Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Bwyllgora 5 - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant

Cofnodion:

Cafwyd ymddiheuriadau gan Non Gwilym (Pennaeth Cyfathrebu), Nia Morgan (Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol), Matthew Richards (Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol) a Chris Warner (Pennaeth Gwasanaeth Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth).

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

Diolchodd Manon Antoniazzi i bawb am eu hymdrechion i barhau i weithio yn ystod y tywydd eithafol; daeth staff i'r safle i baratoi ar gyfer Pwyllgorau cyn cau'r ystâd, ac fe wnaeth llawer weithio'n gynhyrchiol o adref. Rhoddwyd sylw arbennig i'r staff Diogelwch gan fod llawer ohonynt wedi gwneud ymdrech arbennig i gadw'r adeilad yn ddiogel ac yn weithredol. 

 

 

2.

Nodyn cyfathrebu i staff – Kathryn Potter

Cofnodion:

Cytunodd Kathryn Potter i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion staff.

 

 

3.

Cofnodion y cyfarfod blaenorol a log gweithredu

Cofnodion:

Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 8 Chwefror yn gywir. 

Rhoddwyd y cynnydd ar y camau gweithredu o'r cyfarfod blaenorol. Trefnwyd tri chyfarfod staff yn wythnos gyntaf mis Mawrth i drafod ail gam yr adolygiad capasiti a galluogi staff i roi adborth. Byddent hefyd yn bwydo mewn i'r gwaith ar werthoedd ac ymgysylltu, i'w trafod ymhellach ar 16 Ebrill.

 

 

4.

Diweddariad ar gyllid a'r gyllideb

Cofnodion:

Cyflwynodd Catharine Bray adroddiad rheoli ariannol diwygiedig ar gyfer y flwyddyn hyd at 31 Ionawr gan ystyried penderfyniadau gwario y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (IRB). Roedd arian wrth gefn ar gyfer costau, fel absenoldeb mamolaeth, wedi'i neilltuo i gael ei dalu'n ganolog. Cafodd y Bwrdd wybod er bod dyraniadau ar gyfer y flwyddyn ariannol newydd yn cael eu cwblhau, mae'n bosibl y bydd angen gofyn am fwy o arbedion ar gyllidebau yn ystod y flwyddyn.

Amlinellodd Dave Tosh y broses blaenoriaethu MoSCoW yr oedd yr IRB yn eu defnyddio i helpu i nodi blaenoriaeth prosiect yn seiliedig ar sgorau yn erbyn cyfres o feini prawf, i helpu i benderfynu ar y rhaglen fuddsoddi ar gyfer y flwyddyn i ddod. Roedd yn helpu i wneud penderfyniadau ac yn rhoi ffurfioldeb i'r broses. Byddai angen mwy o drafodaeth ar yr eitemau y gellir eu gwneud a byddai'n dibynnu ar yr arian sydd ar gael.

CAM I’W GYMRYD: Dave Tosh i ddosbarthu proses MoSCoW i aelodau'r Bwrdd.

 

 

5.

Adolygu Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs)

Cofnodion:

Cyflwynodd Dave Tosh ddogfen drafod ar ddangosyddion newydd arfaethedig ac addasiadau i ddangosyddion presennol, gyda'r bwriad o nodi p'un a ydynt yn diwallu anghenion mesur perfformiad yn ddigonol. Mewn llawer o achosion, roedd y KPIs yn parhau heb eu newid gan eu bod yn fesurau priodol na ellid eu gwella'n sylweddol. Y ddelfryd oedd symud o fesurau yn seiliedig ar gyfaint i fesurau yn seiliedig ar ganlyniadau a fyddai'n adlewyrchu lefelau gwella, gwell ymgysylltu a gwell ymwybyddiaeth, er enghraifft. Nid oedd hi'n hawdd cyflawni hyn o hyd, fel oedd profiad Senedd yr Alban a Chynulliad Gogledd Iwerddon, yr ymgynghorwyd â nhw yn ystod yr adolygiad. Roedd y meysydd a oedd yn anoddach eu mesur yn cynnwys, er enghraifft, effeithiolrwydd ymgysylltu.

Cytunwyd y byddai mwy o amser yn cael ei gymryd i asesu blaenoriaethau cyn gwneud newidiadau sylweddol i'r KPIs. Cytunwyd hefyd y dylid eu rhesymoli i lawr. Yn y cyfamser, byddai cyn lleied o newidiadau â phosibl. Byddai'r KPIs yn cael eu hadrodd yn flynyddol yn yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, a gyhoeddir ym mis Gorffennaf.

CAMAU GWEITHREDU:

cyn yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon, byddai nifer o ddangosyddion yn seiliedig ar ganlyniadau yn cael eu datblygu, a bydd Non Gwilym a Natalie Drury-Styles yn gweithio'n benodol ar resymoli'r KPIs.

 

6.

Adolygiad Galluogrwydd

Cofnodion:

Cyflwynodd Hayley Rees y wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad galluogrwydd dros dro a ddarparwyd i'r Bwrdd Rheoli ar 19 Hydref, gan wneud argymhellion pellach ar feithrin capasiti sefydliadol yn seiliedig ar y Dadansoddiad Anghenion Dysgu a gynhaliwyd rhwng mis Mai a Rhagfyr 2017.

Roedd yr heriau a themâu yn y gyllideb bresennol a sefydlwyd o'r Adolygiad Capasiti wedi dylanwadu ar yr adolygiad o ran amlygu'r angen am sicrhau bod cynlluniau galluoedd yn cyd-fynd â blaenoriaethau busnes yn well. Roedd yr adolygiad yn ystyried y cynnig presennol a chynhaliwyd ymgynghoriad ar ddadansoddiad anghenion dysgu er mwyn nodi bylchau mewn sgiliau a gwybodaeth bresennol, yn seiliedig ar flaenoriaethau sefydliadol.

O ganlyniad, cafodd fframwaith dysgu ei ddatblygu, gyda phum llwybr dysgu allweddol, wedi'u hadeiladu at feithrin galluoedd cyflogeion a gwella perfformiad sefydliadol. Er mwyn gallu gwneud hyn, cytunodd y Bwrdd ar yr argymhellion canlynol:

·                cynnal cynlluniau galluoedd blynyddol, drwy ragolygon dysgu a datblygu;

·                byddai dysgu a dyrannu adnoddau yn cyd-fynd â'r fframwaith;

·                ailstrwythuro cyllidebau i:

·            ddarparu cyllideb wrth gefn i benaethiaid gwasanaeth i gefnogi dysgu na ellid ei ragweld, sy'n cael ei weinyddu i ddechrau gan Adnoddau Dynol;

·            cael yr holl drwyddedau a dyfarniadau corfforaethol a weinyddir gan Adnoddau Dynol er mwyn adolygu gwariant dysgu a datblygu yn well

·            datganoli'r gwaith o weinyddu aelodaeth a thanysgrifiadau i wasanaethau.

·                Pennaeth Adnoddau Dynol i awdurdodi'n flynyddol pob dysgu unigol gwerth £3,000 neu fwy, gyda threfniadau cymryd yn ôl i adennill os yw staff yn gadael o fewn cyfnod o amser;

·                gwella gwaith gwerthuso a mesur perfformiad, gyda mwy o atebolrwydd i reolwyr llinell;

·                hyrwyddwr dysgu ac adnoddau ym mhob gwasanaeth i gydlynu ac eirioli dysgu.

Gofynnodd y Bwrdd hefyd i Adnoddau Dynol edrych ar aliniad posibl rhwng cynefino staff a staff cymorth Aelodau a hyfforddiant arall, i adolygu'r gyllideb secondiad, ac i sicrhau bod y gwaith o ddosbarthu cyllideb ar draws gwasanaethau yn ystyried lle mae hyfforddiant mewn rhai sgiliau yn costio mwy. (CAMAU I'W CYMRYD)

Croesawodd y Bwrdd yr argymhellion a diolchodd i Hayley a'r tîm dysgu a datblygu am eu holl waith ar yr adolygiad.

 

 

7.

Adolygiad Capasiti Rhan II

Trafodaeth

Cofnodion:

Arweiniodd Dave Tosh sesiwn ryngweithiol i drafod y prif themâu o'r adroddiad, yr oedd Grŵp Llywio Rhan II yn canolbwyntio arnynt. Roedd y Grŵp Llywio yn edrych yn drylwyr ar bob thema i ddatblygu cynigion ar gyfer newid neu weithredu a nodi sut y byddai hyn yn cael ei wneud.

Gofynnwyd i'r Bwrdd rannu eu barn er mwyn helpu i ddatblygu'r syniadau ar bob thema ymhellach. Byddai'r Grŵp Llywio yn cyfarfod eto ar 14 Mawrth.

 

 

8.

Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau

Eitem lafar

Cofnodion:

Clywodd y Bwrdd mai'r disgwyliad oedd cyrraedd y targed cyllideb ar gyfer diwedd y flwyddyn ariannol a byddai dirprwyaethau yn cael eu rhoi i Benaethiaid Gwasanaeth cyn diwedd pob mis. Nodwyd y gallai'r Bil Brys effeithio ar gyllidebau mewn perthynas â chyfieithu ychwanegol, cyfarfodydd hwyr, diogelwch ac adnoddau eraill.

Cytunwyd i ariannu Meincnod Cyflogwr Chwarae Teg am y cyfnod 12 mis cychwynnol ar ôl trafod y buddion posibl, ond byddai'n edrych arno eto cyn ei adnewyddu, gan fod pryderon nad oedd angen am y gwasanaeth yn yr hirdymor o gymharu â meysydd eraill lle roedd angen cydraddoldeb adnoddau.

Yn dilyn cyfarfod gyda'r Comisiynwyr, mae lleoliad arddangosfa Diplodocus yr Amgueddfa Genedlaethol bellach wedi'i ddatrys.

 

 

9.

Grid Cyfryngau

Oral/presentation

10.

Blaenraglenni gwaith - y Bwrdd Rheoli a'r Comisiwn

Papers to note

11.

Cylch Gorchwyl y Bwrdd Gweithredol a'r Grŵp Arweinyddiaeth

Cofnodion:

Yn dilyn ymgynghoriad ar newid strwythur a chyfrifoldebau'r uwch fyrddau, dosbarthwyd nodyn gan y Prif Weithredwr at y Penaethiaid yn ymateb i'r adborth. Byddai'r newidiadau yn digwydd ar ôl y Pasg ac roedd croeso i aelodau'r Bwrdd roi gwybod i Manon Antoniazzi neu'r Cyfarwyddwyr os oes ganddynt unrhyw ymholiadau pellach.