghenion Aelodau, ymgymryd â gwaith prosiect ac ymgysylltu'r Senedd Ieuenctid, y rhaglen MySenedd sy'n mynd rhagddi, gan gynnwys y gwaith i symud i senedd ddigidol.

Cydnabu'r Bwrdd Rheoli'r angen i sicrhau bod gan staff ar draws y sefydliad y sgiliau cywir i gyflawni anghenion ac uchelgeisiau'r Cynulliad, a oedd yn flaenoriaeth i'r strategaeth AD, ond hefyd i egluro sut y rhennir y gefnogaeth a roddwyd i'r Aelodau ar gyfer gwaith y Cynulliad a gwaith etholaethol a sefydlu blaenoriaethau'r Comisiynwyr ar gyfer yr hyn sy'n angenrheidiol.

Byddai'r Adolygiad Capasiti yn dangos lefel y gwasanaethau a ddarparwyd a sut yr oedd Aelodau'n eu defnyddio.

CAMAU I’W CYMRYD:

·                Penaethiaid i gyflwyno cynlluniau gwasanaeth unigol i Phil Turner, Dadansoddwr Busnes, i lywio'r adolygiad.

·                Strwythuro'r Adroddiad Penawdau i'r Comisiwn i roi rhagor o wybodaeth am y lefelau gwasanaeth a sut y mae Aelodau'n eu defnyddio; ystyried sut i ddefnyddio cyfathrebu yn fwy effeithiol (ee diweddariad y Prif Weithredwr).

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 23 Hydref a byddai'n cael ei ymestyn i gynnwys y busnes dan sylw; gan ddefnyddio cyfarfodydd anffurfiol y Bwrdd Rheoli ar ddydd Mawrth i ystyried eitemau os oes angen.