Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 4 - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriadau gan Elisabeth Jones (Prif Gynghorydd Cyfreithiol), Mair Parry-Jones (Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi) a Gareth Watts (Pennaeth Llywodraethu ac Archwilio).

 

 

2.

Nodyn cyfathrebu a staff- Lowri Williams

Cofnodion:

Cytunodd Lowri Williams i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion staff.

 

 

3.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol

Cofnodion:

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Tachwedd yn gywir. Byddai grid gweithredu yn cael ei ddosbarthu ar ôl y cyfarfodydd a chyda phapurau’r cyfarfodydd yn y dyfodol.

Yn dilyn y drafodaeth ar yr Arolwg staff, byddai dogfen yn amlinellu’r hyn ‘a ddywedasoch, a wnaethom’, yn cael ei dosbarthu ar gyfer ei hadolygu gan y Bwrdd; a threfnwyd trafodaeth ar gyfathrebu mewnol ar gyfer cyfarfod y Bwrdd Rheoli yn y flwyddyn newydd.

 

 

 

4.

Risg Corfforaethol

Cofnodion:

Rhoddodd Dave Tosh amlinelliad i’r Bwrdd o’r adolygiad risgiau corfforaethol cyfredol a’r rhai sy’n dod i’r amlwg, a’r gofrestr wedi’i diweddaru, a gwahoddodd y Penaethiaid Gwasanaethau i roi gwybod am unrhyw risgiau corfforaethol newydd a nodwyd gan Hyrwyddwyr Risg, neu am newidiadau i’r gofrestr o risgiau cyfredol.

O ran y risg presennol mewn cysylltiad â’r broses Brexit a goblygiadau gadael yr UE, cyfarfu’r Grŵp Llywio Newid Cyfansoddiadol ar 6 Rhagfyr ac amlinellodd gynlluniau’r Gweithgor Brexit i gynllunio senarios ym mis Ionawr, a byddai hyn yn cyfrannu at y gofrestr risg a’r prosesau cynllunio corfforaethol.

Nododd y Bwrdd newidiadau i’r gofrestr yn dilyn yr adolygiad diwethaf, a thrafododd ddau risg newydd a amlinellir ar ffurf Risg ar Dudalen (ROAP). Cydnabuwyd nad oedd yr adolygiad capasiti ROAP yn nodi’r holl reolaethau sydd ar waith, ac roedd Gareth Watts a Kathryn Hughes yn ystyried a ddylid darparu disgrifiad manylach. Fodd bynnag, fel cofnod lefel gyntaf, roedd yn darparu crynodeb ar gyfer canolbwyntio ar risg a lliniaru risg.

Roedd y ROAP sy’n cofnodi’r risg o aflonyddu yn nodi’r gwaith presennol neu waith sydd ar y gweill, ynghyd ag amcanion tymor hwy i’w dilyn. Disgrifiodd Craig Stephenson gymhlethdod y gwaith o alinio pob elfen o dan un cod, a’r effeithiau ar amserlenni a busnes y Cynulliad, ac y dylai’r rhain gael eu hystyried yn y risg, ynghyd â sut y cânt eu trin. Argymhellodd y Bwrdd y dylid cyfathrebu’n ehangach am yr adnoddau sydd ar gael, drwy arddangos arwyddion syml o gwmpas yr adeilad.

Cytunodd y Bwrdd Rheoli fod y ddau risg i gael eu hychwanegu at y gofrestr gorfforaethol.

Trafododd y Bwrdd y gwaith o reoli’r risgiau rhyng-gysylltiedig o ran diwygio a newid cyfansoddiadol, capasiti a phwysau ariannol, a nododd y byddai’r adolygiad capasiti yn cynorthwyo i ddarparu rhai atebion. Cyflwynwyd papur cryno i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ACARAC) i roi sicrwydd iddo, a chroesawodd y Pwyllgor y papur, a chafwyd sicrwydd yn ei sgîl am y camau a gymerwyd i reoli proffil risg cymhleth o’r fath. Cytunodd y Bwrdd fod y papur yn darparu cofnod defnyddiol a nodyn cyfathrebu defnyddiol i’r staff.

CAMAU I’W CYMRYD:

·                Y Tîm Llywodraethu i adolygu templed y Risg ar Dudalen (ROAP);

·                Craig Stephenson i drafod arwyddion gyda’r gweithgor;

·                Anna Daniel i ailosod y ddogfen ar reoli risgiau rhyng-gysylltiedig er mwyn ei dosbarthu i’r staff;

·                Dave Tosh, Gareth Watts a Kathryn Hughes i adolygu’r risgiau rhyng-gysylltiedig i’w diweddaru ac i nodi’r hyn a oedd nawr yn broblemau yn hytrach na risgiau.

 

 

5.

Adolygiad Capasiti

Oral item

Cofnodion:

Rhoddodd Manon Antoniazzi ddiweddariad ar gynnydd yr Adolygiad Capasiti. Roedd y casgliadau’n dod i’r amlwg â rhai egwyddorion lefel uchel, ond roedd gwaith i’w wneud o hyd i lenwi’r bwlch gyda chanllawiau ymarferol a chamau gweithredu. Byddai’r adroddiad drafft yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y Comisiwn ym mis Ionawr. Nid oedd yn bosibl i roi llawer o fanylion o fewn y terfyn amser, ond byddai’r adroddiad yn adeiladu ar yr hyn yr oedd yr adolygiad wedi’i nodi ac yn rhoi siâp i’r cynigion lefel uchel.

Byddai’r Cyfarwyddwyr yn cyfarfod ar 18 Rhagfyr i egluro dosbarthiad y swyddi sefydledig ac i ddechrau mynegi’r cynigion. Byddai papur drafft sydd ar y gweill ar gyfer y cyfarfod hwnnw yn cael ei ddosbarthu i aelodau’r Bwrdd i gael eu sylwadau.

Roedd gwaith hefyd yn digwydd ar fodelau cyllidebol, i’w rhoi i’r Pwyllgor Cyllid a’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus wrth adrodd ar yr adolygiad capasiti, a byddai’r broses cynllunio gwasanaeth ar ddechrau 2018 i gynllunio ar gyfer pwysau, a’r adnoddau sydd eu hangen i gynnal y gwaith, hefyd yn llywio hynny. Roedd adroddiad yr Adolygiad Capasiti i gael ei gyhoeddi ym mis Chwefror a thrafododd y Bwrdd am gyfnod byr ar gyfathrebu â staff a rhanddeiliaid.

 

 

6.

Adroddiad Rheolaeth Ariannol Tachwedd 2017

Cofnodion:

Rhoddodd Nia Morgan amlinelliad byr o’r Adroddiad Rheolaeth Ariannol ar gyfer mis Tachwedd, a rhoddodd deyrnged i’r holl feysydd Gwasanaeth am eu hymdrechion wrth adolygu ac ad-drefnu rhagolygon gwariant, i ryddhau arian i ganiatáu bod swm diogel wrth gefn ar yr adeg hon o’r flwyddyn, nes daw ein hanghenion yn fwy eglur. Byddai’r gronfa hon yn cael ei hailddyrannu i feysydd Gwasanaeth fel bo’r angen wrth i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ystyried y blaenoriaethau a’r teilyngdod ar gyfer gwariant doeth, ac i ryddhau pwysau o ran y flwyddyn ariannol nesaf.

Roedd y Llywydd wedi rhoi neges gyhoeddus glir neithiwr am ymrwymiad i fod mor ddarbodus â phosibl wrth gefnogi Cynulliad mwy. Wrth i’r gofynion ddod yn fwy eglur dros y misoedd nesaf, byddai angen gwneud cynlluniau ar gyfer y blynyddoedd sydd i ddod, i osgoi llwyth gwaith gormodol y flwyddyn nesaf.

CAMAU I’W CYMRYD:

·                Dave Tosh i ddosbarthu cylch cynllunio cyllideb, y byddai drafft ohono’n cael ei gyflwyno i’r Comisiynwyr ym mis Ebrill.

·                Penaethiaid Gwasanaethau i roi gwybod i Nia Morgan a fyddai angen unrhyw wariant brys, ac i fod yn wyliadwrus o ran nodi risgiau neu weithredu o ran pwyntiau o bwysau.

 

 

7.

Y wybodaeth ddiweddaraf o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau

Eitem lafar

Cofnodion:

Rhoddodd Manon Antoniazzi ddiweddariad ar gyfarfod diweddar y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau. Roedd angen rheolaeth ddwysach byth ar gyllidebau.

Roedd y Bwrdd wedi ystyried amrywiol fodelau ar gyfer proffil y gyllideb yn y dyfodol, mewn ymateb i argymhellion y Pwyllgor Cyllid, a byddai’n datblygu’r gwaith ymhellach pan fyddai rhagor o eglurder ar gael ar sefyllfa’r gyllideb. Byddai hyn yn cyfrannu at ymchwiliad y Pwyllgor, sy’n edrych ar seneddau eraill a sut y maent yn rheoli ac yn cyflwyno eu cyllidebau. Roedd llythyr hefyd yn cael ei baratoi, i ddangos i’r Pwyllgor Cyllid sut y defnyddiwyd y tanwariant o ran y Penderfyniad yn y flwyddyn ariannol hon, ac i egluro’r cyd-destun o ran beth oedd cynnwys y gronfa fuddsoddi yn ei chyfanrwydd.

Roedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi trafod eu cylch gorchwyl yng ngoleuni’r argymhellion a wnaed yn sgîl archwiliad mewnol, gan ystyried y cydbwysedd rhwng cyfrifoldebau’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a’r Bwrdd Rheoli. Byddai unrhyw ddull gweithredu newydd yn hyn o beth yn cael ei ystyried yn y cyfarfod nesaf, cyn diwygio’r cylch gorchwyl.

Cam i’w gymryd: Nia Morgan i ddosbarthu papur yn amlinellu’r gwahanol fodelau i’r Bwrdd Rheoli.

 

8.

Grid y Cyfryngau

Cyflwyniad

Cofnodion:

Rhoddodd Non Gwilym drosolwg cyffredinol o’r grid cyfredol a oedd yn nodi gweithgareddau cyfathrebu corfforaethol a chyfathrebu busnes er mwyn hwyluso gwaith cynllunio.

Yn ystod yr wythnos ganlynol byddai adroddiad y Panel Arbenigol, y bu llawer o ddiddordeb ynddo, yn cael ei lansio, a byddai 2018 yn flwyddyn brysur iawn, gyda’r Comisiwn yn ymgynghori ar yr adroddiad.

Roedd cynllunio ymlaen llaw yn bwysig iawn, yn enwedig o ran chwilio am unrhyw bwyntiau i’w hamlygu o fis Ionawr hyd at ganol mis Chwefror. Nododd y Bwrdd dri mater cyfredol i’w cynnwys yn y grid.

Camau i’w cymryd:

·                Ailddosbarthu’r linc i’r grid, a’r Penaethiaid Gwasanaethau i roi gwybod i Non Gwilym os oedd unrhyw beth ar goll.

·                Cyfarfod y Bwrdd Rheoli ym mis Ionawr i gael ei ymestyn er mwyn cael trafodaeth lawnach.

 

 

9.

Unrhyw Fusnes Arall

Cofnodion:

Llongyfarchodd Manon bawb a fu’n gysylltiedig â pharatoi araith y Llywydd yn narlith flynyddol Canolfan Llywodraethiant Cymru ar 6 Rhagfyr.

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 11 Ionawr.