Agenda item
Cofnodion y cyfarfod ar 10 Tachwedd, y camau i'w cymryd a'r materion a oedd yn codi
- Cyfarfod Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Senedd, Dydd Llun, 9 Chwefror 2015 11.00 (Item 2.)
- Gwybodaeth gefndir i eitem 2.
Cofnodion:
ACARAC (26) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd
ar 10 Tachwedd 2014
ACARAC (26) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu
2.1 Cytunwyd bod
cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Tachwedd 2014 yn gywir a rhoes
swyddogion yr wybodaeth diweddaraf ganlynol ar y camau gweithredu sy'n weddill.
2.2
4.2c Asedau Sefydlog - Cadarnhaodd Nicola bod y dasg o dagio 1,700
o eitemau wedi cyrraedd 90%, a disgwylir cwblhau'r gwaith ar y 10% arall erbyn
diwedd mis Chwefror.
2.3
4.6 Recriwtio - Tynnodd Dave
sylw'r Pwyllgor at bapur 20 am ragor o wybodaeth a chadarnhaodd fod y Ddogfen
Awdurdodi Recriwtio yn cael ei defnyddio.
Cytunodd y Pwyllgor i ddod yn ôl at y papur Cynllunio Capasiti a
Recriwtio yng nghyfarfod mis Ebrill.
2.4
4.12 Prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol - Dywedodd Eric wrth
y Pwyllgor am ei ymweliad â Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 10 Rhagfyr lle y
trafodwyd y Ddogfen Dechrau Prosiect ar gyfer cam 2 o brosiect Adnoddau
Dynol/Cyflogres. Er bod yr elfen
ddwyieithog o yn aros yn anorffenedig ers cam 1, disgwylir cynllun profi cadarn
ar gyfer cam 2. Cymeradwyodd y Cadeirydd
y llywodraethu a'r diwydrwydd dyladwy ar gyfer y prosiect.
2.5
5.0 Archwiliad Allanol - argymhellion yn y
Llythyr Rheoli. Cadarnhaodd
Nicola fod dau eitem heb eu cwblhau yr adeg y trafododd y Pwyllgor y Llythyr
Rheoli ym mis Tachwedd, sef profi TGCh a chysoni Coda â Folding Space. Yn ogystal, rhoes Nicola'r wybodaeth
ddiweddaraf ganlynol am sefyllfa'r ddwy eitem, a oedd wedi rhoi sicrwydd i'r
Swyddfa Archwilio:
i)
cynhaliwyd y
profion hacio ar wefan y Cynulliad, ac fe'u cynhelir drachefn yn rheolaidd;
ii)
ers i'r ganolfan
ddata gael ei rheoli gan y Comisiwn, mae wedi cael ei chadw mewn cyflwr da.
Gosodwyd system aerdymheru newydd a system larwm gweithredol, a llwyddodd y
generadur mewn prawf straen ym mis Awst 2014; a
iii) chwblhawyd y gwaith cysoni ar systemau Coda a
Folding Space, ac mae'n digwydd yn barhaus bellach. Yn benodol, roedd y tîm yn gweithio ar y
gwaith cysoni diweddaraf ar gyfer y cyfnod a ddaeth i ben ar 31 Rhagfyr 2014
(dyddiad cyhoeddi 31 Mawrth 2015).
2.6
9.1 Gwaith ymgysylltu parhaol y Comisiwn - Croesawodd Eric
ddychweliad Angela Burns i'r Pwyllgor, sy'n bwysig o ran cynnal perthynas y
Pwyllgor â Chomisiwn y Cynulliad. Nodwyd
y gweithgaredd ymgysylltu canlynol:
i)
Presenoldeb dau o
Gomisiynwyr y Cynulliad ar gyfer cyflwyniad yng nghyfarfod ACARAC ym mis
Tachwedd.
ii)
Mae'n fwriad gan
Eric i gyflwyno unwaith eto Adroddiad Blynyddol ACARAC i Gomisiwn y Cynulliad ym
mis Gorffennaf a thrafod risg a chynllunio sefyllfaoedd mewn cyfarfod y
Comisiwn yn y dyfodol.
2.7
9.2 Ystyried canllawiau newydd - Mae Gareth Watts ac Eric wedi adolygu
canllawiau newydd a gynhyrchwyd gan y Swyddfa Archwilio Genedlaethol a
Thrysorlys Ei Mawrhydi, a chafwyd nad oedd angen gwneud newidiadau. Dywedodd y Cadeirydd fod proses hunanasesu y
Pwyllgor yn gadarnach na'r hyn a awgrymir yn y canllawiau.
2.8
9.2
Aelodau ACARAC yn cysylltu â thimau'r Comisiwn - Bydd Claire ac Eric yn parhau i chwilio am
gyfleoedd i gysylltu â thimau'r Comisiwn pan fo'n briodol. Cyfeiriodd Eric at y gwaith canlynol a wnaeth
aelodau ACARAC yn ddiweddar o ran ymgysylltu â thimau'r Comisiwn:
i)
Craffodd Eric
Ddogfen Dechrau Prosiect Adnoddau Dynol/Cyflogres ac aeth i gyfarfod y Bwrdd
Buddsoddi ac Adnoddau i adolygu'r Ddogfen Dechrau Prosiect ddiwygiedig.
ii)
Ymwelodd Swyddogion
y Cynulliad â Chynulliad Gogledd Iwerddon ym mis Chwefror i drafod
effeithlonrwydd, cynllunio adnoddau, trefniadau llywodraethu a rheoli
prosiectau a rhaglenni.
iii)
Byddai Hugh Widdis
yn mynd i gyfarfod y Bwrdd Rheoli ar 26 Chwefror i adolygu'r Datganiadau
Sicrwydd.
iv)
Byddai Nicola yn
cysylltu â Keith Baldwin ar gyfer sicrwydd allanol ynghylch amnewid y system
cyllid.
2.9
Cafodd yr holl gamau gweithredu eraill eu cynnwys
fel eitemau agenda yn y cyfarfod hwn, neu gyfarfodydd yn y dyfodol.