Agenda item

ACARAC (02-17) Papur 4 - Adolygiad dadansoddeg data (y gyflogres)

ACARAC (02-17) Papur 5 – Rheoli prosiect

3         

4         

4.1        Cyflwynodd Gareth ddau adroddiad archwilio, y cafodd y ddau eu croesawu gan y Pwyllgor.

4.2        Dangosodd yr adolygiad dadansoddeg data gywirdeb a chadernid data'r gyflogres a nodwyd nad oedd unrhyw dystiolaeth o unrhyw ymddygiad twyllodrus. Cwestiynodd y Pwyllgor y dilysrwydd angenrheidiol i brofi cywirdeb y data yn y system Adnoddau Dynol/y gyflogres. Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod y data yn cael eu gwirio yn drylwyr a bod adroddiadau eithriadau yn cael eu defnyddio lle bo angen. Yna disgrifiodd rai o swyddogaethau adrodd y system gyllid newydd a oedd yn cynnwys dadansoddeg gwariant contract.     

4.3        Cyflwynodd Gareth ei ail adroddiad ar yr adolygiad o ymagwedd y Comisiwn at reoli prosiect lle mae pedwar argymhelliad wedi'u nodi a'u cytuno gan y tîm reoli.

4.4        O ystyried yr heriau sy'n wynebu'r Comisiwn i gyflwyno cyfres uchelgeisiol o amcanion, roedd y Pwyllgor yn annog swyddogion i ddatblygu meini prawf clir ar gyfer blaenoriaethu prosiectau, ac i ganolbwyntio ar wireddu buddiannau.

4.5        Cwestiynodd y Pwyllgor eto y diffyg adrodd ar gynnydd y prosiect o fewn yr Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol. Cytunodd Dave i ystyried cynnwys diweddariadau'r Cyfarwyddwyr ar gynnydd prosiectau, a oedd yn cael eu darparu bob chwarter i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, fel atodiadau i Adroddiadau ar Berfformiad Corfforaethol yn y dyfodol. 

4.6        Roedd Dave yn falch o weld cynnydd gwirioneddol ers adolygiad blaenorol Gareth yn 2015. Disgrifiodd y broses sydd ar waith yng nghyfarfodydd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi bob pythefnos i asesu goblygiadau prosiectau o ran adnoddau a chyllideb, yn ogystal â sut y maent yn cyfrannu at gyflawni blaenoriaethau a nodau strategol y Comisiwn. Byddai'n ystyried awgrym y Pwyllgor o nodi manylion am feini prawf blaenoriaethu mewn ffordd fwy ffurfiol.

4.7        Cwestiynodd y Pwyllgor y gwaith o graffu ar achosion busnes ac roedd y swyddogion yn cydnabod bod angen gwelliannau i ddal y gwersi a ddysgwyd ac i fonitro'r broses o wireddu buddiannau. Cytunwyd fod angen arweiniad pellach, gan gynnwys ynghylch datblygu ac ailadrodd achosion busnes. Cytunodd Gareth hefyd i ddosbarthu adroddiad defnyddiol yr oedd wedi dod o hyd iddo yn ddiweddar ar fethodoleg rheoli prosiect mewn ffordd ystwyth i aelodau'r Pwyllgor.

4.8        Croesawodd y swyddogion y drafodaeth ar reoli rhaglenni a phrosiectau a chroesawodd y Pwyllgor adolygiad o brosesau ac egwyddorion rheoli newid a oedd wedi'i drefnu ar gyfer mis Medi 2017. Byddai'r canllawiau prosiect presennol yn cael eu diweddaru a'u datblygu ar y cyd gan aelodau'r Gymuned Ymarfer a rhanddeiliaid allweddol eraill.   

         Camau gweithredu 

        Archwiliad dadansoddeg data (y gyflogres)

-         Gareth i roi rhagor o wybodaeth i'r Pwyllgor am faint y samplau a ddefnyddir ar gyfer dadansoddeg data.

Archwiliad rheoli prosiectau

-         Gareth i ddosbarthu canlyniad y drafodaeth ar adolygiad y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi cyn y cyfarfod ym mis Mehefin.

-         Dave i ystyried meini prawf blaenoriaethu ar gyfer prosiectau.

-         Dave i ystyried cynnwys 'diweddariadau'r Cyfarwyddwyr' fel atodiadau i'r Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol. 

-         Gareth i ddosbarthu adroddiad ar fethodoleg rheoli prosiectau mewn ffordd ystwyth.