Agenda item
Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol
- Cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd, Dydd Llun, 9 Mehefin 2014 11.00 (Item 3.)
- Gwybodaeth gefndir i eitem 3.
Cofnodion:
3.1
Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am raglen
waith 2014-15. Cafodd manylion y gwaith
yn 2013-14 eu nodi yn ei adroddiad blynyddol.
3.2
Ers mis Ebrill 2014, eglurodd ei fod wedi parhau i
weithio gyda Dave Tosh ac Alison Rutherford ar yr adolygiad o Lywodraethu
Gwybodaeth. Mewn ymateb i arolwg staff
diweddar, roedd yn cynnal archwiliad o Weithdrefnau Recriwtio ac yn anelu at
gynhyrchu adroddiad cyn toriad yr haf.
Ar y pryd, roedd TIAA yn cwmpasu’r archwiliad o’r Fframwaith Rheoli
Risg.
3.3
Hefyd, dywedodd wrth y Pwyllgor ei fod wedi cwblhau
gwaith dilynol ar y Cynllun Dirprwyo Ariannol a siop Cynulliad Cenedlaethol
Cymru. Byddai’n adrodd yn ôl i Gomisiwn y Cynulliad ar 18 Mehefin yn dilyn
adolygiad o’u heffeithiolrwydd.
3.4
Yn dilyn trafodaeth fer ynghylch Parhad Busnes, anogodd y
Pwyllgor swyddogion i gyflymu’r gwaith hwn a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf
amdano erbyn mis Tachwedd 2014.
3.5
Eglurodd Dave Tosh fod cyfarfod llawn ffug wedi cael ei
gynnal dros doriad y Pasg a oedd yn gyfle penodol i brofi gweithdrefnau
pleidleisio â llaw. Mae meysydd
gwasanaeth wedi drafftio cynlluniau, ond nid ydynt wedi’u profi a’u mireinio
eto. Hefyd, mae’n bosibl y bydd gwaith
yn cael ei ohirio dros doriad yr haf oherwydd bod llawer o’r meysydd gwasanaeth
yn cymryd eu gwyliau blynyddol yn ystod y cyfnod hwn.
3.6
Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad blynyddol o waith yn
ystod y flwyddyn ariannol 2013-14.
Cafodd y rhaglen waith ei chyflawni’n llwyddiannus, er gwaethaf y
newidiadau i archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn, a oedd yn cynnwys Pennaeth
Archwilio Mewnol newydd a chontractwr allanol newydd.
3.7
Bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu’r diffiniad o’r farn
‘Resymol’. Eglurodd Gareth fod y sgôr yn
un cymedrol, ac mai dyma’r sgôr uchaf posibl o ystyried cwmpas yr
archwiliadau.
3.8
Cadarnhaodd ei fod yn bwriadu cynnal rhagor o
archwiliadau cwmpas llawn eleni a allai, o bosibl, roi lefel uwch o
sicrwydd.
3.9
Cafodd maes Llywodraethu Gwybodaeth ei grybwyll gan Dave
Tosh fel enghraifft o welliant mawr yn y 2-3 blynedd diwethaf. O’r 12 argymhelliad gwreiddiol, mae 4 yn
parhau i fod heb eu gweithredu yn 2013-14.
Roedd rheolaethau tynnach, polisïau clir a strwythurau bellach yn eu
lle. Roedd yn obeithiol y byddai’r
sefyllfa well hon yn cael ei hadlewyrchu yn y wybodaeth ddiweddaraf ym mis
Tachwedd.
3.10
Hefyd, bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu sut y cafodd yr
adolygiadau archwilio mewnol penodol eu dethol.
Cadarnhaodd y swyddogion fod archwiliadau mewnol, yn ôl eu natur, wedi
canolbwyntio ar feysydd o wendid er mwyn i welliannau gael eu nodi. Byddai gwaith Gareth yn parhau i ganolbwyntio
ar y meysydd hyn.
3.11
Cytunodd y Cadeirydd fod hwn yn ddull adeiladol, a bod y
Bwrdd Rheoli yn cymryd yr argymhellion o ddifrif ac yn gweithredu mewn ffordd
gadarnhaol i wella’r swyddogaethau o fewn y sefydliad.
3.12
Cafodd yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll ei gwblhau ganol
mis Mai ac, ar adeg ysgrifennu’r cofnodion hyn, roedd yn adlewyrchiad teg o’r
sefyllfa.
3.13
Roedd llawer o waith cadarnhaol wedi’i wneud ers i’r maes
hwn gael ei archwilio ym mis Tachwedd 2011, yn enwedig mynediad at bolisïau a
hyfforddiant gan y Pennaeth Caffael a’r Sefydliad Siartredig Prynu a
Chyflenwi.
3.14
Roedd Gareth yn ystyried cynlluniau Ymateb i Dwyll ar
draws y sector cyhoeddus a byddai’n gweithio gyda Nicola i ddiweddaru dulliau’r
Cynulliad. Cytunodd y ddau fod angen i
gynllun diwygiedig fod yn ei le erbyn mis Medi 2014.
3.15
Roedd y Pwyllgor yn ymwybodol o broses wirio lem o ran
caffael ar gyflenwyr newydd a gofynnodd a ellir defnyddio’r broses hon gyda
chyflenwyr presennol i wella prosesau’r Gwasanaethau Ariannol ymhellach. Byddai Nicola yn trafod hyn gyda Jan Koziel,
Pennaeth Caffael.
Camau Gweithredu
-
Dave Tosh i geisio cyflymu’r gwaith Parhad Busnes a
rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Tachwedd.
-
Gareth a Nicola i gynhyrchu Cynllun Ymateb i Dwyll
diwygiedig erbyn mis Medi 2014.
-
Nicola i drafod prosesau gyda’r Adran Gaffael i gadarnhau
pa broses wirio ariannol y mae’n ei defnyddio ar gontractau newydd y gallai’r
Gwasanaethau Ariannol ei defnyddio ar gyfer cyflenwyr presennol.