Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 5 - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd ymddiheuriadau gan Non Gwilym (Pennaeth Cyfathrebu), Nia Morgan (Pennaeth Gwasanaethau
Cyfreithiol), Matthew Richards
(Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol) a Chris Warner (Pennaeth Gwasanaeth Pwyllgorau
Polisi a Deddfwriaeth). Ni chafwyd datganiadau o fuddiant. Diolchodd Manon Antoniazzi i bawb am eu hymdrechion i barhau i weithio yn ystod y tywydd eithafol;
daeth staff i'r safle i baratoi ar gyfer Pwyllgorau cyn cau'r ystâd, ac fe
wnaeth llawer weithio'n gynhyrchiol o adref. Rhoddwyd sylw arbennig i'r staff
Diogelwch gan fod llawer ohonynt wedi gwneud ymdrech arbennig i gadw'r adeilad
yn ddiogel ac yn weithredol. |
|
Nodyn cyfathrebu i staff – Kathryn Potter Cofnodion: Cytunodd Kathryn Potter i ddrafftio nodyn ar
drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion staff. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol a log gweithredu Cofnodion: Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a
gynhaliwyd ar 8 Chwefror yn gywir. Rhoddwyd y cynnydd ar y camau gweithredu o'r cyfarfod
blaenorol. Trefnwyd tri chyfarfod staff yn wythnos gyntaf mis Mawrth i drafod
ail gam yr adolygiad capasiti a galluogi staff i roi adborth. Byddent hefyd yn
bwydo mewn i'r gwaith ar werthoedd ac ymgysylltu, i'w trafod ymhellach ar 16
Ebrill. |
|
Diweddariad ar gyllid a'r gyllideb Cofnodion: Cyflwynodd Catharine Bray adroddiad rheoli ariannol
diwygiedig ar gyfer y flwyddyn hyd at 31 Ionawr gan ystyried penderfyniadau
gwario y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (IRB). Roedd arian wrth gefn ar gyfer
costau, fel absenoldeb mamolaeth, wedi'i neilltuo i gael ei dalu'n ganolog.
Cafodd y Bwrdd wybod er bod dyraniadau ar gyfer y flwyddyn ariannol newydd yn
cael eu cwblhau, mae'n bosibl y bydd angen gofyn am fwy o arbedion ar
gyllidebau yn ystod y flwyddyn. Amlinellodd Dave Tosh y broses blaenoriaethu MoSCoW yr
oedd yr IRB yn eu defnyddio i helpu i nodi blaenoriaeth prosiect yn seiliedig
ar sgorau yn erbyn cyfres o feini prawf, i helpu i benderfynu ar y rhaglen
fuddsoddi ar gyfer y flwyddyn i ddod. Roedd yn helpu i wneud penderfyniadau ac
yn rhoi ffurfioldeb i'r broses. Byddai angen mwy o drafodaeth ar yr eitemau y
gellir eu gwneud a byddai'n dibynnu ar yr arian sydd ar gael. CAM I’W GYMRYD: Dave Tosh i ddosbarthu proses MoSCoW i aelodau'r
Bwrdd. |
|
Adolygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs) Cofnodion: Cyflwynodd Dave Tosh ddogfen drafod ar ddangosyddion
newydd arfaethedig ac addasiadau i ddangosyddion presennol, gyda'r bwriad o
nodi p'un a ydynt yn diwallu anghenion mesur perfformiad yn ddigonol. Mewn llawer o achosion, roedd y KPIs yn parhau heb eu newid gan eu bod yn
fesurau priodol na ellid eu gwella'n sylweddol. Y ddelfryd oedd symud o fesurau yn seiliedig ar gyfaint
i fesurau yn seiliedig ar ganlyniadau a fyddai'n adlewyrchu lefelau gwella, gwell ymgysylltu a gwell ymwybyddiaeth, er
enghraifft. Nid oedd hi'n hawdd
cyflawni hyn o hyd, fel oedd profiad Senedd yr Alban a Chynulliad Gogledd
Iwerddon, yr ymgynghorwyd â nhw yn ystod yr adolygiad. Roedd y meysydd a oedd
yn anoddach eu mesur yn cynnwys, er enghraifft, effeithiolrwydd ymgysylltu. Cytunwyd y byddai mwy o amser yn cael ei gymryd i
asesu blaenoriaethau cyn gwneud newidiadau sylweddol i'r KPIs. Cytunwyd hefyd y
dylid eu rhesymoli i lawr. Yn y cyfamser, byddai cyn lleied o newidiadau â
phosibl. Byddai'r KPIs yn cael eu hadrodd yn flynyddol yn yr Adroddiad
Blynyddol a Chyfrifon, a gyhoeddir ym mis Gorffennaf. CAMAU GWEITHREDU: cyn yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, byddai nifer o ddangosyddion yn
seiliedig ar ganlyniadau yn cael eu datblygu, a bydd Non Gwilym a Natalie
Drury-Styles yn gweithio'n benodol ar resymoli'r KPIs. |
|
Adolygiad Galluogrwydd Cofnodion: Cyflwynodd Hayley Rees y wybodaeth ddiweddaraf am yr
adolygiad galluogrwydd dros dro a ddarparwyd i'r Bwrdd Rheoli ar 19 Hydref, gan
wneud argymhellion pellach ar feithrin capasiti sefydliadol yn seiliedig ar y
Dadansoddiad Anghenion Dysgu a gynhaliwyd rhwng mis Mai a Rhagfyr 2017. Roedd yr heriau a themâu yn y gyllideb bresennol a
sefydlwyd o'r Adolygiad Capasiti wedi dylanwadu ar yr adolygiad o ran amlygu'r
angen am sicrhau bod cynlluniau galluoedd yn cyd-fynd â blaenoriaethau busnes
yn well. Roedd yr adolygiad yn ystyried y cynnig presennol a chynhaliwyd
ymgynghoriad ar ddadansoddiad anghenion dysgu er mwyn nodi bylchau mewn sgiliau
a gwybodaeth bresennol, yn seiliedig ar flaenoriaethau sefydliadol. O ganlyniad, cafodd fframwaith dysgu ei ddatblygu,
gyda phum llwybr dysgu allweddol, wedi'u hadeiladu at feithrin galluoedd
cyflogeion a gwella perfformiad sefydliadol. Er mwyn gallu gwneud hyn, cytunodd
y Bwrdd ar yr argymhellion canlynol: ·
cynnal cynlluniau
galluoedd blynyddol, drwy ragolygon dysgu a datblygu; ·
byddai dysgu a
dyrannu adnoddau yn cyd-fynd â'r fframwaith; ·
ailstrwythuro cyllidebau
i: ·
ddarparu cyllideb
wrth gefn i benaethiaid gwasanaeth i gefnogi dysgu na ellid ei ragweld, sy'n
cael ei weinyddu i ddechrau gan Adnoddau Dynol; ·
cael yr holl
drwyddedau a dyfarniadau corfforaethol a weinyddir gan Adnoddau Dynol er mwyn
adolygu gwariant dysgu a datblygu yn well ·
datganoli'r gwaith
o weinyddu aelodaeth a thanysgrifiadau i wasanaethau. ·
Pennaeth Adnoddau
Dynol i awdurdodi'n flynyddol pob dysgu unigol gwerth £3,000 neu fwy, gyda
threfniadau cymryd yn ôl i adennill os yw staff yn gadael o fewn cyfnod o
amser; ·
gwella gwaith
gwerthuso a mesur perfformiad, gyda mwy o atebolrwydd i reolwyr llinell; ·
hyrwyddwr dysgu ac
adnoddau ym mhob gwasanaeth i gydlynu ac eirioli dysgu. Gofynnodd y Bwrdd hefyd i Adnoddau Dynol edrych ar
aliniad posibl rhwng cynefino staff a staff cymorth Aelodau a hyfforddiant
arall, i adolygu'r gyllideb secondiad, ac i sicrhau bod y gwaith o ddosbarthu
cyllideb ar draws gwasanaethau yn ystyried lle mae hyfforddiant mewn rhai
sgiliau yn costio mwy. (CAMAU I'W CYMRYD) Croesawodd y Bwrdd yr argymhellion a diolchodd i
Hayley a'r tîm dysgu a datblygu am eu holl waith ar yr adolygiad. |
|
Adolygiad Capasiti Rhan II Trafodaeth Cofnodion: Arweiniodd Dave Tosh sesiwn ryngweithiol i drafod y
prif themâu o'r adroddiad, yr oedd Grŵp Llywio Rhan II yn canolbwyntio
arnynt. Roedd y Grŵp Llywio yn edrych yn drylwyr ar bob thema i ddatblygu
cynigion ar gyfer newid neu weithredu a nodi sut y byddai hyn yn cael ei wneud. Gofynnwyd i'r Bwrdd rannu eu barn er mwyn helpu i
ddatblygu'r syniadau ar bob thema ymhellach. Byddai'r Grŵp Llywio yn
cyfarfod eto ar 14 Mawrth. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau Eitem lafar Cofnodion: Clywodd y Bwrdd mai'r disgwyliad oedd cyrraedd y
targed cyllideb ar gyfer diwedd y flwyddyn ariannol a byddai dirprwyaethau yn
cael eu rhoi i Benaethiaid Gwasanaeth cyn diwedd pob mis. Nodwyd y gallai'r Bil
Brys effeithio ar gyllidebau mewn perthynas â chyfieithu ychwanegol,
cyfarfodydd hwyr, diogelwch ac adnoddau eraill. Cytunwyd i ariannu Meincnod Cyflogwr Chwarae Teg am y cyfnod
12 mis cychwynnol ar ôl trafod y buddion posibl, ond byddai'n edrych arno eto
cyn ei adnewyddu, gan fod pryderon nad oedd angen am y gwasanaeth yn yr
hirdymor o gymharu â meysydd eraill lle roedd angen cydraddoldeb adnoddau. Yn dilyn cyfarfod gyda'r Comisiynwyr, mae lleoliad
arddangosfa Diplodocus yr Amgueddfa Genedlaethol bellach wedi'i ddatrys. |
|
Grid Cyfryngau Oral/presentation |
|
Blaenraglenni gwaith - y Bwrdd Rheoli a'r Comisiwn Papers
to note |
|
Cylch Gorchwyl y Bwrdd Gweithredol a'r Grŵp Arweinyddiaeth Cofnodion: Yn dilyn ymgynghoriad ar newid strwythur a
chyfrifoldebau'r uwch fyrddau, dosbarthwyd nodyn gan y Prif Weithredwr at y
Penaethiaid yn ymateb i'r adborth. Byddai'r newidiadau yn digwydd ar ôl y Pasg
ac roedd croeso i aelodau'r Bwrdd roi gwybod i Manon Antoniazzi neu'r
Cyfarwyddwyr os oes ganddynt unrhyw ymholiadau pellach. |