Agenda a Chofnodion

Agorodd Manon Antoniazzi y cyfarfod trwy gydnabod y ffordd broffesiynol y gwnaeth staff y Comisiwn gyflawni eu dyletswyddau yn ystod yr wythnos anodd a fu.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Craig Stephenson (Cyfarwyddwr Gwasanaethau'r Comisiwn), Mark Neilson (Pennaeth TGCh), Matthew Richards (Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol) a Kathryn Potter (Pennaeth Ymchwil).

Byddai Nia Morgan yn drafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer tudalen newyddion y staff.

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod o’r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 23 Hydref yn gywir. 

Cyflwynodd Dave Tosh yr adroddiad KPI ar gyfer y cyfnod rhwng Ebrill a Medi. Roedd yr adroddiad yn cyfleu darlun o berfformiad da yn erbyn y nodau strategol yn gyffredinol yn ogystal â lefel uchel o weithgaredd.  Roedd angen adolygu'r dangosyddion perfformiad yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn parhau i fod yn berthnasol ac yn ystyrlon yng ngoleuni newidiadau i ffocws neu dechnoleg. Byddai adolygiad yn cael ei gynnal dros y misoedd nesaf i ddiwygio a disodli'r Dangosyddion Perfformiad Allweddol cyfredol.

Adolygodd y Bwrdd Rheoli y meysydd 'oren' a nododd hefyd y gallai gweithgareddau penodol ar y pryd, fel yr etholiad, effeithio ar y gymhariaeth â'r un cyfnod yn 2016.

CAMAU I’W CYMRYD:

·                Non Gwilym a Mark Neilson i adolygu'r dangosyddion ar YouTube a Senedd.tv i adlewyrchu'n well y newid i'r ffordd y rhoddir sylw i'r cyfarfod llawn.

·                Y tîm llywodraethu i adolygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol gyda Phenaethiaid Gwasanaethau a dod yn ôl at y Bwrdd Rheoli yn gynnar yn 2018, cyn cyflwyno i'r Comisiwn.

Cyflwynodd Rhodri Wyn Jones ganlyniadau'r arolwg staff a gynhaliwyd ym mis Mai a'r cynllun gweithredu i fynd i'r afael â'r prif faterion a'r themâu cylchol. Roedd 82 y cant o'r staff wedi ymateb, a oedd yn galluogi'r Cynulliad i feincnodi yn erbyn sefydliadau eraill a chymharu adborth o flynyddoedd blaenorol.

Mae pob thema yn parhau i fod yn gadarnhaol i raddau helaeth, a phob un ond un maes wedi gweld cynnydd ers yr arolwg a gynhaliwyd yn 2015 - sy'n cymharu'n ffafriol â sefydliadau allanol ar draws Cymru. Cafwyd y gwelliant mwyaf yn y maes  arweinyddiaeth a rheoli newid. Yn gyffredinol, roedd tri maes i ganolbwyntio arnynt, ac ers cyhoeddi'r arolwg, mae Penaethiaid hefyd wedi dadansoddi'r canlyniadau ar gyfer eu maes Gwasanaeth ac wedi paratoi cynlluniau gweithredu gwasanaeth penodol.

Trafododd y Bwrdd y canfyddiadau, gan gytuno ar yr angen i gyfleu bod y Bwrdd yn gwrando, y gellid ei lunio o gwmpas dull 'fe ddywedoch chi - fe wnaethom ni', ac yn amlinellu cyfres o ymrwymiadau i'w cyflawni cyn yr arolwg nesaf, gan fod yn realistig, hefyd, am yr hyn sy'n gyrraeddadwy.

Eitem lafar

Rhoddodd Gareth Watts a Phil Turner y wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad Capasiti.  Gofynnwyd i'r Bwrdd ystyried y themâu a'r pynciau sy'n dod i'r amlwg, a gwneud sylwadau a chynnig her. Rhagwelwyd y byddai argymhellion yr adolygiad yn cael eu llunio o amgylch y pedair thema hyn.

Roedd yr adolygiad yn hwyluso arfer da wrth ddwyn ynghyd lawer o dystiolaeth a oedd eisoes yn bodoli, gan edrych ar ddata, trafod â rhanddeiliaid a meincnodi yn erbyn seneddau eraill. Trafododd y Bwrdd Rheoli sut yr oedd amcanion yr adroddiad yn cael eu bodloni, yn arbennig o ran pennu blaenoriaethau a dyrannu adnoddau.

Byddai'r canfyddiadau cychwynnol yn cael eu cyflwyno i ACARAC ar 27 Tachwedd ac i'r Comisiwn ar 4 Rhagfyr.

Eitem lafar

Amlinellodd Manon y bwriad ar gyfer y cyfarfod i'r holl staff ar 15 Rhagfyr. Hwn fyddai'r cyfle cyntaf i staff ymateb i'r adolygiad capasiti ac i'r uwch dîm gydnabod anawsterau penodol yr wythnos ddiwethaf ar y cyd, ynghyd â phwysau tymor yr hydref, a gadael neges gadarnhaol i'r staff ynghylch y ffordd ymlaen. Trafododd y Bwrdd fformat y cyfarfod.

Eitem lafar

Rhoddodd Dave Tosh drosolwg o'r paratoadau cyfredol ar gyfer GDPR, a ddaw i rym ym mis Mai 2018. Roedd Meysydd Gwasanaeth yn gweithio ar eu cofrestrau data personol, gyda dyddiad cau ar gyfer diwedd Ionawr. Cynghorwyd penaethiaid i siarad â Sue Morgan ac Alison Bond os oedd unrhyw ansicrwydd ynghylch cadw, caniatâd neu gydsyniad.

Roedd gwaith yn mynd rhagddo i addasu canllawiau i Aelodau a byddai'r gofynion tebygol yn cael eu rhoi iddynt hwy yn y lle cyntaf.

CAMAU I’W CYMRYD:

·                Penaethiaid i gynorthwyo eu timau lle roedd angen penderfyniadau ar eu cofrestrau data personol. Alison Bond i egluro'r meysydd lle roedd bylchau o hyd mewn data neu resymu.

·                Matthew Richards i ddosbarthu'r canllawiau a baratowyd ar gyfer y Gwasanaethau Cyfreithiol.

Rhoddodd Nia Morgan amlinelliad byr o'r adroddiad rheolaeth ariannol ar gyfer mis Hydref, gan ailadrodd bod y sefyllfa ariannol yn parhau i fod yn heriol iawn, ar gyfer gweddill y flwyddyn ariannol a'r un ganlynol.

Eitem lafar

Rhoddwyd diweddariad byr ar gyfarfod diweddar y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.

Cyflwyniad

Rhoddodd Non Gwilym drosolwg o'r grid cyfredol a oedd yn cynnwys gweithgareddau cyfathrebu corfforaethol a busnes i hwyluso gwaith cynllunio. Cafodd llawer o weithgareddau a gynlluniwyd eu canslo yr wythnos hon, gan gynnwys Senedd@Delyn, a fyddai'n cael ei symud i'r flwyddyn newydd a lansio adroddiad y Panel Arbenigol, i'w ail-drefnu cyn diwedd y tymor.

Byddai busnes y Cynulliad yn cychwyn yfory, a disgwylir llawer o ddiddordeb gan y cyfryngau. Byddai cyllideb y Comisiwn yn cael ei thrafod ddydd Mercher. Roedd disgwyl i ddeuddeg o adroddiadau pwyllgorau gael eu cyhoeddi cyn diwedd y tymor ac roedd y timau integredig yn ystyried trefniadau.

Byddai craffu agos iawn yr wythnos hon a gofynnodd Non i benaethiaid wirio a oedd unrhyw beth ar goll o'r grid.

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 7 Rhagfyr.